Планиране на конференция за втора година: FinCon

Точно както миналата година, ако следвате моята емисия в Twitter, вероятно сте видели поредица от #FinCon12 туитове, попаднали през последните няколко седмици.

Това е така, защото току -що приключих с провеждането на втория FinCon.

Тази публикация ще обхване подробностите зад планирането на конференция за втора година, плюс резюме на някои от забавленията, които имахме на #FinCon12.

Първата конференция беше много забавна и посетителите се надпреварваха за още (всъщност мисля, че конференцията за първата година беше твърде кратка, така че останахме много натрупана енергия).

Така само няколко дни след конференцията през 2011 г. започнах да планирам #FinCon12.

Наистина трябва да започнете веднага, защото мястото за срещи в хотела върви бързо и наистина искате да уловите енергията, останала от предишното събитие.

Обърнете внимание, че това е нещо, за което конференциите с фиксирано местоположение не трябва да се притесняват.

Местоположение, местоположение, местоположение

Говорейки за локации, реших да преместя FinCon на друго място. Благодарен съм за нашия опит в Шаумбург, Илинойс миналата есен, но присъстващите искаха различно място за #FinCon12. От къде знаеш? Е, направих проучване след конференция и един от въпросите, които зададох, беше къде искате да имате конференцията за следващата година.

Преобладаващото мнозинство от присъстващите заявиха, че искат място, което е на пешеходно разстояние от други неща: ресторанти, барове, пазаруване, дейности. По принцип те го искаха в сърцето на града.

Получаване на правилната цена

В допълнение към въпросите за местоположението, попитах и ​​присъстващите какво мислите им бяха за цените на хотелските стаи. Оказва се, че $ 99 е сладкото място за задържане на повечето от посетителите в основния конферентен хотел срещу скачащия кораб, за да намерят алтернативно настаняване.

Това е критично според мен, защото този екип е толкова стегнат, че искат да бъдат заедно през целия уикенд, а не само по време на сесиите. Така че цената от $ 99 ги държи в същия хотел, където могат да излизат по -дълго след сесии, да се охладят лоби и се качи на бара на хотела късно през нощта, без да се налага да се притеснявате за транспорт до където и да са оставайки.

Това може да изглежда тривиално за някои планиращи конференции или редовни посетители на бизнес конференции, но виждам това като критичен елемент за поддържане на атмосферата, подобна на лагера във FinCon. Това е същата причина, поради която миналата година отказах красивите съоръжения в центъра на Чикаго в Morningstar.

Mile High настаняване

Както можете да си представите, няма твърде много градове с прилични размери в САЩ, които имат конферентен хотел, който може да се купи за $ 99. Сан Диего (популярен избор на посетители) и Чикаго просто нямат такава сделка. За щастие Денвър го направи.

И така, избрахме Денвър и това се оказа солиден ход. Разбира се, решението не беше толкова лесно, колкото го направих. Има много фактори: наличност на хотели, приемливи дати, пакети от места за срещи и т.н. че всички трябва да бъдат договорени.

Подобно на 2011 г. се обърнах към услугите на Каролин Кафлин от Helms-Brisco, която свърши друга солидна работа, като ми представи моите възможности. На сведение, Каролин получава хонорар от % за това, че ме доведе.

Донесете големите оръжия

До края на миналогодишната конференция бях победен. Тъй като е център на информация за над 250 посетители, 25 спонсори и безброй доставчици и мениджъри на съоръжения, това се отразява. Бях изтощен. Заклех се, че няма да направя така отново и че ще потърся повече помощ при управлението на процеса.

Първо беше спонсорството. Обърнах се към Майкъл, който управлява реклами (и много други неща) за PT Money. Той беше идеално подходящ и свърши отлична работа не само като донесе повече пари за спонсорство, но и осигури повече стойност за спонсорите: Ally Bank, Chase, Fidelity и т.н.

Единственото нещо, което трябваше да направя, беше да депозирам чековете. Майкъл е естествен в тези неща и не бих могъл да направя FinCon отново, без той да се справи с този аспект. Майкъл и аз решихме да се справим с вечерните събития малко по -различно тази година.

За да улесним себе си, продадохме правата на изключителни вечерни събития срещу опити да планираме нещо сами. Това освободи много време, което ние с Джесика нямахме, и в крайна сметка създаде някои уникални преживявания (като Запалете FinCon събитие).

Следваща беше администрацията. Джесика е моят виртуален асистент, така че тя работи за мен пет часа седмично, независимо от FinCon. Но тази година я доведох на двойно през юни (както се предполагаше само месец преди миналата година) и до август я накарах да посвети всичките си часове на FinCon. Имаше нужда и от всеки час, след като й възложих ролята на координатор на списание за конференции.

Точно така, решихме да добавим списание за конференции към микса. Той беше добре приет, но беше огромен разход и огромно изтичане на време. На моменти с Джесика си късахме косата. Ще трябва да преосмислим този елемент занапред, за да го направим по -ефективен.

Джесика обаче направи много повече от списанието. Тя координира проекта за конференционно обслужване с град Денвър, управлява контролния списък и ми помага да се боря с графика, тя организира всички пътувания на лектора и персонала, координира се с хотела, който се грижи за менюто, и направи много, много Повече ▼.

Осигуряването на аудио визуалните нужди винаги е предизвикателство. Тук също се обърнах за помощ рано. Джъстин, който се занимаваше с аудио миналата година, е моят човек. Той състави промо видео след конференцията, което заслужавам за продажбата на 50% от билетите за тазгодишната конференция. Той перфектно засне сцената на #FinCon11 с този видеоклип.

Джъстин също пътува с мен до Денвър, за да проучи съоръженията преди тазгодишната конференция и той успешно договори аудиовизуалния договор под бюджета ни от 25 000 долара (той ни спести 20 000 долара). Разходите за AV, IMO, са най -големият удар, когато става въпрос за конференции. Те ви държат в плен там, в хотела, а договорите са натоварени с санкции за използване на външни доставчици.

Но Джъстин преодоля целия хаос, използва конкурентни оферти, за да намали разходите, проведе тежките преговори и ни държи добре под бюджета. Той също го смачка, когато стана въпрос за работа с AV на конференцията и свърши професионална работа, като бързо обърна всички аудио, видео и слайдове от тазгодишните сесии.

И Джъстин, и Джесика също наеха и управляваха свой собствен малък персонал на конференцията. Човече, трябва да платя повече на тези момчета.

Не забравяйте визуалните изображения на конференцията. Точно както миналата година се обърнах към моя приятел Пит да се справи с първоначален дизайн на лого. Той ми даде точно това, което търсех. След това се обърнах към моя местен приятел и асистент, Райън, за да обработва всички знаци (на сцената, плакати, фона на стъпка и повторение, значки и т.н.).

Райън беше в средата на свой собствен преход. Сега той е на пълен работен ден мисионер на Бахамите (наистина!). Най -вече поради лошото си планиране приключвах с него, докато той беше на Бахамите без интернет връзка.

Беше интересен миналия месец. В паника се обърнах към местния художник и приятел Джеб, който притежава компания за тениски с тексаска тематика, за да направите тениски на конференцията. Те успяха да обърнат нещо наистина хубаво за няколко седмици.

Последно беше сценичното съдържание. Държах на тази отговорност, но все пак се обърнах към общността, за да изпратя идеи и да гласувам за сесиите, които искат да видят. Отидох и след един или два оратора, за които знаех, че искам отново на сцената, или за първи път.

Исках тазгодишната конференция да съдържа някои от същите елементи от последната, но да не се повтаря точно. Така че знаех, че би било важно да донеса голям външен глас. Бяхме благословени да имаме Лиз Уестън, популярен експерт по лични финанси и автор, присъствайте.

Лиз се справи фантастично в разговора си и наистина вдъхна професионализъм и доверие, което присъстващите оцениха.

Други лектори на основната сцена включват J. D. Roth (от Станете богат бавноПовече от пари), Адам Бейкър (от ManVsDebt.com), Грег Го (от WiseBread.com) и Джим Уанг (от Bargaineering.com), който ръководеше експертна група. Толкова е прекрасно, че тези звезди от общността участват по този начин.

Въпреки че имах цялата тази помощ за персонал, все още бях погълнат от списъка със задачи за конференцията в седмиците преди #FinCon12. Има толкова много други неща, които бих могъл да възложа на външни изпълнители или да ги предам на доброволци.

Но аз се боря с това. Особено с наближаването на събитието. Започвам да интернализирам всичко и си казвам да работя по -усилено и по -бързо, за да свърша всичко. Предполагам, че по някакъв начин съм донякъде перфекционист, така че държа държавата твърде строго. Ще стана по -добър в това.

Други, които доброволно отделиха времето си на конференцията, за да помогнат, бяха: Кари Роша (от PocketYourDollars.com), Джон Филбин (от PowerWallet.com), и толкова много други, които държаха фотоапарат, пълнеха чанти, сглобяваха значки, столове, табели и др. Благодаря на всички ви!

Що се отнася до самата конференция, #FinCon12 беше хит. Присъстващите донесоха обичайната си енергия, ораторите опровергаха очакванията, доброволците в камерите и чантата пълненето свърши фантастична работа и градът на Денвър (и Гранд Хаят) се оказа идеалният местоположение.

Добавени елементи през втората година

Наистина се гордея с някои от подобренията, които направихме през втората година. Похарчихме малко пари по начини, които бяха от полза както за общността, така и за подпомагане на пазара на конференцията.

FinCon връзка - Вече споменах списанието за конференции, FinCon Connection, което служи като част от ръководството за конференции и един ресурс от индустрията. Списанието ще се превърне и в естествен маркетингов инструмент занапред. Нашият план е да го публикуваме на всеки шест месеца (това ни дава списание след конференция и списание/пътеводител преди конференцията).

FinCon Local - Също така създадох това, което е известно като FinCon Local, където посетителите на FinCon и други могат да се събират периодично в градовете си, за да поддържат разговора на конференцията през цялата година. Това се управлява свободно, както трябва, но определено помага да се маркира FinCon като лидер за офлайн финансови връзки с блогъри.

Виртуални билети - Чух от няколко миналогодишни посетители, че не искат да пропуснат тазгодишната конференция. Някои споменаха, че биха искали да видят видеоклипове и слайдове от конференцията. Така че, след като конференцията се разпродаде, споменах, че ще продаваме виртуални билети.

Тъй като този избор първоначално не беше достъпен за всички, почувствах, че трябва да запазя цената на билета същата като обикновения билет. След малко промоция продадох само шепа виртуални билети. Следващата година ще пропусна натиска и просто ще ги предложа за продажба на всеки, който попита.

Swag чанти - След големите усилия миналата година бях решил да пропусна пълненето на чантата, да дам на посетителите празен тотализатор и да оставя присъстващите да получат искането, което искат на изложбените маси. Няколко месеца след това се сетих за идея, която ще ми позволи да продължа да предлагам бъркотия в тотализаторите, да върна малко любов на ораторите и да не се налага да върша никаква работа.

Аз наредих високоговорителите да отговарят за пълненето на чанти. Уловката беше, че само те могат да сложат нещо в тотализатора. Те биха могли да поставят нещо свое в тотализатора или да се обърнат към рекламодател, за да търгуват стойността. Много лектори се възползваха от тази възможност и в крайна сметка финансираха пътуването си до FinCon12. Хареса ми тази идея и мисля, че ще продължим напред, с ограничения, разбира се.

Използване на социалните медии - Що се отнася до използването на социални медии, конференцията има a Фейсбук страница, блог, а Акаунт в YouTube (за бавно освобождаване на сесии от предходната година) и дори акаунт в Pinterest, всички те вършат добра работа за популяризиране на конференцията сред ангажирани потребители.

Но голямата ръка на социалните медии на FinCon е моят акаунт в Twitter и хеш маркер #FinCon12. Twitter е мястото, където се фокусирам. Защо? Защото интернет предприемачите си говорят помежду си в Twitter.

Използвах хеш маркера #FinCon12 толкова последователно, че той се превърна в опора в комуникацията с участниците в конференцията.

Дори попаднахме на върха на трендовия списък на Twitter през уикенда на конференцията.

Това беше локализирана тенденция, но все пак беше страхотно да се види. Като цяло хеш маркерът #FinCon12 е имал над 13,5 милиона импресии и е достигнал 1,3 милиона уникални хора за 5 дни.

В бъдеще ще разработим група във Facebook, която да позволи на по -естествените с Facebook да имат център.

Традиционни връзки с обществеността - Инвестирах в малко работа по връзки с обществеността на свободна практика за #FinCon12. Мислех, че се нуждая от по -активен подход, за да спечеля медийно внимание за конференцията. Това очевидно прави конференцията по -привлекателна за лектори, посетители и спонсори.

И проработи! Бяхме вдигнати от две местни филиали, привлечихме вниманието на няколко онлайн медии и получихме много връзки от различни сайтове, които взеха прессъобщението. Ще продължа да инвестирам малко в тази област и се надявам да започна процеса много по -рано през следващата година, така че да ни вземат още повече търговски обекти.

Инструменти, които изпълняват FinCon

Инструментите, които използвах за провеждане на конференцията, бяха:

• Aweber.com за изграждане на първоначален списък с имейли,
• WordPress.org (разбира се) за управление на уебсайта и блога на конференцията,
• Google Диск (по-рано Документи) за предаване на проучването след конференцията и всички други документи за съвместна работа,
• Eventbrite.com за билети,
• Sched.org за графика на конференцията и приложението,
• MagCloud.com за отпечатване на списанието,
• Slideshare.net за хостване на слайдовете,
• YouTube.com и Водещ играч за хостване на видеоклиповете,
• VisableTweets.com за показване на активност в Twitter в реално време по време на събитието, и
• TheEventHelper.com за застраховка на събития.

Финансите на #FinCon12

Точно както миналата година ще отдръпна завесата на финансите, за да ви покажа какво е необходимо за провеждането на успешна конференция. Ето финансовите данни (някои прогнозни разходи):

Вещ	Сума (2012 г.)	Предишна година (2011)
Билети (400 посетители)	42,874.75	25,000.00
Спонсорство (20 спонсора)	149,170.50	64,000.00
Общи приходи	$192,045.25	89,000.00
Хотелска храна	67,500.00	37,000.00
A/V	25,700.00	14,000.00
Персонал (заплащане, пътуване, хранене и др.)	20,750.00	10,000.00
Говорители (пътуване и др.)	6,900.00	3,000.00
Списание	6,500.00	0.00
Тотализатори, значки, рекламни материали	4,500.00	1,500.00
Социални събития	4,250.00	1,200.00
Ризи	4,050.00	2,000.00
Сцена и табела	3,700.00	1,000.00
Връзки с обществеността и популяризиране	2,900.00	0.00
Eventbrite и PayPal такси	2,825.00	2,000.00
Разни Пътуване, хранене, доставка и др	2,500.00	0.00
Обществена служба	2,180.00	5,000.00
Счетоводство	500.00	0.00
Софтуер и данни	885.00	0.00
Застраховка	340.00	200.00
Сигурност	320.00	0.00
Общи разходи	$156,300.00	77,900.00
Обща печалба	$35,745.25	$11,100.00

Мога да кажа много за тази печалба. Просто ще кажа, че се радвам да го имам, но това е може би най -многото, което някога ще направя от тази конференция. Другите ползи са твърде ценни, за да се притеснявам да се опитвам да направя това финансов успех. Тези пари ще отидат в бюджета на #FinCon13 и ще ни позволят да направим много повече през следващата година.

Какво следва?

Е, все още анализирам резултатите от тазгодишното проучване след конференцията. След като завърша това и изпратя всички мои благодарности и плащания, ще започна процеса на настройване на #FinCon13. Тази година определено имам пълни ръце. Лентата е поставена високо и за да накарам тази общност да излезе отново, ще трябва да последвам примера им и да им дам повече за по -малко.

Две неща, които ми дават увереност, са, че имам чувството, че знам нуждите на групата и имам прости цели: помогнете на присъстващите да се свържат и да се учат. Ако го направя, мисля, че ще се оправя.

Имате ли въпроси как проведох конференцията? Огън в коментарите по -долу.

Всички изображения са предоставени с любезното съдействие на Поколение X Финанси. Изображения, разположени на Група FinCon на Flickr.com.