Как да организираме конференция: Планиране на FinCon

Ако сте последовател на моята емисия в Twitter, несъмнено сте виждали последните ми препратки #FINCON11 и конференцията на Financial Blogger. Мислех, че ще отделя малко време тук, за да обясня това мое ново начинание.

Самата конференция беше взрив; страхотно преживяване. Почти всичко мина без проблеми и повечето от над 250 посетители са дали положителни отзиви. За да прочетете повече за това как протече конференцията, не забравяйте да разгледате някои от резюметата:

• Среща на умовете: Конференция за финансов блогър
• Конференция за финансови блогъри 2011: Среща със света на PF Blogger (включва връзки към още 30+ резюмета)

Конференцията беше отразена и от подкаста на Marketplace Money.

Вместо да направя още едно резюме, мислех, че ще дам малко информация за това как е замислена и планирана конференцията - ако искате, изглежда зад кулисите.

Няколко думи за нашата общност

Въпреки че се опитвам да поддържам този блог съсредоточен около вас, читателю, моят блог вероятно нямаше да се справи така добре, ако не бяха другите блогъри в моята общност, които подкрепиха и насърчиха моите блогърски усилия през последните 4 години. Коментираме си блоговете, участваме във форуми, където говорим за блогове и бизнес, ние създаваме мрежи (като Money Life Network, в която бях член) и изпращаме имейли напред -назад за различни неща.

По дяволите, причината да започна да блогвам за финанси е, че бях пристрастен да чета други блогове, преди всичко Коментар на консуматорството. Реших, че ако ще бъда обсебен от консумирането на тази информация, тогава поне трябва да започна да произвеждам малко от нея сам.

Това, което се опитвам да кажа тук, е, че има истинска онлайн общност от хора, които правят блогове за парите си. Това е самоцелен коментар, но мисля, че има нещо специално за човек, който избере да сподели своята финансова история онлайн. Ние сме тези, които пишат за нещата, за които естествено никой не иска да разкрие. Тази отвореност наистина има начин да свърже всеки от нас. Това е и причината някои от моите лични връзки с тези блогъри да са толкова силни. Тази връзка в крайна сметка ме накара да искам да започна конференция.

Как се ражда конференцията

През април 2008 г. присъствах WordCamp Далас, партньорската конференция, изградена около разработчиците на WordPress и общността за блогове в моя район. Беше прекрасно преживяване. Чарлз Стриклин (който е използвал WordPress Podcast преди Joost de Valk) и Джон П. (колега блогър и местен предприемач) свърши отлична работа, като постави това. Беше шантаво, забавно и си тръгнах с много връзки и неща за вкъщи. Това всъщност беше първият път, когато си помислих да се срещна с други блогъри в моята ниша.

Това събитие ме вдъхнови да създам карта на блогъри за лични финанси. Видях го като инструмент за улесняване на местните срещи. Блогърите могат да проверят картата и да намерят други блогъри наблизо, които биха искали да се срещнат и да говорят в магазин или финанси.

Харесва ми да мисля, че картата ми е довела до някои „офлайн“ връзки, но знам, че срещите се случват много преди да дойда. Блогърите от DC района правят среща за известно време, а блогърите от Bay Area са имали много събирания.

Първата ми „офлайн“ връзка се случи едва през август 2009 г., когато местен блогър, Джейсън от One Money Design, се натъкна на картата ми и реши да се свърже. Срещнахме се на бира в местна кръчма и имахме незабавна връзка. Беше чудесно. Сега смятам Джейсън за добър приятел.

Следващата ми голяма връзка в „реалния свят“ беше на друга конференция: Affiliate Summit West 2010. Тук трябваше да се срещна с DR Валяк за тесто, Райън от Живот с пари в брой, и Давид от MoneyNing. Това беше преживяване, променящо живота. И тримата от тези блогъри се бяха научили ефективно да използват усилията си в блога, за да генерират достатъчно приходи, за да напуснат работата си. Това беше нещо, което се мъчех да направя сам. Разговорите на тази конференция бяха това, което в крайна сметка ме накара да се справя сам, да се свържа с моя консултант Майкъл и да правя това блогърство на пълен работен ден. Можете да прочетете останалата част от историята тук: самостоятелна заетост-година по-късно.

Други критични срещи, които съм имал по пътя: среща с Бейкър Човек срещу дълг след SXSW 2010 и среща с Глен от Безплатен от счупване на партньорска среща на изток 2010 г.

Всички тези срещи доведоха до 2 извода:

1. Финансовите блогъри са „моите хора“ и е забавно да бъдеш около тях.
2. Моят бизнес се подобрява с всяка среща.

Представете си забавлението, което бих могъл да постигна, и подобренията, които бих могъл да направя, ако събера * всички * заедно?

Е, така стигнах до мястото, където наистина исках да направя тази конференция. Но все още нямах разрешение да го направя. Имах нужда някой да ми каже, че е добре да го направя. През януари 2011 г. четох какви конференции се случват през 2011 г. и попаднах на тази публикация: 2011 г. е годината на нишовите конференции в блога? Това беше! По някакъв начин този пост напълно ми даде зелена светлина да направя това!

От срещата до пълноценната конференция

След като си казах „да“, реших да отхвърля идеята на някои онлайн приятели. Всички отговори бяха положителни и повечето се съгласиха да дойдат, ако имах. Реших, че Чикаго е най -доброто място за това, защото беше в центъра на страната и знаех 10 до 15 блогъри, които живееха на разстояние, което щеше да дойде (благодаря ви момчета... знаете кой сте са). Първоначалните прогнози бяха, че ще долетим около 10 души, което ни дава общо 25 блогъри там. Може би бихме могли да разтеглим това на 40 или 50, ако имаме късмет.

Първоначалната ми визия беше уикенд в Чикаго, където всички вечеряме заедно, а на следващия ден няколко от нас много небрежно проведоха сесии по съответните ни области на опит.

Следващата ми стъпка беше да наема Пит от Библейските пари имат значение и Лого за уебсайтове да се създаде законно лого, което да придаде на идеята на конференцията професионален вид. Пит не разочарова. Ударих логото на уебсайта и Фейсбук страница, създаде списък с имейли в моя акаунт в Aweber и се подготви за плавно стартиране на идеята.

Бях нервен. Тъкмо щях да си пробия главата с голяма идея и малко се страхувах, че няма да бъде добре приета. Кой бях аз, за ​​да участвам в тази конференция? В никакъв случай не съм най -старият, най -големият или най -яркият финансов блогър.

След уикенд на тревоги за това, реших просто да го направя. На 24 февруари казах на членовете на онлайн форум, в който участвам, относно конференцията. До полунощ същата вечер 35 души са се записали за списъка с имейли на конференцията. До края на следващия ден имахме общо 50. До края на седмицата имахме над 100 души в списъка с имейли! Това нещо се взриви! Бързо осъзнах колко е готова тази общност за това нещо.

Следващите няколко месеца бяха много забавни. Енергията за конференцията остана стабилна, тъй като избрахме дата и отворихме регистрация на Eventbrite.com. Когато видях хора, които всъщност влагат парите си там, където е имейл адресът им, започнах да дишам по -лесно, че това ще се случи. Исках да запазя конференцията достъпна и също така да възнаградя първите осиновители. Следователно тези в списъка с имейли получиха купон за отстъпка, а цените за ранни птици бяха определени на много разумни 89 долара.

Като се върна назад, не свършихме чудесна работа при избора на среща. Избрах да направя тази част с отворен код (тези в списъка с имейли помогнаха за датата) и мислех, че сме избрали добра дата, докато не осъзнаем:

1. не беше идеален за тези, които се занимават със счетоводство, затваряйки всяко тримесечие
2. не беше идеален за тези, които празнуват Рош Хашана
3. хотели в центъра на Чикаго бяха резервирани предимно от членове на конвенция за магазини на дребно.

Научен урок. През 2012 г. ще обърна повече внимание на работните и религиозните календари, както и ще се консултирам с местната туристическа организация относно конфликтите.

Избирането на място за хотел се оказа трудна задача. Не само поради споменатия по -горе конфликт в центъра, но и защото исках да запазя цената достъпна. Имах помощ от фирмата за търсене HelmsBriscoe (по -специално Carolyn Coughlin), която много търпеливо ми помогна да намеря най -доброто място за нас. Първоначално си бях представял Downtown Chicago, но това просто не се получи, дори след като хората в Зорница щедро предложиха красивото си съоръжение.

В крайна сметка решихме за Чикаго Мариот Шомбург. Бях запознат с това предградие, беше сравнително близо до летището и имаше много достъпни хотели. Най -хубавото при този избор беше, че той държеше всички на едно централно място. Всички трябва да прекараме много време един преди друг преди и след сесиите. Лобито на хотела никога не е било лишено от няколко блогъри, които просто се мотаеха в чата.

Създаване на стойност за спонсори

След като подписах договор с хотел, разглеждах минимум 10 000 долара за храна и напитки. След като разгледах менюто за хранене на хотела, знаех, че ще бъде много повече (крайната сметка за храна и напитки беше по -близо до 35 000 долара). Финансовата тежест на това събитие беше реална и аз не поемам риск. Тогава знаех, че регистрациите вероятно ще ни помогнат да покрием 7500 долара, така че знаех, че имам нужда от помощ отвън, за да направя това събитие възможно.

За щастие имах няколко приятели в някои финансови компании и рекламни мрежи, за които знаех, че може да се заинтересуват да участват в това събитие. Мислех си, че ще направя това на две фази. Първо, бих представил първоначален набор от възможности за спонсорство, които биха помогнали за покриване на някои от основните нужди на конференцията. Ако конференцията продължи да расте (над 100 посетители), тогава бих въвел второто ниво на по -големи, по -видими възможности за всички заинтересовани компании. Проработи!

Цялата спонсорска сделка беше предизвикателство за мен. Естествено не съм много добър в продажбите, преговорите или организацията на договори. По принцип копирах това, което видях да правят други конференции, и се доверих, че участващите компании ще намерят стойност в своите инвестиции. Дано не са разочаровани.

Позволете ми само да кажа, че тази конференция нямаше да се превърне в това, което направи без щедрата подкрепа на над 25 организации, които я подкрепиха. Наистина, наистина оценявам тези първоначални спонсорства и всички останали, които дойдоха, за да направят това достъпен успех за присъстващите, а не финансова тежест за семейството ми.

Планиране на съдържанието

Знаех, че основният фокус на конференцията ще бъде работата в мрежа: хората се срещат лице в лице след всичките тези години на свързване онлайн. Но също така исках да има хубаво, уникално и нишово съдържание - нещо, което други, по -големи конференции не биха могли да предоставят.

Следвайки стъпките на WordCamps, на които присъствах. Исках съдържанието на сцената да бъде от хора в онлайн общността и исках то да бъде много тактично и забързано. Без пух.

Отново отворих тази възможност за тези от общността на финансовите блогове и те не разочароваха. Много известни блогъри излязоха да говорят на конференцията. Това напълно легитимира това, което се опитвах да събера и в резултат видях скок на продажбите на билети. Благодаря ви, оратори!

Една от най -трудните части при планирането на съдържанието беше избирането на лектори и теми и след това включването им в графика на конференцията. Бяха представени много отлични предложения за изказване. Оценявам всеки, който изпрати нещо. Мразя да казвам на хората не. Така че трябваше да преодолея това по време на изграждането на това нещо. Едно от нещата, които помогнаха, беше проучване преди конференцията. Това определено ми помогна да определя какво искат присъстващите на сцената.

В допълнение към проучването, аз също приложих някои други тактики на конференция на партньори: попитайте експертните таблици и сесиите с птичи пера. В крайна сметка те не бяха изпълнени перфектно, но мисля, че помогнаха за изграждането на общност и връзки, които иначе можеше да не се случат.

Освен образователното съдържание, имахме и много социално време, церемония по награждаване на общността и служебно събитие, вградено в конференцията. Наистина се гордея с усилията ни като група да върнем на местната област, като свършим известна работа за организацията за подкрепа на рака, приятелите на Фил.

Направете го да изглежда и да се чувства като конференция

До средата на август тази година аз почти ръководех тази конференция сам. Разбира се, нямаше да имам какво да бягам, ако не бяха присъстващите и спонсорите, както и няколко доброволци, които помагаха с парчета. Но знаех, че се нуждая от реална помощ, за да се справя с това нещо, което ще доведе до конференцията и на място.

Тогава се обърнах към служителите на конференцията, за да помогна за връщането на тази конференция у дома. Джесика е мой виртуален асистент (за PT Money) от юни и затова знаех, че тя ще бъде идеално подходяща за водещ персонал и администратор. Джъстин, приятел от колежа и бивш съученик в групата, беше идеалният избор да помогне на всички AV.

Моят приятел Райън Йейтс, писател на свободна практика и собственик на компания за тениски, беше идеално подходящ за проектиране на всички табели, тениски и други рекламни послания. И накрая, Райън С. е приятел и звукова дъска, чиито съвети бях използвал през цялото време по време на фазата на планиране. Знаех, че ще бъде чудесно да бъде там като допълнителна ръка и довереник.

Конференцията все още нямаше да върви толкова добре, ако не бяха още повече хора: Кевин Мълиган, който помогна за организирането на пълненето на чанти и пусна камера на всяка от основните сесии; Андреа Травилиан от Умна стъпка, които помогнаха при избора на менюто ни за уикенда; Шарик Едмийд-Неси от Съзнателният разходник, който помогна за организирането на чата в туит, Кайл от Джо Бегачът, който помогна с продажбите; Райън Гуина от Живот с пари в брой за това, че ни позволи да съхраняваме целия материал на конференцията и да разменяме повече от месец; всички любезни блогъри, които участваха в нещата с чантата.

Разбиване на цената на конференция

Никой задкулисен вид не би бил пълен без разбивка на разходите за събитието. Все още финализирам някои от номерата но това трябва да ви даде представа какво е необходимо, за да се постави подобен тип събитие.

• Конферентни зали на хотела (Безплатно) - Хотелът хвърля безплатно мястото за срещи, когато гарантирате x брой стаи и определено количество покупки на храна.
• WiFi ($ 2,000) - WiFi в конферентната зона беше $ 1000 на ден и това беше с отстъпка.
• Храна и алкохол (37 000 долара) - Храната в хотела е скъпа, всички! В един идеален свят бих искал да покрия повече ястия от мен. Но можете да видите защо това беше трудно. Също така в един идеален свят бих искал да се погрижа повече за нашата собствена храна в конференцията (да внеса повече местен вкус), но хотелите не работят по този начин.
• Автобуси (1200 долара) - Автобусите, които се движеха между хотела и ресторанта в събота вечер, ние сме необходимост, като се има предвид местоположението на хотела. Разходи, които ще бъдат избегнати догодина.
• Събитие в общността ($ 5,000) - Транспорт, координация, храна, пътувания и др.
• Аудио/визуални и оборудване ($ 12 000) - Купихме няколко неща, наехме няколко неща от частни компании, но останалото направихме през хотела. Подобно на храната, те те имат там, където те искат, и могат да наложат премия.
• Тениски, знаци, чанти и значки ($ 5,500) - Радвам се, че успяхме да направим част от това. Придаде на конференцията този официален вид и усещане. Харесаха тези значки.
• Застраховка ($ 200) - Застраховката за събития е евтина. Една от любимите ми покупки.
• Персонал ($ 6,000) - Четирите служители печелят всеки момент от това в продължение на два месеца.
• Такси за PayPal и Eventbrite ($ 2,000) - Системата Eventbrite и системата за получаване на плащания PayPal са хубави и удобни, но със сигурност плащате за това.
• Пътуване, хотел, транспорт и доставка ($ 4,000) - Конференцията в Чикаго определено я оскъпява логистично.
• Подаръци, печат и др ($ 3,000) - Не бях сигурен какво е типичното, но реших да дам на подарителите, които прекарват времето си в подготовката на реплики, малък подарък за времето си. Възможно е това да е било подкуп за тях, за да бъдат част от конференцията през следващата година.

Общи разходи - (77 900 щ.д.)

Спонсорство - 64 000 долара
Продажба на билети - 25 000 долара

Налична сума за инвестиране през 2012 г. - 11 100 долара

Как да провеждате собствена успешна партньорска конференция

Ако ще провеждате собствена конференция, ето някои от нещата, които трябва да помислите да направите:

• Прочетете книгата за него. Използвах само малка част от техниките му, но Адриан Сегар, който написа Конференции, които работят, беше ключов за влиянието върху типа конференция, която това стана.
• Не преоткривайте колелото. Въпреки че идеите на Адриан са нови, има някои конференции, които вече изпълняват вариации на неговите техники. Копирах много от най -добрите елементи, които съм виждал WordCamp, Партньорска среща на върхаи дори SOBCon.
• Докоснете се до вече ангажирана общност. Това е огромно. Освен времето, прекарано в блога на конференцията и страницата във Facebook, никога не съм отделял и стотинка, за да продавам тази конференция. Той стана вирусен във вече свързана общност.
• Отглеждайте го органично. Планирайте два или три варианта на конференция, след което вижте къде ще стигнете. Регулирайте съответно.
• Направете присъстващите звезди. Доколкото е възможно, се опитах да позволя на участниците в конференцията да създадат преживяването. Направих това, като използвах предварителното проучване на съдържанието, като обърнах внимание на хаштага на Twitter за предложения и поисках обратна връзка на всяка стъпка.
• Инвестирайте в местен персонал. С моите служители имахме много дълги срещи лице в лице. Това, че ги прехвърляхме до мен, преливаше документите или проектите за планиране, наистина ни позволи много бързо да премахнем работата по детайлите.

Е, надявам се, че това ви дава представа какво ме вдъхнови да направя това и какво е необходимо, за да събера всичко това. Мога да ви уверя, че ще направя това отново през 2012 г. Беше прекалено забавно.

Джеф Роуз от GoodFinancialCents.com направи интервю с мен за опита на планирането на конференцията:

Имате ли въпроси относно конференцията или процеса на планиране? Огън в коментарите по -долу ...

Снимка от Петър. Андерсън и от Джеси Михелсен и от RedPhoenixGroup.