Du vet säkert att jag gillar att hålla saker enkla. Så enkelt som möjligt.
Jag gillar också att hålla saker ganska organiserade eftersom ingenting irriterar mig mer än slöseri med att leta efter något. Det är den påtagliga kostnaden du betalar för att inte ha ett system på plats.
Detta gäller särskilt saker du inte behöver ofta eftersom du inte kan lita på ditt minne för att komma ihåg var saker är. Finansiella dokument passar perfekt in i den hinken.
Efter år med justering och omjustering har jag kommit fram till ett organisationssystem för våra dokument som fungerar. Det är också ganska enkelt.
Här är mina två (ok, tekniskt tre) regler för varje papper:
- Digitalisera allt
- Behåll originalet om det är statligt utfärdat, notarierat, personlig egendom, skatt eller lånrelaterat.
- (Strimla resten)
Innehållsförteckning
- Hur man organiserar det första gången
- Digitalisera allt
- Strimla originalet om ...
- Lagra dokumenten
Hur man organiserar det första gången
Om du börjar från början uppmanar jag dig att läsa den här artikeln av arkiveringsyrken, Library of Congress. Jag försöker komma ihåg några av de
strategier som används av Library of Congress. De arkiverar en massa saker. Som allt.Du kommer att märka att deras råd inte föreskriver några specifika steg eller teknik, det är därför jag delar min inställning på ett ögonblick, men deras allmänna tillvägagångssätt är stenhårt. Den här tanken från artikeln är rent guld - ”Don't get sidetracked. Motstå frestelsen att njuta av något just nu. ” (så lätt att göra, särskilt om personlig arkivering)
De viktigaste idéerna är att attackera dina dokument som en enhet med en serie "klumpar". Att tänka på det som en enhet gör det mindre skrämmande. Att attackera klumpar bryter ner det i hanterbara bitar som du kan göra under en rad dagar, veckor eller månader.
När jag började organisera tog jag mina logiska "klumpar" och gjorde dem till mappar. Jag tog alla bildokument och skannade dem först och lade filerna i rätt mapp. Jag strimlade originalen som jag inte behövde behålla och förvarade resten i lådorna. Sen gjorde jag den andra bilen.
Nästa dag gick jag igenom mina bankdokument för vårt primära bankkonto. Jag behövde inte göra varje dokument på en enda dag, jag var inte villig att ägna den tiden åt det, men jag var villig att lägga 20-30 minuter på att fylla i en mapp.
Det tog ungefär en månad med digitalisering, men sedan dess är underhållet ganska rutinmässigt. Jag batch -scan dokument varje kvartal eller så, vilket inte uppgår till många papper eftersom jag får det mesta digitalt nu.
Och mina kategoriseringar (eller klumpar) kanske inte matchar din. Ett bra sätt att tänka på det är hur du organiserar en I nödfallspärm, som kommer att innehålla många av dessa viktiga dokument ändå.
Digitalisera allt
Varje viktigt papper som kommer in i huset är digitalt. Om jag kan registrerar jag mig för papperslösa uttalanden för då kan jag direkt ladda ner uttalandena utan att göra jobbet med att skanna det.
Digitalisering är inte den svåra delen, att organisera den i en serie mappar är den svåra delen.
Här är vår mappstruktur:
- Affärsdokument
- Personliga dokument.
- Arkiv
- Individuell - Jag
- Individuell - härlig fru
- Individuell - Kid 1
- Individuell - Kid 2
- Tillgång - Hus
- Tillgång - Bil V
- Tillgång - Bil H
- Finansiell.
- Avtal
- Bank
- Kreditera
- Finansiell planerare
- Försäkring
- Investering
- Skatter
- Rättslig
I organisera våra filer baserat på personen eller tillgången och sedan om det är ekonomiskt, juridiskt eller annat - dessa kategorier är gemensamma för familjen. Jag kanske gör skatterna eller hanterar investeringarna, men de är familjens tillgångar och faller så under den bredare kategorin.
De Enskild innehålla dokument som är specifika för individen, till exempel journaler.
Arkiv är en catch-all för dokument som vi inte längre behöver, som mappen till Tillgång - Bil C efter att vi sålt Toyota Celica. Det är år sedan vi hade bilen så jag kunde ta bort hela mappen om det behövs men med tanke på hur billig lagring är... eh, varför båda.
Strimla originalet om ...
Att digitalisera ett dokument betyder att jag inte längre behöver originalet, med några få undantag. Min allmänna regel är att om dess regering utfärdas, notariseras, täcker egendom, skatter eller lån, behåll den. Du kan riva allt annat.
Om du befinner dig med mycket papper och gillar mer komplicerade regler, här är några tumregler för vilket fysiskt papper som ska strimlas och vad man ska behålla (kom ihåg, du har fortfarande digitala kopior av allt, bara in fall):
- SHRED Allt du får varje månad - kontoutdrag, kreditkortsutdrag, elräkningar, etc. - när du får nästa
- BEHåll lånedokument (särskilt bekräftelsen) i ett år efter att du betalat av det.
- FÖRVARA skattedeklarationer och underlag i 7 år efter att du lämnat in.
- BEHåll dokument som rör en tillgång (bil, hus, etc.) så länge du äger den.
- BEHåll statliga utfärdade dokument, som födelse- och dödsbevis, äktenskapslicenser,-för alltid
- BEHÅLL Allt du tror skulle vara svårt att ersätta.
Lagra dokumenten
Hitta en trevlig säker plats i ditt hus, sätt i en brandsäker och fäst dina dokument i kassaskåpet.
Säkerhetsskåpet du får i kontorsbutiken kan förmodligen vara sprack på fem sekunder med en magnet, så lita inte på det för säkerheten. Du vill ha det för brandskyddet så göm det, gärna bakom en tavla på väggen. 🙂
För de digitala kopiorna, var noga med att ha dem säkerhetskopierade någonstans, helst automatiskt och på två ställen för säkerhets skull. Vi lagrar våra dokument på en bärbar hårddisk, som själv säkerhetskopieras på distans.
Om du inte vill lagra dem lokalt eller om du vill att flera personer ska kunna komma åt dokumenten (en bärbar hårddisk är inte idealisk) kan du välja något som en Dropbox.
När du väl har gjort detta kommer du att älska hur lätta och luftiga dina ekonomiska dokument kommer att se ut. 🙂
Vilka är dina strategier för att bevara och organisera dina ekonomiska dokument? Jag försöker alltid förbättra vår process så jag vill gärna höra din.