Kā organizēt konferenci: FinCon plānošana

Ja esat manas twitter plūsmas sekotājs, jūs, bez šaubām, esat redzējis manas nesenās atsauces uz #FINCON11 un finanšu emuāru autoru konference. Es domāju, ka es šeit veltīšu laiku, lai izskaidrotu šo manu jauno darbību.

Pati konference bija sprādziens; lieliska pieredze. Lielākā daļa viss noritēja bez aizķeršanās, un lielākā daļa no vairāk nekā 250 apmeklētājiem ir sniegušas pozitīvas atsauksmes. Lai uzzinātu vairāk par konferences norisi, noteikti apskatiet dažus kopsavilkumus:

• Prātu tikšanās: finanšu emuāru autoru konference
• Finanšu emuāru autoru konference 2011: tikšanās ar PF Blogger World (ietver saites uz vairāk nekā 30 kopsavilkumiem)

Konferenci atspoguļoja arī Podcast apraide Marketplace Money.

Tā vietā, lai veiktu citu kopsavilkumu, es domāju, ka sniegšu kādu informāciju par to, kā konference tika iecerēta un plānota - ja vēlaties, skatieties aizkulisēs.

Vārds par mūsu kopienu

Lai gan es cenšos saglabāt šo emuāru centrā ap jums, lasītāj, manam emuāram, iespējams, nebūtu veicies tik labi, kā tas būtu, ja tas nebija par citiem manas kopienas emuāru autoriem, kuri pēdējo 4 gadu laikā ir atbalstījuši un iedrošinājuši manu emuāru veidošanas centienus gadiem. Mēs komentējam viens otra emuārus, piedalāmies forumos, kur runājam par emuāriem un biznesu izveidot tīklus (piemēram, Money Life Network, kurā es biju biedrs), un mēs nosūtām e -pastu uz priekšu un atpakaļ par dažādiem lietas.

Heck, iemesls, kāpēc es sāku rakstīt emuārus par finansēm, ir tas, ka es biju atkarīgs no citu emuāru lasīšanas, galvenokārt Patēriņa komentārs. Es sapratu, ja es būšu aizrāvusies ar šīs informācijas patēriņu, tad man vismaz jāsāk pašam to mazliet ražot.

Šeit es cenšos pateikt, ka ir reāla tiešsaistes kopiena, kurā cilvēki raksta par savu naudu. Šis ir pašmērķīgs komentārs, taču, manuprāt, cilvēkā, kas izvēlas dalīties savā finanšu stāstā tiešsaistē, ir kaut kas īpašs. Mēs rakstām par lietām, par kurām neviens, protams, nevēlas atklāties. Šai atvērtībai patiešām ir veids, kā savienot katru no mums. Tas ir arī iemesls, kāpēc daži no maniem tiešajiem sakariem ar šiem emuāru autoriem ir bijuši tik spēcīgi. Šis savienojums galu galā noveda pie tā, ka vēlējos sākt konferenci.

Kā dzimst konference

2008. gada aprīlī es apmeklēju WordCamp Dallas, vienaudžu konference, kuras pamatā bija WordPress izstrādātāju un emuāru veidošanas kopiena manā apkārtnē. Tā bija brīnišķīga pieredze. Čārlzs Stricklins (kurš agrāk darbināja WordPress Podcast apraidi pirms Joost de Valk) un Džons P. (kolēģis emuāru autors un vietējais uzņēmējs) lieliski paveica šo darbu. Tas bija dīvaini, jautri, un es aizbraucu ar daudziem savienojumiem un līdzņemšanu. Tā bija pirmā reize, kad es domāju par tikšanos ar citiem emuāru autoriem savā nišā.

Šis notikums mani iedvesmoja radīt personīgo finanšu emuāru autoru karte. Es to uztvēru kā līdzekli, lai atvieglotu vietējās tikšanās. Emuāru autori varētu pārbaudīt karti un tuvumā atrast citus emuāru autorus, kuri varētu vēlēties satikties un runāt par veikalu vai finansēm.

Man patīk domāt, ka mana karte noveda pie dažiem “bezsaistes” savienojumiem, taču es zinu, ka tikšanās notika ilgi pirms manas ierašanās. DC apgabala emuāru autori kādu laiku rīko tikšanos, un Bay Area emuāru autori ir daudz sanākuši.

Mans pirmais “bezsaistes” savienojums notika tikai 2009. gada augustā, kad vietējais blogeris Džeisons no One Money Design uzgāja manu karti un nolēma sazināties. Mēs tikāmies pie alus vietējā krodziņā, un mums bija tūlītējs savienojums. Tas bija lieliski. Tagad es uzskatu Džeisonu par labu draugu.

Mans nākamais lielais “reālās pasaules” savienojums bija citā konferencē: Affiliate Summit West 2010. Tieši šeit es tikos ar DR Mīklas rullītis, Raiens no Naudas nauda Dzīve, un Dāvids no MoneyNing. Šī bija dzīvi mainoša pieredze. Visi šie trīs emuāru autori bija iemācījušies efektīvi izmantot savus emuāru veidošanas centienus, lai radītu pietiekami daudz ienākumu, lai pamestu darbu. Tas bija kaut kas, ko es centos izdarīt pats. Sarunas šajā konferencē galu galā noveda pie tā, ka es varēju patstāvīgi izkļūt, sazināties ar savu konsultantu Maiklu un veikt šo emuāru rakstīšanu pilnu slodzi. Pārējo stāstu varat izlasīt šeit: pašnodarbinātība-gadu vēlāk.

Citas kritiskas tikšanās, kas man bija pa ceļam: tikšanās ar Baker of Cilvēks pret parādu pēc SXSW 2010 un tikšanās ar Glenu no Bezmaksas no Broke Austrumu partneru samitā 2010.

Visas šīs tikšanās ļāva izdarīt 2 secinājumus:

1. Finanšu emuāru autori ir “mani cilvēki”, un ir jautri būt viņu tuvumā.
2. Mans bizness uzlabojas ar katru tikšanos.

Iedomājieties prieku, ko es varētu gūt, un uzlabojumus, ko es varētu paveikt, ja * visus * savāktu kopā?

Nu, tā es nonācu vietā, kur es patiešām vēlējos, lai šī konference notiktu. Bet man joprojām nebija atļaujas to darīt. Man vajadzēja, lai kāds man pasaka, ka to darīt ir pareizi. 2011. gada janvārī es lasīju, kādas konferences notika 2011. gadā, un es nejauši uzgāju šo ziņu: Vai 2011. gads ir nišu emuāru konferenču gads? Tā tas bija! Kaut kā šis ieraksts man deva zaļo gaismu to darīt!

No Meetup līdz pilnvērtīgai konferencei

Pēc tam, kad teicu sev “jā”, es nolēmu atmest ideju dažiem tiešsaistes draugiem. Visas atbildes bija pozitīvas, un lielākā daļa piekrita nākt, ja man tā būtu. Es nolēmu, ka Čikāga ir labākā vieta, kur to iegūt, jo tā bija valsts centrā, un es zināju 10 līdz 15 emuāru autori, kas dzīvoja piebraucamā attālumā (paldies, puiši... jūs zināt, kas jūs esat ir). Sākotnēji tika prognozēts, ka lidos aptuveni 10 cilvēki, un kopā mums būs 25 emuāru autori. Varbūt, ja paveicas, mēs varētu to pagarināt līdz 40 vai 50.

Mans sākotnējais redzējums bija nedēļas nogale Čikāgā, kur mēs visi kopā vakariņojam, un tad nākamajā dienā daži no mums ļoti nejauši vada sesijas par mūsu kompetences jomām.

Mans nākamais solis bija piesaistīt Pītu no Bībeles nauda ir svarīga un Logotipi vietnēm izstrādāt likumīgu logotipu, lai konferences idejai piešķirtu profesionālu izskatu. Pīts nelika vilties. Es iepļaukāju logotipu vietnē un Facebook lapa, izveidoja e -pasta sarakstu manā Aweber kontā un bija gatavs ideju sākt.

Es biju nervozs. Es grasījos izbāzt galvu ar lielu ideju un mazliet baidījos, ka tā netiks labi uztverta. Kas es biju, lai piedalītos šajā konferencē? Es nekādā ziņā neesmu vecākais, lielākais vai spilgtākais finanšu emuāru autors.

Pēc nedēļas nogales par to, es nolēmu to darīt. 24. februārī es teicu tiešsaistes foruma dalībniekiem, ka piedalos par konferenci. Tajā naktī līdz pusnaktij konferences e -pasta sarakstam bija pierakstījušies 35 cilvēki. Līdz nākamās dienas beigām mums kopumā bija 50. Līdz nedēļas beigām e -pasta sarakstā bija vairāk nekā 100 cilvēku! Šī lieta uzspridzinājās! Es ātri sapratu, cik gatava šī kopiena bija šai lietai.

Nākamie pāris mēneši bija ļoti jautri. Enerģija konferencei palika nemainīga, kad izvēlējāmies datumu un atklājām reģistrāciju vietnē Eventbrite.com. Kad es redzēju, ka cilvēki faktiski liek savu naudu tur, kur bija viņu e -pasta adrese, es sāku vieglāk elpot, ka tas notiks. Es vēlējos saglabāt konferenci par pieņemamu cenu, kā arī apbalvot agrīnos lietotājus. Tāpēc e -pasta sarakstā iekļautie saņēma atlaižu kuponu, un agrīnā lidojuma cenas tika noteiktas par ļoti saprātīgu 89 USD.

Gribot domāt, mēs neveicām lielu darbu, izvēloties datumu. Es izvēlējos darīt šo daļu atvērtā koda (e-pasta sarakstā iekļautie palīdzēja izvēlēties datumu), un es domāju, ka esam izvēlējušies labu datumu, līdz sapratām:

1. tas nebija ideāli piemērots tiem, kas katru ceturksni slēdz grāmatvedību
2. tas nebija ideāli piemērots tiem, kas svin Rosh Hashanah
3. Čikāgas centra viesnīcas lielākoties rezervēja mazumtirdzniecības veikalu sanāksmes dalībnieki.

Mācība. 2012. gadā es pievērsīšu lielāku uzmanību darba un reliģiskajiem kalendāriem, kā arī konsultēšos ar vietējo tūrisma organizāciju par konfliktiem.

Viesnīcas atrašanās vietas izvēle izrādījās grūts uzdevums. Ne tikai iepriekš minētā Downtown konflikta dēļ, bet tāpēc, ka vēlējos saglabāt cenu pieņemamu. Man bija palīdzība no meklēšanas firmas HelmsBriscoe (konkrēti Carolyn Coughlin), kas ļoti pacietīgi palīdzēja atrast mums labāko vietu. Sākotnēji es biju iedomājies Čikāgas centru, bet tas vienkārši neizdevās, pat pēc tam, kad cilvēki Rīta zvaigzne dāsni piedāvāja savu skaisto iekārtojumu.

Galu galā mēs nolēmām Čikāgas Marriott Schaumburg. Es biju iepazinies ar šo piepilsētu, tā bija salīdzinoši tuvu lidostai, un tajā bija ļoti pieejamas viesnīcas. Labākais šajā izvēlē bija tas, ka tas visus turēja vienā centrā. Mums visiem bija jāpavada daudz laika viens ar otru pirms un pēc sesijām. Viesnīcas vestibilā nekad nav bijuši daži emuāru autori, kas vienkārši tērzē un tērzē.

Radīt vērtību sponsoriem

Kad es parakstīju līgumu ar viesnīcu, es meklēju pārtikas un dzērienu minimumu 10 000 ASV dolāru apmērā. Tomēr, apskatot viesnīcas ēdināšanas ēdienkarti, es zināju, ka tas būs daudz vairāk (galīgais rēķins par pārtiku un dzērieniem bija tuvāks 35 000 USD). Šī pasākuma finansiālais slogs bija reāls, un es neesmu riska uzņēmējs. Tobrīd es zināju, ka reģistrācija, visticamāk, palīdzēs mums segt 7500 USD, tāpēc zināju, ka, lai šis notikums būtu iespējams, man ir nepieciešama palīdzība no malas.

Par laimi, man bija daži draugi dažās finanšu kompānijās un reklāmu tīklos, un es zināju, ka varētu būt ieinteresēti piedalīties šajā pasākumā. Es domāju, ka es to darīšu divos posmos. Pirmkārt, es izvērstu sākotnējo sponsorēšanas iespēju kopumu, kas palīdzētu segt dažas konferences pamatvajadzības. Ja konference turpinātu augt (vairāk nekā 100 apmeklētāju), tad es ieviestu lielāku, redzamāku iespēju otro līmeni jebkuram ieinteresētam uzņēmumam. Tas izdevās!

Viss šis sponsorēšanas darījums man bija izaicinājums. Es, protams, neesmu pārāk labs pārdošanas, sarunu vai līgumu organizēšanā. Būtībā es nokopēju to, ko redzēju citās konferencēs, un paļāvos, ka iesaistītie uzņēmumi atradīs savu ieguldījumu vērtību. Cerams, ka viņi nebija vīlušies.

Ļaujiet man tikai teikt, ka šī konference nebūtu kļuvusi par to, ko tā darīja, ja to atbalstītu vairāk nekā 25 organizācijas. Es patiešām ļoti novērtēju šīs sākotnējās sponsorēšanas un visus pārējos, kas ieradās, lai padarītu to par pieņemamu panākumu apmeklētājiem, nevis finansiālu slogu manai ģimenei.

Satura plānošana

Es zināju, ka konferences galvenā uzmanība tiks pievērsta tīklošanai: cilvēki satiekas aci pret aci pēc visiem šiem tiešsaistes savienošanās gadiem. Bet es arī gribēju, lai tajā būtu kāds jauks, unikāls un nišas saturs - kaut kas tāds, ko citas lielākas konferences nevarēja nodrošināt.

Sekojot WordCamps darbībām, kuras es apmeklēju. Es gribēju, lai saturs uz skatuves būtu no tiešsaistes kopienas cilvēkiem, un es gribēju, lai tas būtu ļoti taktisks un ātrs. Nav pūka.

Atkal es atvēru šo iespēju finanšu emuāru autoru kopienas dalībniekiem, un viņi nelika vilties. Konferencē uzstājās daudzi slaveni emuāru autori. Tas pilnībā leģitimizēja to, ko es centos apkopot, un es redzēju biļešu pārdošanas pieaugumu. Paldies, runātāji!

Viena no grūtākajām satura plānošanas daļām bija runātāju un tēmu izvēle un pēc tam to iekļaušana konferences grafikā. Tika iesniegti daudzi izcili uzstāšanās priekšlikumi. Es pateicos visiem, kas kaut ko iesniedza. Es ienīstu pateikt cilvēkiem nē. Tāpēc man tas bija jāpārvar, veidojot šo lietu. Viena no lietām, kas palīdzēja, bija aptauja pirms konferences. Tas noteikti palīdzēja man noteikt, ko apmeklētāji vēlējās uz skatuves.

Papildus aptaujai es īstenoju arī dažas citas vienaudžu konferences taktikas: jautājiet ekspertu galdiem un putnu spalvu sesijām. Vēlāk raugoties, tie netika izpildīti perfekti, bet es domāju, ka tie palīdzēja veidot kopienu un sakarus, kas citādi nebūtu notikuši.

Papildus izglītības saturam mums bija arī daudz sabiedriskā laika, kopienas apbalvošanas ceremonija un konferencē iebūvēts pakalpojumu pasākums. Es patiešām lepojos ar mūsu kā grupas centieniem atdot vietējo teritoriju, veicot kādu darbu vēža atbalsta organizācijā Fila draugi.

Lai tas izskatītos un justos kā konference

Līdz šī gada augusta vidum es gandrīz pats vadīju šo konferenci. Protams, man nebūtu bijis ko skriet, ja nebūtu klātesošo un sponsoru, kā arī dažiem brīvprātīgajiem, kuri palīdzēja ar gabaliņiem. Bet es zināju, ka man ir vajadzīga reāla palīdzība, lai izvilktu šo lietu, līdz konferencei un uz vietas.

Tieši tad es vērsos pie saviem konferences darbiniekiem, lai palīdzētu nogādāt šo konferenci mājās. Džesika kopš jūnija ir mans virtuālais asistents (PT Money), un tāpēc es zināju, ka viņa būtu lieliski piemērota kā galvenā personāla persona un administrators. Džastins, koledžas draugs un bijušais grupas biedrs bija lieliska izvēle, lai palīdzētu vadīt visu AV.

Mans draugs Raiens Jeitss, ārštata rakstnieks un t-kreklu firmas īpašnieks bija ideāli piemērots, lai palīdzētu noformēt visas norādes, t-kreklus un citas reklāmas. Visbeidzot, Raiens S. ir draugs un skaņu dēlis, kura padomu es izmantoju plānošanas posmā. Es zināju, ka viņam būtu lieliski būt tur kā papildu rokai un uzticības personai.

Konference joprojām nebūtu noritējusi tik labi, ja nebūtu vēl vairāk cilvēku: Kevins Mulligans, kurš palīdzēja organizēt somu pildīšanu un vadīja kameru katrā no galvenajām sesijām; Andrea Travillian no Gudrs solis, kurš palīdzēja izvēlēties mūsu ēdienkarti nedēļas nogalei; Shareeke Edmead-Nesi no Apzināts tērētājs, kurš palīdzēja organizēt čivināt tērzēšanu, Kails no Džo skrējējs, kas palīdzēja pārdošanā; Ryan Guina no Naudas nauda Dzīve par to, ka ļāvāt mums uzglabāt visu konferences materiālu un lupatu vairāk nekā mēnesi; visi laipnie emuāru autori, kas piedalījās totalizatora lietās.

Konferences izmaksu sadalīšana

Neviens aizkulišu skats nebūtu pilnīgs bez pasākuma izmaksu sadalījuma. Es joprojām noslēdzu dažus skaitļus bet tam vajadzētu dot priekšstatu par to, kas nepieciešams šāda veida pasākumu rīkošanai.

• Viesnīcas konferenču telpas (Bezmaksas) - viesnīca bez maksas iemet sanāksmju telpu, ja jūs garantējat x istabu skaitu un noteiktu pārtikas pirkumu.
• Bezvadu internets (2000 USD) - WiFi konferenču zonā bija 1000 USD dienā, un tas bija ar atlaidi.
• Pārtika un alkohols (37 000 ASV dolāru) - viesnīcas ēdiens ir dārgs! Ideālā pasaulē es būtu gribējis ieturēt vairāk maltīšu nekā es to darīju. Bet jūs varat redzēt, kāpēc tas bija grūts. Arī ideālā pasaulē es vēlētos, lai konferencē būtu vairāk ņemts vērā mūsu pašu ēdiens (lai iegūtu vairāk vietējās garšas), bet viesnīcas nedarbojas šādā veidā.
• Autobusi (1200 ASV dolāri) - autobusi, kas sestdienas vakarā kursēja starp viesnīcu un restorāna zonu, mums ir nepieciešami, ņemot vērā viesnīcas atrašanās vietu. Izmaksas, no kurām nākamgad varēs izvairīties.
• Kopienas pasākums (5000 USD) - transports, koordinācija, pārtika, ceļojumi utt.
• Audio/vizuālais aprīkojums (12 000 USD) - mēs iegādājāmies dažas lietas, īrējām dažas lietas no privātiem uzņēmumiem, bet pārējo darījām caur viesnīcu. Tāpat kā ēdiens, viņi ir tur, kur viņi vēlas, un var iekasēt piemaksu.
• T-krekli, zīmes, zīmes un nozīmītes (5500 USD) - Es priecājos, ka mēs varējām to paveikt. Konferencei piešķīra oficiālu izskatu. Patika šīs nozīmītes.
• Apdrošināšana (200 USD) - notikumu apdrošināšana ir lēta. Viens no maniem mīļākajiem pirkumiem.
• Personāls (6 000 ASV dolāru) - 4 darbinieki divu mēnešu laikā nopelnīja visu šo summu.
• PayPal un Eventbrite maksas (2000 USD) - Eventbrite sistēma un PayPal maksājumu saņemšanas sistēma ir jaukas un ērtas, taču jūs par to noteikti maksājat.
• Ceļošana, viesnīca, transports un piegāde (4000 USD) - Konferences rīkošana Čikāgā noteikti padarīja to dārgāku loģistikas ziņā.
• Dāvanas, drukāšana utt (3000 USD) - Es nebiju pārliecināts, kas ir tipiski, bet es nolēmu pasniegt runātājiem, kuri veltīja laiku piezīmju sagatavošanai, nelielu dāvanu savam laikam. Iespējams, ka tas bija kukulis, lai viņi būtu daļa no nākamā gada konferences.

Kopējie izdevumi - (77 900 USD)

Sponsorēšana - 64 000 ASV dolāru
Biļešu pārdošana - 25 000 USD

Ieguldāmā summa 2012. gadā - 11 100 USD

Kā vadīt savu veiksmīgo vienaudžu konferenci

Ja plānojat vadīt savu konferenci, šeit ir dažas lietas, kas jums jāapsver:

• Izlasiet grāmatu par to. Es izmantoju tikai nelielu viņa tehnikas daļu, bet Adrians Segars, kurš rakstīja Konferences, kas darbojasbija galvenais faktors, kas ietekmēja konferences veidu.
• Neizgudrojiet riteni no jauna. Lai gan Adriana idejas ir jaunas, dažās konferencēs jau tiek īstenotas viņa tehnikas variācijas. Es nokopēju daudzus labākos elementus, no kuriem biju redzējis WordCamp, Partneru samitsun pat SOBCon.
• Pieskarieties jau iesaistītai kopienai. Tas ir milzīgs. Papildus laika pavadīšanai konferences emuārā un Facebook lapā es nekad neesmu iztērējis ne santīma, lai reklamētu šo konferenci. Tas kļuva vīrusu jau savienotā kopienā.
• Audzējiet to bioloģiski. Plānojiet divas vai trīs konferences variācijas, pēc tam noskaidrojiet, kur nonākat. Pielāgojiet atbilstoši.
• Padariet apmeklētājus par zvaigznēm. Cik vien iespējams, es centos ļaut konferences dalībniekiem radīt pieredzi. Es to izdarīju, izmantojot pirmskonferences satura aptauju, pievēršot uzmanību Twitter hashtagam, lai saņemtu ieteikumus, un lūdzot atgriezenisko saiti ik uz soļa.
• Ieguldiet vietējā personālā. Mani darbinieki un man bija daudzas garas tikšanās klātienē. Ja tie bija man blakus, pārlejot plānošanas dokumentus vai dizainu, mēs patiešām ļāvām ļoti ātri izsist detaļu darbu.

Es ceru, ka tas dod jums priekšstatu par to, kas mani iedvesmoja to darīt un kas nepieciešams, lai to visu savilktu kopā. Es varu jums apliecināt, ka es to darīšu vēlreiz 2012. Tas bija pārāk jautri.

Džefs Rouzs no GoodFinancialCents.com veica interviju ar mani par konferences plānošanas pieredzi:

Vai jums ir kādi jautājumi par konferenci vai plānošanas procesu? Ugunsgrēks komentāros zemāk…

Foto autors Pēteris. Andersons un līdz Džesijs Mišelsens un līdz RedPhoenixGroup.