Hogyan végezzen bérszámfejtést kisvállalkozása számára [The Ultimate Guide]

Hahogy vállalkozása odáig nőtt, hogy ideje segítséget kérni? Egyrészt ez nagyszerű hír. Másrészt azonban a kisvállalkozások tulajdonosainak bérszámfejtése további összetettséget ad a vállalkozás működtetésének.

A legtöbb kisvállalkozás tulajdonosa nem rendelkezik HR-es, számviteli vagy könyvelési háttérrel. Tehát hogyan hozhat létre olyan bérszámfejtési rendszert, amely az IRS jó oldalán tartja magát anélkül, hogy túl sok értékes idejét emésztené fel?

A W-2 alkalmazottak azt jelenti, hogy bérszámfejtést kell végeznie. A fizetésük kifizetése mellett munkavállalói kompenzációt és munkanélküli-biztosítást kell biztosítania. A társadalombiztosítási és a gyógyászati ​​​​adók felét is Ön kell fizetnie. Ki kell számítania a jövedelemadó-visszatartásukat, és időben be kell nyújtania az adókat és jelentéseket kell benyújtania a kormánynak. Mindezt akár bérszámfejtő szoftverrel, akár teljes körű szolgáltatást nyújtó bérszámfejtővel is megteheti.

Mi az a bérszámfejtés?

A „bérszámfejtés” sok mindent jelenthet. De a legáltalánosabb értelemben a bérszámfejtés az a folyamat, amelynek során a vállalat kiszámítja és elküldi a fizetést alkalmazottainak.

A vállalat bérszámfejtési rendszere magában foglalja azokat a mechanizmusokat, amelyekkel nyomon követik az alkalmazottak munkaidejét és szabadságát, a módszert és az órarendet mely kifizetéseket utalják át, és milyen eszközöket használnak a munkavállalói adólevonás kiszámításához és az IRS-nek történő elküldéséhez. határidőket.

A bérszámfejtéssel kapcsolatos követelmények

A W-2 alkalmazottak bérszámfejtést jelentenek. Ha órabéres alkalmazottai vannak, akkor minden fizetési periódusra megadják a munkaidejüket, és Önnek ez kötelező fizesse ki őket az Ön által korábban meghatározott ütemezés szerint – jellemzően hetente, kéthetente vagy félhavonta.

A bérszámfejtés kiszámítása azt jelenti, hogy meghatározzák az alkalmazottak bruttó bérét, majd levonják a jövedelmet, a társadalombiztosítási és a Medicare adókat.

A visszatartott adókat ezután meghatározott ütemezés szerint be kell nyújtani a kormánynak. A legtöbb kisvállalkozás számára ez havonta szükséges. A nagyvállalkozások esetében azonban ezt akár hetente is megkövetelhetik.

Negyedéves jelentések is szükségesek. Be kell nyújtania a 941 űrlap minden negyedévben. Ez az űrlap tájékoztatja a szövetségi kormányt, hogy mennyi bért fizetett, valamint mennyi jövedelemadót tartott vissza és nyújtott be. Állami bejelentésekre is szükség lesz, ezért ellenőrizze újra az államnál az űrlapokat és a dátumokat.

Éves jelentéseket is el kell küldenie. A W-2-ket az alkalmazottai és a kormány számára kell feldolgoznia. Azt is be kell küldeni a 940 űrlap a szövetségi kormányhoz a szövetségi munkanélküliségi adóért – és ezt gyakrabban kell megtennie, attól függően, hogy mekkora összege van az év során.

Mennyibe kerül a személyzeti költség?

Az alkalmazottak ára több, mint a bérük. További költségeket kell fizetnie, például extra adókat, biztosítást és bérszámfejtési szolgáltatást.

Adók

Ha felvesz valakit, hogy dolgozzon Önnek, a bérének 15,3%-át fizetik ki a béradóba. Ez a társadalombiztosítás 12,4%-át, a Medicare 2,9%-át teszi ki.

A vállalkozók ezt a teljes összeget maguk fizetik. De az alkalmazottak csak a felét fizetik maguknak, a másik felét pedig a munkáltatójuknak kell fizetnie. Ezért, amikor kifizeti alkalmazottainak a bérüket, a költségek valójában 7,65%-kal magasabbak.

Például, ha az alkalmazottja heti 1000 dollárt keres. Az Ön tényleges költsége heti 1076,50 USD.

Biztosítás

Munkanélküli- és munkavállalói kártérítési biztosítást is kötnie kell.

A munkanélküli-biztosítást az állam fizeti, és az elbocsátott munkavállalók számára nyújt ellátást. A díjakat a kockázati szint határozza meg. Ha olyan iparágban dolgozik, ahol nagy az elbocsátások száma, például tereprendezés vagy más szezonális iparágak, akkor a ráta magasabb lesz, mint egy olyan iparágban, ahol jellemzően nem sok elbocsátással jár. A díjakat az is meghatározza, hogy mennyi bért fizet. Minél több bére van, annál magasabbak a költségei.

A lehető legalacsonyabb szinten tarthatja személyes díjait, ha elkerüli az elbocsátásokat és küzd a jogtalan követelések ellen. Néha az elégedetlen alkalmazottak megpróbálnak munkanélküliségi kérelmet benyújtani, miután elbocsátották őket. Ezt ne engedd. Mindenki, aki sikeres követelést nyújt be az Ön cégével szemben, megemeli a díjakat. Ha nem jogosultak ellátásokra, tegyen meg mindent annak érdekében, hogy kizárja őket a kötvényéből.

A munkavállalói kártérítési biztosítást egy biztosítótársaságnak (vagy néha az államnak) fizetik, és az alkalmazottakra vonatkozik, ha a munka során megsérülnek. A kamatlábait ismét a kockázati szint alapján határozzák meg. Minél veszélyesebb az iparága, annál magasabbak lesznek az árak. És csakúgy, mint a munkanélküli-biztosításnál, az Ön személyi díjai is a bérszámfejtés mértékén alapulnak.

Alacsonyan tarthatja a díjakat, ha betartja a munkatípusához szükséges biztonsági óvintézkedéseket. Nyilvánvalóan nem akarja, hogy az alkalmazottai megsérüljenek, bármi is történjen… de a dolgozói díjak alacsonyan tartása további előny.

Az Ön alkalmazottja ezen költségek egyikét sem viseli. A munkanélküli és a munkavállalói kompenzációt egyaránt 100%-ban a munkáltató fizeti.

Összefüggő:Kisvállalkozások biztosítási igényeinek megértése a Coverwallet segítségével

Bérszámfejtési szolgáltatás

A bérszámfejtéshez nagyon sok számítás jár. Ez nem egyszerűen az óradíj és a ledolgozott órák száma. Emiatt szüksége lesz valamilyen bérszámfejtési szolgáltatásra, hogy elvégezze ezt a számolást. A bérszámfejtési szolgáltatás nemcsak a munkavállaló jövedelemadó-levonását fogja kiszámítani, hanem azt is kiszámolja (és az Ön) társadalombiztosítási és egészségügyi adóját, valamint a munkanélküli-biztosítást költségeket.

Ha a munkavállalója kompenzációs politikája az államnál van, akkor azt is kiszámítja. Ha a munkavállaló kompenzációs politikája egy magáncéghez kötődik, akkor valószínűleg közvetlenül velük fog foglalkozni, és ezt a költséget nem a bérszámfejtési szolgáltatáson keresztül számolják ki.

Összefüggő:A legjobb számviteli szoftver kisvállalkozások számára

Hogyan állíthatom be a bérszámfejtést először?

Van néhány dokumentum, amelyeket össze kell gyűjtenie, mielőtt elindíthatja bérszámfejtési rendszerét. Át kell gondolnia az iratmegőrzési szabályzatot és a fizetési gyakoriságot is.

Milyen bérszámfejtési dokumentumokra van szükségem?

A kisvállalkozások tulajdonosainak bérszámfejtése megköveteli tőlük kérjen munkáltatói azonosító számot (EIN) az IRS-nél. Az EIN beszerzése ingyenes, és nem tarthat tovább 5 percnél. Egyes államokban előfordulhat, hogy állami EIN-t is kell kérnie.

Ha LLC-vel vagy vállalattal rendelkezik, akkor már rendelkezik EIN-vel.

Ha alkalmazottairól van szó, mindegyiküknek szüksége lesz rá tölts ki egy W-4-et. Ez azért fontos, mert megmondja, hogy mennyi adót kell visszatartania az alkalmazottja nevében az egyes fizetésekből. Minden alkalmazottnak is szüksége lesz rá töltsön ki egy I-9 űrlapot hogy igazolják a személyazonosságukat.

Szüksége lesz legalább a munkanélküli-biztosítási díjakra és talán a dolgozói díjára is.

Végül létre kell hoznia egy rendszert az alkalmazottak munkaidejének nyomon követésére. Technikailag ez olyan egyszerű lehet, mint egy bejelentkezési lap. A munkaidő-kártyás rendszer sok kisvállalkozás körében népszerű. De ha van távoli munkaerő, akkor egy számítógépes vagy telefonos nyomkövető rendszer működhet a legjobban.

Mi legyen a bérszámfejtési nyilvántartásom megőrzési szabályzata?

A Fair Labour Standards Act (FLSA) előírja, hogy a munkáltatók több bérszámfejtéssel kapcsolatos dokumentumot legalább három évig megőrizzenek. Ezek a dokumentumok:

• Az alkalmazott teljes neve és társadalombiztosítási száma
• Cím (irányítószámmal együtt)
• Születési dátum (19 évnél fiatalabb)
• Nem és foglalkozás
• A foglalkoztatás időpontjai
• Az alkalmazott munkahetének kezdete és a hét napja
• Órák dolgoztak minden nap
• Minden munkahéten ledolgozott összes óra
• A munkavállaló bérének kifizetésének alapja
• Rendszeres órabér
• Teljes napi vagy heti egyenes idejű bevétel
• A munkahét teljes túlóra bevétele
• Minden hozzáadás vagy levonás a munkavállaló béréhez
• Az egyes fizetési időszakokban kifizetett összes bér
• A fizetés dátuma és a fizetéssel érintett fizetési időszak

Ha többet szeretne megtudni az iratmegőrzési követelményekről, nézze meg ezt a tájékoztatót a Munkaügyi Minisztériumtól.

Milyen bérszámfejtési gyakoriságot válasszak?

Milyen gyakran fizet az alkalmazottainak? A heti fizetés biztosítja, hogy ne ütközzön megfelelőségi problémákba, de ez a legmunkaigényesebb is. Ha ritkábban szeretne fizetni, mint minden héten, forduljon a Munkaügyi Minisztériumhoz, hogy megtudja államának minimális fizetési gyakoriságát.

Ha félhavi vagy kétheti fizetési ütemezést választhat, bármelyik lehetőség kevesebb fejfájást okoz, mint a heti fizetési gyakoriság. De mindegyiknek van néhány előnye és hátránya, amint azt alább ismertetjük.

Heti

Heti bérszámfejtéssel az alkalmazottai minden héten ugyanazon a napon kapnak fizetést. Egy tipikus ütemterv a következőképpen alakul: pénteken a nap végén adják be az azon a héten ledolgozott órákat. Ezután néhány napja van a bérszámfejtésre, és a következő pénteken megkapják a csekket.

Ez a fizetési ütemezés az alacsonyabb fizetésű munkavállalókra jellemző.

Ennek az ütemezésnek az az előnye, hogy az alkalmazottak gyakrabban kapnak fizetést. Így könnyebben kezelhetik pénzforgalmukat.

A hátránya az, hogy minden héten fel kell dolgoznia a bérszámfejtést, bármitől függetlenül. Még ha szabadságon van vagy beteg is, ez a felelősség továbbra is Önt terheli, különben alkalmazottai nem kapnak fizetést.

Félhavi

Félhavi fizetési ütemezés esetén minden hónap ugyanazon a két naptári napján – például 1-jén és 15-én – fizet az alkalmazottaknak. A kisvállalkozások tulajdonosainak bérszámfejtése esetén a félhavi ütemezés megkönnyítheti az egyéb kiadások tervezését a bérszámfejtési dátumok körül.

Ez az ütemezés azoknál az alkalmazottaknál működik a legjobban, akik fizetést kapnak, nem pedig óránként.

A félhavi bérszámfejtésnek azonban vannak árnyoldalai is. Az első probléma az, hogy a fizetések nem lesznek teljesen ugyanazok. Az első fizetési időszakban ledolgozott napok és órák száma valamivel magasabb vagy alacsonyabb lehet, mint a másodikban.

A félhavi ütemezés második hátránya, hogy a fizetés napja minden hónapban a hét különböző napjaira esik. Az egyik fizetési nap lehet kedd, a következő péntek és a következő hétfő. Munkáltatói oldalról ez megnehezítheti a bérszámfejtési folyamat egységes időpontjának ütemezését. Alkalmazotti oldalról pedig, ha a bérnap hétvégére vagy ünnepnapra esik, az fizetési késedelmet okozhat.

Kéthetente

A kéthetes bérszámfejtés esetén az alkalmazottak egyszerűen kéthetente kapnak fizetést. A munkáltató számára ez segít az ismétlődő bérszámfejtési folyamatok beállításában. Az alkalmazott pedig számíthat arra, hogy minden második csütörtökön, pénteken vagy bármely más napon megérkezik a fizetés a bankszámlájára.

A kéthetes bérszámfejtés egyetlen hátránya, hogy vannak olyan hónapok, amikor kettő helyett három kifizetést kell fizetnie az alkalmazottainak. És számviteli szempontból ez azt eredményezi, hogy a bérköltségei magasabbak lesznek abban a hónapban, mint másoké.

Az alkalmazottak és a szerződéses munkavállalók közötti különbség

Mivel a kisvállalkozások tulajdonosainak bérszámfejtéséről beszélünk, fontos mérlegelni, hogy be kell-e állítania a bérszámfejtést. Ha csak szabadúszó vállalkozókkal dolgozik, akkor nem. Honnan tudhatja, hogy az Önnél dolgozó emberek alvállalkozók-e? Az IRS szerint minden a munkavállaló függetlenségének fokán múlik.

A dolgozók maguk határozzák meg munkaidejüket, és saját maguk biztosítják-e a szerszámaikat és a kellékeiket? Ha igen, akkor független vállalkozónak tekinthetők. Ezenkívül a független vállalkozók inkább projektalapúak. Ha valaki nap mint nap számtalan feladatot végez el helyetted, jó eséllyel az adóhivatal alkalmazottnak tekintheti.

Ha többet szeretne megtudni azokról a tényezőkről, amelyek meghatározzák a W-4 alkalmazotti vagy a W-9 vállalkozói státuszt, olvassa el az IRS irányelveit.

Vannak W-4 alkalmazottai?

Ha igen, olvassa el ezt a kisvállalkozás-tulajdonosok bérszámfejtési útmutatóját. te akarat be kell állítania egy bérszámfejtési rendszert, és feltétlenül be kell tartania az IRS összes fizetési gyakoriságára, nyilvántartásának megtartására és adóvisszatartására vonatkozó irányelvét.

Vannak W-9 szerződéses munkavállalói?

Nem kell bérszámfejteni, ha csak W-9 szerződéses munkavállalói vannak. Ehelyett olyan módon és gyakorisággal fizetsz nekik, amiben mindketten megállapodnak. És nem kell aggódnia az adóvisszatartás miatt. A vállalkozónak azonban ki kell töltenie a W-9-et. És ha az év során 600 dollárnál többet fizet valamelyik vállalkozónak, akkor az év végén el kell küldenie nekik egy 1099-MISC-t.

Hogyan kezeljem kisvállalkozási bérszámfejtésemet?

A kisvállalkozások bérszámfejtésének két fő módja van: szolgáltatás vagy szoftver. A fő különbség a két szolgáltatás között az, hogy egy szolgáltatás a megfelelő ütemezés szerint elküldi az adókat és benyújtja az űrlapokat a kormánynak.

Itt vannak mindegyik előnyei és hátrányai.

Bérszámfejtést kell végeznem szolgáltatással?

Bár ez a kettő közül a drágább lehetőség, ennek a lehetőségnek az a nagy része, hogy a bérszámfejtési fejfájása nullára csökken. Ön megadja az alkalmazottakra vonatkozó információkat, például a bérekre és a W-4-re vonatkozó információkat, valamint a fizetési ütemtervet, és a szolgáltató átveszi onnan.

Továbbra is minden fizetési időszakban be kell mennie a szolgáltatásba, és „fel kell dolgoznia” a bérszámfejtést. De ez gyakran néhány kattintás, és nem tarthat tovább néhány percnél. Az óránkénti alkalmazottak esetében minden fizetési periódushoz meg kell adnia az órát.

Innentől kezdve a szolgáltató gondoskodik arról, hogy a bérszámfejtés időben megtörténjen, és minden adóbevallás és jelentés a megfelelő ütemezés szerint kerüljön elküldésre. Ők gondoskodnak az esetlegesen felmerülő IRS-problémákról is.

Gyakran rendelkeznek olyan rendszerekkel, amelyek nyomon követhetik az olyan dolgokat, mint az időkövetés, a szabadság elhatárolása és felhasználása, a 401(k) hozzájárulások stb.

Ha 10 vagy több alkalmazottja van, jó lépés lehet bérszámfejtési szolgáltatás alkalmazása. De ha kisebb vállalkozása van, egy teljes körű szolgáltatást nyújtó bérszámfejtési szolgáltató valamivel több lehet, mint amennyire szüksége van.

Szoftverrel kell bérszámfejteni?

A bérszámfejtési szoftver elvégzi Ön helyett a bérszámfejtést. Kiszámolja az egyes alkalmazottak csekkjéből a megfelelő visszatartást, és nyomon követi, mennyivel tartozik a kormánynak. Ön felelős azért, hogy ténylegesen elküldje az adólevonást, és időben benyújtsa a megfelelő nyomtatványokat.

Ha bérszámfejtő szoftvert használ, csökkentenie kell saját csekkjeit. Vagy néhány bérszámfejtő szoftver szolgáltatóval, mint pl Square Payroll, akár közvetlen befizetést is beállíthat.

Összefüggő:Hogyan használom a QSEHRA-t az alkalmazottaim egészségügyi ellátásának levonására?

Mik a kisvállalkozási bérszámfejtő szoftver opciók?

Függetlenül attól, hogy végzett korábban bérszámfejtést, vagy sem, olyan szoftvert szeretne választani, amely rendelkezik azokkal az eszközökkel és erőforrásokkal, amelyekkel magabiztosan fizetheti csapatát, amely megkönnyíti kisvállalkozói életét!

Egy gyors Google-keresés több tucat alkalmas bérszámfejtő-szoftver-céget tár fel. A népszerű lehetőségek közé tartozik a Square, QuickBooks, Gusto, Wave Payroll, SurePayroll és Patriot Software Payroll.

Mindegyiknek megvannak a saját funkciói, de csak Négyzet lehetővé teszi, hogy 5 dollárért kezdje el, ha csak néhány vállalkozója van. A Square az egyetlen szoftver, amely eszközök teljes ökoszisztémájával segíti vállalkozása irányítását.

Ráadásul, ha már a Square-t használja a fizetések feldolgozásához, akkor könnyen kihasználhatja bérszámfejtési szolgáltatásukat.

Alsó vonal

A kisvállalkozások tulajdonosainak bérszámfejtése elsőre ijesztőnek tűnhet. A megfelelő eszközökkel azonban pillanatok alatt beállíthat egy megbízható bérszámfejtő rendszert. A kisvállalkozások pénzügyeinek megszervezéséhez szükséges további ötletekért és tippekért feltétlenül olvassa el a Az induló vállalkozás felépítésének legfontosabb pénzügyi pillérei.