आप शायद जानते हैं कि मुझे चीजों को सरल रखना पसंद है। यथासंभव सरल।
मैं चीजों को बहुत व्यवस्थित रखना भी पसंद करता हूं क्योंकि कुछ भी मुझे खोजने में समय बर्बाद करने से ज्यादा परेशान नहीं करता है। यह वह वास्तविक लागत है जिसका भुगतान आप सिस्टम के न होने के लिए करते हैं।
यह उन चीजों के लिए विशेष रूप से सच है जिनकी आपको अक्सर आवश्यकता नहीं होती है क्योंकि आप अपनी याददाश्त पर भरोसा नहीं कर सकते कि चीजें कहां हैं। वित्तीय दस्तावेज पूरी तरह से उस बाल्टी में फिट होते हैं।
वर्षों के समायोजन और पुन: समायोजन के बाद, मैं अपने दस्तावेज़ों के लिए एक संगठनात्मक प्रणाली लेकर आया हूं जो काम करती है। यह भी काफी आसान है।
यहाँ कागज के हर टुकड़े के लिए मेरे दो (ठीक है, तकनीकी रूप से तीन) नियम हैं:
- सब कुछ डिजिटाइज़ करें
- मूल रखें यदि यह सरकार द्वारा जारी, नोटरीकृत, व्यक्तिगत संपत्ति, कर या ऋण से संबंधित है।
- (बाकी को काट लें)
विषयसूची
- इसे पहली बार कैसे व्यवस्थित करें
- सब कुछ डिजिटाइज़ करें
- मूल को काट दो अगर…
- दस्तावेजों का भंडारण
इसे पहली बार कैसे व्यवस्थित करें
यदि आप बिल्कुल नए सिरे से शुरुआत कर रहे हैं, तो मैं आपको संग्रह पेशों, कांग्रेस के पुस्तकालय द्वारा इस लेख को पढ़ने के लिए आमंत्रित करता हूं। मैं इनमें से कुछ को ध्यान में रखने की कोशिश करता हूं
कांग्रेस के पुस्तकालय द्वारा उपयोग की जाने वाली रणनीतियाँ. वे बहुत सारा सामान संग्रहित करते हैं। समस्त प्रकार की तरह।आप देखेंगे कि उनकी सलाह कोई विशिष्ट कदम या तकनीक नहीं बताती है, इसलिए मैं एक पल में अपना दृष्टिकोण साझा करता हूं, लेकिन उनका सामान्य दृष्टिकोण रॉक सॉलिड है। लेख का यह विचार शुद्ध सोना है - "धोखा न दें। अभी किसी एक चीज का स्वाद लेने के प्रलोभन का विरोध करें।" (ऐसा करना इतना आसान है, विशेष रूप से व्यक्तिगत संग्रह पर)
मुख्य विचार "क्लंप" की एक श्रृंखला के साथ एक इकाई के रूप में अपने दस्तावेज़ों पर हमला करना है। इसके बारे में एक इकाई के रूप में सोचने से यह कम कठिन हो जाता है। गुच्छों पर हमला करने से यह प्रबंधनीय टुकड़ों में टूट जाता है जिसे आप कई दिनों, हफ्तों या महीनों में कर सकते हैं।
जब मैंने व्यवस्थित करना शुरू किया, तो मैंने अपने तार्किक "क्लंप" लिए और उन्हें फ़ोल्डर्स में बदल दिया। मैंने कार के सभी दस्तावेज़ ले लिए और पहले उन्हें स्कैन किया, फाइलों को उपयुक्त फ़ोल्डर में डाल दिया। मैंने उन मूल वस्तुओं को काट दिया जिन्हें मुझे रखने की आवश्यकता नहीं थी और बाकी को बक्सों में रख दिया। फिर मैंने दूसरी कार की।
अगले दिन मैंने अपने प्राथमिक बैंक खाते के लिए अपने बैंकिंग दस्तावेज़ देखे। मुझे हर दस्तावेज़ को एक दिन में करने की ज़रूरत नहीं थी, मैं उस स्तर को समर्पित करने के लिए तैयार नहीं था, लेकिन मैं एक फ़ोल्डर को भरने में 20-30 मिनट खर्च करने को तैयार था।
डिजिटलीकरण को चालू और बंद करने में लगभग एक महीने का समय लगा, लेकिन तब से, रखरखाव काफी नियमित है। मैं हर तिमाही में दस्तावेजों को बैच स्कैन करता हूं, जो कई कागजात की राशि नहीं है क्योंकि मुझे अब ज्यादातर चीजें डिजिटल रूप से मिलती हैं।
और मेरे वर्गीकरण (या क्लंप) आपके मेल नहीं खा सकते हैं। इसके बारे में सोचने का एक अच्छा तरीका यह है कि आप किसी को कैसे व्यवस्थित करते हैं इन-केस-ऑफ़ इमरजेंसी बाइंडर, जिसमें वैसे भी बहुत सारे महत्वपूर्ण दस्तावेज होंगे।
सब कुछ डिजिटाइज़ करें
घर में आने वाला हर जरूरी कागज का टुकड़ा डिजिटल होता है। अगर मैं कर सकता हूं, तो मैं पेपरलेस स्टेटमेंट्स के लिए साइन अप करता हूं क्योंकि तब मैं स्टेटमेंट्स को स्कैन करने का काम किए बिना सीधे डाउनलोड कर सकता हूं।
डिजिटाइज़ करना कठिन हिस्सा नहीं है, इसे फ़ोल्डरों की एक श्रृंखला में व्यवस्थित करना कठिन हिस्सा है।
यहाँ हमारी फ़ोल्डर संरचना है:
- व्यावसायिक दस्तावेज़
- व्यक्तिगत दस्तावेज।
- पुरालेख
- व्यक्तिगत - Me
- व्यक्ति - प्यारी पत्नी
- व्यक्तिगत - बच्चा १
- व्यक्तिगत - बच्चा २
- एसेट - हाउस
- एसेट - कार वी
- एसेट - कार एच
- वित्तीय।
- करार
- बैंकिंग
- श्रेय
- वित्तीय नियोजक
- बीमा
- निवेश
- करों
- कानूनी
मैं हमारी फाइलों को व्यवस्थित करें व्यक्ति या संपत्ति के आधार पर और फिर चाहे वह वित्तीय, कानूनी या अन्य हो - वे श्रेणियां परिवार के लिए सांप्रदायिक हैं। मैं कर कर सकता हूं या निवेश का प्रबंधन कर सकता हूं, लेकिन वे पारिवारिक संपत्ति हैं और इसलिए व्यापक श्रेणी के अंतर्गत आते हैं।
NS व्यक्ति मेडिकल रिकॉर्ड जैसे व्यक्ति के लिए विशिष्ट दस्तावेज होते हैं।
संग्रह उन दस्तावेज़ों के लिए एक कैच-ऑल है जिनकी हमें अब आवश्यकता नहीं है, जैसे कि फ़ोल्डर एसेट - कार सी हमने टोयोटा को बेचने के बाद सीएलिका कई साल हो गए हैं जब हमारे पास कार थी, इसलिए यदि आवश्यक हो तो मैं पूरे फ़ोल्डर को हटा सकता था, लेकिन यह देखते हुए कि भंडारण कितना सस्ता है... एह, दोनों क्यों।
मूल को काट दो अगर…
किसी दस्तावेज़ को डिजिटाइज़ करने का अर्थ है कि मुझे अब कुछ अपवादों के साथ मूल दस्तावेज़ की आवश्यकता नहीं है। मेरा सामान्य नियम यह है कि यदि इसकी सरकार द्वारा जारी, नोटरीकृत, संपत्ति, कर, या ऋण को कवर करता है तो इसे रखें। आप बाकी सब कुछ काट सकते हैं।
यदि आप अपने आप को बहुत सारे कागज़ के साथ पाते हैं, और आपको अधिक जटिल नियम पसंद हैं, तो यहाँ कुछ नियम दिए गए हैं कौन सा भौतिक कागज काटना है और क्या रखना है (याद रखें, आपके पास अभी भी हर चीज की डिजिटल प्रतियां हैं मामला):
- SHRED जो कुछ भी आपको मासिक मिलता है - बैंक स्टेटमेंट, क्रेडिट कार्ड स्टेटमेंट, उपयोगिता बिल, आदि। - जब आपको अगला मिल जाए
- आपके द्वारा भुगतान किए जाने के बाद एक वर्ष के लिए ऋण दस्तावेज़ (विशेषकर पुष्टिकरण) रखें।
- आपके द्वारा दाखिल किए जाने के बाद 7 वर्षों तक टैक्स रिटर्न और सहायक दस्तावेज रखें।
- किसी संपत्ति (कार, घर, आदि) से संबंधित दस्तावेज़ तब तक रखें जब तक आप उसके स्वामी हों।
- सरकार द्वारा जारी दस्तावेज़, जैसे जन्म और मृत्यु प्रमाण पत्र, विवाह लाइसेंस, - हमेशा के लिए रखें
- कुछ भी रखें जो आपको लगता है कि प्रतिस्थापित करना मुश्किल होगा।
दस्तावेजों का भंडारण
अपने घर में एक अच्छी सुरक्षित जगह खोजें, आग से सुरक्षित रखें, और अपने दस्तावेज़ों को तिजोरी में चिपका दें।
कार्यालय आपूर्ति स्टोर पर आपको जो तिजोरी मिलती है वह शायद हो सकती है एक चुंबक के साथ पांच सेकंड में फटा, इसलिए सुरक्षा के लिए इस पर भरोसा न करें। आप इसे अग्नि सुरक्षा के लिए चाहते हैं, इसलिए इसे दीवार पर पेंटिंग के पीछे छुपाएं। 🙂
डिजिटल प्रतियों के लिए, सुनिश्चित करें कि उनका बैकअप कहीं और है, अधिमानतः स्वचालित रूप से और केवल दो स्थानों पर। हम अपने दस्तावेज़ों को एक पोर्टेबल हार्ड ड्राइव पर संग्रहीत करते हैं, जिसका स्वयं दूरस्थ रूप से बैकअप लिया जाता है।
यदि आप उन्हें स्थानीय रूप से संग्रहीत नहीं करना चाहते हैं, या आप चाहते हैं कि कई लोग दस्तावेज़ों तक पहुंच सकें (एक पोर्टेबल हार्ड ड्राइव आदर्श नहीं है), तो आप ड्रॉपबॉक्स जैसी किसी चीज़ का विकल्प चुन सकते हैं।
एक बार जब आप ऐसा कर लेते हैं, तो आपको यह पसंद आएगा कि आपके वित्तीय दस्तावेज़ कितने हल्के और हवादार दिखाई देंगे। 🙂
अपने वित्तीय दस्तावेजों को संरक्षित और व्यवस्थित करने के लिए आपकी क्या रणनीतियां हैं? मैं हमेशा अपनी प्रक्रिया में सुधार करना चाहता हूं इसलिए मुझे आपकी बात सुनना अच्छा लगेगा।