Comment effectuer la paie pour votre petite entreprise [Le guide ultime]

Halors que votre entreprise s'est développée au point qu'il est temps d'embaucher de l'aide? D’un côté, c’est une excellente nouvelle. Mais, d’un autre côté, la paie des propriétaires de petites entreprises ajoute une autre couche de complexité à la gestion de votre entreprise.

La plupart des propriétaires de petites entreprises n’ont aucune expérience en ressources humaines, en comptabilité ou en tenue de livres. Alors, comment pouvez-vous mettre en place un système de paie qui vous permet de rester du bon côté de l’IRS sans consommer trop de votre temps précieux ?

Avoir des employés W-2 signifie que vous devrez vous occuper de la paie. En plus de payer leur salaire, vous devrez fournir une indemnisation des accidents du travail et une assurance chômage. Vous serez également responsable du paiement de la moitié de leurs taxes de sécurité sociale et d’assurance-maladie. Vous devrez calculer leurs retenues d’impôt sur le revenu, soumettre les impôts et déposer les rapports au gouvernement à temps. Vous pouvez faire tout cela avec un logiciel de paie ou un fournisseur de services de paie complet.

Qu’est-ce que la paie ?

Le terme « paie » peut signifier beaucoup de choses. Mais, au sens le plus général, la paie est le processus par lequel une entreprise calcule et envoie la paie à ses employés.

Le système de paie d’une entreprise impliquera les mécanismes utilisés pour suivre les heures et les congés des employés, la méthode et le calendrier par quels paiements sont versés et les outils utilisés pour calculer la retenue d'impôt d'un employé et l'envoyer à l'IRS par le délais.

Exigences de la paie

Avoir des employés W-2 signifie s'occuper de la paie. Si vous avez des employés horaires, ils soumettront leurs heures pour chaque période de paie et vous devrez payez-les selon le calendrier que vous avez préalablement déterminé – généralement hebdomadaire, bihebdomadaire ou bimensuel.

Calculer la masse salariale signifie déterminer le salaire brut des employés, puis retenir les impôts sur le revenu, la sécurité sociale et l'assurance-maladie.

Les impôts retenus doivent ensuite être soumis au gouvernement selon un calendrier défini. Pour la plupart des petites entreprises, cela sera requis mensuellement. Toutefois, pour les grandes entreprises, cela peut être requis aussi souvent qu’une fois par semaine.

Des rapports trimestriels sont également requis. Vous devez déposer un formulaire 941 chaque trimestre. Ce formulaire indique au gouvernement fédéral le montant de la masse salariale que vous avez payé ainsi que le montant d'impôt sur le revenu que vous avez retenu et soumis. Des dépôts d'État seront également requis, alors vérifiez auprès de votre État leurs formes et leurs dates.

Vous devrez également envoyer des rapports annuels. Vous devrez traiter des W-2 pour vos employés et pour le gouvernement. Vous devez également envoyer un formulaire 940 au gouvernement fédéral pour les impôts fédéraux sur le chômage – et vous devrez peut-être le faire plus fréquemment en fonction du montant de votre masse salariale au cours de l'année.

Quel est le coût du personnel ?

Le coût d’avoir des employés ne se limite pas à leur salaire. Vous aurez des coûts supplémentaires tels que des taxes supplémentaires, une assurance et un service de paie.

Impôts

Lorsque vous embauchez quelqu'un pour travailler pour vous, 15,3 % de son salaire est versé aux charges sociales. Celui-ci est composé de 12,4 % pour la sécurité sociale et de 2,9 % pour Medicare.

Les entrepreneurs paient eux-mêmes la totalité de ce montant. Mais les salariés n’en paient que la moitié eux-mêmes et leur employeur est tenu de payer l’autre moitié. Ainsi, lorsque vous versez leur salaire à vos employés, vos coûts sont en réalité 7,65 % plus élevés.

Par exemple, si votre employé gagne 1 000 $ par semaine. Votre coût réel est de 1 076,50 $ par semaine.

Assurance

Vous devez souscrire à la fois une assurance chômage et une assurance contre les accidents du travail.

L'assurance chômage est versée à l'État et offre des prestations aux travailleurs licenciés. Vos tarifs seront fixés en fonction de votre niveau de risque. Si vous travaillez dans un secteur qui connaît de nombreux licenciements, comme l’aménagement paysager ou d’autres secteurs saisonniers, vos taux seront plus élevés que dans un secteur qui ne connaît généralement pas de licenciements élevés. Vos tarifs seront également déterminés par la masse salariale que vous payez. Plus votre masse salariale est importante, plus vos coûts sont élevés.

Vous pouvez maintenir vos tarifs personnels autant que possible en évitant les licenciements et en luttant contre les réclamations illégitimes. Parfois, des employés mécontents tentent de déposer une demande de chômage après avoir été licenciés. Ne permettez pas cela. Tous ceux qui déposent une réclamation contre votre entreprise avec succès augmenteront vos tarifs. S’ils n’ont pas droit aux prestations, faites de votre mieux pour qu’ils ne soient pas couverts par votre police.

L’assurance contre les accidents du travail est versée à une compagnie d’assurance (ou parfois à l’État) et couvre les employés s’ils se blessent au travail. Encore une fois, vos tarifs sont fixés en fonction de votre niveau de risque. Plus votre secteur d’activité est dangereux, plus vos tarifs seront élevés. Et tout comme pour l’assurance chômage, vos tarifs personnels seront également basés sur le montant de votre masse salariale.

Vous pouvez maintenir vos tarifs bas en appliquant les précautions de sécurité requises pour votre type de travail. Évidemment, vous ne voulez pas que vos employés soient blessés quoi qu’il arrive… mais maintenir les taux d’indemnisation de vos travailleurs à un niveau bas est un avantage supplémentaire.

Votre employé ne supporte aucun de ces frais. Le chômage et l’indemnisation des accidents du travail sont tous deux payés à 100 % par l’employeur.

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Service de paie

De nombreux calculs entrent en ligne de compte dans la paie. Il ne s’agit pas simplement d’un taux horaire multiplié par les heures travaillées. Pour cette raison, vous aurez besoin d’une sorte de service de paie pour faire ce calcul. Non seulement le service de paie calculera la retenue d’impôt sur le revenu du salarié, mais il calculer leurs (et vos) taxes de sécurité sociale et d'assurance-maladie, ainsi que l'assurance chômage frais.

Si la politique d’indemnisation des accidents du travail relève de l’État, celui-ci le calculera également. Si votre politique d’indemnisation des accidents du travail concerne une entreprise privée, vous traiterez probablement directement avec elle et ce coût ne sera pas calculé par votre service de paie.

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Comment configurer la paie pour la première fois ?

Vous devrez rassembler quelques documents avant de pouvoir lancer votre système de paie. Vous devrez également réfléchir à votre politique de conservation des dossiers et à votre fréquence de paiement.

De quels documents de paie ai-je besoin ?

La mise en place de la paie pour les propriétaires de petites entreprises nécessite qu'ils demander un numéro d’identification d’employeur (EIN) auprès de l’IRS. L’obtention d’un EIN est gratuite et ne devrait pas vous prendre plus de 5 minutes. Dans certains États, vous devrez peut-être également demander un EIN d'État.

Si vous avez une LLC ou une société, vous avez déjà un EIN.

Lorsqu'il s'agit de vos employés, chacun d'entre eux devra remplir un W-4. Ceci est important car il vous indique le montant d’impôt que vous devez retenir au nom de votre employé sur chaque chèque de paie. Chaque employé devra également remplir un formulaire I-9 pour vérifier leur identité.

Vous aurez également besoin d’au moins vos taux d’assurance-chômage et peut-être des taux d’indemnisation de vos travailleurs.

Enfin, vous devrez créer un système pour suivre les heures de vos employés. Techniquement, cela pourrait être aussi simple qu’une feuille de connexion. Un système de carte de pointage est populaire auprès de nombreuses petites entreprises. Mais si vous travaillez à distance, un système de suivi par ordinateur ou par téléphone peut être plus efficace.

Quelle devrait être ma politique de conservation des dossiers de paie ?

La Fair Labor Standards Act (FLSA) exige que les employeurs conservent plusieurs documents liés à la paie pendant au moins trois ans. Ces documents sont :

• Nom complet et numéro de sécurité sociale de l’employé
• Adresse (y compris le code postal)
• Date de naissance (si moins de 19 ans)
• Sexe et profession
• Date d'embauche
• Heure et jour de la semaine où commence la semaine de travail de l’employé
• Heures travaillées chaque jour
• Nombre total d'heures travaillées chaque semaine de travail
• Base sur laquelle le salaire du salarié est payé
• Taux de rémunération horaire régulier
• Gains totaux quotidiens ou hebdomadaires au taux normal
• Rémunération totale des heures supplémentaires pour la semaine de travail
• Tous les ajouts ou déductions sur le salaire du salarié
• Salaire total versé à chaque période de paie
• Date de paiement et période de paie couverte par le paiement

Pour plus d'informations sur les exigences de conservation des dossiers, consultez cette fiche d'information du ministère du Travail.

Quelle fréquence de paie choisir ?

À quelle fréquence paierez-vous vos employés? Les payer chaque semaine garantit que vous ne rencontrerez aucun problème de conformité, mais c’est aussi la solution la plus exigeante en main-d’œuvre. Si vous souhaitez payer moins souvent que chaque semaine, vérifiez auprès de votre Département d'État du Travail pour connaître les fréquences de paiement minimales de votre État.

Si vous êtes autorisé à choisir des échéanciers de paie bimensuels ou bihebdomadaires, l’une ou l’autre option vous causera moins de maux de tête qu’une fréquence de paiement hebdomadaire. Mais ils présentent chacun quelques avantages et inconvénients, comme indiqué ci-dessous.

Hebdomadaire

Avec un calendrier de paie hebdomadaire, vos employés sont payés le même jour chaque semaine. Un horaire typique ressemblera à ceci: ils soumettent leurs heures en fin de journée le vendredi pour les heures travaillées cette semaine-là. Vous disposerez ensuite de quelques jours pour traiter la paie et ils recevront leur chèque le vendredi suivant.

Ce calendrier de paiement est typique des travailleurs les moins bien payés.

L'avantage de ce barème est que les employés sont payés plus fréquemment. Cela peut leur permettre de gérer plus facilement leur trésorerie.

L’inconvénient est que vous devrez traiter la paie chaque semaine, quoi qu’il arrive. Même si vous êtes en vacances ou malade, vous aurez toujours cette responsabilité ou vos employés ne seront pas payés.

Semi-mensuelle

Avec un barème de rémunération bimensuel, vous payez les employés les deux mêmes jours calendaires de chaque mois, par exemple le 1er et le 15. Pour la paie des propriétaires de petites entreprises, un calendrier bimensuel peut faciliter la planification de vos autres dépenses en fonction de vos dates de paie.

Cet horaire fonctionne mieux pour les employés qui reçoivent un salaire plutôt qu'un salaire horaire.

Cependant, un calendrier de paie bimensuel présente des inconvénients. Le premier problème est que les salaires ne seront pas exactement les mêmes. Le nombre de jours et d'heures travaillés au cours de la première période de paie peut être légèrement supérieur ou inférieur à celui de la seconde.

Le deuxième inconvénient d’un horaire bimensuel est que le jour de paie tombera à différents jours de la semaine chaque mois. Un jour de paie peut être mardi, le vendredi suivant et le lundi suivant. Du côté de l’employeur, cela peut rendre difficile la planification d’un délai cohérent pour le traitement de la paie. Et du côté des salariés, si le jour de paie tombe un week-end ou un jour férié, cela peut entraîner un retard de paiement.

Bihebdomadaire

Avec une structure de paie bihebdomadaire, les employés sont simplement payés toutes les deux semaines. Pour l’employeur, cela vous aide à mettre en place des processus de paie récurrents. Et, pour l'employé, il peut compter sur un chèque de paie sur son compte bancaire un jeudi, un vendredi ou quel que soit le jour que vous fixez.

Le seul inconvénient de la paie aux deux semaines est qu’il y a certains mois où vous devrez effectuer trois paiements à vos employés au lieu de deux. Et, d’un point de vue comptable, vos dépenses salariales seront plus élevées ce mois-là que les autres.

Différence entre les employés et les travailleurs contractuels

Puisque nous parlons de paie pour les propriétaires de petites entreprises, il est important de déterminer si vous devez ou non configurer la paie. Si vous travaillez uniquement avec des entrepreneurs indépendants, ce n’est pas le cas. Comment savoir si les personnes qui travaillent pour vous sont des salariés ou des entrepreneurs? Selon l’IRS, tout dépend du degré d’indépendance du travailleur.

Le travailleur fixe-t-il ses propres horaires et fournit-il ses propres outils et fournitures? Si tel est le cas, ils peuvent être considérés comme un entrepreneur indépendant. De plus, les entrepreneurs indépendants ont tendance à se concentrer davantage sur des projets. Si quelqu’un effectue une myriade de tâches pour vous chaque jour, il y a de fortes chances que l’IRS le considère comme un employé.

Pour en savoir plus sur les facteurs qui déterminent le statut d'employé W-4 ou d'entrepreneur W-9, lire les directives de l'IRS.

Avez-vous des employés W-4 ?

Si tel est le cas, continuez à lire ce guide sur la paie pour les propriétaires de petites entreprises. Toi volonté devez mettre en place un système de paie et assurez-vous de suivre toutes les directives de l’IRS concernant la fréquence des paies, la conservation des dossiers et la retenue d’impôt.

Avez-vous des travailleurs sous contrat W-9 ?

Vous n’avez pas besoin de faire la paie si vous n’avez que des travailleurs sous contrat W-9. Au lieu de cela, vous les payez selon les moyens et la fréquence sur lesquels vous êtes tous deux d’accord. Et vous n’avez pas à vous soucier de la retenue d’impôt. Vous aurez cependant besoin que l’entrepreneur remplisse son W-9. Et si vous payez plus de 600 $ à des entrepreneurs au cours de l’année, vous devrez leur envoyer un 1099-MISC à la fin de l’année.

Comment dois-je gérer la paie de ma petite entreprise ?

Il existe deux manières principales de gérer la paie de votre petite entreprise: un service ou un logiciel. La principale différence entre les deux services est qu'un service remettra les taxes et soumettra les formulaires au gouvernement selon le bon calendrier.

Voici les avantages et les inconvénients de chacun.

Dois-je effectuer la paie avec un service ?

Bien qu’il s’agisse de l’option la plus coûteuse des deux, l’avantage de cette option est que votre casse-tête en matière de paie tombe à zéro. Vous fournirez des informations sur les employés, telles que les salaires et les informations W-4, ainsi que le calendrier de rémunération, et le fournisseur de services s'en chargera à partir de là.

Vous devrez toujours vous présenter au service à chaque période de paie et « traiter » la paie. Mais cela ne prend souvent que quelques clics et ne devrait pas prendre plus de quelques minutes. Pour les employés horaires, vous devrez saisir leurs heures pour chaque période de paie.

À partir de là, le prestataire de services s’assure que la paie est traitée à temps et que toutes les déclarations et déclarations fiscales sont envoyées selon les bons horaires. Ils s’occuperont également de tous les problèmes IRS qui pourraient survenir.

Ils disposent souvent de systèmes pour suivre des éléments tels que le suivi du temps, l'accumulation et l'utilisation des vacances, les cotisations 401(k), etc.

Si vous comptez 10 employés ou plus, faire appel à un service de paie pourrait être une bonne idée. Mais si vous avez une petite entreprise, un fournisseur de services de paie complets peut être un peu plus que ce dont vous avez besoin.

Dois-je effectuer la paie avec un logiciel ?

Un logiciel de paie effectuera les calculs de paie pour vous. Il calculera les retenues correctes sur le chèque de chaque employé et suivra le montant que vous devez au gouvernement. Vous êtes responsable de l’envoi effectif des retenues fiscales et de la soumission des formulaires corrects à temps.

Lorsque vous utilisez un logiciel de paie, vous devrez émettre vos propres chèques. Ou, avec certains fournisseurs de logiciels de paie comme Paie Square, vous pouvez même configurer le dépôt direct.

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Quelles sont les options du logiciel de paie de ma petite entreprise ?

Que vous ayez déjà fait la paie ou non, vous souhaitez choisir un logiciel doté des outils et des ressources nécessaires pour payer votre équipe en toute confiance, ce qui facilitera votre vie de propriétaire de petite entreprise !

Une recherche rapide sur Google fera apparaître des dizaines de sociétés de logiciels de paie performantes. Certaines des options populaires incluent Square, QuickBooks, Gusto, Wave Payroll, SurePayroll et Patriot Software Payroll.

Chacun a son propre ensemble de fonctionnalités, mais seulement Carré vous permet de démarrer pour 5 $ si vous n'avez que quelques entrepreneurs. Square est également le seul logiciel à fournir un écosystème complet d'outils pour vous aider à gérer votre entreprise.

De plus, si vous utilisez déjà Square pour le traitement de vos paiements, il est alors facile de profiter de leur service de paie.

L'essentiel

La paie des propriétaires de petites entreprises peut sembler effrayante au premier abord. Mais avec les outils appropriés, vous pouvez mettre en place un système de paie fiable en un rien de temps. Pour plus d'idées et de conseils pour organiser les finances de votre petite entreprise, assurez-vous de lire le Principaux piliers financiers de la création d’une start-up.