Planification d'une conférence de deuxième année: FinCon

Comme l'année dernière, si vous suivez mon fil Twitter, vous avez probablement vu une avalanche de tweets #FinCon12 au cours des dernières semaines.

C'est parce que je viens de terminer la deuxième FinCon.

Cet article couvrira les détails de la planification d'une conférence de deuxième année, et récapitulera une partie du plaisir que nous avons eu à #FinCon12.

La première conférence était très amusante et les participants en redemandaient (en fait, je pense que la conférence de la première année était trop courte, nous avions donc beaucoup d'énergie accumulée).

Quelques jours seulement après la conférence de 2011, j'ai commencé à planifier la #FinCon12.

Vous devez vraiment commencer tout de suite car l'espace de réunion de l'hôtel va vite et vous voulez vraiment capturer l'énergie restante de l'événement précédent.

Notez que c'est quelque chose dont les conférences à emplacement fixe n'ont pas vraiment à s'inquiéter.

Emplacement, emplacement, emplacement

En parlant d'emplacements, j'ai décidé de déplacer FinCon vers un autre emplacement. Je suis reconnaissant pour notre expérience à Schaumburg, IL l'automne dernier, mais les participants voulaient un endroit différent pour #FinCon12. Comment puis-je savoir? Eh bien, j'ai répondu à un sondage après la conférence et l'une des questions que j'ai posées était de savoir où voulez-vous organiser la conférence de l'année prochaine.

L'écrasante majorité des participants ont déclaré qu'ils voulaient un emplacement à distance de marche d'autres choses: restaurants, bars, magasins, activités. En gros, ils le voulaient au cœur de la ville.

Obtenir le bon prix

En plus des questions sur l'emplacement, j'ai également demandé aux participants ce que leurs réflexions portaient sur le prix des chambres d'hôtel. Il s'avère que 99 $ est l'endroit idéal pour garder la plupart des participants à l'hôtel principal de la conférence plutôt que de sauter du navire pour trouver un autre logement.

C'est essentiel à mon avis car cette équipe est tellement soudée qu'elle veut être ensemble tout le week-end, pas seulement pendant les sessions. Ainsi, le prix de 99 $ les maintient dans le même hôtel où ils peuvent passer du temps plus longtemps après les sessions, se détendre dans le dans le hall et rendez-vous au bar de l'hôtel tard dans la nuit sans avoir à vous soucier du transport où qu'ils soient rester.

Cela peut sembler trivial pour certains organisateurs de conférences ou participants réguliers à des conférences d'affaires, mais je considère cela comme un élément essentiel pour maintenir l'atmosphère de camp à FinCon. C'est la même raison pour laquelle j'ai refusé les magnifiques installations du centre-ville de Chicago à Morningstar l'année dernière.

Mile High Hébergement

Comme vous pouvez l'imaginer, il n'y a pas beaucoup de villes de taille décente aux États-Unis qui ont un hôtel de conférence qui peut être acheté pour 99 $. San Diego (une sélection de participants populaire) et Chicago n'ont tout simplement pas ce genre d'accord. Heureusement, Denver l'a fait.

Nous avons donc choisi Denver et cela s'est avéré être une décision solide. Bien sûr, la décision n'a pas été aussi facile que je l'avais laissé entendre. Il y a une tonne de facteurs: disponibilité de l'hôtel, dates acceptables, forfaits d'espace de réunion, etc. que tout doit être négocié.

Semblable à 2011, je me suis tourné vers les services de Carolyn Coughlin de Helms-Brisco qui a fait un autre travail solide en me présentant mes options. Pour info, Carolyn est payée un % par l'hôtel pour m'avoir fait venir.

Apportez les gros canons

À la fin de la conférence de l'année dernière, j'étais battu. Être la plaque tournante de l'information pour plus de 250 participants, 25 sponsors et d'innombrables fournisseurs et gestionnaires d'installations coûte cher. J'étais épuisé. J'ai juré que je ne le ferais plus de cette façon et que je chercherais plus d'aide pour gérer le processus.

Tout d'abord, les parrainages. je me suis tourné vers Michael, qui gère les publicités (et bien d'autres choses) pour PT Money. Il convenait parfaitement et a fait un excellent travail non seulement en rapportant plus d'argent de parrainage, mais en offrant plus de valeur aux sponsors: Ally Bank, Chase, Fidelity, etc.

La seule chose que j'avais à faire était de déposer les chèques. Michael est un naturel pour ce genre de choses et je n'aurais pas pu refaire FinCon sans qu'il s'occupe de cet aspect. Michael et moi avons décidé de gérer les soirées un peu différemment cette année.

Pour nous faciliter la tâche, nous avons vendu les droits d'événements exclusifs en soirée plutôt que d'essayer de planifier quelque chose nous-mêmes. Cela a libéré beaucoup de temps que Jessica et moi n'avions pas, et cela a fini par créer des expériences uniques (comme le Allumez FinCon un événement).

Vient ensuite l'administration. Jessica est mon assistante virtuelle, elle travaille donc pour moi cinq heures par semaine, quelle que soit la FinCon. Mais cette année, je l'ai amenée à temps double en juin (par opposition à juste un mois avant l'année dernière), et en août, je l'ai fait consacrer toutes ses heures à FinCon. Elle avait besoin de chaque heure aussi après que je lui ai confié le rôle de coordinatrice du magazine de la conférence.

C'est vrai, nous avons décidé d'ajouter un magazine de conférence au mélange. Il a été bien reçu, mais c'était une dépense énorme et une perte de temps considérable. Jessica et moi nous tirions parfois les cheveux. Nous devrons repenser cet élément à l'avenir pour le rendre plus efficace.

Jessica a fait bien plus que le magazine. Elle a coordonné le projet de service de conférence avec la ville de Denver, elle a géré la liste de contrôle et m'a aidé à gérer le calendrier, elle a organisé tous les préparatifs de voyage du conférencier et du personnel, elle a coordonné avec l'hôtel la restauration du menu, et elle a fait beaucoup, beaucoup Suite.

Répondre aux besoins audiovisuels est toujours un défi. J'ai également demandé de l'aide ici dès le début. Justin, qui s'est occupé de l'audio l'année dernière, est mon homme de prédilection. Il a monté la vidéo promotionnelle post-conférence que je crédite d'avoir vendu 50 % des billets pour la conférence de cette année. Il a parfaitement capturé la scène de la #FinCon11 avec cette vidéo.

Justin a également voyagé avec moi à Denver pour inspecter les installations avant la conférence de cette année et il négocié avec succès le contrat audiovisuel en deçà de notre budget de 25 000 $ (il nous a fait économiser plus de 20 000 $). Les coûts AV, IMO, sont la plus grosse arnaque en matière de conférence. Ils vous ont captif à l'hôtel et les contrats sont chargés de pénalités pour l'utilisation de fournisseurs extérieurs.

Mais Justin a éliminé tout le fouillis, a utilisé des offres concurrentes pour réduire les coûts, a mené des négociations difficiles et nous a maintenus bien en deçà du budget. Il l'a également écrasé lorsqu'il s'agissait de gérer l'audiovisuel lors de la conférence et a fait un travail professionnel en transformant rapidement tous les fichiers audio, vidéo et diapositives des sessions de cette année.

Justin et Jessica ont également embauché et géré leur propre petit personnel lors de la conférence. Mec, je dois payer ces gars plus.

N'oubliez pas les visuels de la conférence. Tout comme l'année dernière, je me suis tourné vers mon ami Pete pour gérer le conception initiale du logo. Il m'a donné exactement ce que je cherchais. Ensuite, je me suis tourné vers mon ami et assistant local, Ryan, pour gérer toute la signalétique (sur scène, affiches, toile de fond pas à pas, badges, etc.).

Ryan était au milieu de sa propre transition. Il est maintenant à temps plein missionnaire aux Bahamas (pour de vrai!). Principalement à cause de ma mauvaise planification, je terminais les choses avec lui alors qu'il était aux Bahamas sans connexion Internet.

Cela a fait un mois dernier intéressant. Dans la panique, je me suis tourné vers l'artiste local et ami Jeb qui possède un entreprise de t-shirts sur le thème du Texas, pour faire les t-shirts de la conférence. Ils ont réussi à faire quelque chose de vraiment sympa en quelques semaines.

Le dernier point était le contenu sur scène. J'ai gardé cette responsabilité, mais je me suis toujours tourné vers la communauté pour soumettre des idées et voter sur les sessions qu'ils voulaient voir. Je suis également allé chercher un ou deux haut-parleurs que je savais vouloir à nouveau sur scène, ou pour la première fois.

Je voulais que la conférence de cette année contienne certains des mêmes éléments que la dernière, mais ne soit pas une répétition exacte. Je savais donc qu'il serait important de faire venir une grande voix extérieure. Nous avons eu la chance d'avoir Liz Weston, expert en finances personnelles et auteur populaire, y assister.

Liz a été fantastique dans son discours et a vraiment apporté un air de professionnalisme et de crédibilité que les participants ont apprécié.

Parmi les autres conférenciers de la scène principale figuraient J.D. Roth (de Devenir riche lentementPlus que de l'argent), Adam Baker (de ManVsDebt.com), Greg Go (de WiseBread.com) et Jim Wang (de Négocier.com) qui a dirigé un groupe d'experts. C'est tellement merveilleux d'avoir ces stars de la communauté qui participent comme ça.

Même si j'avais toute cette aide en personnel, j'étais toujours absorbé par la liste des tâches de la conférence au cours des semaines précédant la #FinCon12. Il y a tellement d'autres choses que je pourrais sous-traiter ou confier à des bénévoles.

Mais je lutte avec ça. D'autant plus que l'événement approche. Je commence à tout intérioriser et je me dis de travailler plus fort et plus vite pour tout faire. Je suppose que d'une certaine manière, je suis un peu perfectionniste, alors je tiens les rênes trop serrées. Je vais m'améliorer.

Parmi les autres personnes qui ont donné de leur temps à la conférence pour aider: Carrie Rocha (de PocketYourDollars.com), John Philbin (de PowerWallet.com), et tant d'autres qui tenaient un appareil photo, des sacs de butin rembourrés, des badges assemblés, des chaises, des pancartes, etc. Merci à tous!

Quant à la conférence elle-même, la #FinCon12 a été un succès. Les participants ont apporté leur énergie habituelle, les conférenciers ont dépassé les attentes, les bénévoles devant les caméras et le sac de butin la farce a fait un travail fantastique, et la ville de Denver (et le Grand Hyatt) s'est avérée être l'idéal emplacement.

Éléments ajoutés en deuxième année

Je suis vraiment fier de certaines des améliorations que nous avons apportées au cours de la deuxième année. Nous avons dépensé de l'argent de manière à profiter à la fois à la communauté et à promouvoir la conférence.

Connexion FinCon – J'ai déjà mentionné le magazine de la conférence, FinCon Connection, qui sert à la fois de guide de conférence et de ressource de l'industrie. Le magazine deviendra également un outil marketing naturel à l'avenir. Notre plan est de le publier tous les six mois (cela nous donne un magazine post-conférence et un magazine/guide pré-conférence).

FinCon locale - J'ai également créé ce que l'on appelle la FinCon Local, où les participants à la FinCon et d'autres personnes peuvent se réunir périodiquement dans leur ville pour maintenir la conversation sur la conférence tout au long de l'année. Cela est géré de manière lâche comme il se doit, mais cela aide certainement à faire de FinCon le leader des connexions de blogueurs financiers hors ligne.

Billets virtuels - J'ai entendu dire par quelques-uns des participants de l'année dernière qu'ils détestaient manquer la conférence de cette année. Quelques-uns ont mentionné qu'ils aimeraient voir des vidéos et des diapositives de la conférence. Donc, une fois la conférence épuisée, j'ai mentionné que nous vendrions des billets virtuels.

Comme ce choix n'était pas disponible pour tout le monde au départ, j'ai senti que je devais garder le prix du billet le même que celui du billet régulier. Après un peu de promotion, je n'ai vendu qu'une poignée de billets virtuels. L'année prochaine, je sauterai la poussée et je les proposerai simplement à la vente pour tous ceux qui se renseignent.

Sacs de butin - Après le gros effort de l'année dernière, j'avais décidé de sauter le rembourrage du sac de butin, de donner aux participants un fourre-tout vide et de laisser les participants obtenir le butin qu'ils voulaient aux tables d'exposition. Quelques mois plus tard, j'ai pensé à une idée qui me permettrait de toujours offrir du swag dans les bacs, de redonner un peu d'amour aux haut-parleurs et de ne pas avoir à faire de travaux.

Je mets les haut-parleurs en charge de bourrer les bacs. Le hic, c'est qu'eux seuls pouvaient mettre quelque chose dans le fourre-tout. Ils pourraient mettre quelque chose à eux dans le fourre-tout ou contacter un annonceur pour échanger la valeur. De nombreux intervenants ont profité de cette opportunité et ont fini par financer leur voyage à la FinCon12. J'ai aimé cette idée et je pense que nous allons continuer, avec des limites, bien sûr.

Utilisation des médias sociaux – En ce qui concerne l'utilisation des médias sociaux, la conférence a un la page Facebook, un blog, un compte YouTube (pour libérer lentement les sessions de l'année précédente), et même un compte Pinterest, qui font tous un bon travail de promotion de la conférence auprès des utilisateurs engagés.

Mais la grande branche des médias sociaux de FinCon est mon compte Twitter et le balise de hachage #FinCon12. Twitter est l'endroit où je me concentre. Pourquoi? Parce que les entrepreneurs Internet se parlent sur Twitter.

J'ai utilisé la balise de hachage #FinCon12 de manière si constante qu'elle est devenue un pilier de la communication avec les participants à la conférence.

Nous avons même atteint le sommet de la liste des tendances Twitter pendant le week-end de la conférence.

C'était une tendance localisée, mais c'était quand même impressionnant à voir. Dans l'ensemble, le hashtag #FinCon12 a enregistré plus de 13,5 millions d'impressions et a touché 1,3 million de personnes uniques sur 5 jours.

A l'avenir nous allons développer un groupe Facebook pour permettre aux plus naturels avec Facebook d'avoir un hub.

Relations publiques traditionnelles – J'ai investi dans un petit travail indépendant de relations publiques pour #FinCon12. J'ai pensé que j'avais besoin d'une approche plus active pour attirer l'attention des médias sur la conférence. Cela rend évidemment la conférence plus attrayante pour les conférenciers, les participants et les sponsors.

Et ça a marché! Nous avons été repris par deux filiales locales, avons attiré l'attention de quelques médias en ligne et avons obtenu une tonne de liens provenant de divers points de vente qui ont repris le communiqué de presse. Je vais continuer à investir un peu dans ce domaine et, espérons-le, commencer le processus beaucoup plus tôt l'année prochaine afin que nous soyons repris par encore plus de points de vente.

Outils qui exécutent FinCon

Les outils que j'ai utilisés pour animer la conférence étaient :

• Aweber.com pour construire la liste de diffusion initiale,
• WordPress.org (bien sûr) pour gérer le site Web et le blog de la conférence,
• Google Drive (anciennement Docs) pour la remise de l'enquête post-conférence et de tous les autres documents collaboratifs,
• Eventbrite.com pour la billetterie,
• Sched.org pour le programme de la conférence et l'application,
• MagCloud.com pour l'impression du magazine,
• Slideshare.net pour l'hébergement des diapositives,
• YouTube.com et Joueur principal pour héberger les vidéos,
• VisableTweets.com pour montrer l'activité Twitter en temps réel pendant l'événement, et
• TheEventHelper.com pour l'assurance événementielle.

Les finances de la #FinCon12

Tout comme l'année dernière, je vais lever le rideau sur les finances pour vous montrer ce qu'il faut pour organiser une conférence réussie. Voici les états financiers (quelques dépenses estimées) :

Article	Montant (2012)	Année précédente (2011)
Billets (400 participants)	42,874.75	25,000.00
Parrainages (20 parrains)	149,170.50	64,000.00
Revenu total	$192,045.25	89,000.00
Nourriture de l'hôtel	67,500.00	37,000.00
UN V	25,700.00	14,000.00
Personnel (paye, déplacements, repas, etc.)	20,750.00	10,000.00
Conférenciers (Voyage, etc.)	6,900.00	3,000.00
Magazine	6,500.00	0.00
Fourre-tout, badges, matériel promotionnel	4,500.00	1,500.00
Événements sociaux	4,250.00	1,200.00
Chemises	4,050.00	2,000.00
Scène et signalétique	3,700.00	1,000.00
Relations publiques et promotion	2,900.00	0.00
Frais Eventbrite et PayPal	2,825.00	2,000.00
Divers Voyage, repas, expédition, etc.	2,500.00	0.00
Service publique	2,180.00	5,000.00
Comptabilité	500.00	0.00
Logiciel et données	885.00	0.00
Assurance	340.00	200.00
Sécurité	320.00	0.00
Dépense totale	$156,300.00	77,900.00
Bénéfice total	$35,745.25	$11,100.00

Il y a beaucoup de choses que je pourrais dire sur ce profit. Je dirai simplement que je suis content de l'avoir, mais c'est probablement le maximum que je tirerai de cette conférence. Les autres avantages sont tout simplement trop précieux pour que je me donne la peine d'essayer d'en faire un succès financier à première vue. Cet argent ira dans le budget de la #FinCon13 et nous permettra d'en faire beaucoup plus l'année prochaine.

Et après?

Eh bien, j'analyse toujours les résultats de l'enquête post-conférence de cette année. Une fois que j'aurai terminé et envoyé tous mes remerciements et paiements, je commencerai le processus de configuration de la #FinCon13. J'ai définitivement les mains pleines cette année. La barre a été placée haut et pour que cette communauté revienne, je devrai suivre leur exemple et leur donner plus pour moins.

Deux choses qui me donnent confiance sont que j'ai l'impression de connaître les besoins du groupe et que j'ai des objectifs simples: aider les participants à se connecter et à apprendre. Si je fais ça, je pense que tout ira bien.

Une question sur la façon dont j'ai organisé la conférence? Tirez dans les commentaires ci-dessous.

Toutes les images sont une gracieuseté de Finances de la génération X. Les images situées au Groupe FinCon sur Flickr.com.