Examen en ligne de QuickBooks: directement à partir de mon comptable

Note de l'éditeur: j'utilise QuickBooks en ligne pour gérer la comptabilité de mon entreprise de blog et de conférence. Je me suis tourné vers mon comptable, Brad Case of Taylor & Associés, qui l'utilise tous les jours en mon nom, pour donner un avis rapide à toute personne intéressée à l'utiliser. Voici Brad…

RRéussir votre entreprise peut être très difficile. Faire la vente, fournir le service et/ou produire le produit peut (et devrait) consommer votre journée et celle de votre personnel.

Cela vous laisse peu de place pour suivre les dépenses/revenus et constituer une paie. Vous avez besoin que la comptabilité et la tenue de livres soient aussi simples que possible. Surtout quand la saison des impôts approche.

C'est là qu'intervient QuickBooks. QuickBooks d'Intuit a établi la norme pour les logiciels de comptabilité pendant des années et est le logiciel de comptabilité le plus vendu.

QuickBooks est disponible en deux versions, en ligne et de bureau. Les deux vous offrent des fonctionnalités de comptabilité robustes, mais la version de bureau ne peut être téléchargée que sur un seul ordinateur, tandis que la version en ligne est accessible partout où il y a une connexion Internet.

QuickBooks en ligne est un moyen abordable de gérer la comptabilité de votre petite entreprise. Il offre des fonctionnalités telles que le suivi des dépenses et des reçus, la gestion des factures, les estimations et la facturation. Accédez à tous vos besoins en matière de comptabilité, de taxes et de rapports de n'importe où avec une connexion Internet.

À propos de QuickBooks en ligne

Vous êtes probablement au moins familier avec le programme bien connu QuickBooks, qui est un incontournable du secteur de la comptabilité d'entreprise depuis de nombreuses années.

Voici une courte vidéo (moins de deux minutes) qui vous donnera une meilleure idée de la façon dont QuickBooks peut vous aider à gérer efficacement votre entreprise :

Étant donné que ce programme fait partie de la QuickBooks en ligne suite de programmes Internet, vous pouvez l'utiliser partout où vous avez accès à Internet. Utilisez-le dans la maison de votre famille ou de vos amis, dans un autre État, dans un restaurant ou un hôtel avec Wi-Fi, ou votre ordinateur portable sur votre lit si vous y avez le Wi-Fi, ou même sur votre smartphone ou appareil.

Cela peut vous aider à rester au courant des petits détails, car vous pouvez les gérer lorsque vous y pensez, plutôt que d'avoir à attendre la prochaine fois que vous êtes devant votre ordinateur.

Il est accessible depuis votre ordinateur, votre téléphone ou une tablette, ce qui le rend pratique lorsque vous avez une équipe. Vous pouvez également partager les détails des finances de votre entreprise avec votre comptable et vous aider à rester organisé.

Commencez avec QuickBooks en ligne ici.

Comment fonctionne QuickBooks en ligne ?

Lorsque vous vous inscrivez à QuickBooks en ligne, vous commencez par lier vos comptes bancaires au programme.

Ceci permet QuickBooks en ligne pour transférer automatiquement vos transactions dans le logiciel. Toutes les transactions restent dans une zone d'attente en attendant votre approbation. Une fois que vous avez approuvé la transaction, elle est ajoutée à vos livres réels. De là, vous pouvez catégoriser vos transactions.

Selon votre entreprise, votre catégorisation initiale peut prendre un peu de temps. Mais cela facilitera grandement la saison des impôts puisque vous n'aurez pas à réorganiser vos transactions. QuickBooks apprend également vos transactions au fur et à mesure. Par exemple, il apprendra que les frais de Home Depot sont toujours classés comme des fournitures et que les frais de 7 à 11 sont toujours du gaz.

De plus, vous pouvez créer des règles de transaction qui vous aideront à pré-catégoriser certaines transactions régulières. La transaction attendra toujours votre approbation dans la section d'attente, mais elle sera classée correctement et vous pourrez simplement cliquer sur « Ajouter ».

Il existe également une application mobile qui fonctionne avec les téléphones et tablettes iPhone, iPad et Android pour faciliter le suivi de votre entreprise.

Si vous avez QuickBooks Desktop et souhaitez passer à la version en ligne, Intuit vous facilite la tâche. Ils copient les données de votre version de bureau et les ajoutent en ligne. Cependant, vous ne pourrez pas synchroniser les deux versions. Ainsi, une fois que vous aurez effectué le changement, vous voudrez commencer à utiliser la version en ligne immédiatement.

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Utilisez QuickBooks en ligne en déplacement

Une des choses qui fait QuickBooks en ligne Shine, ce sont les fonctionnalités nomades incluses avec l'application pour smartphone. Par exemple, le programme vous permet de suivre et d'organiser instantanément les dépenses directement depuis votre téléphone.

Vous pouvez trier les dépenses de votre entreprise d'un simple glissement, ce qui rend le suivi des dépenses beaucoup plus facile et plus amusant. Vous pouvez également vous connecter aux applications que vous utilisez déjà pour une intégration transparente avec les outils déjà présents dans votre boîte à outils financière. Une autre fonctionnalité permettant de gagner du temps sur les smartphones et les tablettes est la possibilité d'organiser les reçus en prenant des photos d'eux.

Le programme entre les informations de transaction pour vous et associe et catégorise automatiquement les dépenses à partir du reçu. Il stocke et organise ensuite les photos des reçus afin que vous soyez prêt pour la saison des impôts.

La création et l'envoi de factures se font également sans effort avec l'application. Vous pouvez générer des factures directement depuis votre smartphone et garder un œil sur toutes les factures ouvertes afin de pouvoir envoyer des notifications de retard si nécessaire.

L'application vous avertit également lorsque votre facture est envoyée, consultée et payée, de sorte que vous n'aurez jamais à suivre manuellement qui vous doit quoi.

En rapport: Comment suivre vos dépenses

Fonctionnalités de QuickBooks en ligne

QuickBooks en ligne offre une suite robuste de fonctionnalités conçues pour répondre aux besoins des petites entreprises.

Bien que la version en ligne de QuickBooks ne soit pas aussi robuste que la version de bureau, elle offre plusieurs fonctionnalités intéressantes. Là où il y a des lacunes, le logiciel offre une intégration transparente avec un certain nombre d'applications pour améliorer les fonctionnalités.

Étant donné que QuickBooks Online est un logiciel basé sur le cloud, vous pouvez compter sur des mises à jour régulières des produits.

Ce que vous obtenez avec QuickBooks en ligne

Fonctionnalités disponibles avec la version en ligne de QuickBooks :

• La comptabilité simplifiée: Obtenez des téléchargements et une catégorisation automatiques en connectant vos comptes bancaires et de carte de crédit. Saisissez les transactions, enregistrez les dépenses, facturez les clients, envoyez des rapports et plus encore, où que vous soyez.
• Rapprochements bancaires: Réconciliez facilement les comptes bancaires et les transactions dans vos registres comptables.
• Taxe de vente: Obtenez des téléchargements et une catégorisation automatiques en connectant une carte de crédit et des comptes bancaires. Utilisez la calculatrice intégrée pour ajouter la taxe de vente pour des milliers d'États, de villes et de comtés à partir de la base de données QuickBooks.
• Suivi des dépenses: Suivez les dépenses professionnelles via des comptes en ligne ou en prenant des photos des reçus. Toutes les données se synchronisent instantanément sur votre téléphone, votre ordinateur et votre tablette.
• Suivi des reçus: Le scanner de reçus intégré vous aide à suivre et à organiser vos dépenses. Tous les reçus sont stockés sous forme de fichiers numériques pour la documentation au moment des impôts.
• Gestion des factures: QuickBooks en ligne vous aide à suivre et à organiser vos factures et les dates d'échéance. Si vous avez la version avancée, vous pouvez également utiliser QuickBooks en ligne pour payer vos factures
• Rapports: Exécutez des rapports de profits et pertes, examinez votre bilan, générez des états de flux de trésorerie et bien plus encore. QuickBooks en ligne est livré avec plus de 50 rapports comptables et commerciaux intégrés. Les versions Simple Start et Essential peuvent exécuter des rapports de base. Les versions Plus et Advanced peuvent exécuter des rapports plus avancés.
• Générer des estimations: Créer des estimations pour les clients et afficher l'état de l'estimation. Gagnez du temps en dupliquant un devis précédent ou en utilisant un modèle. Convertissez facilement les devis en factures pour plus de commodité.
• Facturer les clients: Facturez vos clients et soyez payé rapidement grâce au traitement des paiements intégré. Les clients peuvent payer par carte de crédit, virement bancaire, PayPal, etc. QuickBooks enregistre automatiquement le paiement et transfère l'argent sur votre compte bancaire connecté.
• Facturation progressive: Si un projet prend des semaines ou des mois, utilisez QuickBooks en ligne pour facturer progressivement et accepter les paiements sur toute la durée. Divisez une estimation en plusieurs factures en fonction des jalons du projet, des étapes, etc.

4 versions de QuickBooks en ligne

Quatre versions différentes sont disponibles pour QuickBooks en ligne. Les versions, allant d'options limitées à des options illimitées, offrent le bon prix et les bons services pour répondre à vos besoins.

Démarrage simple

Cette version permet à un utilisateur de personnaliser et d'envoyer des factures, de suivre les revenus et les dépenses, de créer et gérer les estimations, saisir et organiser les reçus, et préparer et imprimer 1099 formulaires pour les indépendants entrepreneurs.

Essentiel

En plus des fonctionnalités que vous obtenez avec Simple Start, Essentials vous permet également de gérer les factures et de suivre votre temps. Essentials Online permet jusqu'à trois utilisateurs, vous donnant la possibilité de partager des informations de manière transparente avec un comptable ou de permettre aux employés d'avoir un accès sécurisé et spécifique aux fonctionnalités.

Plus

En plus de toutes les fonctionnalités Essentials, Plus vous permet également de suivre la rentabilité du projet (une nouvelle fonctionnalité ajoutée cette année) et de suivre votre inventaire. Plus Online permet jusqu'à cinq utilisateurs. Il s'agit du niveau le plus populaire pour QuickBooks en ligne.

Avancée

Le plus haut niveau de QuickBooks en ligne est conçu pour les grandes entreprises, permettant jusqu'à 25 licences utilisateur. Il est livré avec toutes les fonctionnalités de Plus et la possibilité d'importer des centaines de factures à la fois, de créer des rapports dynamiques prêts à être présentés et d'obtenir des informations plus approfondies. Vous pouvez également contrôler qui peut et ne peut pas voir vos données sensibles et obtenir l'aide d'un responsable de la réussite client dédié.

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À quoi s'attendre de chaque niveau

• Vous pouvez ajouter une fonctionnalité de paie à n'importe laquelle de ces options. Les fonctionnalités de paie vont de l'essentiel avec l'option Core Payroll au service Premium Payroll qui offre des solutions de paie, au plan Elite Payroll qui soutient votre système automatisé avec la protection contre les pénalités fiscales de Quickbooks et des ressources humaines certifiées Support. Le prix de la fonctionnalité de paie comprend des frais mensuels plus des frais abordables par employé et par mois.
• De plus, Online Essentials, Plus et Advanced vous offrent tous davantage de fonctionnalités de création de rapports par rapport à Online Simple Start.
• Avec Online Simple Start, une facture ne peut pas être créée et gérée. Vous ne pouvez pas non plus créer de devis. Mais vous pouvez créer des factures et gérer vos clients.
• Avec Online Simple Start et Online Essentials, vous ne pouvez pas suivre l'inventaire. Mais avec Online Plus et Online Advanced, c'est possible.
• Enfin, vous pouvez suivre, préparer et imprimer des 1099 avec tous les niveaux.

Coût

QuickBooks en ligne a une structure de prix différente de celle de QuickBooks Desktop. Alors que la version de bureau est livrée avec des frais uniques qui vous permettent de télécharger le programme sur votre ordinateur, la version en ligne est livrée avec un abonnement mensuel. Les prix de chacun des niveaux ci-dessus peuvent varier en fonction de la remise promotionnelle occasionnelle, bien que vous puissiez essayer avant d'acheter avec un essai gratuit de 30 jours de l'option En ligne Plus.

Les tarifs en ligne de QuickBooks sont actuellement les suivants :

• Démarrage simple : 25 $ par mois
• Essentiel: 40 $ par mois
• Plus: 70 $ par mois
• Avancée: 150 $ par mois

Vous pouvez opter pour un essai gratuit de 30 jours et vous serez facturé le montant total du niveau que vous avez sélectionné une fois la période terminée. Alternativement, vous pouvez choisir de vous inscrire pour trois mois avec une remise de 50 %.

Vous devrez choisir l'essai gratuit ou l'offre de remise de trois mois, pas les deux.

Présentation de QuickBooks en direct

Nouveau cette année, Intuit a ajouté QuickBooks Live aux offres en ligne. Ce programme vous associe à une équipe distante de comptables professionnels. Vous pouvez contacter votre comptable pour lui poser des questions, et il « maintient, met à jour, corrige, rapproche et classe les transactions dans vos livres » tout au long du mois. Lorsque vous atteignez la fin du mois, votre équipe de tenue de livres clôturera vos livres pour le mois et vous enverra un rapport pour vous aider à déterminer la santé financière de votre entreprise. QuickBooks Live offre également une garantie de livres 100 % précis, afin que vous sachiez que vous obtenez un excellent service.

Bien que QuickBooks Live puisse vous simplifier la gestion de votre comptabilité, il ne gère pas chacune de vos tâches financières. Par exemple, QuickBooks Live ne gère pas la paie pour vous. Il ne peut pas non plus faire vos impôts à votre place. Cependant, l'utilisation de QuickBooks Live rendra la saison des impôts beaucoup plus simple, car vous pouvez compter sur la préparation de vos livres pour les formalités fiscales.

Voir également:La liste de contrôle officielle de la préparation de l'impôt PT Money (téléchargement gratuit)

QuickBooks Live coûte 400 $ par mois, mais il n'y a aucun contrat ou autre obligation. Vous pouvez annuler ou modifier votre service à tout moment. Pour vous assurer que cela vous convient, QuickBooks propose une consultation gratuite de 30 minutes pour vous aider à décider si QuickBooks Live répondra aux besoins de votre entreprise.

En rapport:Finances des petites entreprises: les principaux piliers financiers de la création d'une start-up

Quelques inconvénients

QuickBooks en ligne n'est pas sans points négatifs. Si Internet est en panne ou indisponible, QuickBooks en ligne n'est pas accessible et aucun travail ne peut donc être effectué. Parfois, même si Internet est disponible, les serveurs de QuickBooks en ligne peuvent être surchargés et inaccessibles.

De plus, si le bureau QuickBooks est la seule chose que vous savez, alors une grande courbe d'apprentissage est présente pour s'habituer à QuickBooks en ligne.

J'ai constaté que la vitesse de QuickBooks en ligne dépend de votre vitesse Internet, tandis que le bureau de QuickBooks est généralement rapide, quoi qu'il arrive.

Cela peut être très frustrant avec QuickBooks en ligne s'ils veulent changer quelque chose en ce qui concerne les fonctionnalités. Vous n'avez pas d'autre choix que de vous y habituer. Par exemple, la paie doit être effectuée d'une certaine manière avec peu ou pas de flexibilité.

Un autre inconvénient majeur que j'ai rencontré est que QuickBooks en ligne expirera, vous obligeant à vous reconnecter pour continuer votre travail.

Ce que j'aime à propos de QuickBooks en ligne

QuickBooks en ligne a aussi beaucoup d'avantages. Avec QuickBooks bureau, une nouvelle version doit être achetée et installée sur votre ordinateur chaque année afin de rester à jour avec les logiciels les plus récents. Dans QuickBooks en ligne, vous n'avez pas à vous en soucier, car il s'adapte à vous.

J'aime aussi que votre comptable puisse y accéder à tout moment avec son propre nom d'utilisateur et son mot de passe uniques pour effectuer les bonnes modifications. Le dépôt direct est gratuit par employé dans QuickBooks en ligne, mais dans la version de bureau, il coûte par employé.

L'une de mes fonctionnalités préférées est que vos transactions peuvent être téléchargées depuis votre banque. Tout ce que vous avez à faire est de vérifier qu'il va sur le bon compte et vous avez terminé. Vous n'avez pas besoin d'aller à votre banque en ligne et d'imprimer une liste de transactions et de saisir chaque transaction.

C'est aussi génial que vous n'ayez pas à être confiné à un seul endroit pour faire votre comptabilité; vous pouvez être n'importe où n'importe quand tant qu'un accès Internet est présent.

Voir également:7 idées d'affaires qui évoluent [et comment faire évoluer n'importe quelle entreprise]

Qui devrait utiliser QuickBooks en ligne

QuickBooks en ligne (vs Desktop) est pour le propriétaire d'entreprise en déplacement qui veut payer un petit peu chaque mois au lieu d'un gros montant une fois par an (les versions de bureau coûtent de 199 $ à 499 $).

C'est également pour le propriétaire qui se trouve sur un chantier éloigné et qui possède un smartphone ou un ordinateur portable avec des capacités Wi-Fi. Le propriétaire est en mesure de terminer les travaux et peut établir une facture sur place.

QuickBooks en ligne est destiné à la personne qui travaille sur une variété d'ordinateurs différents ayant accès à Internet.

Enfin, c'est pour la personne (comme PT) qui veut que son comptable regarde par-dessus son épaule et s'assure qu'elle fait les choses correctement.

Quelle a été votre expérience avec QuickBooks en ligne?

À propos de Philip Taylor, CPA

Philip Taylor, alias "PT", est CPA, blogueur, podcasteur, mari et père de trois enfants. PT est également le fondateur et PDG de la conférence et du salon professionnel de l'industrie des finances personnelles, FinCon.

Il a créé Part-Time Money® en 2007 pour partager ses conseils sur l'argent, se tenir responsable (tout en rembourser plus de 75 000 $ de dettes) et rencontrer d'autres passionnés par la transition vers la finance indépendance.