Esehr neuer Kunde, der sich entschließt, mit mir zusammenzuarbeiten, muss ich ihn immer auf die Menge der einführenden Unterlagen hinweisen, die er erhalten wird.
Vom Prospekt bis zu den Erklärungen sind viele zunächst überfordert mit dem Betrag, den sie erhalten.
Darüber hinaus wollte ich auch mitteilen, wie lange Sie einige der anderen wichtigen Dokumente, die Sie erhalten, wie Steuererklärungen, Bankunterlagen und 401k-Auszüge, aufbewahren sollten.
Ich kann nicht oft genug wiederholen, wie wichtig es ist, organisiert zu sein.
Ein gutes Archivierungssystem für alle Ihre Kontoauszüge wird Ihnen helfen, die Investitionsverfolgung besser zu erledigen.
Bevor Sie den Beitrag lesen, möchten Sie vielleicht Ihren Aktenvernichter vorbereiten. 🙂
Maklerabrechnungen
Ich sage den Kunden, dass sie, sobald sie eine neue Aussage erhalten, die alte wegwerfen können. Sie sind natürlich herzlich willkommen, sie alle zu behalten, und ich habe viele Kunden, die dies tun. Aber in der heutigen Zeit haben wir alles auf dem Backup und können relativ leicht eine alte Aussage erstellen. Die eine Aussage, an der Sie auf jeden Fall festhalten möchten, ist Ihre Dezember- oder Jahresabrechnung.
Aus steuerlichen Gründen, insbesondere bei steuerpflichtigen Konten, möchten Sie möglicherweise an Anlagekäufen festhalten. Aber noch einmal, die meisten Berichtsmethoden meiner Firmen halten all diese Informationen für Sie bereit.
Denken Sie daran, dass Sie, wenn Sie sich für den Online-Zugang anmelden, die Möglichkeit haben, sich einzuloggen und alle benötigten Formulare auszudrucken.
IRA- und 401(k)-Erklärungen
Dasselbe, was für Ihre Maklerabrechnungen gilt, gilt für Ihre 401k- und IRA-Abrechnungen – die Jahresabrechnung ist diejenige, an der Sie sich festhalten müssen. Außerdem möchten Sie an Ihrem Formular 8606, Ihrem Formular 5498 und Ihrem Formular 1099-R hängen.
- Formular 8606 ist diejenige, die Sie verwenden, um nicht abzugsfähige Beiträge an traditionelle IRAs zu melden.
- Formular 5498 ist das Formular, das Ihr IRA-Verwahrer Ihnen zusendet – es wird manchmal als „IRA-Beitragsinformationen“ oder „Fair Market Value Information“-Formular bezeichnet und trifft normalerweise im Mai ein. Es enthält a) Beiträge zu Ihrem traditionellen oder Roth IRA und b) den Marktwert dieser IRA am Ende des Vorjahres.
- Formular 1099-R, ist natürlich das, das Sie von Ihrem IRA-Verwahrer erhalten, das Ihre Abhebungen (Einkommensverteilungen) zeigt.
Steuerrückzahlungen
Als Unternehmer neige ich definitiv dazu, meine Steuererklärungen und -dokumente mehr als in den vergangenen Jahren festzuhalten. Nur um mich falsch zu informieren, habe ich die IRS-Website besucht, um zu sehen, was sie zu diesem Thema zu sagen haben. Das haben sie zu sagen:
Wie lange Sie ein Dokument aufbewahren sollten, hängt von der Aktion, den Ausgaben oder dem Ereignis ab, das das Dokument aufzeichnet. Im Allgemeinen müssen Sie Ihre Aufzeichnungen, die einen Einkommens- oder Abzugsposten in einer Steuererklärung belegen, bis zum Ablauf der Verjährungsfrist für diese Erklärung aufbewahren.
Die Verjährungsfrist ist der Zeitraum, in dem Sie Ihre Steuererklärung ändern können, um eine Gutschrift oder Rückerstattung zu beantragen, oder dass der IRS zusätzliche Steuern veranschlagen kann. Die folgenden Informationen enthalten die Verjährungsfristen, die für die Einkommensteuererklärung gelten. Sofern nicht anders angegeben, beziehen sich die Jahre auf den Zeitraum nach Einreichung der Erklärung. Rücksendungen, die vor dem Fälligkeitsdatum eingereicht werden, werden als am Fälligkeitsdatum eingereicht behandelt.
Notiz: Bewahren Sie Kopien Ihrer eingereichten Steuererklärungen auf. Sie helfen bei der Erstellung zukünftiger Steuererklärungen und bei der Berechnung, wenn Sie eine geänderte Erklärung einreichen.
Sie schulden zusätzliche Steuern und die folgenden Situationen (2), (3) und (4) gelten nicht für Sie; Aufzeichnungen 3 Jahre lang aufbewahren.
Sie geben kein Einkommen an, das Sie melden sollten, und es beträgt mehr als 25 % des Bruttoeinkommens, das in Ihrer Erklärung angegeben ist; Aufzeichnungen für 6 Jahre aufbewahren.
Sie reichen eine betrügerische Rücksendung ein; Aufzeichnungen auf unbestimmte Zeit aufbewahren.
Sie reichen keine Rücksendung ein; Aufzeichnungen auf unbestimmte Zeit aufbewahren.
Sie stellen einen Anspruch auf Gutschrift oder Rückerstattung, nachdem Sie Ihre Rücksendung eingereicht haben; Aufzeichnungen 3 Jahre aufbewahren ab dem Datum, an dem Sie Ihre ursprüngliche Steuererklärung eingereicht haben, oder 2 Jahre ab dem Datum, an dem Sie die Steuer bezahlt haben, je nachdem, welcher Zeitpunkt später eintritt.
Sie melden einen Verlust aus wertlosen Wertpapieren oder Forderungsabzug; Aufzeichnungen 7 Jahre lang aufbewahren. Dazu gehören in der Regel Kreditkartenabrechnungen und Hypothekenabrechnungen.
Bewahren Sie alle Lohnsteuerunterlagen mindestens 4 Jahre nach Fälligkeit oder Zahlung der Steuer auf, je nachdem, welcher Zeitpunkt später eintritt.
Ich habe meine mit überprüft CPA und er sprach mit, was die IRS-Website zu sagen hatte. Er fügte hinzu, dass, obwohl 3 bis 7 Jahre Standard sind, es ratsam ist, Ihre Steuererklärungen „für immer“ aufzubewahren. Ja für immer. Obwohl nur wenige Kunden den Auditprozess tatsächlich durchlaufen haben, stellte er fest, dass die Standardprüfung des IRS in der Regel drei Jahre zurückliegt. Denken Sie daran, dass der IRS die Türen öffnen und Ihre gesamte Vorgeschichte überprüfen kann, wenn Sie wegen eines Steuerverbrechens verurteilt werden. Der einfachste Weg, dies zu vermeiden – begehen Sie keinen Steuerbetrug.
Kontoauszüge
In Anlehnung an die IRS-Revision wird normalerweise empfohlen, Ihre Kontoauszüge drei Jahre aufzubewahren. Persönlich erledigen wir alle Bankgeschäfte online, also beschließen wir einfach, unsere Kontoauszüge auf diese Weise zugänglich zu machen.
Lebensversicherung
Die Lebensversicherungspolice ist ein erstklassiger Kandidat, um in einem Haussafe oder Safe verschlossen zu bleiben. Sie möchten die Police für die gesamte Vertragslaufzeit plus drei Jahre behalten.
Shred, wenn du fertig bist
Identitätsdiebstahl ist heutzutage das einzig Wahre. Wenn Sie sich also entscheiden, Ihre Dokumente loszuwerden, tun Sie dies sehr sorgfältig. Richtiges Schreddern ist ein einfacher Weg Schützen Sie sich vor Identitätsdiebstahl. Wenn Sie ein kleines Unternehmen sind, gibt es Unternehmen, die sich darauf spezialisiert haben, Ihre sensiblen Informationen zu vernichten. In jedem Fall sind dies zwei Möglichkeiten, um Identitätsdiebstahl zu verhindern.
Was Sie wegwerfen können
Nun, da Sie wissen, was Sie behalten müssen, können Sie hier einige Dinge vorstellen:
- Veraltete Garantien
- Veraltete Bedienungsanleitungen
- Veraltete Testamente oder Trusts (sofern Sie ein neues erstellt haben)
- Versicherungsverträge gekündigt
- Kreditkartenabrechnungen für abgeschlossene Steuerjahre
- Stornierte Schecks für geschlossene Steuerjahre
- Alte Jahresberichte von Aktien und/oder Investmentfonds
- Alte Investment-Newsletter (manche Leute bewahren diese Dinge jahrelang auf, weil sie dafür bezahlt haben – lass sie gehen!)
Welche Unterlagen möchten Sie aufbewahren? Welche Art von Ablagesystem verwenden Sie, um den Überblick über alle Ihre wichtigen Unterlagen zu behalten?