Савети за управљање временом [и бесплатни мрежни алати] за предузетнике

А.Сви ми покушавамо да максимално искористимо своје време. Ово посебно важи за оне који имају журбу са стране.

Како можете избалансирати све веће захтеве вашег времена као запосленог са пуним радним временом са споредном гужвом? Након што покушате да се поред личних обавеза уклопите у све радне задатке, може се осећати као да једноставно нема довољно сати у дану.

Срећом, не морате потрошити ни динар да бисте остали организовани и обавили ствари. На располагању је много алата за управљање слободним временом.

Идентификовањем и уклањањем губитка времена и коришћењем паметних савета за управљање временом можете максимално искористити време које имате. Као предузетник, на располагању је много бесплатних мрежних алата и ресурса који ће вам помоћи да се снађете у изазовима заузетог распореда.

Хајде да поближе погледамо неке од најбољих савета за управљање временом за заузете бочне ловце.

Управљање временом за слободњаке и бочне шумарке

Ако заинтересовани сте за покретање споредне гужве, једно од првих питања биће: „Где ћу пронаћи време?“ 

На крају крајева, тешко је додати споредну ужурбаност послу од 40+ сати седмично и обавезама код куће.

Зато је управљање временом толико важно за предузетнике и помоћнике. У овом посту ћемо проћи кроз неке испробане стратегије како бисте најбоље искористили време које имате. Ови савети за управљање временом ће вам помоћи да боље контролишете своје време и довести вас до већег пословног успеха.

Размислите зашто

Овим мислим, зашто уопште желите да се журите са стране?

Да ли желите агресивно отплаћивати студентске кредите? Или уштедите за невероватне одморе? Можда је ваш циљ да уштедите за почетну уплату за свој први дом или једноставно унапред учитате своје пензионе рачуне у што млађој доби. Циљ других људи са споредним напорима је да на крају замене своју тренутну каријеру или посао послом у којем више уживају.

Ваше „зашто“ може укључивати делове свих ових разлога, или можда више које нисам поменуо. Која год да је ваша сврха покретања споредне гужве, постићи ћете већи успех ако ту сврху постигнете рано.

Држите своје „зашто“ на челу и биће лакше пребродити све потешкоће или разочарања са којима се можете суочити као градите свој посао.

Повезан: Рано пензионисање да бисте путовали по свету са Јеремијем из ГоЦурриЦрацкер -а

Размотрите опције своје бочне гужве

Савет за управљање временом који треба имати на уму је да схватите колико времена реално можете посветити споредној гужви. Искреност је овде важна, јер ће вам помоћи да управљате својим очекивањима.

Можда ћете одлучити да можете издвојити један сат сваке седмице за своју бочну гужву. Други ће можда провести 3-4 сата ноћу или 20+ сати викендом. Само ви знате са чиме можете да се носите и још увек испуњавате све своје радне и кућне обавезе.

Након што одредите колико времена можете посветити другом послу, истражите које опције би вам могле добро одговарати. Неке споредне гужве лако се препуштају сат или два посла кад год вам се прохте, док је другима потребно редовно посвећено време. Размислите о сталној апликацији да бисте видели опције бочне гужве у вашем подручју.

Повезан: 5 начина да пронађете довољно додатног времена за зараду

Размислите о оутсоурцингу неких задатака

Знам, кад тек почињете на свом предузетничком путу, можда ћете имати осећај да морате све то да урадите сами. И док у неким врстама слободних послова ово може бити у реду, многа мала предузећа на крају морају да расту.

Немојте погрешити ако верујете да цео посао морате сами да решите заувек. Вероватно постоје неки задаци за које једноставно нећете имати времена, па је неопходно знати када да ангажујете помоћ.

Повезан: Финансије малих предузећа: кључни финансијски стубови изградње старт-упа

Управљање е -поштом, корисничка служба, ИТ услуге, маркетиншке услуге и још много тога задаци су које можете препустити појединцима или компанијама специјализованим за та подручја пословања.

Штетиће трошити новац на оутсоурцинг услуге, али на крају могу учинити чуда за ваш потенцијал зараде. Осим тога, они ослобађају време које можете боље потрошити на задатке који развијају ваше пословање!

На пример, ангажовање некога за пружање управљаних ИТ услуга може вам спасити живот.

За многе власнике малих предузећа, технолошка питања могу бити најгори прекршитељ у трошењу времена које си не можете приуштити.

Како управљати временом бочне гужве

 Сви имамо исте 168 сати недељно, зар не? Да!

Међутим, сви ми имамо супротстављене захтеве у погледу нашег времена и различите циљеве како заиста желимо да проведемо то време.

Као помоћни хустлер, морате уравнотежити своју растућу споредну гужву са захтевима вашег редовног посла и потребом да будете ту за своје вољене. Држање својих циљева на врху ума помоћи ће вам да учврстите своју посвећеност споредној гужви када постане стресно.

Паметна стратегија за управљање временом је употреба блокирања времена или усредсређених временских блокова да бисте организовали своје споредне сате.

Блокирање времена: како то учинити

Ако нисте упознати са концептом блокирања времена, ево га: пракса планирања целог дана, са специфичним „временским блоковима“ који су намењени за одређене задатке.

Неки људи воле да блокирају читав дан, али ово је ефикасан савет за управљање временом који можете применити само на своју бочну гужву ако желите. Када користите временско блокирање, обавезујете се да ћете у одређено време извршити одређене задатке или испунити одређене обавезе.

Многи од нас по природи нису фокусирани на ласер. Блокирање времена вам омогућава да заобиђете тенденције да одвучете или одвојите време јер сте већ испланирали на чему ћете радити за своју бочну журбу и када.

Ево неколико ултра-једноставних предлога за блокирање времена како би се издвојило време споредне гужве:

• Пробудите се 30-60 минута раније 
• Останите будни 30-60 минута касније
• Радите током паузе за ручак
• Останите на свом послу 30-60 минута након што сте одустали, али само да бисте радили на својој страни

Док сам се журио са стране, временски блок ми је увек био између вечере и спавања. Никада се није постављало питање како ћу искористити то време јер сам га унапред блокирао због своје бочне гужве.

Повезан: Примери и идеје Сиде Хустле са Кимберли Палмер из УС Невс

Блокирање времена: Предности

Некада сам био особа која је увек говорила „да“ на захтеве других људи. Немојте ме погрешно схватити, волим бити од помоћи. Али трошење толико времена на помагање другима оставило ми је мало времена да обавим своје ствари.

Учење вештине блокирања времена оснажило ме да кажем „не“. Понекад једноставно морам да одбијем када ме људи замоле да урадим неке ствари јер морам да одвојим време да завршим свој посао.

Рећи не није себично. Када сам почео да говорим не, имао сам више енергије и времена да се усредсредим на своје циљеве и кораке потребне за њихово постизање.

Нико од нас није способан за све. Постоји много вредних узрока којима ћете морати да кажете не, јер једноставно немате довољно сати у дану да свима будете све. Усредсредите се на своје најважније циљеве и приоритете и постићи ћете већи успех.

Повезан: 9 послова са непуним радним временом који се добро плаћају [боља плата у мање времена]

Знате ли шта ме је још научило блокирање времена? Листе обавеза заиста не функционишу!

Некада сам био упорни заговорник листа задатака. Започео бих дан списком дугим једну миљу, а затим погледао колико има посла и помислио „Ово је немогуће“. Зашто? Зато што је то било немогуће!

Кључна грешка на листама обавеза је то што су оне само листа насумичним редоследом свега што смислите да се мора урадити. Не рангирате ништа по важности, па сваки задатак изгледа подједнако важан.

Блокирање времена помогло ми је да пребацим своју стару, традиционалну листу обавеза у календар (можете користити Гоогле календар или старомодни папирни). Ево три предности које ћете видети када направите ову промену:

1. Елиминишете задатке који нису толико важни.
2. Одлажете задатке који су важни, али нису хитни.
3. Успостављате одређени временски блок који ћете посветити приоритетима, укључујући и вашу споредну гужву.

Користећи временско блокирање у календару, ослобађате много менталног простора за главу јер вам је потребно време за планирање унапред, а затим само следите распоред.

За тренутак ћемо се позабавити неким бесплатним техничким алатима и апликацијама, које вам могу помоћи да организујете календар и пружите обавештења и подсетнике.

Када стварате временске блокове, запамтите своје „зашто“. Доћи ће тренуци и дани када ћете доћи у искушење да уместо да ужурбате ударите у дремеж или попијете Нетфлик. Ваши временски блокови, изграђени око ваших приоритета, помоћи ће вам да следите план.

Имајући на уму своје „зашто“, размислите о овом ТЕД разговору Лауре Вандеркам о одвајању времена за своје приоритете:

Највеће губљење времена у животу предузетника

Последња ствар коју желите да урадите је да изгубите ограничено време које имате. Ево неколико великих губљења времена које морате избегавати као предузетник:

Не следе план

Ако мислите да није вредно вашег времена да унапред испланирате свој распоред рада, размислите поново. Не планирање унапред како ћете искористити време проведено уз журбу рецепт је за нефокусиран, случајан рад.

Приступање послу на начин који вам није потребан, неће вам много помоћи. Одвајање неколико минута претходне вечери или на почетку нове радне сесије за организовање ваших приоритета ће вам дугорочно уштедети време.

Као што смо причали са временским блокирањем, прављење плана унапред може значајно уштедети време. Ако не знате на којим задацима да радите, изгубићете време на постављање, смишљање шта ћете прво учинити и фокусирање сваког дана.

Ухватити се у мале детаље

Покретање новог посла или споредна гужва могу бити огромни. Склони сте да носите много шешира и можда ћете доћи у искушење да урадите сваку ствар и да се снађете у сваком ситном детаљу, али то вам заиста може изгубити време.

Бити предузетник не значи да морате бити добри у сваком аспекту изградње свог пословања. Чим будете у могућности да то финансијски покренете, почните да делегирате задатке у којима или не уживате или у којима нисте добри. Више енергије ћете резервисати за своје снаге, док ће се стручњак у другим областима, попут књиговодства или ИТ-а, побринути за друге свакодневне оперативне потребе.

На пример, рачуноводство вам може одузети много времена које бисте могли боље искористити на креативним стварима или стварима велике слике. Клупа додељује вам професионалног књиговођу да прати све ваше финансијске рачуне како бисте се могли усредсредити на друга питања.

Повезан: Књиговодство малих предузећа је поветарац

Никад не прави паузу

Можда звучи контра-интуитивно, али пауза вам заправо може помоћи да постанете продуктивнији. Ако наставите да палите свећу на оба краја, никада не престајући да се одморите, на крају ћете изгорети.

Можда ће вам требати неколико дана далеко од посла, али чак и ако то није могућност, свакако направите мало времена за одмор и пуњење. Повремено прошетајте, или чак само устаните од свог стола и погледајте другачији поглед неколико минута. Поништиће вам ум и помоћи вам да се боље фокусирате када се вратите.

Лоше управљање е -поштом

Ох, е -маил. Ово може бити једно од најподмуклијих губљења времена за предузетника.

Један од разлога зашто је е -пошта пропалица у животу многих бораца је то што је толико битна за ваше пословање, али ако не управљате добро својим пријемним сандучетом, бићете преплављени. Иако је примамљиво бити дежуран 24 сата дневно као нови власник предузећа, непрестаном провером ваше е-поште време ће вам нестати без ичега што би се показало.

Баш као што заказујете састанке и рад на пројекту, имаћете користи од заказивања једног или два пута током дана за проверу е -поште. Држите се само тих временских оквира, учините све што требате са е -поштом коју примате и шаљете, а затим се вратите фокусирању на друге задатке.

Састанци

Састанци су корисни и често потребни за вођење посла. Међутим, када челници компаније не знају шта раде, састанци могу бити озлоглашени губици времена.

Често руководиоци организација заказују састанке само зато што мисле да то изгледа добро њиховим надређенима, или имају произвољну идеју о томе колико је састанака потребно за успех. Све људе који не морају да буду део одређеног састанка свеједно „позивају“ да дођу. Затим састанци теку преко предвиђеног времена. Све ово резултира несрећним запосленима, јер ко жели да им се време губи?

Можете осигурати да су ваши састанци ефикасни ако унапред поставите дневни ред, са временским ограничењима за сваки део. Такође можете покушати да одржите неке састанке путем видео ћаскања или другог техничког алата, избегавајући потребу за личним састанцима који обично трају дуго.

Закажите своје време

У суштини, већина савета за управљање временом своди се на један савет: распоредите време. Закажите начин на који ћете проводити своје време и придржавајте се тог плана што је могуће ближе.

Наравно, доћи ће до сметњи и неочекиваних преусмеравања у ваше време, али уз разумно заказивање, чуваћете се од многих проблема.

Бесплатни алати за управљање временом

Заправо постоји мноштво бесплатних алата за управљање временом на мрежи. Ево неких који вреде. Сви су бесплатни, барем на пробни период.

Бесплатне онлине листе обавеза

Знам да сам управо рекао да листе обавеза не функционишу. Али у неким случајевима они могу бити ефикасни. Ево неколико онлине места за снимање ваших листа обавеза:

Тодоист

Тодоист има за циљ унети јасноћу и мир у ваш ум и живот. Укључивањем ваших задатака на мрежи, којима можете приступити са било ког места, знате да ћете увек моћи да видите који задаци остају за сваки дан.

Можете да организујете своје задатке по категоријама и по важности, помажући вам да се фокусирате на приоритете. Имате могућност делегирања неких задатака на друге, попут чланова породице или чланова тима. Такође долази са уграђеним календаром, а свој тодоист налог можете синхронизовати са другим организационим апликацијама као што су Гоогле календар и Дропбок.

Више о Тодоист -у погледајте овде.

Еверноте

Еверноте је врхунска апликација за бележење. Када желите да снимите мисли, истраживања, идеје и још много тога за свој пословни и лични живот, Еверноте је ту. Можете чак и да снимите гласовне белешке и слике, као и обичне текстуалне белешке.

Пријавите се за Еверноте овде.

Сетите се млека

Запамтите да је Милк још један паметан алат за обављање задатака и подсетника и синхронизује се са свим вашим уређајима. Ако тражите нешто компатибилно са другим програмима као што су Гоогле помоћник и Тодоист, то је то

Погледајте Запамтите млеко.

Нирвана

Нирвана вам помаже са листама обавеза, управљањем пројектима и фокусирањем на приоритете. Део њиховог циља је да вас мотивишу да се фокусирате на прави пројекат у право време.

Можете креирати пројекте, постављати понављајуће листе задатака и још много тога. Такође имају функцију где можете да одлучите да „ангажујете сада“ или „одложите“ ставку све док немате времена или енергије да то урадите како треба.

Ево више о Нирвани.

Мрежни календари (и више)

Заказивање оштрине

Заказивање оштрине може потакнути ваше пословање јер заказивање термина чини повјетарац за вас и ваше клијенте! Клијенти могу видети вашу доступност, заказати састанке на мрежи и попунити обрасце за пријем на мрежи. Чак им шаље аутоматске потврде, подсетнике и накнадна обавештења.

Као потрошач који не воли телефон, могу вам рећи да имам 100% већу вероватноћу да одложим важне задатке ако од мене захтевају да обавим стварни телефонски позив. Много сам хитнији да закажем састанак на мрежи, па би ме овај алат за заказивање учинио веома срећним клијентом.

Ацуити може аутоматски ажурирати ваше календаре на платформама као што су Гоогле календар, Оутлоок, иЦлоуд и Мицрософт Оффице 365. Поред једноставности организације календара, Ацуити Сцхедулинг може прихватити плаћања путем Стрипе, Скуаре и ПаиПал.

Овде се пријавите за заказивање оштрине. Њихов основни месечни план, са само-заказивањем клијента, је бесплатан. Више функција је укључено у њихове плаћене планове, који почињу од 15 УСД месечно.

Цалендли

Цалендли је још једна поуздана платформа за планирање на мрежи. Као и код Ацуити Сцхедулинг, Цалендли омогућава вашим клијентима да заказују састанке, а чланови вашег тима да заказују састанке - све на мрежи. Интегрише се за аутоматско ажурирање вашег Гоогле календара, Оффице 365 календара и иЦлоуд календара.

Цалендли нуди бесплатну 14-дневну пробну верзију, након чега можете наставити са бесплатном верзијом или надоградити на план од 8 УСД месечно или 12 УСД месечно који нуди робусније функције.

Сазнајте више о Цалендли -у овде.

Гоогле календар

Гоогле календар вам омогућава да креирате догађаје, постављате подсетнике, повезујете се са другима. Овај алат ради све, а ако сте већ корисник Гмаил -а, има смисла ићи са овим календаром. Постоји много начина на које можете да користите свој Гоогле календар за организовање свог живота и пословања.

Гоогле календар погледајте овде.

Бесплатно временско праћење на мрежи

Не знам за вас, али дефинитивно не процењујем баш тачно како користим своје време! Срећом, постоји неколико корисних апликација које могу пружити јасне податке о томе колико времена трошите на различите задатке, помажући вам да идентификујете проблематична подручја или губљење времена.

РесцуеТиме

РесцуеТиме функционише у позадини да бележи ваше активности на радној површини, мобилном телефону или таблету и показује вам где вам време пролази.

Многи од нас сматрају да је наше време ван наше контроле, а РесцуеТиме вам може помоћи да повратите осећај контроле. Управљање временом може повећати вашу продуктивност као власника предузећа, као и продуктивност чланова вашег тима.

На РесцуеТиме -у можете поставити циљеве и упозорења, уредити блокирање ометања, прегледати недељне трендове и извештаје и још много тога! Као и други временски трагачи, РесцуеТиме нуди доживотну бесплатну опцију која вам даје основе. Такође нуди плаћене планове за појединце или тимове, укључујући бесплатну пробну верзију тако да можете испробати функције пре него што платите било шта.

РесцуеТиме погледајте овде.

Тоггл 

Тоггл нуди праћење слободног времена, које осветљава колико сте продуктивни са својим временом.

Беспрекорно се интегрише на све своје платформе, тако да можете започети мерење активности на радној површини, али затим зауставити тајмер на свом паметном телефону, на пример. Сви уноси ће се аутоматски синхронизовати како би пружили тачну слику о томе колико времена ви (или чланови тима) проводите на разним активностима и веб локацијама.

Тогглов основни план је увек бесплатан, али можете и надоградити на план од 9 УСД месечно или 18 УСД месечно ако је потребно.

Ево више о Тогглу.

Бесплатни мрежни алати за управљање пројектима

Асана

Асана је популарна платформа за управљање задацима за сарадничке тимове. Помоћу Асане можете помоћи члановима тима да се организују и остану организовани додељивањем задатака, стварањем приоритета и постављањем рокова.

Вође тимова могу пратити пројекте у свакој фази процеса. Асана такође укључује визуелне планове пројеката који вам омогућавају да проверите сваки корак завршетка пројекта, чинећи потребна прилагођавања циљева или рокова.

Осим тога, знате оне свакодневне ручне задатке са којима свако предузеће мора да се носи? Асанина аутоматизација може управљати оним дуготрајним задацима који не захтевају људску интеракцију, смањујући људске грешке и губљење времена. Асана ради са Вебом, иОС -ом и Андроидом, а њихов основни план за до 15 чланова тима потпуно је бесплатан.

Сазнајте више о Асани овде.

Трелло

Трелло је још један поуздан алат за управљање пројектима за све ваше пословне или личне потребе. Они користе плоче, листе и картице за организовање и одређивање приоритета задатака тима.

Вође тимова и чланови могу лако додати коментаре, прилоге, датуме доспећа и још много тога на ваше Трелло картице. Платформа се такође интегрише са другим апликацијама које ваш тим већ користи, а апликација ће се синхронизовати на свим врстама уређаја.

Трелло такође укључује аутоматизацију тока посла преко Бутлера. Ово помаже у уклањању стреса монотоних, понављајућих задатака које морате обавити. Можете поставити команде календара, наредбе са датумом доспећа, окидаче засноване на правилима и прилагођена дугмад на картици или плочи.

Набавите све ове сјајне функције за бесплатно поједностављивање управљања пројектима уз Трелло!

Пријавите се за бесплатан Трелло налог овде.

МеистерТаск 

Тражите други алат за управљање својим тимовима и пројектима на мрежи? МеистерТаск је још једна солидна опција за вас. Ради преко Веба, Виндовс -а, мацОС -а, иОС -а и Андроид -а како би комбиновао креирање, планирање и извршавање пројеката.

Атрактивно сучеље МеистерТаска потпуно је прилагодљиво. Њихове плоче у стилу Канбан сличне су Трелловим, што вам омогућава да подесите поједностављене процесе и аутоматизацију за најзаморније задатке. Идеалан је за удаљене тимове који сарађују на пројектима.

Креираћете пројекте у уређивачком календару, заједно са током рада. Слободно користите њихов унапред дефинисани ток рада или прилагодите сопствени ток рада тако да одговара потребама сваког пројекта. МеистерТаск такође нуди беспрекорну интеграцију са многим другим апликацијама, укључујући Слацк, Гоогле Дриве и Дропбок.

Неке погодности које МеистерТаск пружа су уграђено праћење времена, прилагођена поља, понављајући задаци, контролне листе и аутоматизација. Они прилагођавају ваше плоче тако да укључују само основне алате, избегавајући неред који долази од непотребних функција.

МеистерТаск је, попут Асане и Трелла, бесплатан са својим основним планом.

Почните са МеистерТаск -ом овде.

5 савета за управљање временом

Изгледа да смо сви запосленији. Сваким даном све више трпамо. Понекад се осећам као да време управља са мном, а не обрнуто. То може бити фрустрирајуће.

Ево неколико уобичајених савета за управљање временом или савета о продуктивности које треба имати на уму. Већина је већ обрађена у овом чланку, али ово би могло бити корисно освежење!

1. Направите листу приоритета

Прво, одвојите време за креирање једноставне листе задатака. Запишите све што вам је потребно да завршите. Обавезно додајте ствари које треба довршити сада, као и ствари које могу чекати неко време. Неки људи предлажу коришћење мапе ума да би се све извукло.

Сада када имате списак ствари које треба обавити, доделите приоритет свакој од њих. Да бисте то урадили, користите једноставан формат „АБЦ/123“.

„А“ може представљати ваше најхитније, најважније ставке. Користите „Б“ за ствари које су важне, али можда нису хитне. На крају, користите „Ц“ да бисте идентификовали ствари које нису толико важне или хитне, али које желите да обавите, ако време дозвољава.

"1,2,3, ..." се може користити за даљи приоритет ставки унутар сваке категорије.

2. Попуните свој календар

Затим узмите своју листу и попуните свој дневни календар овим ставкама. У вашем календару већ треба да буду заказани састанци и састанци, па само попуните празнине овим ставкама обавеза. Користите конзервативан приступ и будите реални у погледу времена које је потребно за довршење ваших задатака. Уградите доста бафера за паузе, хитне случајеве и прекиде.

3. Планирајте сутра за данас

Обавезно изградите за неколико минута на крају дана да бисте планирали следећи. За то време референцирајте листу приоритетних задатака (да бисте забележили ставке које нисте довршили) и попуните активности следећег дана.

4. Једите највећу жабу прво

Приликом стављања задатака у календар, водите рачуна о томе када сте најпродуктивнији. С обзиром да је већина нас најпродуктивнија ујутру, најбоље је да тада распоредите своје најтеже задатке. Али знате када сте најпродуктивнији. Дакле, тада планирајте да радите на својим најтежим задацима.

5. Борите се против баријера

На крају, направите брзу листу својих највећих препрека у управљању временом и одлучите се за акцију за узвраћање.

Уобичајене препреке укључују прекиде, недостатак организације, перфекционизам, немогућност одбијања итд. Баријере се не могу у потпуности спречити, али можемо предузети кораке да их избегнемо или бар умањимо њихов утицај.

Последње мисли

Очигледно, управљање временом је борба за већину нас. Али на срећу, на располагању је много бесплатних ресурса и алата који ће вам помоћи да ефикасно управљате својим временом.

Да ли користите неки од ових алата или знате више бесплатних алата за управљање временом на мрежи? Волео бих да чујем ваша размишљања о управљању временом у коментарима испод.