Вероватно знате да волим да ствари поједноставим. Што је могуће једноставније.
Такође волим да држим ствари прилично организованим јер ме ништа не љути више од времена проведеног у потрази за нечим. Опипљиви су трошкови које плаћате ако немате успостављен систем.
Ово посебно важи за ствари које вам не требају често јер се не можете ослонити на своје сећање да бисте запамтили где се ствари налазе. Финансијски документи савршено се уклапају у ту канту.
Након година прилагођавања и поновног прилагођавања, смислио сам организациони систем за наша документа који функционише. Такође је прилично једноставно.
Ево моја два (у реду, технички три) правила за сваки комад папира:
- Дигитализујте све
- Сачувајте оригинал ако је у питању државна имовина, порез или позајмица која је издата од стране владе, нотаризована.
- (Остатак исецкајте)
Преглед садржаја
- Како све то организовати први пут
- Дигитализујте све
- Исеците оригинал ако ...
- Чување докумената
Како све то организовати први пут
Ако почињете од нуле, позивам вас да прочитате овај чланак архивских професија, Конгресне библиотеке. Покушавам да имам на уму неке од
стратегије које користи Конгресна библиотека. Они архивирају МНОГО ствари. Као и све.Приметићете да њихови савети не прописују никакве посебне кораке или технологије, зато ћу за тренутак поделити свој приступ, али њихов општи приступ је чврст. Ова идеја из чланка је чисто злато - „Не заобилазите се. Одолите искушењу да одмах уживате у нечему. " (тако лако за направити, посебно за лично архивирање)
Кључне идеје су да нападнете своје документе као једну целину са низом „грумена“. Размишљање о томе као једној јединици чини га мање застрашујућим. Нападање грумена разбија га на комаде којима се може управљати и које можете радити током низа дана, недеља или месеци.
Када сам почео са организовањем, узео сам своје логичке „грудве“ и претворио их у фасцикле. Узео сам све документе о аутомобилу и прво их скенирао, стављајући датотеке у одговарајућу фасциклу. Уситнио сам оригинале које нисам морао да чувам, а остатак сам држао у кутијама. Онда сам направио други ауто.
Следећег дана сам прегледао банкарске документе за наш примарни банковни рачун. Нисам морао да урадим сваки документ у једном дану, нисам био вољан да томе посветим толико времена, али сам био спреман да потрошим 20-30 минута на попуњавање једне фасцикле.
Укључивање и искључивање дигитализације трајало је око месец дана, али од тада је одржавање прилично рутинско. Пакетно скенирам документе отприлике квартално, што не представља много папира јер већину ствари сада добивам дигитално.
И моје категоризације (или грудвице) можда се не подударају са вашим. Један добар начин да размислите о томе је како организујете Везиво у хитним случајевима, који ће ионако садржавати много ових важних докумената.
Дигитализујте све
Сваки важан комад папира који уђе у кућу је дигитални. Ако могу, пријављујем се на изјаве без папира јер тада могу директно преузети изјаве без скенирања.
Дигитализација није најтежи део, њено организовање у низ фасцикли је најтежи део.
Ево наше структуре фасцикли:
- Пословни документи
- Лични документи.
- Архива
- Појединац - Ја
- Појединац - Љупка жена
- Појединац - Дете 1
- Појединац - Дете 2
- Имовина - Кућа
- Имовина - Аутомобил В
- Имовина - Аутомобил Х.
- Финансијски.
- Уговори
- Банкарство
- Кредит
- Финансијски планер
- Осигурање
- Инвестиције
- Порези
- Правни
И организујемо наше датотеке на основу особе или имовине, а затим било да је финансијска, правна или друга - те категорије су заједничке породици. Могу да плаћам порезе или управљам улагањима, али они су породична имовина и зато спадају у ширу категорију.
Тхе Појединац садрже документе специфичне за појединца, попут медицинске документације.
Архива је свеобухватна за документе који нам више нису потребни, попут фасцикле у Имовина - Аутомобил Ц. након што смо продали Тоиоту Ц.елица. Прошле су године од када смо имали аутомобил па сам могао да избришем целу фасциклу ако је потребно, али с обзиром на то колико је јефтино складиште... ех, зашто обоје.
Исеците оригинал ако ...
Дигитализација документа значи да ми више није потребан оригинал, уз неколико изузетака. Моје опште правило је да ако је издато од стране владе, оверено, покрива имовину, порезе или кредите, задржите га. Све остало можете исецкати.
Ако имате пуно папира и волите сложенија правила, ево неколико општих правила који физички папир исецкати и шта задржати (запамтите, још увек имате дигиталне копије свега, само унутра случај):
- СХРЕД Све што добијете месечно - изводе из банке, изводе са кредитних картица, рачуни за комуналне услугеитд. - када добијете следећи
- САЧУВАЈТЕ документе о зајму (посебно потврду) годину дана након што их отплатите.
- САЧУВАЈТЕ пореске пријаве и пратећу документацију 7 година након подношења.
- ЧУВАЈТЕ Документе који се односе на имовину (аутомобил, кућу итд.) Све док је поседујете.
- ЧУВАЈТЕ документе које је издала Влада, попут извода из матичне књиге рођених и умрлих, дозвола за брак-заувек
- ЧУВАЈТЕ Све за шта мислите да би било тешко заменити.
Чување докумената
Пронађите лепо сигурно место у својој кући, ставите га у ватрогасну пећницу и ставите своје документе у сеф.
Сеф који добијете у продавници канцеларијског материјала вероватно може бити напукао за пет секунди магнетом, па се не ослањајте на њега због безбедности. Желите га ради заштите од пожара, па га сакријте, по могућности иза слике на зиду. 🙂
За дигиталне копије, обавезно их сигурносно копирајте негде, по могућности аутоматски и на два места за сваки случај. Своје документе чувамо на преносивом чврстом диску за који се сигурносно копира даљински.
Ако не желите да их складиштите локално или желите да више људи има приступ документима (преносиви чврсти диск није идеалан), можете се одлучити за нешто попут Дропбок -а.
Када то учините, свидеће вам се како ће ваша финансијска документа изгледати лагана и прозрачна. 🙂
Које су ваше стратегије за очување и организовање ваших финансијских докумената? Увек гледам да побољшам наш процес па бих волео да чујем ваше.