Kako narediti obračun plač za vaše malo podjetje [Najboljši vodnik]

Hko je vaše podjetje zraslo do te mere, da je čas, da najamete pomoč? Po eni strani je to odlična novica. Po drugi strani pa plačilne liste za lastnike malih podjetij dodajo še eno plast zapletenosti vodenju vašega podjetja.

Večina lastnikov malih podjetij nima znanja iz kadrovske službe, računovodstva ali knjigovodstva. Torej, kako lahko vzpostavite sistem plače, ki vas ohranja na dobri strani davčne uprave, ne da bi vam pri tem vzeli preveč dragocenega časa?

Imeti zaposlene W-2 pomeni, da boste morali opraviti obračun plač. Poleg izplačila njihove plače boste morali zagotoviti nadomestilo za delavce in zavarovanje za primer brezposelnosti. Prav tako boste odgovorni za plačilo polovice njihovih davkov na socialno varnost in Medicare. Izračunati boste morali njihov davčni odtegljaj od dohodka ter pravočasno predložiti davke in vložiti poročila vladi. Vse to lahko storite s programsko opremo za obračun plač ali s ponudnikom polnih storitev za obračun plač.

Kaj je obračun plač?

Izraz "plača" lahko pomeni marsikaj. Toda v najsplošnejšem smislu je obračun plač proces, s katerim podjetje izračuna in pošlje plačilo svojim zaposlenim.

Sistem obračuna plač v podjetju bo vključeval mehanizme, ki se uporabljajo za sledenje ur in odsotnosti zaposlenih, metodo in časovni razpored katera plačila se nakažejo, in orodja, ki se uporabljajo za izračun davčnega odtegljaja zaposlenega in pošiljanje davčni upravi roki.

Zahteve za obračun plač

Imeti zaposlene W-2 pomeni obračun plač. Če imate zaposlene na uro, bodo ti predložili svoje ure za vsako plačilno obdobje in od vas se to zahteva plačajte jih po urniku, ki ste ga predhodno določili – običajno tedensko, dvotedensko ali polmesečno.

Izračun plačilne liste pomeni določitev bruto plače zaposlenih, nato odtegnjenega dohodka, davkov na socialno varnost in Medicare.

Davke, ki so bili zadržani, je treba nato predložiti vladi po določenem urniku. Za večino malih podjetij bo to potrebno mesečno. Vendar se lahko za velika podjetja to zahteva tako pogosto kot vsak teden.

Potrebna so tudi četrtletna poročila. Vložiti morate a 941 obrazec vsako četrtletje. Ta obrazec pove zvezni vladi, koliko plače ste plačali, pa tudi koliko dohodnine ste zadržali in predložili. Zahtevane bodo tudi državne vloge, zato pri svoji državi dvakrat preverite njihove obrazce in datume.

Prav tako boste morali poslati letna poročila. Za svoje zaposlene in vlado boste morali obdelati W-2. Poslati morate tudi a 940 obrazec zvezni vladi za zvezne davke za brezposelnost – in morda boste morali to storiti pogosteje, odvisno od zneska vaše plačilne liste med letom.

Kakšni so stroški osebja?

Stroški zaposlenih so več kot le njihove plače. Imeli boste dodatne stroške, kot so dodatni davki, zavarovanje in obračun plač.

Davki

Ko najamete nekoga, da dela za vas, se 15,3 % njegove plače plača za davek na izplačane plače. To je sestavljeno iz 12,4 % za socialno varnost in 2,9 % za Medicare.

Izvajalci ta celoten znesek plačajo sami. Toda zaposleni plačajo samo polovico sami, drugo polovico pa mora plačati njihov delodajalec. Torej, ko svojim zaposlenim izplačate plače, so vaši stroški dejansko višji za 7,65 %.

Na primer, če vaš zaposleni zasluži 1000 USD na teden. Vaš dejanski strošek je 1076,50 USD na teden.

Zavarovanje

Morate imeti sklenjeno zavarovanje za primer brezposelnosti in odškodninsko zavarovanje za delavce.

Zavarovanje za primer brezposelnosti se plača državi in ​​zagotavlja nadomestila delavcem, ki so bili odpuščeni. Vaše stopnje bodo določene glede na vašo stopnjo tveganja. Če delate v panogi, ki ima veliko odpuščanj, kot je urejanje okolice ali druge sezonske panoge, bodo vaše stopnje višje kot v panogi, ki običajno nima visokih odpuščanj. Vaše stopnje bodo določene tudi glede na to, koliko plače plačujete. Več kot imate na plačilni listi, višji so vaši stroški.

Svoje osebne obrestne mere lahko čim bolj znižate tako, da se izognete odpuščanjem in se borite proti nelegitimnim zahtevkom. Včasih bodo nezadovoljni zaposleni poskušali zaprositi za brezposelnost, potem ko so bili odpuščeni. Ne dovolite tega. Vsakdo, ki vloži uspešen zahtevek proti vašemu podjetju, bo zvišal vaše stopnje. Če niso upravičeni do ugodnosti, se potrudite, da ne bodo vključeni v vašo polico.

Odškodninsko zavarovanje za delavce se plača zavarovalnici (ali včasih državi) in pokriva zaposlene, če se poškodujejo na delovnem mestu. Še enkrat, vaše stopnje so določene glede na vašo stopnjo tveganja. Bolj ko je nevarna vaša panoga, višje bodo vaše stopnje. In tako kot pri zavarovanju za primer brezposelnosti bodo vaše osebne stopnje prav tako temeljile na znesku plače, ki jo imate.

Cene lahko znižate tako, da upoštevate varnostne ukrepe, ki so potrebni za vašo vrsto dela. Očitno je, da ne želite, da bi bili vaši zaposleni poškodovani ne glede na vse... toda ohranjanje nižjih delovnih razmerij vaših delavcev je dodatna prednost.

Vaš zaposleni ne nosi nobenega od teh stroškov. Nadomestilo za brezposelnost in nadomestilo za delavca 100 % plača delodajalec.

Sorodno:Razumevanje potreb vašega malega podjetja po zavarovanju s Coverwallet

Storitev obračuna plač

Veliko je izračunov, ki gredo v obračun plač. Ne gre le za urno postavko, pomnoženo z opravljenimi urami. Zaradi tega boste potrebovali nekakšno službo za obračun plač, ki bo opravila to matematiko. Ne samo, da bo služba obračuna plač izračunala davčni odtegljaj zaposlenega, temveč tudi izračunajo njihove (in vaše) davke na socialno varnost in Medicare ter zavarovanje za primer brezposelnosti stroški.

Če je politika nadomestila vašega delavca pri državi, bo izračunala tudi to. Če je politika nadomestil vašega delavca pri zasebnem podjetju, boste verjetno imeli opravka neposredno z njim in ta strošek ne bo izračunan prek vaše službe za obračun plač.

Sorodno:Najboljša računovodska programska oprema za mala podjetja

Kako prvič nastavim obračun plač?

Obstaja nekaj dokumentov, ki jih boste morali zbrati, preden boste lahko začeli s svojim plačilnim sistemom. Prav tako boste morali razmisliti o svoji politiki hrambe evidence in pogostosti plačil.

Katere dokumente o plačilni listi potrebujem?

Nastavitev plačilne liste za lastnike malih podjetij zahteva, da zaprosite za identifikacijsko številko delodajalca (EIN) pri davčni upravi. Pridobitev EIN je brezplačna in vam ne bi smelo vzeti več kot 5 minut. V nekaterih državah boste morda morali zaprositi tudi za državni EIN.

Če imate LLC ali Corporation, že imate EIN.

Ko gre za vaše zaposlene, bo moral vsak od njih izpolnite W-4. To je pomembno, ker vam pove, koliko davka morate zadržati v imenu svojega zaposlenega od vsake plače. Vsak zaposleni bo moral tudi izpolnite obrazec I-9 za preverjanje njihove identitete.

Potrebovali boste tudi vsaj stopnjo zavarovanja za primer brezposelnosti in morda stopnjo nadomestila vašega delavca.

Končno boste morali ustvariti sistem za sledenje delovnim časom zaposlenih. Tehnično je to lahko tako preprosto kot vpisni list. Sistem časovnih kartic je priljubljen pri številnih malih podjetjih. Če pa imate oddaljeno delovno silo, bo sistem za sledenje, ki temelji na računalniku ali telefonu, morda najbolje deloval.

Kakšna bi morala biti moja politika hrambe evidence plač?

Zakon o poštenih delovnih standardih (FLSA) narekuje, da delodajalci vsaj tri leta hranijo več dokumentov, povezanih s plačilno listo. Ti dokumenti so:

• Polno ime in številka socialnega zavarovanja zaposlenega
• Naslov (vključno s poštno številko)
• Rojstni datum (če je mlajši od 19 let)
• Spol in poklic
• Datumi zaposlitve
• Čas in dan v tednu, ko se začne delovni teden zaposlenega
• Delovne ure vsak dan
• Skupno število opravljenih ur vsak delovni teden
• Podlaga za izplačilo plače zaposlenega
• Redna urna postavka
• Skupni dnevni ali tedenski neposredni zaslužek
• Skupni zaslužek za nadure za delovni teden
• Vsi dodatki ali odbitki od plače zaposlenega
• Skupne plače, izplačane v vsakem plačilnem obdobju
• Datum plačila in plačilno obdobje, ki ga pokriva plačilo

Za več informacij o zahtevah glede hrambe zapisov preverite ta informativni list Ministrstva za delo.

Kakšno pogostost obračunavanja plač naj izberem?

Kako pogosto boste plačevali svoje zaposlene? Tedensko plačevanje zagotavlja, da ne boste naleteli na težave s skladnostjo, vendar je tudi najbolj delovno intenzivno. Če želite plačevati manj pogosto kot vsak teden, se obrnite na ministrstvo za delo, da ugotovite minimalno pogostost plačil v vaši državi.

Če imate dovoljenje, da izberete polmesečni ali dvotedenski plačilni načrt, vam bo katera koli možnost povzročila manj glavobola kot tedenska pogostost plačila. Toda vsak ima nekaj prednosti in slabosti, kot je opisano spodaj.

Tedensko

S tedenskim razporedom plač so vaši zaposleni plačani na isti dan vsak teden. Običajni urnik bo takole: ob koncu dneva v petek oddajo svoje ure za opravljene ure v tem tednu. Nato boste imeli nekaj dni časa za obdelavo plačilne liste in naslednji petek bodo prejeli svoj ček.

Ta shema plačil je značilna za nižje plačane delavce.

Prednost tega urnika je, da so zaposleni pogosteje plačani. To jim lahko olajša upravljanje denarnega toka.

Slaba stran je, da boste morali vsak teden obdelati obračun plač, ne glede na vse. Tudi če ste na dopustu ali bolni, boste še vedno imeli to odgovornost ali pa vaši zaposleni ne bodo prejeli plačila.

Polmesečnik

S polmesečnim plačilnim načrtom plačujete zaposlene na ista dva koledarska dneva vsakega meseca – na primer 1. in 15. Za obračun plač za lastnike malih podjetij lahko polmesečni razpored olajša načrtovanje drugih stroškov okoli datumov obračuna plač.

Ta urnik najbolje deluje za zaposlene, ki prejemajo plačo, namesto na uro.

Vendar pa ima polmesečni razpored plač slabe strani. Prva težava je, da plače ne bodo povsem enake. Število opravljenih dni in ur v prvem plačilnem obdobju je lahko nekoliko višje ali nižje od drugega.

Druga slaba stran polmesečnega urnika je, da bo dan plačila vsak mesec v tednu padel na različne dni. En dan plačila je lahko torek, naslednji petek in naslednji ponedeljek. S strani delodajalca lahko to oteži načrtovanje doslednega časa za obdelavo plačilne liste. Kar zadeva zaposlene, lahko pride do zamude pri plačilu, če dan plačila pade na vikend ali praznik.

Dvakrat na teden

Z dvotedensko strukturo plač so zaposleni preprosto plačani vsaka dva tedna. Za delodajalca vam to pomaga vzpostaviti ponavljajoče se procese obračuna plač. Zaposleni pa lahko računajo, da bo plača prišla na njihov bančni račun vsak drugi četrtek, petek ali kateri koli dan, ki ga določite.

Edina pomanjkljivost dvotedenskega obračuna plač je, da boste v nekaterih mesecih morali svojim zaposlenim plačati tri namesto dveh. In z računovodskega vidika bo to povzročilo, da bodo vaši stroški za plače tisti mesec višji od drugih.

Razlika med zaposlenimi in pogodbenimi delavci

Ker govorimo o plačilni listi za lastnike malih podjetij, je pomembno razmisliti, ali sploh morate vzpostaviti plačilno listo ali ne. Če delate samo s samostojnimi izvajalci, potem ne. Kako veste, ali so ljudje, ki delajo za vas, zaposleni pogodbeniki? Po mnenju IRS je vse odvisno od stopnje neodvisnosti, ki jo ima delavec.

Ali si delavec sam določi delovni čas in ali zagotovi svoje orodje in zaloge? Če je tako, se lahko štejejo za neodvisnega izvajalca. Poleg tega so neodvisni izvajalci bolj projektno zasnovani. Če nekdo vsak dan namesto vas opravi nešteto nalog, obstaja velika verjetnost, da ga bo davčna uprava lahko obravnavala kot zaposlenega.

Če želite izvedeti več o dejavnikih, ki določajo status zaposlenega W-4 ali izvajalca W-9, preberite smernice IRS.

Ali imate zaposlene W-4?

Če je tako, nadaljujte z branjem tega vodnika za obračun plač za lastnike malih podjetij. Ti volja morate vzpostaviti plačilni sistem in se prepričajte, da upoštevate vse smernice davčne uprave za pogostost izplačevanja, hrambo evidence in davčni odtegljaj.

Ali imate pogodbene delavce W-9?

Če imate samo pogodbene delavce W-9, vam ni treba obračunavati plač. Namesto tega jim plačate na kateri koli način in pogostost, o kateri se dogovorita. In ni vam treba skrbeti za davčni odtegljaj. Vendar pa boste morali izvajalec izpolniti svoj W-9. In če kateremu koli izvajalcu med letom plačate več kot 600 USD, mu boste morali ob koncu leta poslati 1099-MISC.

Kako naj ravnam s plačilno listo svojega malega podjetja?

Obstajata dva glavna načina za ravnanje s plačilno listo vašega malega podjetja: storitev ali programska oprema. Glavna razlika med obema storitvama je, da bo služba nakazala davke in predložila obrazce vladi po pravilnem urniku.

Tukaj so prednosti in slabosti vsakega.

Ali naj opravim obračun plač s storitvijo?

Čeprav je to dražja možnost od obeh, je velik del te možnosti ta, da se vaš glavobol zmanjša na nič. Zagotovili boste podatke o zaposlenih, kot so informacije o plačah in W-4, in plačilni načrt, ponudnik storitev pa jih bo prevzel od tam.

Še vedno boste morali iti v storitev vsako plačilno obdobje in "obdelati" plačilne liste. Vendar je to pogosto nekaj klikov in ne bi smelo trajati več kot nekaj minut. Za zaposlene na uro boste morali vnesti njihove ure za vsako plačilno obdobje.

Od tam ponudnik storitev zagotavlja pravočasno obdelavo obračuna plač ter pošiljanje vseh davčnih oddaj in poročil po pravilnem urniku. Poskrbeli bodo tudi za morebitna vprašanja IRS, ki se lahko pojavijo.

Pogosto imajo vzpostavljene sisteme za spremljanje stvari, kot je sledenje časa, nabiranje in uporaba dopusta, prispevki 401(k) in več.

Če imate 10 ali več zaposlenih, bi lahko bila dobra poteza najem storitve obračunavanja plač. Toda če imate manjše podjetje, bo ponudnik polnih storitev za obračun plač morda malo več, kot potrebujete.

Ali naj obračunavam plače s programsko opremo?

Programska oprema za obračun plač bo namesto vas izračunala plače. Izračunal bo pravilne odtegljaje iz čeka vsakega zaposlenega in spremljal, koliko dolgujete vladi. Odgovorni ste za dejansko pošiljanje davčnih odtegljajev in pravočasno oddajo pravilnih obrazcev.

Ko uporabljate programsko opremo za obračun plač, boste morali zmanjšati lastne čeke. Ali pa pri nekaterih ponudnikih programske opreme za obračun plač, kot je Kvadratna plačilna lista, lahko celo nastavite neposredni depozit.

Sorodno:Kako uporabljam QSEHRA za odštevanje ugodnosti za zdravstveno varstvo svojih zaposlenih

Kakšne so možnosti programske opreme za obračun plač v mojem malem podjetju?

Ne glede na to, ali ste že obračunavali plače ali ne, želite izbrati programsko opremo z orodji in viri za samozavestno plačevanje svoje ekipe, kar vam bo olajšalo življenje lastnika malega podjetja!

Hitro iskanje v Googlu bo pokazalo na desetine sposobnih podjetij za programsko opremo za obračun plač. Nekatere priljubljene možnosti vključujejo Square, QuickBooks, Gusto, Wave Payroll, SurePayroll in Patriot Software Payroll.

Vsak ima svoj nabor funkcij, vendar le kvadrat vam omogoča, da začnete za 5 USD, če imate le nekaj izvajalcev. Square je tudi edina programska oprema, ki ponuja popoln ekosistem orodij, ki vam pomagajo pri upravljanju vašega podjetja.

Poleg tega, če že uporabljate Square za obdelavo plačil, je to enostavno izkoristiti njihovo službo za obračun plač.

Spodnja črta

Plačilne liste za lastnike malih podjetij se morda sprva zdijo zastrašujoče. Toda z ustreznimi orodji lahko v hipu vzpostavite in zaženete zanesljiv sistem obračunavanja plač. Za več idej in nasvetov za organiziranje financ vašega malega podjetja obvezno preberite Ključni finančni stebri ustanovitve start-upa.