Um CEO pode trabalhar 8 horas por semana? Sim, e aqui está como eu fiz ...
Você se senta em sua mesa pronto para destruir seu dia de trabalho. Você prepara um bule de café, abre seu calendário e mergulha na sua tarefa mais importante. E então acontece. O telefone toca ou um colega de trabalho passa por aqui para dizer “oi”. Talvez seu chefe passe por aqui para perguntar sobre os relatórios do TPS.
Seja qual for o tipo de interrupção que você enfrenta, é irritante. E se você trabalha em um escritório, sabe exatamente do que estou falando. Se você está sentado atrás daquela mesa e "cronometrado", todos pensam que é perfeitamente normal envolver você.
Infelizmente, esses engajamentos aleatórios podem absolutamente matar sua produtividade. Eles não apenas podem tirar você da tarefa, mas também podem consumir sua energia mental durante o dia. Embora eu não tenha percebido quanto tempo estava perdendo antes de ter filhos, noto muito mais agora que tenho quatro. E sim, ser pai limitou severamente minha capacidade de suportar conversa fiada e balbucios estúpidos. Pais, vocês sabem do que estou falando.
Vinte minutos em um corredor falando sobre o jogo da noite anterior. Um colega de trabalho lamentando sobre coisas do local de trabalho. Um convite de almoço descontraído que se transforma em um caso de duas horas contra a sua vontade. Esse é o tipo de coisa que pode desperdiçar sua produtividade e reduzir seu potencial.
Criando Espaço e Forjando um Novo Caminho
Depois de alguns anos suportando esses momentos e oportunidades desperdiçados, eu estava convencido de que algo precisava mudar. Eu queria sair mais do escritório, mas realizar quase a mesma quantidade de trabalho. Mais importante, eu queria parar de perder tanto tempo quando poderia estar em casa com minha família ou curtindo a vida.
No início, pensei que deixar o escritório com mais frequência seria uma façanha impossível. Quero dizer, como poderia sair com mais frequência e ainda assim realizar o mesmo nível de trabalho?
Claro, eu era o CEO da minha própria empresa de gestão de patrimônio, mas isso não significa que eu poderia ir e vir quando quisesse. Se eu não estivesse no escritório, o que meus clientes pensariam? Minha equipe foi capaz de controlar tudo na minha ausência? E se algo der errado?
Demorei um pouco para perceber que estava consumido por crenças limitantes. Felizmente, alguns empreendedores incríveis e líderes de pensamento que me fizeram perceber o erro dos meus métodos.
Primeiro, eu li o livro de Tim Ferris A semana de trabalho de 4 horas e percebi o que era possível. Usando as estratégias em seu livro, eu poderia reduzir meu tempo no escritório significativamente, certo?
Em segundo lugar, entrei em um programa de coaching com o nome de Coach Estratégico. Durante este programa, eles me apresentaram o conceito de "criar espaço".
Um exercício que tivemos de fazer envolveu calcular quantos dias livres tínhamos tirado no ano anterior. Por quê? Porque eles disseram que precisávamos aprender a “criar espaço” em nossas vidas. E para criar esse espaço, tivemos que nos dar uma pausa e um tempo de folga.
Com o tempo, o exercício mental de “criar espaço” me permitiu descobrir o que era importante na minha vida e terceirizar o resto.
Terceiro, comecei a ouvir gênios da produtividade como Michael Hyatt. Empreendedores altamente produtivos não nascem assim, diz Hyatt. Eles aprendem a se tornar ultraprodutivos ao dominar seus ambientes.
De acordo com Hyatt, interrupções e distrações constantes são o obstáculo número 1 que os empreendedores enfrentam ao verificar suas listas de tarefas a fazer e trabalhar em direção a seus objetivos.
Só de ouvir especialistas como esses me ensinou a “criar espaço” e me afastar um pouco da minha situação. A partir daí, iniciei um caminho para limitar as distrações e construir uma melhor jornada de trabalho.
Com o tempo, reduzi meu tempo de escritório de 40 horas / semana para 8 horas, e sem impacto na produtividade e ganhos ainda maiores ao longo do tempo.
Como eu fiz isso? Aqui estão os detalhes:
# 1: Eu contratei estrategicamente.
Embora eu já tivesse um Diretor de Relações com o Cliente na equipe, incluí também um Consultor Associado. O trabalho desse profissional era "ser eu" quando eu não estava lá - dando conselhos especializados aos nossos clientes e fornecendo o serviço que eles merecem.
É aqui que sinto que muitos proprietários de pequenas empresas falham. Com medo de que ninguém pudesse ficar em seu lugar, eles se recusam a terceirizar seu trabalho mais importante. Mas se você quiser reduzir suas horas, esta etapa é crucial.
Demorou um pouco para configurar tudo. Por um mês, tive que trabalhar 60 horas por semana para ensiná-lo tudo o que ele precisava saber. Mas, uma vez que o trabalho árduo foi feito, eu tinha uma contraparte polida e confiável para me apoiar.
Nº 2: começamos a documentar nossos processos.
Por fim, aprendi que poderia tornar minha vida mais fácil simplificando processos que realizava continuamente. Uma ferramenta que encontrei, Processo Doce, ajuda você a criar processos para tudo em seu negócio.
Usando essa ferramenta, começamos a criar processos para tarefas de nível superior, como a abertura de novas contas. A partir daí, criamos processos para fazer depósitos bancários e processar as contribuições dos clientes. Uma vez que todas as tarefas de nível superior foram ajustadas, nós até criamos sistemas para assumir as pequenas tarefas em nosso dia de trabalho.
Criar todos os processos requer algum trabalho inicial, mas uma vez que o processo esteja concluído e a pessoa seja treinada, você nunca mais terá que fazer isso novamente. Melhor ainda, se você precisar contratar alguém novo ou substituir essa pessoa, seus processos documentados podem servir como um manual de treinamento.
# 3: Eu “criei espaço” e agendei o tempo fora.
Depois de contratar mais pessoas e criar processos, tive que agendar um horário para ver se minha nova estratégia funcionaria. Então, foi exatamente isso que eu fiz - embora eu tivesse que me forçar. No início, eu passava um tempo em uma cafeteria ou trabalhava em casa. Dessa forma, eu poderia testar as habilidades do meu funcionário sem me afastar completamente.
Assim que me senti mais confortável, comecei a tirar as terças-feiras de folga. Então comecei a adicionar mais “dias de folga” ao meu calendário a cada semana. Eventualmente, eu ficava reduzido a apenas 8 horas no escritório por semana, mas tudo ainda estava funcionando perfeitamente. E sim, foi ótimo!
# 4: Melhoramos a comunicação.
Antes de reduzir meu horário, as principais fontes de comunicação em nosso escritório eram e-mail, texto e chat do Google. Isso funcionou bem por um tempo, mas eventualmente percebemos que estávamos perdendo conversas e detalhes dessa forma.
Então nós tropeçamos em um programa chamado Folga. O Slack nos permitiu criar canais específicos para certas necessidades de nossa firma de consultoria financeira e, em seguida, criar conversas contínuas nas quais poderíamos pesquisar detalhes anteriores. Onde antes perdíamos informações e conversas importantes o tempo todo, Slack mantinha toda a nossa correspondência em um só lugar.
Nº 5: revisamos as ações e procuramos maneiras de melhorar.
Assim como nas forças armadas, criei um processo para revisões semanais em meu escritório. Não revisamos o trabalho um do outro em si, mas sim como a semana foi em geral. Como foi nossa comunicação? Tudo foi feito? Alguma coisa caiu pelas rachaduras?
Ao destacar quaisquer lacunas em nossa comunicação e planejamento, podemos encontrar maneiras de melhorar. E foi exatamente isso que fizemos. Com o tempo, aprimoramos tudo, desde nossa comunicação diária até os resultados para nossos clientes.
Pensamentos finais
Onde antes eu achava que nunca poderia sair do escritório, agora trabalho apenas cerca de 8 horas por semana. E como o último prego no caixão e a prova de que tudo que descrevi aqui funciona, também melhoramos drasticamente nossa lucratividade. Na verdade, a Alliance Wealth Management (minha empresa) está a caminho de aumentar a receita em 31% este ano.
Com mais tempo disponível, agora posso ser um pai e marido melhor. Além disso, criei espaço e tempo para fazer algo que sempre quis fazer - que é criar um curso voltado para consultores financeiros que desejam se tornar uma força a ser reconhecida no mercado online espaço.
E você sabe o que mais? Meu curso, A Fórmula de Crescimento do Consultor Online, está a caminho de adicionar $ 100.000 em receita ao meu negócio este ano. Este fato reforça a ideia de que mais horas de trabalho nem sempre significa melhores resultados - e às vezes, menos é mais.
Nada disso poderia ter acontecido se eu nunca tivesse me afastado - e se eu nunca tivesse ouvido os experientes especialistas em produtividade que criaram esse caminho para mim.
Se você está cansado de trabalhar mais para realizar menos, certifique-se de ouvir os especialistas que estudam a produtividade como se fosse o trabalho deles (porque é). Você pode se sentir “preso” trabalhando por muitas horas agora, mas algumas pequenas mudanças podem fazer uma grande diferença.