Você provavelmente sabe que gosto de manter as coisas simples. O mais simples possível.
Também gosto de manter as coisas bem organizadas, porque nada me enfurece mais do que perder tempo procurando algo. É o custo tangível que você paga por não ter um sistema em funcionamento.
Isso é especialmente verdadeiro para coisas de que você não precisa com frequência, porque você não pode confiar em sua memória para lembrar onde as coisas estão. Os documentos financeiros se encaixam perfeitamente nesse balde.
Depois de anos ajustando e reajustando, eu vim com um sistema organizacional para nossos documentos que funciona. Também é muito simples.
Aqui estão minhas duas (ok, tecnicamente três) regras para cada pedaço de papel:
- Digitalize tudo
- Guarde o original se for emitido pelo governo, reconhecido em cartório, propriedade pessoal, imposto ou relacionado a empréstimos.
- (Fragmente o resto)
Índice
- Como organizar tudo na primeira vez
- Digitalize tudo
- Fragmente o original se ...
- Armazenando os Documentos
Como organizar tudo na primeira vez
Se você está começando do zero, convido você a ler este artigo das profissões de arquivamento da Biblioteca do Congresso. Eu tento ter em mente algumas das estratégias utilizadas pela Biblioteca do Congresso. Eles arquivam MUITAS coisas. Como tudo.
Você notará que o conselho deles não prescreve quaisquer etapas ou tecnologias específicas, é por isso que compartilho minha abordagem em um momento, mas sua abordagem geral é sólida como uma rocha. A ideia do artigo é ouro puro - “Não se desvie. Resista à tentação de saborear qualquer coisa agora. ” (tão fácil de fazer, especialmente no arquivamento pessoal)
As idéias-chave são atacar seus documentos como uma unidade com uma série de “grupos”. Pensar nisso como uma unidade torna-o menos assustador. O ataque de aglomerados o divide em partes gerenciáveis que você pode fazer ao longo de uma série de dias, semanas ou meses.
Quando comecei a organizar, peguei meus “blocos” lógicos e os transformei em pastas. Peguei todos os documentos do carro e os escaneei primeiro, colocando os arquivos na pasta apropriada. Eu rasguei os originais que não precisava guardar e guardei o resto nas caixas. Então eu fiz o outro carro.
No dia seguinte, examinei meus documentos bancários de nossa conta bancária principal. Eu não precisava fazer todos os documentos em um único dia, não estava disposto a dedicar tanto tempo a isso, mas estava disposto a gastar 20-30 minutos preenchendo uma pasta.
Demorou cerca de um mês para entrar e sair da digitalização, mas desde então, a manutenção é bastante rotineira. Eu digitalizo documentos em lote a cada trimestre ou mais, o que não equivale a muitos papéis, porque agora recebo a maioria das coisas digitalmente.
E minhas categorizações (ou agrupamentos) podem não corresponder às suas. Uma boa maneira de pensar sobre isso é como você organiza um Pasta em caso de emergência, que conterá muitos desses documentos importantes de qualquer maneira.
Digitalize tudo
Cada pedaço de papel importante que entra em casa é digital. Se eu puder, eu me inscrevo para extratos sem papel, porque então posso baixar diretamente os extratos sem fazer o trabalho de digitalizá-los.
Digitalizar não é a parte difícil, organizá-la em uma série de pastas é a parte difícil.
Esta é nossa estrutura de pastas:
- Documentos Comerciais
- Documentos pessoais.
- Arquivo
- Individual - Eu
- Individual - Esposa Adorável
- Individual - Criança 1
- Individual - Criança 2
- Ativo - Interno
- Ativo - Carro V
- Ativo - Carro H
- Financeiro.
- Acordos
- Bancário
- Crédito
- Consultor financeiro
- Seguro
- Investimento
- Impostos
- Jurídico
eu organizar nossos arquivos com base na pessoa ou ativo e, em seguida, se é financeiro, legal ou outro - essas categorias são comuns à família. Posso fazer os impostos ou gerenciar os investimentos, mas eles são bens da família e, portanto, se enquadram na categoria mais ampla.
O Individual conter documentos específicos para o indivíduo, como prontuários médicos.
O arquivo é um ponto-chave para documentos de que não precisamos mais, como a pasta para Ativo - Carro C depois de vendermos o Toyota Celica. Já se passaram anos desde que tivemos o carro, então eu poderia excluir a pasta inteira se necessário, mas considerando o quão barato o armazenamento é... eh, por que ambos.
Fragmente o original se ...
Digitalizar um documento significa que não preciso mais do original, com algumas exceções. Minha regra geral é que se o seu governo for emitido, registrado em cartório, cobrir propriedades, impostos ou empréstimos, então, mantenha-o. Você pode destruir tudo o mais.
Se você está com muito papel e gosta de regras mais complicadas, aqui estão algumas regras básicas para que papel físico destruir e o que manter (lembre-se, você ainda tem cópias digitais de tudo, apenas em caso):
- SHRED Qualquer coisa que você receber mensalmente - extratos bancários, extratos de cartão de crédito, contas de serviços públicosetc. - quando você pegar o próximo
- GUARDE os documentos do empréstimo (especialmente a confirmação) por um ano depois de pagá-lo.
- MANTENHA declarações de impostos e documentos comprovativos por 7 anos após o depósito.
- MANTER documentos relacionados a um ativo (carro, casa, etc.) enquanto você o possuir.
- MANTER documentos emitidos pelo governo, como certidões de nascimento e óbito, certidões de casamento, - para sempre
- GUARDE Tudo que você acredita que seria difícil de substituir.
Armazenando os Documentos
Encontre um lugar seguro e agradável em sua casa, coloque-o em um cofre e guarde seus documentos.
O cofre que você consegue na loja de materiais de escritório provavelmente pode ser rachou em cinco segundos com um ímã, então não confie nele para segurança. Você quer isso para a proteção contra incêndio, então esconda-o, de preferência atrás de uma pintura na parede. 🙂
Para as cópias digitais, certifique-se de fazer o backup em algum lugar, de preferência automaticamente e em dois lugares, para garantir. Armazenamos nossos documentos em um disco rígido portátil, cujo backup é feito remotamente.
Se você não quiser armazená-los localmente ou quiser que várias pessoas possam acessar os documentos (um disco rígido portátil não é o ideal), você pode optar por algo como um Dropbox.
Depois de fazer isso, você vai adorar como seus documentos financeiros parecerão leves e arejados. 🙂
Quais são suas estratégias para preservar e organizar seus documentos financeiros? Estou sempre procurando melhorar nosso processo, então adoraria ouvir o seu.