Wskazówki dotyczące zarządzania czasem [i bezpłatne narzędzia online] dla przedsiębiorców

AWszyscy jesteśmy tam, próbując jak najlepiej wykorzystać nasz czas. Jest to szczególnie ważne dla tych, którzy mają poboczny zgiełk.

Jak zrównoważyć rosnące wymagania dotyczące czasu pracy pełnoetatowego pracownika z pobocznym zajęciem? Po spróbowaniu zmieścić się we wszystkich zadaniach roboczych oprócz osobistych obowiązków, może się wydawać, że w ciągu dnia po prostu nie ma wystarczającej liczby godzin.

Na szczęście nie musisz wydawać ani grosza, aby być zorganizowanym i załatwiać sprawy. Dostępnych jest wiele narzędzi do zarządzania wolnym czasem.

Identyfikując i eliminując marnotrawców czasu oraz wykorzystując inteligentne wskazówki dotyczące zarządzania czasem, możesz maksymalnie wykorzystać swój czas. Jako przedsiębiorca masz do dyspozycji wiele bezpłatnych narzędzi i zasobów online, które pomogą Ci sprostać wyzwaniom napiętego harmonogramu.

Przyjrzyjmy się bliżej niektórym z najlepszych wskazówek dotyczących zarządzania czasem dla zapracowanych pobocznych hustlerów.

Zarządzanie czasem dla freelancerów i pobocznych prac

Jeśli jesteś zainteresowany rozpoczęciem pobocznego zgiełku, jednym z pierwszych pytań będzie: „Gdzie znajdę czas?” 

W końcu trudno jest dodać poboczny pośpiech do ponad 40-godzinnej pracy tygodniowo i obowiązków domowych.

Dlatego zarządzanie czasem jest tak ważne dla przedsiębiorców i handlarzy pobocznych. W tym poście omówimy kilka sprawdzonych strategii, aby jak najlepiej wykorzystać czas, który masz. Te wskazówki dotyczące zarządzania czasem pomogą Ci poczuć większą kontrolę nad swoim czasem i poprowadzą Cię do większego sukcesu biznesowego.

Zastanów się dlaczego

Mam na myśli to, dlaczego w ogóle chcesz mieć poboczny zgiełk?

Czy chcesz agresywnie spłacać kredyty studenckie? Albo oszczędzaj na niesamowite wakacje? Być może Twoim celem jest zaoszczędzenie na zaliczkę na swój pierwszy dom lub po prostu załadowanie konta emerytalnego w tak młodym wieku, jak to możliwe. Celem innych osób z pobocznymi zajęciami jest ostateczne zastąpienie ich obecnej kariery lub pracy pracą, którą lubią bardziej.

Twoje „dlaczego” może zawierać część wszystkich tych powodów, a może więcej, o których nie wspomniałem. Bez względu na to, jaki jest twój cel w rozpoczęciu pobocznego zgiełku, osiągniesz większy sukces, jeśli zrealizujesz ten cel na wczesnym etapie.

Utrzymuj swoje „dlaczego” na pierwszym planie, a łatwiej będzie Ci przetrwać wszelkie niepowodzenia lub rozczarowania, które możesz napotkać jako budujesz swój biznes.

Związane z: Wcześniejsza emerytura, aby podróżować po świecie z Jeremym z GoCurryCracker

Rozważ opcje pobocznego zgiełku

Wskazówka dotycząca zarządzania czasem, o której należy pamiętać, to ustalenie, ile czasu możesz realistycznie poświęcić na poboczne zamieszanie. Bycie uczciwym jest tutaj ważne, ponieważ pomoże ci zarządzać swoimi oczekiwaniami.

Możesz zdecydować, że możesz przeznaczyć jedną godzinę każdego wieczoru na swój poboczny zgiełk. Inni mogą spędzać 3-4 godziny w nocy lub ponad 20 godzin w weekendy. Tylko Ty wiesz, z czym sobie poradzisz i nadal spełniasz wszystkie obowiązki związane z pracą i domem.

Po ustaleniu, ile czasu możesz poświęcić na drugą pracę, dopracuj opcje, które mogą być odpowiednie. Niektóre sprawy poboczne pozwalają z łatwością podjąć godzinę lub dwie pracy, kiedy tylko masz na to ochotę, podczas gdy inne wymagają regularnego poświęcenia czasu. Rozważ aplikację Steady aby zobaczyć opcje side hustle w Twojej okolicy.

Związane z: 5 sposobów na znalezienie dużo dodatkowego czasu na zarabianie pieniędzy

Rozważ outsourcing niektórych zadań

Wiem, kiedy dopiero zaczynasz swoją przedsiębiorczą ścieżkę, możesz czuć, że musisz to wszystko robić sam. I chociaż w niektórych rodzajach pracy na zlecenie może to być w porządku, wiele małych firm w końcu musi się rozwijać.

Nie popełnij błędu, wierząc, że musisz zawsze sam radzić sobie z całym biznesem. Prawdopodobnie są pewne zadania, na które po prostu nie będziesz miał czasu, dlatego ważne jest, aby wiedzieć, kiedy wynająć pomoc.

Związane z: Finanse małych firm: kluczowe filary finansowe budowania start-upu

Zarządzanie pocztą e-mail, obsługa klienta, usługi IT, usługi marketingowe i wiele innych to zadania, które możesz zlecić osobom lub firmom specjalizującym się w tych obszarach działalności.

Wydawanie pieniędzy na usługi outsourcingowe będzie bolało, ale w końcu mogą zdziałać cuda dla Twojego potencjału zarobkowego. Dodatkowo uwalniają czas, który możesz lepiej przeznaczyć na zadania, które rozwijają Twój biznes!

Na przykład zatrudnienie kogoś do świadczenia zarządzanych usług IT może uratować życie.

Dla wielu właścicieli małych firm problemy z technologią mogą być największym przestępcą, jeśli chodzi o zajmowanie czasu, którego nie można marnować.

Jak zarządzać czasem zgiełku pobocznego?

 Wszyscy dostajemy te same 168 godzin w tygodniu, prawda? TAk!

Jednak wszyscy mamy konkurencyjne wymagania dotyczące naszego czasu i różne cele dotyczące tego, jak naprawdę chcemy spędzić ten czas.

Jako handlarz poboczny musisz zrównoważyć swój rosnący zgiełk z wymaganiami swojej regularnej pracy i potrzebą bycia tam dla swoich bliskich. Trzymanie celów na szczycie umysłu pomoże utrwalić twoje zaangażowanie w poboczny zgiełk, gdy stanie się to stresujące.

Sprytną strategią zarządzania czasem jest wykorzystanie blokowania czasu lub skoncentrowanych bloków czasu w celu zorganizowania godzin pracy pobocznej.

Blokowanie czasu: jak to zrobić

Jeśli nie znasz pojęcia blokowania czasu, oto jest to: praktyka planowania całego dnia, z określonymi „blokami” czasu przeznaczonymi na określone zadania.

Niektórzy lubią blokować cały dzień, ale jest to wskazówka dotycząca efektywnego zarządzania czasem, którą możesz zastosować wyłącznie do swojego pobocznego zgiełku, jeśli chcesz. Kiedy korzystasz z blokowania czasu, zobowiązujesz się do wykonania określonych zadań lub wypełnienia określonych obowiązków w określonym czasie.

Wielu z nas z natury nie skupia się na laserze. Blokowanie czasu pozwala ominąć tendencje do rozpraszania się lub marnowania czasu, ponieważ już zaplanowałeś, nad czym będziesz pracować w swoim pobocznym zgiełku i kiedy.

Oto kilka bardzo prostych sugestii dotyczących blokowania czasu, aby wykroić poza czas pośpiechu:

• Obudź się 30-60 minut wcześniej 
• Nie śpij 30-60 minut później
• Pracuj przez przerwę na lunch
• Pozostań w pracy 30-60 minut po rzuceniu palenia, ale tylko po to, by popracować nad pobocznym zgiełkiem

Kiedy pracowałem na boku, mój czas był zawsze między obiadem a pójściem spać. Nigdy nie było mowy o tym, jak wykorzystam ten czas, ponieważ wcześniej go zablokowałem dla mojego bocznego zgiełku.

Związane z: Side Hustle Przykłady i pomysły z Kimberly Palmer z US News

Blokowanie czasu: korzyści

Kiedyś byłem osobą, która zawsze odpowiadała „tak” na prośby innych osób. Nie zrozum mnie źle, uwielbiam być pomocny. Ale spędzanie tak dużej ilości czasu na pomaganiu innym sprawiało, że miałam mało czasu na robienie własnych rzeczy.

Nauczenie się umiejętności blokowania czasu dało mi siłę do powiedzenia „nie”. Czasami po prostu muszę odmówić, gdy ludzie proszą mnie o zrobienie czegoś, ponieważ potrzebuję czasu na ukończenie mojej pracy.

Mówienie „nie” nie jest samolubne. Kiedy zacząłem odmawiać, miałem więcej energii i czasu na skupienie się na własnych celach i krokach niezbędnych do ich osiągnięcia.

Nikt z nas nie jest w stanie zrobić wszystkiego. Istnieje wiele wartościowych powodów, którym musisz odmówić, ponieważ po prostu nie masz wystarczająco dużo godzin dziennie, aby być wszystkim dla wszystkich. Skoncentruj się na swoich najważniejszych celach i priorytetach, a odniesiesz większy sukces.

Związane z: 9 miejsc pracy w niepełnym wymiarze godzin, które dobrze się opłacają [lepsze wynagrodzenie w krótszym czasie]

Wiesz, czego jeszcze nauczyło mnie blokowanie czasu? Listy rzeczy do zrobienia tak naprawdę nie działają!

Kiedyś byłem zagorzałym zwolennikiem list rzeczy do zrobienia. Zaczynałam swój dzień od długiej na milę listy, a potem patrzyłam, ile było do zrobienia, i myślałam „To niemożliwe”. Czemu? Bo to było niemożliwe!

Kluczową wadą list rzeczy do zrobienia jest to, że są one po prostu listą w losowej kolejności wszystkiego, o czym można pomyśleć, co trzeba zrobić. Nie klasyfikujesz niczego według ważności, więc każde zadanie wygląda na równie ważne.

Blokowanie czasu pomogło mi przenieść moją starą, tradycyjną listę rzeczy do zrobienia do mojego kalendarza (możesz użyć kalendarza Google lub staromodnego papierowego). Oto trzy korzyści, które zobaczysz po dokonaniu tej zmiany:

1. Eliminujesz zadania, które nie są tak ważne.
2. Opóźniasz zadania, które są ważne, ale nie pilne.
3. Ustalasz ustalone bloki czasu, które możesz poświęcić na priorytety, w tym na sprawy poboczne.

Wykorzystując blokowanie czasu w kalendarzu, uwalniasz dużo mentalnej przestrzeni nad głową, ponieważ poświęcasz czas na planowanie z wyprzedzeniem, a potem po prostu podążasz za harmonogramem.

Za chwilę zajmiemy się niektórymi bezpłatnymi narzędziami technicznymi i aplikacjami, które pomogą Ci uporządkować kalendarz oraz dostarczać powiadomienia i przypomnienia.

Kiedy tworzysz swoje bloki czasowe, pamiętaj „dlaczego”. Nadejdą chwile i dni, kiedy będziesz kuszony, aby skorzystać z drzemki lub objadać się Netflix, zamiast pośpieszyć. Twoje bloki czasowe, zbudowane wokół twoich priorytetów, pomogą ci postępować zgodnie z planem.

Mając na uwadze własne „dlaczego”, rozważ ten wykład TED wygłoszony przez Laurę Vanderkam na temat znalezienia czasu na swoje priorytety:

Najwięksi marnotrawcy czasu w życiu przedsiębiorcy

Ostatnią rzeczą, którą chcesz zrobić, to marnować ograniczony czas, który masz. Oto kilka głównych marnujących czas, których musisz unikać jako przedsiębiorca:

Nie przestrzegam planu

Jeśli uważasz, że nie warto z wyprzedzeniem planować harmonogramu pracy, pomyśl jeszcze raz. Nieplanowanie z wyprzedzeniem, w jaki sposób wykorzystasz swój czas na pracę poboczną, to przepis na nieskoncentrowaną, przypadkową pracę.

Wchodzenie do pracy bez rękawów niewiele ci da. Poświęcenie kilku minut w nocy przed lub na początku nowej sesji roboczej na uporządkowanie swoich priorytetów w rzeczywistości pozwoli zaoszczędzić czas na dłuższą metę.

Jak mówiliśmy o blokowaniu czasu, przygotowanie planu z wyprzedzeniem może być ogromną oszczędnością czasu. Jeśli nie wiesz, nad którymi zadaniami chcesz popracować, zmarnujesz czas na konfigurację, zastanawianie się, co najpierw zrobić i skupianie się każdego dnia.

Dawanie się złapać w drobne szczegóły

Rozpoczęcie nowego biznesu lub poboczny zgiełk może być przytłaczające. Masz tendencję do noszenia wielu czapek i możesz mieć pokusę, aby zrobić każdą rzecz i zadbać o każdy najmniejszy szczegół, ale to naprawdę może zmarnować twój czas.

Bycie przedsiębiorcą nie oznacza, że ​​musisz być dobry w każdym aspekcie budowania firmy. Jak tylko będziesz w stanie pokierować finansami, zacznij delegować zadania, które albo ci się nie podobają, albo nie są dobre. Zaoszczędzisz więcej energii na swoje mocne strony, podczas gdy ekspert w innych dziedzinach, takich jak księgowość lub IT, może zająć się innymi codziennymi potrzebami operacyjnymi.

Na przykład księgowość może zająć mnóstwo czasu, który można lepiej wykorzystać na kreatywne lub szeroko zakrojone rzeczy. Ławka przydziela Ci profesjonalnego księgowego, który monitoruje wszystkie Twoje konta finansowe, dzięki czemu możesz skupić się na innych sprawach.

Związane z: Księgowość dla małych firm to pestka z ławką

Nigdy nie robisz przerwy

Może to zabrzmieć wbrew intuicji, ale zrobienie sobie przerwy może w rzeczywistości pomóc ci stać się bardziej produktywnym. Jeśli będziesz palił świecę na obu końcach, nigdy nie przestając odpoczywać, w końcu się wypalisz.

Możesz potrzebować kilku dni z dala od swojej firmy, ale nawet jeśli nie jest to możliwe, pamiętaj, aby zbudować trochę czasu, aby odpocząć i naładować się. Od czasu do czasu wybierz się na spacer, a nawet po prostu wstań od biurka i przez kilka minut popatrz na inny widok. Zresetuje twój umysł i pomoże ci lepiej się skoncentrować po powrocie.

Słabe zarządzanie pocztą e-mail

Och, e-mail. Dla przedsiębiorcy może to być jeden z najbardziej podstępnych sposobów marnowania czasu.

Częścią tego, dlaczego poczta e-mail jest zmorą życia wielu naciągaczy, jest to, że jest tak niezbędna dla Twojej firmy, ale jeśli nie będziesz dobrze zarządzać swoją skrzynką odbiorczą, zostaniesz zalany. Chociaż kuszące jest bycie pod telefonem 24/7 jako nowy właściciel firmy, nieustanne sprawdzanie poczty e-mail sprawi, że Twój czas zniknie bez niczego do pokazania.

Tak jak planujesz spotkania i pracę nad projektem, skorzystasz z planowania jednego lub dwóch razy w ciągu dnia na sprawdzanie poczty e-mail. Trzymaj się tylko tych okien czasowych, rób to, co musisz zrobić z otrzymywanymi i wysyłanymi wiadomościami e-mail, a następnie wróć do koncentrowania się na innych zadaniach.

Spotkania

Spotkania są pomocne i często niezbędne do prowadzenia biznesu. Jednak gdy liderzy firmy nie wiedzą, co robią, spotkania mogą być notorycznym marnowaniem czasu.

Wielokrotnie liderzy organizacji planują spotkania tylko dlatego, że uważają, że ich przełożonym to dobrze wygląda, lub mają arbitralne wyobrażenie o tym, ile spotkań jest niezbędnych do osiągnięcia sukcesu. Ludzie, którzy nie muszą być częścią konkretnego spotkania, i tak zostają „zaproszeni”. Następnie spotkania przebiegają poza przydzielonym im przedziałem czasowym. Wszystko to powoduje niezadowolenie pracowników, bo kto chce marnować ich czas?

Możesz upewnić się, że Twoje spotkania będą efektywne, ustalając z wyprzedzeniem program, z limitami czasowymi dla każdej porcji. Możesz także spróbować przeprowadzić niektóre spotkania za pośrednictwem czatu wideo lub innego narzędzia technicznego, unikając konieczności spotkań osobistych, które zwykle trwają długo.

Zaplanuj swój czas

Zasadniczo większość wskazówek dotyczących zarządzania czasem sprowadza się do jednej porady: zaplanuj czas. Zaplanuj sposób spędzania czasu i trzymaj się tego planu tak ściśle, jak to możliwe.

Oczywiście pojawią się zakłócenia i nieoczekiwane zmiany czasu, ale dzięki rozsądnemu planowaniu uchronisz się przed wieloma problemami.

Darmowe narzędzia do zarządzania czasem

W rzeczywistości istnieje mnóstwo darmowych narzędzi do zarządzania czasem online. Oto kilka, które są warte zachodu. Wszystkie są bezpłatne, przynajmniej na okres próbny.

Darmowe listy rzeczy do zrobienia online

Wiem, że właśnie powiedziałem, że listy rzeczy do zrobienia nie działają. Ale w niektórych przypadkach mogą być skuteczne. Oto kilka miejsc online, w których możesz zapisywać swoje listy rzeczy do zrobienia:

Todoist

Todoist ma na celu zapewnienie jasności i spokoju Twojemu umysłowi i życiu. Umieszczając swoje rzeczy do zrobienia w trybie online, które są dostępne z dowolnego miejsca, wiesz, że zawsze będziesz w stanie zobaczyć, jakie zadania pozostały na dany dzień.

Możesz organizować swoje zadania według kategorii i według ważności, pomagając Ci skoncentrować się na priorytetach. Masz możliwość delegowania niektórych zadań innym, np. członkom rodziny lub członkom zespołu. Jest również wyposażony we wbudowany kalendarz i możesz zsynchronizować swoje konto Todoist z innymi aplikacjami organizacyjnymi, takimi jak Kalendarz Google i Dropbox.

Zobacz więcej o Todoist tutaj.

Evernote

Evernote to najlepsza aplikacja do robienia notatek. Evernote jest dostępny, gdy chcesz rejestrować przemyślenia, badania, pomysły i nie tylko dla swojej firmy i życia osobistego. Możesz nawet przechwytywać notatki głosowe i zdjęcia, a także zwykłe notatki tekstowe.

Zarejestruj się w Evernote tutaj.

Pamiętaj o mleku

Pamiętaj, że mleko to kolejne inteligentne narzędzie do zadań do wykonania i przypomnień, które synchronizuje się ze wszystkimi Twoimi urządzeniami. Jeśli szukasz czegoś kompatybilnego z innymi programami, takimi jak Asystent Google i Todoist, to jest to

Sprawdź Pamiętaj o mleku.

Nirwana

Nirvana pomaga w tworzeniu list rzeczy do zrobienia, zarządzaniu projektami i skupianiu się na priorytetach. Częścią ich celu jest zmotywowanie Cię do skupienia się na właściwym projekcie we właściwym czasie.

Możesz tworzyć projekty, konfigurować cykliczne listy rzeczy do zrobienia i nie tylko. Mają również funkcję, w której możesz zdecydować się „zaangażować się teraz” lub „odłożyć” przedmiot, dopóki nie będziesz miał czasu lub energii, aby zrobić to właściwie.

Oto więcej o Nirwanie.

Kalendarze online (i nie tylko)

Planowanie Acuity

Acuity Scheduling może napędzać Twój biznes, ponieważ ułatwia planowanie spotkań dla Ciebie i Twoich klientów! Klienci mogą przeglądać Twoją dostępność, planować spotkania online i wypełniać formularze przyjęć online. Wysyła im nawet automatyczne potwierdzenia, przypomnienia i kolejne powiadomienia.

Jako konsument unikający telefonu mogę powiedzieć, że jestem o 100% bardziej skłonny do odkładania ważnych zadań, jeśli wymagają one ode mnie wykonania rzeczywistego połączenia telefonicznego. O wiele szybciej umawiam się na spotkanie online, więc to narzędzie do planowania uczyniłoby mnie bardzo zadowolonym klientem.

Acuity może automatycznie aktualizować Twoje kalendarze na platformach takich jak Kalendarz Google, Outlook, iCloud i Microsoft Office 365. Oprócz łatwości organizacji kalendarza, Acuity Scheduling może akceptować płatności za pośrednictwem Stripe, Square i PayPal.

Zarejestruj się w Acuity Scheduling tutaj. Ich podstawowy abonament miesięczny z samodzielnym planowaniem przez klienta jest bezpłatny. Więcej funkcji jest zawartych w ich płatnych planach, które zaczynają się od 15 USD miesięcznie.

Calendly

Calendly to kolejna zaufana platforma do planowania online. Podobnie jak w przypadku Acuity Scheduling, Calendly umożliwia klientom planowanie spotkań, a członkom zespołu planowanie spotkań — wszystko online. Integruje się, aby automatycznie aktualizować Kalendarz Google, Kalendarz Office 365 i kalendarz iCloud.

Calendly oferuje bezpłatny 14-dniowy okres próbny, po którym możesz kontynuować korzystanie z bezpłatnej wersji lub uaktualnić do planu 8 USD miesięcznie lub 12 USD miesięcznie, który oferuje bardziej niezawodne funkcje.

Dowiedz się więcej o Calendly tutaj.

kalendarz Google

Kalendarz Google umożliwia tworzenie wydarzeń, ustawianie przypomnień, łączenie się z innymi. To narzędzie robi to wszystko, a jeśli jesteś już użytkownikiem Gmaila, najbardziej sensowne jest korzystanie z tego kalendarza. Istnieje mnóstwo sposobów korzystania z Kalendarza Google, aby uporządkować swoje życie i firmę.

Sprawdź Kalendarz Google tutaj.

Bezpłatne śledzenie czasu online

Nie wiem jak wy, ale zdecydowanie nie bardzo dokładnie oceniam, jak wykorzystuję swój czas! Na szczęście istnieje kilka przydatnych aplikacji, które mogą dostarczyć jasnych danych o tym, ile czasu spędzasz na różnych zadaniach, pomagając zidentyfikować obszary problemowe lub czasochłonne.

Czas Ratowania

RescueTime działa w tle, aby rejestrować Twoje działania na komputerze stacjonarnym, telefonie komórkowym lub tablecie i pokazywać, dokąd zmierza Twój czas.

Wielu z nas czuje, że nasz czas jest poza naszą kontrolą, a RescueTime może pomóc Ci odzyskać poczucie kontroli. Zarządzanie czasem może zwiększyć Twoją produktywność jako właściciela firmy, a także produktywność członków Twojego zespołu.

W RescueTime możesz ustawić cele i alerty, zorganizować blokowanie rozpraszania uwagi, przeglądać cotygodniowe trendy i raporty i wiele więcej! Podobnie jak inne urządzenia do śledzenia czasu, RescueTime oferuje bezpłatną opcję na całe życie, która zapewnia podstawy. Zapewnia również płatne plany dla osób lub zespołów, w tym bezpłatny okres próbny, dzięki czemu możesz wypróbować funkcje, zanim za cokolwiek zapłacisz.

Sprawdź RescueTime tutaj.

Przełącz 

Toggl oferuje śledzenie wolnego czasu, które rzuca światło na to, jak produktywne spędzasz czas.

Bezproblemowo integruje się ze wszystkimi platformami, dzięki czemu możesz rozpocząć odmierzanie czasu aktywności na komputerze, a następnie zatrzymać stoper, na przykład na smartfonie. Wszystkie wpisy będą synchronizowane automatycznie, aby zapewnić dokładny obraz tego, ile czasu Ty (lub członkowie zespołu) spędzasz na różnych działaniach i stronach internetowych.

Podstawowy plan Toggl jest zawsze bezpłatny, ale w razie potrzeby możesz także przejść na plan 9 USD miesięcznie lub 18 USD miesięcznie.

Oto więcej informacji o Toggl.

Darmowe narzędzia do zarządzania projektami online

Asany

Asana to popularna platforma do zarządzania zadaniami dla zespołów współpracujących. Dzięki Asanie możesz pomóc członkom zespołu w organizacji i utrzymaniu porządku, przypisując zadania, tworząc priorytety i ustalając terminy.

Liderzy zespołów mogą monitorować projekty na każdym etapie procesu. Asana zawiera również wizualne plany projektów, które umożliwiają kontrolę na każdym etapie realizacji projektu, wprowadzanie niezbędnych korekt do celów lub terminów.

Poza tym znasz te przyziemne, ręczne zadania, z którymi musi sobie radzić każda firma? Automatyzacja Asany może zarządzać tymi czasochłonnymi zadaniami, które nie wymagają interakcji z człowiekiem, redukując ludzkie błędy i marnowany czas. Asana współpracuje z Internetem, iOS i Androidem, a ich podstawowy plan dla maksymalnie 15 członków zespołu jest całkowicie bezpłatny.

Dowiedz się więcej o Asanie tutaj.

Trello

Trello to kolejne zaufane narzędzie do zarządzania projektami dla wszystkich Twoich potrzeb biznesowych lub osobistych. Używają tablic, list i kart do organizowania i ustalania priorytetów zadań zespołu.

Liderzy i członkowie zespołów mogą łatwo dodawać komentarze, załączniki, terminy i nie tylko do kart Trello. Platforma integruje się również z innymi aplikacjami, z których już korzysta Twój zespół, a aplikacja będzie synchronizowana na wszystkich typach urządzeń.

Trello obejmuje również automatyzację przepływu pracy za pośrednictwem Butlera. Pomaga to usunąć stres związany z monotonnymi, powtarzającymi się zadaniami, które trzeba wykonać. Możesz skonfigurować polecenia kalendarza, polecenia terminów, wyzwalacze oparte na regułach oraz niestandardowe przyciski kart lub tablic.

Uzyskaj wszystkie te wspaniałe funkcje, aby usprawnić zarządzanie projektami za darmo dzięki Trello!

Zarejestruj się, aby otrzymać bezpłatne konto Trello tutaj.

MeisterTask 

Szukasz innego narzędzia do zarządzania zespołami i projektami online? MeisterTask to kolejna solidna opcja dla Ciebie. Działa za pośrednictwem sieci Web, Windows, macOS, iOS i Android, aby połączyć tworzenie projektów, planowanie i realizację.

Atrakcyjny interfejs MeisterTask jest w pełni konfigurowalny. Ich tablice w stylu Kanban są podobne do tablic Trello, umożliwiając skonfigurowanie usprawnionych procesów i automatyzacji dla najbardziej żmudnych zadań. Jest to idealne rozwiązanie dla zespołów zdalnych pracujących wspólnie nad projektami.

Będziesz tworzyć projekty w swoim kalendarzu redakcyjnym, wraz z przepływem pracy. Zachęcamy do skorzystania z ich predefiniowanego przepływu pracy lub dostosowania własnego przepływu pracy do potrzeb każdego projektu. MeisterTask oferuje również bezproblemową integrację z wieloma innymi aplikacjami, w tym Slack, Google Drive i Dropbox.

Niektóre korzyści oferowane przez MeisterTask to wbudowane śledzenie czasu, pola niestandardowe, zadania cykliczne, listy kontrolne i automatyzacje. Dostosowują Twoje tablice tak, aby zawierały tylko niezbędne narzędzia, unikając bałaganu wynikającego z niepotrzebnych funkcji.

MeisterTask, podobnie jak Asana i Trello, jest darmowy z ich planem Basic.

Rozpocznij pracę z MeisterTask tutaj.

5 wskazówek dotyczących zarządzania czasem

Wygląda na to, że wszyscy jesteśmy coraz bardziej zajęci. Coraz więcej wciskamy się w każdy dzień. Czasami czuję, że czas mną zarządza, a nie odwrotnie. To może być frustrujące.

Oto kilka typowych wskazówek dotyczących zarządzania czasem lub wskazówek dotyczących produktywności, o których należy pamiętać. Większość z nich została już omówiona w tym artykule, ale może to być przydatne przypomnienie!

1. Utwórz listę priorytetów

Po pierwsze, poświęć teraz trochę czasu na stworzenie prostej listy rzeczy do zrobienia. Zapisz wszystko, co musisz zrobić. Pamiętaj, aby dodać rzeczy, które należy teraz ukończyć, a także rzeczy, które mogą chwilę poczekać. Niektórzy sugerują używanie mapy myśli, aby wszystko wydobyć.

Teraz, gdy masz już listę rzeczy do zrobienia, przypisz każdemu z nich priorytet. Aby to zrobić, użyj prostego formatu „ABC/123”.

„A” może reprezentować Twoje najpilniejsze, najważniejsze przedmioty. Użyj litery „B” dla tych rzeczy, które są ważne, ale mogą nie być pilne. Na koniec użyj „C”, aby zidentyfikować rzeczy, które nie są tak ważne lub pilne, ale które chciałbyś zrobić, jeśli pozwoli na to czas.

„1,2,3,…” może służyć do dalszego ustalania priorytetów pozycji w każdej kategorii.

2. Wypełnij swój kalendarz

Następnie weź swoją listę i wypełnij swój dzienny kalendarz tymi pozycjami. Twój kalendarz powinien już zawierać terminy i spotkania, więc po prostu wypełnij luki tymi elementami do zrobienia. Stosuj konserwatywne podejście i realistycznie podejdź do czasu potrzebnego na wykonanie zadań. Zbuduj dużo bufora na przerwy, sytuacje awaryjne i przerwy.

3. Plan na jutro dzisiaj

Pamiętaj, aby na koniec dnia zbudować w ciągu kilku minut, aby zaplanować następny. W tym czasie odnieś się do listy zadań z priorytetami (aby zanotować, które elementy nie zostały ukończone) i wypełnij zadania na następny dzień.

4. Zjedz najpierw największą żabę

Umieszczając rzeczy do zrobienia w kalendarzu, pamiętaj o tym, kiedy jesteś najbardziej produktywny. Ponieważ większość z nas jest najbardziej produktywna z samego rana, najlepiej zaplanować najtrudniejsze zadania dopiero wtedy. Ale wiesz, kiedy jesteś najbardziej produktywny. Zaplanuj więc pracę nad swoimi najtrudniejszymi zadaniami.

5. Walcz z barierami

Na koniec zrób krótką listę swoich największych barier w zarządzaniu czasem i zdecyduj się na działanie, które chcesz zwalczyć.

Typowe bariery to przerwy, brak organizacji, perfekcjonizm, niemożność odmowy itp. Barierom nie da się całkowicie zapobiec, ale możemy podjąć kroki, aby ich uniknąć lub przynajmniej zminimalizować ich wpływ.

Końcowe przemyślenia

Oczywiście zarządzanie czasem to dla większości z nas walka. Ale na szczęście dostępnych jest wiele bezpłatnych zasobów i narzędzi, które pomogą Ci efektywnie zarządzać czasem.

Czy korzystasz z któregokolwiek z tych narzędzi lub znasz więcej darmowych narzędzi do zarządzania czasem online? Chciałbym usłyszeć Twoje przemyślenia na temat zarządzania czasem w komentarzach poniżej.