Jak uporządkować dokumenty finansowe na wzór Biblioteki Kongresu

Pewnie wiesz, że lubię upraszczać sprawy. Tak proste, jak to możliwe.

Lubię też mieć porządek, ponieważ nic nie denerwuje mnie bardziej niż czas zmarnowany na szukanie czegoś. To namacalny koszt, jaki płacisz za brak systemu.

Dotyczy to szczególnie rzeczy, których nie potrzebujesz często, ponieważ nie możesz polegać na swojej pamięci, aby przypomnieć sobie, gdzie są rzeczy. Dokumenty finansowe idealnie pasują do tego wiadra.

Po latach dostosowywania i ponownego dostosowywania wymyśliłem system organizacyjny dla naszych dokumentów, który działa. To także całkiem proste.

Oto moje dwie (ok, technicznie trzy) zasady dla każdej kartki papieru:

1. Digitalizuj wszystko
2. Zachowaj oryginał, jeśli został wydany przez rząd, poświadczony notarialnie, ma charakter osobisty, jest związany z podatkami lub pożyczką.
3. (Zniszcz resztę)

Spis treści

1. Jak to wszystko zorganizować za pierwszym razem?
2. Digitalizuj wszystko
3. Zniszcz oryginał, jeśli…
4. Przechowywanie dokumentów

Jak to wszystko zorganizować za pierwszym razem?

Jeśli zaczynasz od zera, zapraszam do przeczytania tego artykułu autorstwa zawodów archiwistyki, czyli Biblioteki Kongresu. Staram się pamiętać o niektórych

strategie stosowane przez Bibliotekę Kongresu. Archiwizują DUŻO rzeczy. Jak wszystko.

Zauważysz, że ich porady nie określają żadnych konkretnych kroków ani technologii, dlatego za chwilę podzielę się swoim podejściem, ale ich ogólne podejście jest solidne. Ten pomysł z artykułu jest czystym złotem — „Nie daj się zwieść. Oprzyj się pokusie delektowania się każdą rzeczą w tej chwili”. (tak łatwe do zrobienia, szczególnie w przypadku archiwizacji osobistej)

Kluczowym pomysłem jest atakowanie dokumentów jako jednej jednostki za pomocą serii „grup”. Myślenie o tym jako o jednej jednostce czyni ją mniej zniechęcającą. Atakujące kępy rozbijają go na łatwe do opanowania kawałki, które możesz zrobić w ciągu kilku dni, tygodni lub miesięcy.

Kiedy zacząłem organizować, wziąłem moje logiczne „grupy” i zamieniłem je w foldery. Wziąłem wszystkie dokumenty Car i najpierw je zeskanowałem, umieszczając pliki w odpowiednim folderze. Niszczyłem oryginały, których nie musiałem przechowywać, a resztę trzymałem w pudełkach. Potem zrobiłem drugi samochód.

Następnego dnia przejrzałem dokumenty bankowe dotyczące naszego głównego konta bankowego. Nie musiałem robić każdego dokumentu w jeden dzień, nie chciałem poświęcać na to tyle czasu, ale chciałem poświęcić 20-30 minut na zapełnienie jednego folderu.

Cyfryzacja trwała około miesiąca, ale od tego czasu konserwacja jest dość rutynowa. Wsadowo skanuję dokumenty mniej więcej co kwartał, co nie oznacza wielu dokumentów, ponieważ teraz większość rzeczy dostaję cyfrowo.

A moje kategoryzacje (lub grudki) mogą nie pasować do twoich. Dobrym sposobem myślenia o tym jest sposób organizowania i Segregator na wypadek sytuacji awaryjnej, który i tak będzie zawierał wiele z tych ważnych dokumentów.

Digitalizuj wszystko

Każda ważna kartka papieru, która trafia do domu, jest cyfrowa. Jeśli mogę, zapisuję się na wyciągi bez papieru, ponieważ wtedy mogę bezpośrednio pobrać wyciągi bez konieczności ich skanowania.

Digitalizacja nie jest trudna, ale organizowanie jej w serii folderów jest trudną częścią.

Oto nasza struktura folderów:

• Dokumenty biznesowe
• Dokumenty osobiste.
  • Archiwum
  • Indywidualne – Ja
  • Indywidualne – Urocza Żona
  • Indywidualny – Dziecko 1
  • Indywidualny – Dziecko 2
  • Zasób – Dom
  • Zasób – samochód V
  • Zasób – samochód H
  • Budżetowy.
    • Umowy
    • Bankowość
    • Kredyt
    • Planer Finansowy
    • Ubezpieczenie
    • Inwestycja
    • Podatki
  • Prawny

i uporządkuj nasze pliki w oparciu o osobę lub majątek, a następnie czy jest to finansowe, prawne lub inne – te kategorie są wspólne dla rodziny. Mogę zajmować się podatkami lub zarządzać inwestycjami, ale są to aktywa rodzinne, a więc należą do szerszej kategorii.

ten Indywidualny zawierać dokumenty specyficzne dla danej osoby, takie jak dokumentacja medyczna.

Archiwum to łapacz dla dokumentów, których już nie potrzebujemy, takich jak folder do Zasób – samochód C po sprzedaży Toyoty CElika. Minęły lata, odkąd mieliśmy samochód, więc w razie potrzeby mogłem usunąć cały folder, ale biorąc pod uwagę, jak tanie jest przechowywanie… ech, dlaczego jedno i drugie.

Zniszcz oryginał, jeśli…

Digitalizacja dokumentu oznacza, że ​​nie potrzebuję już oryginału, z kilkoma wyjątkami. Moja ogólna zasada jest taka, że ​​jeśli jest to wystawione przez rząd, poświadczone notarialnie, pokrycie własności, podatków lub pożyczek, to zatrzymaj je. Możesz zniszczyć wszystko inne.

Jeśli masz dużo papieru i lubisz bardziej skomplikowane zasady, oto kilka praktycznych zasad jaki fizyczny papier zniszczyć i co zachować (pamiętaj, że nadal masz cyfrowe kopie wszystkiego, tylko w walizka):

• SHRED Wszystko, co dostajesz co miesiąc – wyciągi bankowe, wyciągi z kart kredytowych, rachunki za mediaitp. – kiedy dostaniesz następny
• PRZECHOWYWAĆ dokumenty pożyczki (zwłaszcza potwierdzenie) przez rok po jej spłacie.
• Przechowuj deklaracje podatkowe i dokumenty potwierdzające przez 7 lat po złożeniu wniosku.
• PRZECHOWUJ Dokumenty związane z aktywami (samochód, dom itp.) tak długo, jak je posiadasz.
• ZACHOWAJ dokumenty wydane przez rząd, takie jak akty urodzenia i zgonu, akty małżeństwa – na zawsze
• ZACHOWAJ Wszystko, co Twoim zdaniem byłoby trudne do zastąpienia.

Przechowywanie dokumentów

Znajdź bezpieczne miejsce w swoim domu, umieść sejf przeciwpożarowy i włóż dokumenty do sejfu.

Sejf, który dostajesz w sklepie z artykułami biurowymi, prawdopodobnie może być pęknięty w pięć sekund za pomocą magnesu, więc nie polegaj na nim ze względu na bezpieczeństwo. Chcesz go dla ochrony przeciwpożarowej, więc ukryj go, najlepiej za obrazem na ścianie. 🙂

W przypadku kopii cyfrowych upewnij się, że gdzieś je zarchiwizujesz, najlepiej automatycznie i na wszelki wypadek w dwóch miejscach. Przechowujemy nasze dokumenty na przenośnym dysku twardym, który sam jest archiwizowany zdalnie.

Jeśli nie chcesz przechowywać ich lokalnie lub chcesz, aby wiele osób miało dostęp do dokumentów (przenośny dysk twardy nie jest idealny), możesz wybrać coś takiego jak Dropbox.

Gdy to zrobisz, pokochasz, jak lekkie i przewiewne będą wydawać się Twoje dokumenty finansowe. 🙂

Jakie są Twoje strategie przechowywania i porządkowania dokumentów finansowych? Zawsze staram się ulepszyć nasz proces, więc chciałbym usłyszeć Twój.