Kā aprēķināt algas savam mazajam biznesam [Galīgais ceļvedis]

Hkad jūsu bizness ir izaudzis tiktāl, ka ir pienācis laiks nolīgt palīdzību? No vienas puses, tās ir lieliskas ziņas. Bet, no otras puses, algu uzskaite mazajiem uzņēmumiem rada vēl vienu sarežģītību jūsu uzņēmuma vadīšanai.

Lielākajai daļai mazo uzņēmumu īpašnieku nav pieredzes cilvēkresursu, grāmatvedības vai grāmatvedības jomā. Tātad, kā jūs varat izveidot algu sistēmu, kas ļauj jums darboties IRS labā, nepatērējot pārāk daudz jūsu vērtīgā laika?

Ja jums ir W-2 darbinieki, jums būs jāveic algas. Līdztekus algas samaksai jums būs jānodrošina darbinieka kompensācija un bezdarba apdrošināšana. Jūs būsiet atbildīgs arī par pusi no viņu sociālās apdrošināšanas un medicīniskās palīdzības nodokļiem. Jums būs jāaprēķina viņu ienākuma nodokļa ieturējums un savlaicīgi jāiesniedz nodokļi un jāiesniedz pārskati valdībai. To visu varat izdarīt, izmantojot algu programmatūru vai pilna servisa algas pakalpojumu sniedzēju.

Kas ir algu saraksts?

Termins "algas saraksts" var nozīmēt daudzas lietas. Bet vispārīgākajā nozīmē algu uzskaite ir process, kurā uzņēmums aprēķina un nosūta algu saviem darbiniekiem.

Uzņēmuma algu sistēma ietvers mehānismus, kas tiek izmantoti, lai izsekotu darbinieku stundas un atvaļinājuma laiku, metodi un grafiku kādi maksājumi tiek pārskaitīti, un rīki, kas tiek izmantoti, lai aprēķinātu darbinieka nodokļu ieturējumu un nosūtītu to IRS termiņi.

Prasības algu sarakstam

Ja ir W-2 darbinieki, tas nozīmē algu uzskaiti. Ja jums ir stundas darbinieki, viņi iesniegs savas stundas par katru algas periodu, un jums tas ir jādara maksājiet tos saskaņā ar iepriekš noteiktu grafiku — parasti reizi nedēļā, reizi divās nedēļās vai reizi mēnesī.

Algu saraksta aprēķināšana nozīmē darbinieku bruto algu noteikšanu, pēc tam ienākumu, sociālās apdrošināšanas un Medicare nodokļu ieturēšanu.

Pēc tam ieturētos nodokļus pēc noteikta grafika jāiesniedz valdībai. Lielākajai daļai mazo uzņēmumu tas būs nepieciešams katru mēnesi. Tomēr lieliem uzņēmumiem tas var būt nepieciešams pat reizi nedēļā.

Nepieciešami arī ceturkšņa pārskati. Jums jāiesniedz a 941 forma katru ceturksni. Šajā veidlapā federālajai valdībai ir norādīts, cik daudz algas esat samaksājis, kā arī to, cik daudz ienākuma nodokļa esat ieturējis un iesniedzis. Būs nepieciešami arī valsts pieteikumi, tāpēc vēlreiz pārbaudiet to veidlapas un datumus savā valstī.

Jums būs jānosūta arī gada pārskati. Jums būs jāapstrādā W-2 jūsu darbiniekiem un valdībai. Jāiesūta arī a 940 forma federālajai valdībai par federālajiem bezdarba nodokļiem, un jums tas var būt jādara biežāk atkarībā no jūsu algas summas gada laikā.

Kādas ir personāla izmaksas?

Darbinieku izmaksas ir vairāk nekā tikai viņu alga. Jums būs papildu izmaksas, piemēram, papildu nodokļi, apdrošināšana un algas pakalpojums.

Nodokļi

Kad jūs pieņemat darbā kādu, kas pie jums strādā, 15,3% no viņa algas tiek maksāti algas nodoklim. To veido 12,4% sociālajai apdrošināšanai un 2,9% Medicare.

Darbuzņēmēji paši maksā visu šo summu. Bet darbinieki maksā tikai pusi paši, un darba devējam ir jāmaksā otra puse. Tāpēc, maksājot darbiniekiem algas, jūsu izmaksas faktiski ir par 7,65% lielākas.

Piemēram, ja jūsu darbinieks nopelna USD 1000 nedēļā. Jūsu faktiskās izmaksas ir USD 1076,50 nedēļā.

Apdrošināšana

Jums ir jāveic gan bezdarba apdrošināšana, gan darba ņēmēju kompensācijas apdrošināšana.

Bezdarba apdrošināšana tiek maksāta valstij, un tā nodrošina pabalstus darbiniekiem, kuri ir atlaisti. Jūsu likmes tiks noteiktas atkarībā no jūsu riska līmeņa. Ja strādājat nozarē, kurā ir daudz darbinieku, piemēram, ainavu veidošanā vai citās sezonālās nozarēs, jūsu likmes būs augstākas nekā nozarē, kurā parasti nav daudz darbinieku. Jūsu likmes tiks noteiktas arī atkarībā no tā, cik lielu algu jūs maksājat. Jo vairāk jums ir algas, jo lielākas ir jūsu izmaksas.

Jūs varat pēc iespējas samazināt savas personīgās likmes, izvairoties no atlaišanas un cīnoties pret nelikumīgām prasībām. Dažreiz neapmierināti darbinieki pēc atlaišanas mēģinās pieteikties bezdarbam. Neatļaujiet to. Ikviens, kurš iesniegs veiksmīgu prasību pret jūsu uzņēmumu, paaugstinās jūsu likmes. Ja viņiem nav tiesību uz pabalstiem, dariet visu iespējamo, lai tie netiktu iekļauti jūsu politikā.

Darba ņēmēju kompensācijas apdrošināšana tiek maksāta apdrošināšanas sabiedrībai (vai dažreiz valstij), un tā attiecas uz darbiniekiem, ja viņi darbā tiek ievainoti. Atkal, jūsu likmes tiek noteiktas, pamatojoties uz jūsu riska līmeni. Jo bīstamāka būs jūsu nozare, jo augstākas būs jūsu likmes. Un tāpat kā ar bezdarba apdrošināšanu, arī jūsu personīgās likmes būs atkarīgas no jūsu algas summas.

Jūs varat samazināt savas likmes, veicot drošības pasākumus, kas nepieciešami jūsu darba veidam. Acīmredzot jūs nevēlaties, lai jūsu darbinieki tiktu ievainoti, lai kā arī būtu, bet zemākas darba ņēmēju algas ir papildu ieguvums.

Jūsu darbinieks nesedz nevienu no šīm izmaksām. Gan bezdarba, gan darba ņēmēja kompensāciju 100% maksā darba devējs.

Saistīts:Savu mazo uzņēmumu apdrošināšanas vajadzību izpratne, izmantojot Coverwallet

Algas pakalpojums

Ir daudz aprēķinu, kas tiek iekļauti algu sarakstā. Tā nav tikai stundas likme un nostrādātās stundas. Šī iemesla dēļ jūs vēlaties, lai kāds algas pakalpojums veiktu šo aprēķinu. Algas dienests ne tikai aprēķinās darbinieka ienākuma nodokļa ieturējumu, bet arī aprēķināt viņu (un jūsu) sociālās apdrošināšanas un medicīniskās palīdzības nodokļus, kā arī bezdarba apdrošināšanu izmaksas.

Ja jūsu darba ņēmēja kompensācijas politika ir noteikta ar valsti, tā arī to aprēķinās. Ja jūsu darba ņēmēja kompensācijas politika attiecas uz privātu uzņēmumu, jūs, iespējams, sadarbosities tieši ar viņu, un šīs izmaksas netiks aprēķinātas, izmantojot jūsu algas pakalpojumu.

Saistīts:Labākā grāmatvedības programmatūra maziem uzņēmumiem

Kā pirmo reizi iestatīt algu sarakstu?

Ir daži dokumenti, kas jums būs jāsavāc, lai varētu sākt savu algu sistēmu. Jums būs arī jāpārdomā sava ierakstu saglabāšanas politika un maksājumu biežums.

Kādi algas dokumenti man ir nepieciešami?

Lai izveidotu algu sarakstu mazo uzņēmumu īpašniekiem, viņiem tas ir jādara piesakieties IRS, lai saņemtu darba devēja identifikācijas numuru (EIN).. EIN iegūšana ir bez maksas, un tam nevajadzētu aizņemt vairāk par 5 minūtēm. Dažos štatos jums, iespējams, būs jāpiesakās arī valsts EIN.

Ja jums ir LLC vai korporācija, jums jau ir EIN.

Runājot par jūsu darbiniekiem, tas būs jādara katram no viņiem aizpildiet W-4. Tas ir svarīgi, jo tajā ir norādīts, cik daudz nodokļu jums vajadzētu ieturēt sava darbinieka vārdā no katras algas. Katram darbiniekam arī vajadzēs aizpildiet veidlapu I-9 lai pārbaudītu viņu identitāti.

Jums būs nepieciešamas arī vismaz jūsu bezdarba apdrošināšanas likmes un, iespējams, jūsu strādnieka atalgojuma likmes.

Visbeidzot, jums būs jāizveido sistēma, lai izsekotu jūsu darbinieku stundas. Tehniski tas varētu būt tikpat vienkārši kā pierakstīšanās lapa. Laika karšu sistēma ir populāra daudzos mazajos uzņēmumos. Bet, ja jums ir attālināts darbaspēks, vislabāk var darboties datorizēta vai tālruņa izsekošanas sistēma.

Kādai vajadzētu būt manai algas reģistra saglabāšanas politikai?

Likums par godīgiem darba standartiem (FLSA) nosaka, ka darba devēji vismaz trīs gadus saglabā vairākus ar algu saistītus dokumentus. Šie dokumenti ir:

• Darbinieka pilns vārds un sociālās apdrošināšanas numurs
• Adrese (ieskaitot pasta indeksu)
• Dzimšanas datums (ja jaunāks par 19 gadiem)
• Dzimums un nodarbošanās
• Nodarbinātības datumi
• Laiks un nedēļas diena, kad sākas darbinieka darba nedēļa
• Katru dienu strādāja stundas
• Kopā nostrādātās stundas katrā darba nedēļā
• Pamatojoties uz to, kā tiek izmaksāta darbinieka alga
• Regulāra stundas atalgojuma likme
• Kopējie dienas vai nedēļas tiešā laika ieņēmumi
• Kopējie virsstundu ienākumi darba nedēļā
• Visas piemaksas vai atskaitījumi no darbinieka algas
• Kopējā alga, kas izmaksāta katrā algas periodā
• Maksājuma datums un maksājuma periods, uz kuru attiecas maksājums

Lai iegūtu papildinformāciju par ierakstu saglabāšanas prasībām, pārbaudiet šo faktu lapu no Darba departamenta.

Kādu algas biežumu man izvēlēties?

Cik bieži jūs maksāsiet saviem darbiniekiem? Maksājot viņiem katru nedēļu, jūs nesastatīsities ar atbilstības problēmām, taču tas ir arī darbietilpīgākais. Ja vēlaties maksāt retāk nekā katru nedēļu, sazinieties ar Valsts Darba departamentu, lai uzzinātu jūsu štata minimālo maksājumu biežumu.

Ja jums ir atļauts izvēlēties pusmēneša vai divu nedēļu atalgojuma grafikus, katrs no tiem radīs jums mazāk galvassāpes nekā iknedēļas maksājumu biežums. Bet katram no tiem ir daži plusi un mīnusi, kā norādīts tālāk.

Iknedēļas

Izmantojot iknedēļas algas grafiku, jūsu darbinieki saņem atalgojumu katru nedēļu vienā un tajā pašā dienā. Tipisks grafiks būs šāds: viņi piektdienas dienas beigās norāda savas stundas par tajā nedēļā nostrādātajām stundām. Pēc tam jums būs dažas dienas, lai apstrādātu algas, un viņi saņems savu čeku nākamajā piektdienā.

Šis maksājumu grafiks ir raksturīgs zemāk atalgotiem darbiniekiem.

Šī grafika priekšrocība ir tāda, ka darbinieki saņem atalgojumu biežāk. Tas viņiem var atvieglot naudas plūsmas pārvaldību.

Negatīvā puse ir tāda, ka jums būs jāapstrādā algas katru nedēļu neatkarīgi no tā. Pat ja esat atvaļinājumā vai esat slims, jums joprojām būs šī atbildība, pretējā gadījumā jūsu darbinieki nesaņems atalgojumu.

Pusmēneša

Izmantojot pusmēneša atalgojuma grafiku, jūs darbiniekiem maksājat katra mēneša vienās un tajās pašās divās kalendāra dienās, piemēram, 1. un 15. datumā. Mazo uzņēmumu īpašnieku algu sarakstam pusmēneša grafiks var atvieglot citu izdevumu plānošanu algu aprēķināšanas datumos.

Šis grafiks vislabāk darbojas darbiniekiem, kuriem maksā algu, nevis stundu.

Tomēr pusmēneša algas grafikam ir arī negatīvās puses. Pirmā problēma ir tā, ka algas čeki nebūs tieši tādi paši. Pirmajā darba samaksas periodā nostrādāto dienu un stundu skaits var būt nedaudz lielāks vai mazāks nekā otrajā.

Otrs pusmēneša grafika mīnuss ir tas, ka algas diena katru mēnesi iekritīs dažādās nedēļas dienās. Viena algas diena varētu būt otrdiena, nākamā piektdiena un nākamā pirmdiena. No darba devēja puses tas var apgrūtināt konsekventa laika plānošanu algu saraksta apstrādei. Un no darbinieku puses, ja algas diena iekrīt nedēļas nogalē vai brīvdienā, tas var izraisīt maksājuma kavēšanos.

Reizi divās nedēļās

Ar divu nedēļu algas struktūru darbiniekiem vienkārši maksā ik pēc divām nedēļām. Darba devējam tas palīdz iestatīt periodiskus algas procesus. Un darbinieks var paļauties uz to, ka viņa bankas kontā tiks saņemta alga katru otro ceturtdienu, piektdienu vai jebkuru citu jūsu iestatīto dienu.

Vienīgais trūkums algu aprēķināšanai reizi divās nedēļās ir tas, ka dažos mēnešos jums būs jāveic trīs maksājumi saviem darbiniekiem, nevis divi. Un no grāmatvedības viedokļa tas radīs jūsu algas izmaksas tajā mēnesī augstākas nekā citos.

Atšķirība starp darbiniekiem un līgumstrādniekiem

Tā kā mēs runājam par mazo uzņēmumu īpašnieku algu sarakstu, ir svarīgi apsvērt, vai jums pat ir jāiestata algu saraksts. Ja strādājat tikai ar ārštata darbuzņēmējiem, jūs to nedarāt. Kā jūs zināt, vai cilvēki, kas strādā pie jums, ir darba ņēmēji? Saskaņā ar IRS teikto, tas viss ir saistīts ar darbinieka neatkarības pakāpi.

Vai strādnieks pats nosaka savas darba stundas un vai viņš nodrošina savus rīkus un piederumus? Ja tā, tos var uzskatīt par neatkarīgu darbuzņēmēju. Turklāt neatkarīgie darbuzņēmēji parasti ir vairāk balstīti uz projektiem. Ja kāds katru dienu jūsu vietā veic neskaitāmus uzdevumus, pastāv liela iespēja, ka IRS viņu var uzskatīt par darbinieku.

Lai uzzinātu vairāk par faktoriem, kas nosaka W-4 darbinieka vai W-9 līgumslēdzēja statusu, izlasiet IRS vadlīnijas.

Vai jums ir W-4 darbinieki?

Ja tā, turpiniet lasīt šo mazo uzņēmumu īpašnieku algu uzskaites rokasgrāmatu. Tu gribu jāizveido algu sistēma un noteikti ievērojiet visas IRS vadlīnijas par atalgojuma biežumu, ierakstu saglabāšanu un nodokļu ieturēšanu.

Vai jums ir W-9 līgumdarbinieki?

Jums nav jāveic algu uzskaite, ja jums ir tikai W-9 līgumdarbinieki. Tā vietā jūs viņiem maksājat ar kādiem līdzekļiem un biežumu, par ko jūs abi vienojaties. Un jums nav jāuztraucas par nodokļu ieturēšanu. Tomēr darbuzņēmējam būs jāaizpilda savs W-9. Un, ja gada laikā kādam darbuzņēmējam maksājat vairāk nekā 600 USD, gada beigās jums būs jānosūta viņiem 1099-MISC.

Kā man vajadzētu rīkoties ar savu mazo uzņēmumu algu sarakstu?

Ir divi galvenie veidi, kā pārvaldīt savu mazo uzņēmumu algu sarakstu: pakalpojums vai programmatūra. Galvenā atšķirība starp abiem pakalpojumiem ir tāda, ka pakalpojums pārskaitīs nodokļus un iesniegs veidlapas valdībai pēc pareizā grafika.

Šeit ir katra plusi un mīnusi.

Vai man vajadzētu veikt algu uzskaiti, izmantojot pakalpojumu?

Lai gan šī ir dārgākā iespēja no abiem, šīs iespējas galvenā daļa ir tāda, ka jūsu algas galvassāpes samazinās līdz nullei. Jūs sniegsiet informāciju par darbiniekiem, piemēram, algu un W-4 informāciju, kā arī algu grafiku, un pakalpojumu sniedzējs to paņems no turienes.

Jums joprojām būs jāiet uz pakalpojumu katru algas periodu un "apstrādāts" algas. Taču bieži vien tas ir tikai daži klikšķi, un tam nevajadzētu aizņemt vairāk par dažām minūtēm. Stundu darbiniekiem jums būs jāievada viņu stundas par katru algas periodu.

No turienes pakalpojumu sniedzējs nodrošina, ka algas tiek apstrādātas laikā un visi nodokļu iesniegumi un atskaites tiek nosūtīti pareizajos grafikos. Viņi arī parūpēsies par visām IRS problēmām, kas varētu rasties.

Viņiem bieži ir izveidotas sistēmas, lai izsekotu tādām lietām kā laika uzskaite, atvaļinājuma laika uzkrāšana un izmantošana, 401(k) iemaksas un daudz kas cits.

Ja jums ir 10 vai vairāk darbinieku, algu uzskaites pakalpojuma pieņemšana varētu būt labs solis. Bet, ja jums ir mazāks uzņēmums, pilna servisa algas pakalpojumu sniedzējs var būt nedaudz vairāk nekā jums nepieciešams.

Vai man vajadzētu veikt algu uzskaiti, izmantojot programmatūru?

Algu aprēķināšanas programmatūra veiks algas aprēķinus jūsu vietā. Tas aprēķinās pareizos ieturējumus no katra darbinieka čeka un uzskaitīs, cik daudz esat parādā valdībai. Jūs esat atbildīgs par nodokļu ieturējuma faktisku nosūtīšanu un pareizo veidlapu savlaicīgu iesniegšanu.

Izmantojot algas programmatūru, jums būs jāsamazina savi čeki. Vai arī ar dažiem algas programmatūras nodrošinātājiem, piemēram Square Payroll, jūs pat varat iestatīt tiešo depozītu.

Saistīts:Kā es izmantoju QSEHRA, lai atskaitītu savu darbinieku veselības aprūpes pabalstu

Kādas ir mana mazā uzņēmuma algas programmatūras iespējas?

Neatkarīgi no tā, vai esat iepriekš veicis algu uzskaiti vai nē, vēlaties izvēlēties programmatūru ar rīkiem un resursiem, lai ar pārliecību maksātu jūsu komandai, kas atvieglos jūsu kā mazā uzņēmuma īpašnieka dzīvi!

Ātra Google meklēšana parādīs desmitiem spējīgu algas programmatūras uzņēmumu. Dažas no populārajām iespējām ir Square, QuickBooks, Gusto, Wave Payroll, SurePayroll un Patriot Software Payroll.

Katram ir savs funkciju kopums, bet tikai Kvadrāts ļauj sākt darbu par USD 5, ja jums ir tikai pāris darbuzņēmēju. Square ir arī vienīgā programmatūra, kas nodrošina pilnīgu rīku ekosistēmu, lai palīdzētu jums pārvaldīt savu biznesu.

Turklāt, ja maksājumu apstrādei jau izmantojat Square, to ir viegli izmantot viņu algas pakalpojumu.

Bottom Line

Algu uzskaite mazo uzņēmumu īpašniekiem sākumā var šķist biedējoša. Bet, izmantojot atbilstošus rīkus, jūs varat ātri izveidot uzticamu algu sistēmu. Lai iegūtu vairāk ideju un padomu mazā uzņēmuma finanšu organizēšanai, noteikti izlasiet Jaunā uzņēmuma izveides galvenie finanšu pīlāri.