Jūs droši vien zināt, ka man patīk visu vienkāršot. Pēc iespējas vienkāršāk.
Man arī patīk lietas sakārtot diezgan sakārtotas, jo nekas mani nekaitina vairāk kā veltīgi pavadīts laiks, meklējot kaut ko. Tās ir materiālās izmaksas, ko maksājat par sistēmas trūkumu.
Tas jo īpaši attiecas uz lietām, kuras jums bieži nav vajadzīgas, jo nevarat paļauties uz savu atmiņu, lai atcerētos, kur lietas atrodas. Finanšu dokumenti lieliski iekļaujas šajā spainī.
Pēc gadiem ilgas pielāgošanas un atkārtotas pielāgošanas esmu izstrādājis mūsu dokumentu organizatorisko sistēmu, kas darbojas. Tas ir arī diezgan vienkārši.
Šeit ir mani divi (labi, tehniski trīs) noteikumi par katru papīra lapu:
- Visu digitalizēt
- Saglabājiet oriģinālu, ja tas ir valdības izdots, notariāli apstiprināts, personīgais īpašums, ar nodokli vai aizdevumu saistīts.
- (Sasmalciniet pārējo)
Satura rādītājs
- Kā to visu organizēt pirmo reizi
- Visu digitalizēt
- Sasmalciniet oriģinālu, ja…
- Dokumentu glabāšana
Kā to visu organizēt pirmo reizi
Ja jūs sākat no nulles, es aicinu jūs izlasīt šo arhivēšanas profesiju - Kongresa bibliotēkas - rakstu. Es cenšos paturēt prātā dažus
stratēģijas, ko izmanto Kongresa bibliotēka. Viņi arhivē daudz lietu. Tāpat kā viss.Jūs ievērosiet, ka viņu padomi neparedz nekādus īpašus soļus vai tehnoloģijas, tāpēc es tūlīt piekrītu savai pieejai, bet viņu vispārējā pieeja ir stabila. Šī raksta ideja ir tīrs zelts - “Nekļūstiet malā. Izturieties pret kārdinājumu izbaudīt kādu lietu tieši tagad. ” (tik viegli izdarāms, īpaši personiskajā arhivēšanā)
Galvenās idejas ir uzbrukt jūsu dokumentiem kā vienībai ar virkni “klucīšu”. Domājot par to kā vienu vienību, tas kļūst mazāk biedējošs. Uzbrukuma klucīši to sadala pārvaldāmos gabalos, ko varat darīt vairāku dienu, nedēļu vai mēnešu laikā.
Kad es sāku organizēt, es paņēmu savus loģiskos “gabaliņus” un pārvērtu tos mapēs. Es paņēmu visus automašīnas dokumentus un vispirms tos skenēju, ievietojot failus atbilstošajā mapē. Es sasmalcināju oriģinālus, kas man nebija jāglabā, un pārējo glabāju kastēs. Tad es izdarīju otru automašīnu.
Nākamajā dienā es izskatīju savus bankas dokumentus, lai iegūtu mūsu galveno bankas kontu. Man nebija jādara katrs dokuments vienā dienā, es negribēju tam veltīt tik daudz laika, bet biju gatavs veltīt 20-30 minūtes vienas mapes aizpildīšanai.
Digitalizācijas ieslēgšana un izslēgšana prasīja apmēram mēnesi, bet kopš tā laika apkope ir diezgan parasta. Es skenēju dokumentus sērijveidā apmēram reizi ceturksnī, kas nav daudz dokumentu, jo tagad lielāko daļu lietu saņemu digitāli.
Un manas kategorijas (vai klucīši) var nesakrist ar jums. Viens labs veids, kā par to domāt, ir tas, kā jūs organizējat Ārkārtas saistviela, kurā tik un tā būs daudz šo svarīgo dokumentu.
Visu digitalizēt
Katra svarīga papīra lapa, kas nonāk mājā, ir digitāla. Ja es varu, es pierakstos paziņojumiem bez papīra, jo tad es varu tieši lejupielādēt paziņojumus, neveicot to skenēšanu.
Digitalizācija nav grūtā daļa, tās sakārtošana mapju sērijā ir grūta daļa.
Šeit ir mūsu mapju struktūra:
- Biznesa dokumenti
- Personas dokumenti.
- Arhīvs
- Individuāls - es
- Persona - jauka sieva
- Individuāli - bērns 1
- Individuāli - bērns 2
- Aktīvs - māja
- Aktīvs - automašīna V
- Aktīvs - automašīna H
- Finanšu.
- Līgumi
- Banku darbība
- Kredīts
- Finanšu plānotājs
- Apdrošināšana
- Ieguldījumi
- Nodokļi
- Juridiski
Es sakārtot mūsu failus pamatojoties uz personu vai īpašumu un pēc tam neatkarīgi no tā, vai tas ir finansiāls, juridisks vai cits - šīs kategorijas ir kopīgas ģimenei. Es varu veikt nodokļus vai pārvaldīt ieguldījumus, bet tie ir ģimenes aktīvi un tāpēc ietilpst plašākā kategorijā.
The Individuāls satur indivīdam raksturīgus dokumentus, piemēram, medicīniskos datus.
Arhīvs ir visaptverošs dokuments, kas mums vairs nav vajadzīgs, piemēram, mape Īpašums - automašīna C. pēc tam, kad pārdevām Toyota Celica. Ir pagājuši gadi, kopš mums bija automašīna, lai vajadzības gadījumā es varētu izdzēst visu mapi, bet ņemot vērā to, cik krātuve ir lēta... eh, kāpēc abi.
Sasmalciniet oriģinālu, ja…
Dokumenta digitalizēšana nozīmē, ka man vairs nav vajadzīgs oriģināls, izņemot dažus izņēmumus. Mans vispārējais noteikums ir tāds, ka, ja tās valdības izdots, notariāli apstiprināts, sedz īpašumu, nodokļus vai aizdevumus, tad paturiet to. Jūs varat sasmalcināt visu pārējo.
Ja atrodat daudz papīra un jums patīk sarežģītāki noteikumi, šeit ir daži īkšķa noteikumi kādu fizisku papīru sasmalcināt un ko paturēt (atcerieties, ka jums joprojām ir visa digitālā kopija, tikai iekšā gadījums):
- SHRED Viss, ko saņemat katru mēnesi - bankas izraksti, kredītkartes pārskati, komunālie maksājumiutt. - kad saņemsi nākamo
- Saglabājiet aizdevuma dokumentus (īpaši apstiprinājumu) gadu pēc tam, kad esat to samaksājis.
- Saglabājiet nodokļu deklarācijas un apliecinošos dokumentus 7 gadus pēc iesniegšanas.
- SAGLABĀT dokumentus, kas saistīti ar īpašumu (automašīnu, māju utt.), Kamēr jums tas pieder.
- SAGLABĀT Valdības izdotus dokumentus, piemēram, dzimšanas un miršanas apliecības, laulības licences-uz visiem laikiem
- SAGLABĀT Visu, ko uzskatāt, būtu grūti nomainīt.
Dokumentu glabāšana
Atrodiet jauku drošu vietu savā mājā, ievietojiet ugunsdrošā seifā un ievietojiet dokumentus seifā.
Iespējams, ka seifs, ko saņemat biroja piederumu veikalā piecas sekundes ar magnētu saplaisāja, tāpēc nepaļaujieties uz to drošības dēļ. Jūs to vēlaties ugunsdrošībai, tāpēc paslēpiet to, vēlams, aiz sienas gleznas. 🙂
Digitālajām kopijām noteikti dublējiet tās kaut kur, vēlams automātiski un divās vietās. Mēs glabājam savus dokumentus pārnēsājamā cietajā diskā, kas pats tiek dublēts attālināti.
Ja nevēlaties tos glabāt lokāli vai vēlaties, lai dokumentiem varētu piekļūt vairāki cilvēki (portatīvais cietais disks nav ideāls), varat izvēlēties kaut ko līdzīgu Dropbox.
Kad to izdarīsit, jums patiks, cik viegli un gaisīgi šķitīs jūsu finanšu dokumenti. 🙂
Kādas ir jūsu stratēģijas finanšu dokumentu saglabāšanai un kārtošanai? Es vienmēr cenšos uzlabot mūsu procesu, tāpēc labprāt uzklausīšu jūsu viedokli.