Kaip sutvarkyti savo finansinius dokumentus, tokius kaip Kongreso biblioteka

Jūs tikriausiai žinote, kad man patinka viską supaprastinti. Kuo paprastesnis.

Taip pat mėgstu viską tvarkingai organizuoti, nes niekas manęs neerzina labiau, nei kažko ieškojimui sugaištas laikas. Tai apčiuopiama kaina, kurią mokate už tai, kad nėra sistemos.

Tai ypač pasakytina apie dalykus, kurių jums dažnai nereikia, nes negalite pasikliauti savo atmintimi, kad prisimintumėte, kur viskas yra. Finansiniai dokumentai puikiai telpa į tą kibirą.

Po kelerių metų koregavimo ir koregavimo sugalvojau, kaip veikia mūsų dokumentų organizavimo sistema. Tai taip pat gana paprasta.

Čia yra mano dvi (gerai, techniškai trys) taisyklės kiekvienam popieriaus lapui:

1. Viską suskaitmeninti
2. Saugokite originalą, jei jis yra vyriausybės išduotas, notaro patvirtintas, asmeninės nuosavybės, mokesčių ar paskolos.
3. (Likusią dalį susmulkinkite)

Turinys

1. Kaip visa tai organizuoti pirmą kartą
2. Viską suskaitmeninti
3. Susmulkinkite originalą, jei…
4. Dokumentų saugojimas

Kaip visa tai organizuoti pirmą kartą

Jei pradedate nuo nulio, kviečiu perskaityti šį archyvavimo profesijų, Kongreso bibliotekos, straipsnį. Stengiuosi nepamiršti kai kurių

strategijas, kurias naudoja Kongreso biblioteka. Jie archyvuoja daug dalykų. Kaip ir viskas.

Pastebėsite, kad jų patarimuose nenurodomi jokie konkretūs žingsniai ar technologijos, todėl akimirksniu dalinuosi savo požiūriu, tačiau bendras jų požiūris yra tvirtas. Ši straipsnio idėja yra grynas auksas - „Nesileisk į šalį. Atsisakykite pagundos dabar mėgautis bet kokiu dalyku “. (taip lengva padaryti, ypač asmeniniam archyvavimui)

Pagrindinės idėjos yra pulti savo dokumentus kaip vieną vienetą su daugybe „gumulėlių“. Pagalvojus apie tai kaip apie vieną vienetą, jis tampa mažiau bauginantis. Atakuojant gumulėlius jis suskaidomas į valdomus gabalus, kuriuos galite padaryti keletą dienų, savaičių ar mėnesių.

Kai pradėjau organizuoti, paėmiau savo loginius „gumulėlius“ ir pavertiau juos aplankais. Aš paėmiau visus automobilio dokumentus ir pirmiausia juos nuskenavau, įdėdamas failus į atitinkamą aplanką. Aš susmulkinau originalus, kurių man nereikėjo laikyti, o likusius laikiau dėžėse. Tada aš padariau kitą automobilį.

Kitą dieną peržiūrėjau savo banko dokumentus, susijusius su mūsų pagrindine banko sąskaita. Man nereikėjo atlikti kiekvieno dokumento per vieną dieną, nenorėjau tam skirti tokio lygio laiko, tačiau buvau pasiruošęs 20-30 minučių skirti vienam aplankui užpildyti.

Skaitmeninimas buvo įjungtas ir išjungtas maždaug mėnesį, tačiau nuo to laiko priežiūra yra gana įprasta. Skaičiuoju dokumentus maždaug kas ketvirtį, o tai nėra daug dokumentų, nes dabar daugumą dalykų gaunu skaitmeniniu būdu.

Ir mano kategorijos (arba gumulėliai) gali neatitikti jūsų. Vienas geras būdas apie tai galvoti yra tai, kaip organizuojate Avarinis rišiklis, kuriame vis tiek bus daug šių svarbių dokumentų.

Viską suskaitmeninti

Kiekvienas svarbus popierius, atkeliaujantis į namus, yra skaitmeninis. Jei galiu, prisiregistruoju prie popierinių pareiškimų, nes tada galiu tiesiogiai atsisiųsti pareiškimus, neatlikdamas jų nuskaitymo.

Skaitmeninimas nėra sunkioji dalis, o organizavimas aplankuose yra sunkiausia.

Štai mūsų aplankų struktūra:

• Verslo dokumentai
• Asmeniniai dokumentai.
  • Archyvas
  • Individualus - aš
  • Asmuo - miela žmona
  • Asmuo - vaikas 1
  • Asmuo - vaikas 2
  • Turtas - namas
  • Turtas - automobilis V.
  • Turtas - automobilis H.
  • Finansinė.
    • Susitarimai
    • Bankininkystė
    • Kreditas
    • Finansų planuotojas
    • Draudimas
    • Investicijos
    • Mokesčiai
  • Teisėta

Aš tvarkyti mūsų failus remiantis asmeniu ar turtu, o tada finansiniu, teisiniu ar kitu - tos kategorijos yra bendros šeimai. Galiu sumokėti mokesčius ar valdyti investicijas, tačiau jie yra šeimos turtas ir todėl patenka į platesnę kategoriją.

The Individualus turi būti konkrečiam asmeniui būdingų dokumentų, pvz., medicininių įrašų.

Archyvas yra pagrindinis dokumentas, kurio mums nebereikia, pvz., Aplankas Turtas - automobilis C. po to, kai pardavėme „Toyota“ Celica. Jau daug metų nuo to laiko, kai turėjome automobilį, kad prireikus galėčiau ištrinti visą aplanką, bet turint omenyje, kokia pigi yra saugykla... eh, kodėl abu.

Susmulkinkite originalą, jei…

Skaitmeninant dokumentą reiškia, kad nebereikia originalo, išskyrus keletą išimčių. Mano bendra taisyklė yra ta, kad jei jos vyriausybės išduotas notaro patvirtintas turtas, mokesčiai ar paskolos yra saugomi. Visa kita galite susmulkinti.

Jei turite daug popieriaus ir jums patinka sudėtingesnės taisyklės, čia pateikiamos kelios taisyklės kokį fizinį popierių susmulkinti ir ką laikyti (atminkite, kad vis tiek turite skaitmenines visko kopijas, tiesiog atvejis):

• SHRED Viskas, ką gausite kas mėnesį - banko ataskaitos, kredito kortelės ataskaitos, komunalinių paslaugų sąskaitosir kt. - kai gausi kitą
• Išsaugokite paskolos dokumentus (ypač patvirtinimą) metus po to, kai juos sumokėsite.
• Išsaugokite mokesčių deklaracijas ir patvirtinamuosius dokumentus 7 metus po jūsų pateikimo.
• Išsaugokite dokumentus, susijusius su turtu (automobiliu, namu ir pan.) Tol, kol jums priklauso.
• Išsaugoti Vyriausybės išduotus dokumentus, tokius kaip gimimo ir mirties liudijimai, santuokos liudijimai-visam laikui
• Išsaugokite viską, ką tikite, būtų sunku pakeisti.

Dokumentų saugojimas

Raskite savo namuose saugią vietą, įdėkite į priešgaisrinį seifą ir įklijuokite dokumentus į seifą.

Seifas, kurį gausite raštinės reikmenų parduotuvėje, tikriausiai gali būti sugedo per penkias sekundes magnetu, todėl nepasitikėkite ja dėl saugumo. Norite, kad tai būtų priešgaisrinė apsauga, todėl paslėpkite ją, pageidautina už paveikslo ant sienos. 🙂

Jei naudojate skaitmenines kopijas, būtinai sukurkite jų atsarginę kopiją, pageidautina automatiškai ir dviejose vietose. Mes saugome savo dokumentus nešiojamajame standžiajame diske, kurio atsarginės kopijos kuriamos nuotoliniu būdu.

Jei nenorite jų saugoti vietoje arba norite, kad dokumentus galėtų pasiekti keli žmonės (nešiojamasis kietasis diskas nėra idealus), galite pasirinkti kažką panašaus į „Dropbox“.

Kai tai padarysite, jums patiks, kokie lengvi ir erdvūs atrodys jūsų finansiniai dokumentai. 🙂

Kokios yra jūsų finansinių dokumentų išsaugojimo ir tvarkymo strategijos? Aš visada siekiu patobulinti mūsų procesą, todėl norėčiau išgirsti jūsų.