თქვენ ალბათ იცით, რომ მე მიყვარს უბრალო ნივთების შენარჩუნება. რაც შეიძლება მარტივი.
მე ასევე მომწონს საგნების საკმაოდ ორგანიზება, რადგან არაფერი მაბრაზებს იმაზე მეტს, ვიდრე რაღაცის საძებნელად დაკარგული დრო. ეს არის ხელშესახები ღირებულება, რომელსაც იხდით სისტემის არარსებობის გამო.
ეს განსაკუთრებით ეხება იმას, რაც ხშირად არ გჭირდებათ, რადგან არ შეგიძლიათ დაეყრდნოთ თქვენს მეხსიერებას, რომ გაიხსენოთ სად არის საგნები. ფინანსური დოკუმენტები შესანიშნავად ჯდება ამ თაიგულში.
წლების განმავლობაში მორგებისა და ხელახალი ადაპტაციის შემდეგ, მე გამოვიღე ორგანიზაციული სისტემა ჩვენი დოკუმენტებისათვის, რომელიც მუშაობს. ის ასევე საკმაოდ მარტივია.
აქ მოცემულია ჩემი ორი (კარგი, ტექნიკურად სამი) წესი თითოეული ფურცლისთვის:
- ყველაფრის დიგიტალიზაცია
- შეინახეთ ორიგინალი, თუ ეს არის მთავრობის მიერ გაცემული, ნოტარიულად დამოწმებული, პირადი ქონება, საგადასახადო ან სესხებთან დაკავშირებული.
- (გაანადგურე დანარჩენი)
Სარჩევი
- როგორ მოვაწყოთ ეს ყველაფერი პირველად
- ყველაფრის დიგიტალიზაცია
- გაანადგურე ორიგინალი თუ…
- დოკუმენტების შენახვა
როგორ მოვაწყოთ ეს ყველაფერი პირველად
თუ ნულიდან იწყებთ, გეპატიჟებით წაიკითხოთ ეს სტატია არქივის პროფესიების, კონგრესის ბიბლიოთეკის მიერ. ვცდილობ გავითვალისწინო ზოგიერთი სტრატეგიები, რომლებიც გამოიყენება კონგრესის ბიბლიოთეკის მიერ. ისინი დაარქივებენ უამრავ ნივთს. როგორც ყველაფერი.
თქვენ შეამჩნევთ, რომ მათი რჩევა არ განსაზღვრავს რაიმე კონკრეტულ ნაბიჯს ან ტექნოლოგიას, ამიტომაც მე ვიზიარებ ჩემს მიდგომას მომენტში, მაგრამ მათი ზოგადი მიდგომა არის მყარი. ეს იდეა სტატიიდან არის სუფთა ოქრო - ”ნუ გადახვალ გვერდიდან. გაუძლო ცდუნებას, რომ ახლავე დააგემოვნო რაიმე. ” (ასე ადვილი გასაკეთებელია, განსაკუთრებით პირად არქივში)
ძირითადი იდეები არის შეტევა თქვენს დოკუმენტებზე, როგორც ერთ ერთეულზე, რიგით „ბრჭყალებით“. მასზე ფიქრი, როგორც ერთი ერთეული, მას ნაკლებად აშინებს. მტევნების თავდასხმა მას ანაწილებს მართვად ნაწილებად, რისი გაკეთებაც შეგიძლიათ რამდენიმე დღის, კვირის ან თვის განმავლობაში.
როდესაც დავიწყე ორგანიზება, მე ავიღე ჩემი ლოგიკური "კუმშები" და გადავაქციე საქაღალდეებად. მე ავიღე მანქანის ყველა დოკუმენტი და დავათვალიერე პირველი და ჩავდე ფაილები შესაბამის საქაღალდეში. მე გავხეხე ორიგინალები, რომელთა შენახვაც არ მჭირდებოდა და დანარჩენი ყუთებში შევინახე. შემდეგ მეორე მანქანა გავაკეთე.
მეორე დღეს მე გადავიღე საბანკო დოკუმენტები ჩვენი ძირითადი საბანკო ანგარიშის შესახებ. მე არ მჭირდებოდა ყველა დოკუმენტის გაკეთება ერთ დღეში, მე არ ვიყავი მზად, რომ ეს დრო მას დაეთმო, მაგრამ მე მზად ვიყავი 20-30 წუთი დამეხარჯა ერთი საქაღალდის შესავსებად.
დაახლოებით ერთი თვე დასჭირდა ციფრულ გააქტიურებას, მაგრამ მას შემდეგ მოვლა საკმაოდ რუტინულია. მე ყოველ კვარტალში ვატარებ დოკუმენტების სურათების სკანირებას, რაც არ არის ბევრი ნაშრომი, რადგან ახლა მე ვიღებ უმეტესობას ციფრულად.
და ჩემი კატეგორიები (ან ჯგუფები) შეიძლება არ ემთხვეოდეს თქვენსას. ამაზე ფიქრის ერთი კარგი გზაა როგორ აწყობ In-Case-Of Emergency შემკვრელის, რომელიც მაინც შეიცავს უამრავ მნიშვნელოვან დოკუმენტს.
ყველაფრის დიგიტალიზაცია
ყველა მნიშვნელოვანი ქაღალდი, რომელიც შემოდის სახლში არის ციფრული. თუ მე შემიძლია, მე დავრეგისტრირდები ქაღალდის გარეშე განცხადებებზე, რადგან შემდეგ შემიძლია პირდაპირ გადმოვწერო განცხადებები მისი სკანირების მუშაობის გარეშე.
დიგიტალიზაცია არ არის რთული ნაწილი, მისი ორგანიზება საქაღალდეების სერიაში არის რთული ნაწილი.
აქ არის ჩვენი საქაღალდის სტრუქტურა:
- ბიზნეს დოკუმენტები
- პირადი დოკუმენტები.
- არქივი
- ინდივიდუალური - მე
- ინდივიდუალური - საყვარელი ცოლი
- ინდივიდუალური - ბავშვი 1
- ინდივიდუალური - ბავშვი 2
- აქტივი - სახლი
- აქტივი - მანქანა V
- აქტივი - მანქანის H
- Ფინანსური.
- შეთანხმებები
- საბანკო საქმე
- საკრედიტო
- ფინანსური დამგეგმავი
- დაზღვევა
- ინვესტიცია
- Გადასახადები
- იურიდიული
მე ჩვენი ფაილების ორგანიზება პირზე ან აქტივზე დაყრდნობით და შემდეგ იქნება ეს ფინანსური, იურიდიული თუ სხვა - ეს კატეგორიები ოჯახისთვის საერთოა. მე შემიძლია გადასახადების გადახდა ან ინვესტიციების მართვა, მაგრამ ისინი ოჯახის აქტივებია და, შესაბამისად, უფრო ფართო კატეგორიას განეკუთვნება.
ის Ინდივიდუალური შეიცავს ინდივიდუალურ დოკუმენტებს, როგორიცაა სამედიცინო ჩანაწერები.
არქივი არის ყველაფრის მომცემი დოკუმენტი, რომელიც ჩვენ აღარ გვჭირდება, როგორც საქაღალდე აქტივი - მანქანა C. მას შემდეგ რაც ჩვენ გავყიდით ტოიოტა გელიკა უკვე წლებია რაც მანქანა გვყავს, ასე რომ საჭიროების შემთხვევაში შემიძლია წავშალო მთელი საქაღალდე, მაგრამ იმის გათვალისწინებით, თუ რამდენად იაფია საცავი... ეჰ, რატომ ორივე.
გაანადგურე ორიგინალი თუ…
დოკუმენტის დიგიტალიზაცია ნიშნავს, რომ მე აღარ მჭირდება ორიგინალი, რამდენიმე გამონაკლისის გარდა. ჩემი ზოგადი წესი ის არის, რომ თუ მისი მთავრობა გასცემს, სანოტარო წესით დამოწმებულია, ფარავს ქონებას, გადასახადებს ან სესხებს, მაშინ შეინახეთ იგი. თქვენ შეგიძლიათ გაანადგუროთ ყველაფერი დანარჩენი.
თუ აღმოჩნდებით ბევრი ქაღალდით და მოგწონთ უფრო რთული წესები, აქ არის რამოდენიმე ცერა წესი რა ფიზიკური ქაღალდი უნდა გაანადგურო და რა შეინახო (გახსოვდეთ, თქვენ ჯერ კიდევ გაქვთ ყველაფრის ციფრული ასლები, მხოლოდ შიგნით საქმე):
- SHRED ყველაფერი რასაც ყოველთვიურად იღებთ - საბანკო ანგარიშები, საკრედიტო ბარათის ამონაწერები, კომუნალური გადასახადებიდა ა.შ. - როცა მიიღებ შემდეგს
- შეინახეთ სესხის დოკუმენტები (განსაკუთრებით დადასტურება) ერთი წლის განმავლობაში მისი დაფარვის შემდეგ.
- შეინახეთ საგადასახადო დეკლარაცია და დამხმარე დოკუმენტები თქვენი შევსებიდან 7 წლის განმავლობაში.
- შეინახეთ დოკუმენტები, რომლებიც დაკავშირებულია აქტივთან (მანქანა, სახლი და ა.შ.) სანამ თქვენ ფლობთ მას.
- შეინახეთ მთავრობის მიერ გაცემული დოკუმენტები, როგორიცაა დაბადების და გარდაცვალების მოწმობები, ქორწინების ლიცენზიები-სამუდამოდ
- შეინახეთ ყველაფერი, რისიც გჯერათ, ძნელი იქნება მისი ჩანაცვლება.
დოკუმენტების შენახვა
იპოვნეთ ლამაზი ადგილი თქვენს სახლში, განათავსეთ სახანძრო უსაფრთხოება და ჩადეთ დოკუმენტები სეიფში.
სეიფი, რომელსაც ოფისის მაღაზიის მაღაზიაში იღებთ, შეიძლება იყოს ხუთ წამში გატეხილი მაგნიტითასე რომ, ნუ დაეყრდნობით მას უსაფრთხოებისთვის. თქვენ გინდათ ის ხანძარსაწინააღმდეგოდ, ასე რომ დამალეთ, სასურველია კედელზე ნახატის მიღმა. 🙂
ციფრული ასლებისთვის, დარწმუნდით, რომ მათ აქვთ სადღაც სარეზერვო ასლები, სასურველია ავტომატურად და ორ ადგილას მხოლოდ იმ შემთხვევაში. ჩვენ ვინახავთ ჩვენს დოკუმენტებს პორტატულ მყარ დისკზე, რომელიც დისტანციურად არის დაცული.
თუ არ გსურთ მათი ადგილობრივად შენახვა, ან გსურთ რომ მრავალმა ადამიანმა შეძლოს დოკუმენტებზე წვდომა (პორტატული მყარი დისკი არ არის იდეალური), შეგიძლიათ აირჩიოთ Dropbox- ის მსგავსი.
მას შემდეგ რაც ამას გააკეთებთ, მოგეწონებათ რამდენად მსუბუქი და ჰაეროვანი იქნება თქვენი ფინანსური დოკუმენტები. 🙂
როგორია თქვენი სტრატეგიები თქვენი ფინანსური დოკუმენტების შენარჩუნებისა და ორგანიზებისთვის? მე ყოველთვის ვცდილობ გავაუმჯობესო ჩვენი პროცესი, ასე რომ მე მიყვარს თქვენი მოსმენა.