中小企業の給与計算を行う方法 [究極ガイド]

Hビジネスが成長して、サポートを雇う時期が来ましたか? 一方で、それは素晴らしいニュースです。 しかしその一方で、中小企業経営者の給与計算は、ビジネスの運営にさらに複雑さを加えます。

中小企業の経営者のほとんどは、人事、会計、簿記の知識がありません。 では、貴重な時間をあまり費やさずに、IRS から有利な立場を維持できる給与システムをセットアップするにはどうすればよいでしょうか?

W-2 の従業員を雇うということは、給与計算を行う必要があることを意味します。 給与の支払いに加えて、労働災害補償と失業保険も提供する必要があります。 また、社会保障税とメディケア税の半分を支払う責任もあります。 あなたは彼らの所得税の源泉徴収を計算し、期限までに政府に税金を提出し、報告書を提出する必要があります。 これらはすべて、給与計算ソフトウェアまたはフルサービスの給与計算プロバイダーを使用して行うことができます。

給与計算とは何ですか?

「給与」という用語にはさまざまな意味があります。 しかし、最も一般的な意味では、給与計算は企業が従業員に給与を計算して支払うプロセスです。

企業の給与システムには、従業員の勤務時間と休暇を追跡するためのメカニズム、その方法とスケジュールが含まれます。 どの支払いが送金されるか、従業員の源泉徴収税を計算して IRS に特定の税金を送信するために使用されるツール 締め切り。

給与計算の要件

W-2 の従業員を雇うことは、給与計算を行うことを意味します。 時間給従業員がいる場合は、各給与期間ごとに勤務時間を提出する必要があります。 事前に決定したスケジュール (通常は毎週、隔週、または半月ごと) に基づいて支払いを行います。

給与計算とは、従業員の総賃金を決定し、その後、源泉所得税、社会保障税、メディケア税を計算することを意味します。

源泉徴収された税金は、設定されたスケジュールに従って政府に提出する必要があります。 ほとんどの中小企業では、これは毎月必要になります。 ただし、大企業の場合、これは毎週の頻度で必要になる場合があります。

四半期報告書も必要です。 を提出する必要があります

941フォーム 四半期ごとに。 このフォームは、あなたが支払った給与の額と、源泉徴収して提出した所得税の額を連邦政府に伝えます。 州への提出も必要となるため、その形式と日付については州に再確認してください。

年次報告書も提出する必要があります。 従業員と政府の W-2 を処理する必要があります。 また、 940フォーム 連邦失業税を連邦政府に申請します。その年の給与額に応じて、より頻繁に申請する必要がある場合があります。

人件費はいくらですか?

従業員を雇うコストは賃金だけではありません。 追加の税金、保険、給与計算サービスなどの追加費用がかかります。

税金

あなたのために誰かを雇うと、その人の賃金の 15.3% が給与税として支払われます。 この内訳は社会保障が 12.4%、メディケアが 2.9% です。

請負業者はこの全額を自分で支払います。 しかし、従業員が支払うのは半分だけであり、雇用主は残りの半分を支払う必要があります。 したがって、従業員に賃金を支払うと、実際のコストは 7.65% 高くなります。

たとえば、従業員の週給が 1,000 ドルだとします。 実際の費用は 1 週間あたり $1,076.50 です。

保険

失業保険と労災保険の両方に加入する必要があります。

失業保険は国に支払われ、解雇された労働者に給付金を提供します。 料金はリスクレベルに応じて設定されます。 造園業やその他の季節産業など、解雇が多い業界で働いている場合、解雇率が通常高くない業界よりも高くなります。 料金は支払っている給与額によっても決まります。 給与が多ければ多いほど、コストも高くなります。

一時解雇を回避し、不当な請求と戦うことで、個人料金を可能な限り低く抑えることができます。 場合によっては、不満を抱いた従業員が解雇後に失業保険を申請しようとすることがあります。 これを許可しないでください。 あなたの会社に対して申し立てを成功させた人は全員、あなたの料金を引き上げます。 彼らが給付金を受け取る資格がない場合は、彼らが保険契約から外されるように最善を尽くしてください。

労働災害補償保険は保険会社 (場合によっては国) に支払われ、従業員が仕事中に負傷した場合に補償されます。 繰り返しになりますが、料金はリスクレベルに基づいて設定されます。 あなたの業界が危険であればあるほど、料金は高くなります。 また、失業保険と同様に、個人の税率も給与額に基づいて決まります。

あなたの種類の作業に必要な安全対策を徹底することで、料金を抑えることができます。 もちろん、何があっても従業員が負傷することは望ましくありません…しかし、従業員の報酬率を低く抑えることは追加の利点です。

従業員はこれらのコストを負担しません。 失業保険と労働者災害補償保険はどちらも雇用主によって 100% 支払われます。

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給与計算サービス

給与計算にはたくさんの計算があります。 単純に時給と労働時間を掛けたものではありません。 そのため、この計算を行うには、何らかの給与計算サービスが必要になります。 給与計算サービスは従業員の源泉所得税を計算するだけでなく、 彼ら (そしてあなたの) の社会保障税とメディケア税、および失業保険を計算する 費用がかかります。

労働者災害補償保険が州にある場合は、それも計算されます。 あなたの労働者災害補償保険が民間企業と提携している場合、おそらくその企業と直接取引することになり、この費用は給与計算サービスを通じて計算されません。

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初めて給与計算を設定するにはどうすればよいですか?

給与システムを開始する前に、収集する必要がある書類がいくつかあります。 また、記録保持ポリシーと支払い頻度についても検討する必要があります。

どのような給与計算書類が必要ですか?

中小企業経営者向けの給与計算を設定するには、次のことが必要です。 IRS に雇用者識別番号 (EIN) を申請する. EIN の取得は無料で、5 分もかかりません。 一部の州では、州 EIN の申請も必要になる場合があります。

LLC または Corporation をお持ちの場合は、すでに EIN を持っています。

従業員に関して言えば、それぞれが次のことを行う必要があります。 W-4 に記入します. これは、従業員に代わって各給与からいくらの税金を源泉徴収する必要があるかを示すため、重要です。 各従業員も次のことを行う必要があります。 I-9フォームに記入する 身元を確認するため。

少なくとも失業保険料率と、場合によっては労働者報酬率も必要になります。

最後に、従業員の時間を追跡するシステムを作成する必要があります。 技術的には、これはサインイン シートと同じくらい簡単です。 タイムカードシステムは多くの中小企業で普及しています。 ただし、リモートの従業員がいる場合は、コンピュータ ベースまたは電話ベースの追跡システムが最適に機能する可能性があります。

給与記録保持ポリシーはどうあるべきですか?

公正労働基準法 (FLSA) は、雇用主が複数の給与関連文書を少なくとも 3 年間保存することを義務付けています。 それらの文書は次のとおりです。

• 従業員の氏名と社会保障番号
• 住所（郵便番号を含む）
• 生年月日（19歳未満の場合）
• 性別と職業
• 入社日
• 従業員の週の勤務が始まる時間と曜日
• 毎日の労働時間
• 週ごとの総労働時間
• 従業員の賃金の支払い基準
• 通常の時給相場
• 毎日または毎週の連続収益の合計
• 週の労働時間外給与の合計
• 従業員の給与に対するすべての追加または控除
• 各給与期間ごとに支払われる賃金の合計
• 支払日および支払対象となる支払期間

記録保持要件の詳細については、 労働省からのこのファクトシートをチェックしてください.

どの給与頻度を選択すればよいですか?

従業員にどれくらいの頻度で給料を支払いますか? 毎週支払うことで、コンプライアンスの問題に遭遇することはなくなりますが、最も労働集約的でもあります。 毎週よりも少ない頻度で支払いたい場合は、州労働省に問い合わせて、州の最低支払い頻度を確認してください。

半年ごとまたは隔週の支払いスケジュールを選択できる場合は、どちらのオプションを選択しても、毎週の支払い頻度よりも負担が少なくなります。 ただし、以下に概説するように、それぞれにいくつかの長所と短所があります。

毎週

週次給与スケジュールを使用すると、従業員は毎週同じ日に支払いを受けます。 一般的なスケジュールは次のようになります。金曜日の一日の終わりに、その週の労働時間を提出します。 その後、給与計算の処理に数日かかり、次の金曜日に小切手が届きます。

この支払いスケジュールは、低賃金労働者に典型的なものです。

このスケジュールの利点は、従業員がより頻繁に給与を受け取ることができることです。 これにより、キャッシュ フローの管理が容易になります。

欠点は、何が何でも給与計算を毎週処理しなければならないことです。 休暇中や病気の場合でも、あなたには依然としてこの責任があり、さもなければ従業員には給料が支払われません。

半月ごと

半月ごとの給与スケジュールでは、毎月同じ 2 暦日 (たとえば、1 日と 15 日) に従業員に支払います。 中小企業のオーナーの給与計算では、半月ごとのスケジュールを作成すると、給与計算日の前後に他の経費の計画を立てやすくなります。

このスケジュールは、時給ではなく給与を支払われる従業員に最適です。

ただし、半月ごとの給与計算にはデメリットもあります。 最初の問題は、給与がまったく同じではないということです。 最初の給与期間中の勤務日数と時間数は、2 回目の給与期間よりもわずかに多いか少ない場合があります。

半月ごとのスケジュールの 2 つ目の欠点は、給料日が毎月異なる曜日になることです。 給料日は火曜日、次の金曜日、そして次の月曜日になる可能性があります。 雇用主側から見ると、これにより、給与計算の処理時間を一貫してスケジュールすることが困難になる可能性があります。 また、従業員側からすると、給料日が土日や祝日に重なってしまうと、支払いが遅れてしまう可能性があります。

隔週

隔週の給与体系により、従業員は単純に 2 週間ごとに給与を受け取ります。 雇用主にとって、これは定期的な給与計算プロセスを設定するのに役立ちます。 また、従業員にとっては、隔週の木曜日、金曜日、または設定した曜日に給料が銀行口座に振り込まれることを期待できます。

隔週給与計算の唯一の欠点は、従業員に 2 回ではなく 3 回支払う必要がある月があることです。 そして、会計の観点から見ると、これにより、その月の給与支出が他の月よりも高くなります。

社員と契約社員の違い

ここでは中小企業経営者の給与計算について話しているので、給与計算を設定する必要があるかどうかを検討することが重要です。 フリーランスの請負業者とのみ仕事をしている場合は、そうではありません。 あなたのために働いている人が従業員であるかどうかをどうやって知ることができますか? IRS によれば、すべては労働者の独立性の度合いによって決まります。

労働者は自分で時間を設定し、自分で工具や備品を用意しますか? その場合、それらは独立請負業者とみなされる可能性があります。 また、独立請負業者はプロジェクトベースになる傾向があります。 毎日誰かに無数の仕事をさせている場合、IRS がその人を従業員とみなす可能性が高くなります。

W-4 従業員または W-9 請負業者のステータスを決定する要因について詳しく知りたい場合は、 IRS ガイドラインを読む.

W-4 の従業員はいますか?

もしそうなら、この中小企業オーナー向け給与計算ガイドを読み続けてください。 あなた 意思 給与システムを設定し、給与頻度、記録保持、源泉徴収に関するすべての IRS ガイドラインに必ず従う必要があります。

W-9 契約労働者はいますか?

W-9 契約社員のみの場合は、給与計算を行う必要はありません。 代わりに、双方が合意した方法と頻度で支払いを行います。 また、源泉徴収について心配する必要もありません。 ただし、請負業者に W-9 に記入してもらう必要があります。 また、年間に請負業者に 600 ドルを超える支払いをした場合は、年末に 1099-MISC を送る必要があります。

中小企業の給与計算はどのように処理すればよいですか?

中小企業の給与計算を処理するには、サービスとソフトウェアという 2 つの主な方法があります。 2 つのサービスの主な違いは、サービスが正しいスケジュールで税金を送金し、政府にフォームを提出することです。

それぞれの長所と短所を次に示します。

給与計算はサービスを利用すべきでしょうか?

これは 2 つのオプションのうちでは高価ですが、このオプションの優れた点は、給与計算の悩みがゼロになることです。 賃金や W-4 情報、給与スケジュールなどの従業員情報を提供すると、サービス プロバイダーがそこから情報を取得します。

給与期間ごとにサービスにアクセスして給与計算を「処理」する必要があります。 ただし、多くの場合、これは数回クリックするだけで完了し、数分もかかりません。 時間給従業員の場合は、給与期間ごとに時間を入力する必要があります。

そこから、サービスプロバイダーは、給与計算が時間通りに処理され、すべての税金の提出とレポートが正しいスケジュールで送信されることを保証します。 また、発生する可能性のある IRS の問題にも対応します。

多くの場合、時間追跡、休暇の発生と使用、401(k) 拠出金などを追跡するシステムが導入されています。

従業員が 10 名以上の場合は、給与計算サービスを利用するのが良いでしょう。 ただし、小規模なビジネスの場合、フルサービスの給与計算プロバイダーは必要量を少し超える可能性があります。

給与計算はソフトウェアで行うべきですか?

給与計算ソフトが給与計算を行ってくれます。 各従業員の小切手から正しい源泉徴収額を計算し、政府にいくら借りているかを追跡します。 実際に源泉徴収票を送信し、正しいフォームを期限までに提出するのはあなた自身の責任です。

給与計算ソフトを使用する場合は、自分で小切手を切る必要があります。 または、次のような給与計算ソフトウェア プロバイダーを使用します。 スクエア給与計算、直接入金を設定することもできます。

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中小企業向け給与計算ソフトウェアのオプションは何ですか?

これまでに給与計算を行ったことがあるかどうかに関係なく、自信を持ってチームに給与を支払うためのツールとリソースを備えたソフトウェアを選びたいと考えています。これにより、中小企業の経営者としての生活が楽になります。

Google で簡単に検索すると、有能な給与計算ソフトウェア会社が何十社も見つかります。 人気のあるオプションには、Square、QuickBooks、Gusto、Wave Payroll、SurePayroll、Patriot Software Payroll などがあります。

それぞれに独自の機能セットがありますが、 四角 請負業者が 2 人しかいない場合は、5 ドルで始めることができます。 Square は、ビジネス管理に役立つツールの完全なエコシステムを提供する唯一のソフトウェアでもあります。

さらに、支払い処理にすでに Square を使用している場合は、簡単に利用できます。 彼らの給与計算サービス.

結論

中小企業経営者にとって給与計算は、最初は恐ろしいように思えるかもしれません。 しかし、適切なツールを使用すれば、信頼性の高い給与システムをすぐに稼働させることができます。 中小企業の財務を整理するためのアイデアやヒントについては、必ずお読みください。 スタートアップ企業を構築するための重要な財務上の柱.