あなたはおそらく私が物事をシンプルに保つのが好きだということを知っているでしょう。 可能な限りシンプル。
また、何かを探すのに無駄な時間を費やす以上に私を怒らせるものはないので、物事をきれいに整理しておくのも好きです。 これは、システムが導入されていない場合に支払う具体的なコストです。
これは、物事がどこにあるかを思い出すために記憶に頼ることができないため、頻繁に必要としないものに特に当てはまります。 財務書類はそのバケツに完全に収まります。
何年にもわたって調整と再調整を行った後、私はドキュメントが機能するための組織システムを考え出しました。 とても簡単です。
これが、すべての紙に対する私の2つの（技術的には3つの）ルールです。
- すべてをデジタル化する
- 政府発行、公証、個人資産、税金、またはローン関連の場合は、オリジナルを保持します。
- （残りを細断する）
目次
- 初めてそれを整理する方法
- すべてをデジタル化する
- オリジナルを細断する場合…
- ドキュメントの保存
初めてそれを整理する方法
ゼロから始める場合は、アーカイブの専門家である米国議会図書館によるこの記事を読むことをお勧めします。 私はいくつかのことを心に留めようとします 米国議会図書館が使用する戦略. 彼らはたくさんのものをアーカイブします。 すべてのように。
彼らのアドバイスは特定のステップやテクノロジーを規定していないことに気付くでしょう。そのため、私はすぐに私のアプローチを共有しますが、彼らの一般的なアプローチは堅実です。 記事からのこのアイデアは純金です—「脇に追いやられないでください。 今すぐ何かを味わいたいという誘惑に抵抗してください。」 （特に個人のアーカイブではとても簡単です）
重要なアイデアは、一連の「塊」で1つのユニットとしてドキュメントを攻撃することです。 それを1つのユニットとして考えると、気が遠くなることはありません。 塊を攻撃すると、それが管理可能な部分に分解され、数日、数週間、または数か月にわたって実行できるようになります。
整理を始めたとき、私は論理的な「塊」を取り、それらをフォルダーに変えました。 私はすべての車のドキュメントを取り、それらを最初にスキャンして、ファイルを適切なフォルダーに入れました。 保管する必要のないオリジナルを細かく切り刻み、残りは箱に入れておきました。 それから私は他の車をやりました。
翌日、プライマリ銀行口座の銀行書類を調べました。 1日ですべてのドキュメントを作成する必要はありませんでした。そのレベルの時間を費やすつもりはありませんでしたが、1つのフォルダを埋めるのに20〜30分を費やすつもりでした。
デジタル化のオンとオフに約1か月かかりましたが、それ以来、メンテナンスはかなり日常的に行われています。 私は四半期ごとにドキュメントをバッチスキャンしていますが、今ではほとんどのものをデジタルで入手しているため、多くの論文にはなりません。
そして、私の分類（または塊）はあなたのものと一致しないかもしれません。 それについて考える良い方法の1つは、 緊急バインダーの場合とにかく、これらの重要なドキュメントがたくさん含まれています。
すべてをデジタル化する
家に入ってくる重要な紙はすべてデジタルです。 可能であれば、ペーパーレスのステートメントにサインアップします。これは、ステートメントをスキャンする作業を行わなくても、ステートメントを直接ダウンロードできるためです。
デジタル化は難しい部分ではありません。一連のフォルダに整理することは難しい部分です。
フォルダ構造は次のとおりです。
- ビジネスドキュメント
- 個人文書。
- アーカイブ
- 個人–私
- 個人–素敵な妻
- 個人–子供1
- 個人–子供2
- 資産–家
- 資産–車V
- 資産–車H
- 金融。
- 契約
- 銀行
- クレジット
- ファイナンシャルプランナー
- 保険
- 投資
- 税金
- 法的
私 ファイルを整理する 人または資産に基づいて、それが経済的、法的、またはその他であるかどうかに基づいて、これらのカテゴリは家族に共有されます。 私は税金を払ったり投資を管理したりするかもしれませんが、それらは家族の資産であるため、より広いカテゴリーに分類されます。
NS 個人 医療記録など、個人に固有の文書が含まれています。
アーカイブは、フォルダのように、不要になったドキュメントのキャッチオールです。 資産–車C トヨタを売却した後 NSエリカ。 車を持ってから何年も経ちましたので、必要に応じてフォルダ全体を削除できましたが、ストレージがいかに安いかを考えると…ええと、なぜ両方なのか。
オリジナルを細断する場合…
ドキュメントをデジタル化すると、いくつかの例外を除いて、オリジナルは不要になります。 私の一般的なルールは、政府が発行し、公証し、財産、税金、またはローンをカバーしている場合は、それを保持することです。 あなたは他のすべてを細断することができます。
たくさんの紙を持っていて、もっと複雑なルールが好きな場合は、ここにいくつかの経験則があります どの物理的な紙を細断し、何を保持するか（覚えておいてください、あなたはまだすべてのデジタルコピーを持っています、ちょうど 場合）：
- 毎月受け取るものすべてを細断処理–銀行の明細書、クレジットカードの明細書、 光熱費、 NS。 –次のものを入手したとき
- 返済後1年間は、ローンの書類（特に確認書）を保管してください。
- 申告後7年間、確定申告書と補足書類を保管してください。
- 資産（車、家など）に関連するドキュメントは、所有している限り保持します。
- 出生証明書や死亡診断書、結婚許可証など、政府が発行した文書を永久に保管する
- 交換するのが難しいと思われるものはすべて保管してください。
ドキュメントの保存
あなたの家の中で素敵な安全な場所を見つけ、防火金庫に入れ、金庫に書類を貼り付けてください。
あなたが事務用品店で得る安全はおそらくあることができます 磁石で5秒で割れた、セキュリティのためにそれに依存しないでください。 あなたは防火のためにそれが欲しいので、できれば壁の絵の後ろにそれを隠してください。 🙂
デジタルコピーの場合は、念のため、どこか、できれば自動的に2か所にバックアップしてください。 ドキュメントは、それ自体がリモートでバックアップされるポータブルハードドライブに保存されます。
それらをローカルに保存したくない場合、または複数の人がドキュメントにアクセスできるようにしたい場合（ポータブルハードドライブは理想的ではありません）、Dropboxのようなものを選ぶことができます。
これを行うと、財務書類がいかに軽くて風通しの良いものになるかが気に入るはずです。 🙂
財務書類を保存および整理するための戦略は何ですか？ 私は常にプロセスの改善を目指しているので、ぜひお聞かせください。