טיפים לניהול זמן [וכלים מקוונים בחינם] ליזמים

אכולנו שם בחוץ מנסים להפיק את המרב מזמננו. זה נכון במיוחד לאלה שיש להם עומס צדדי.

כיצד תוכל לאזן בין הדרישות הגוברות לזמנך כעובד מן המניין עם עומס צדדי? לאחר שתנסה להתאים את כל משימות העבודה בנוסף לאחריות האישית שלך, זה יכול להרגיש כאילו אין מספיק שעות ביום.

למרבה המזל, אתה לא צריך להוציא שקל כדי להישאר מאורגן ולבצע דברים. יש הרבה כלים לניהול זמן פנוי.

על ידי זיהוי וסילוק בזבוז זמן וניצול טיפים לניהול זמן חכם, תוכל להפיק את המרב מהזמן שיש לך. כיזם, ישנם כלים ומשאבים מקוונים בחינם הזמינים בכדי לעזור לך להתמודד עם האתגרים של לוח זמנים עמוס.

בואו נסתכל מקרוב על כמה מהטיפים הטובים ביותר לניהול זמן הקיימים עבור משתוללי צד עסוקים.

ניהול זמן לעצמאות והמרות צד

אם אתה מעוניין להשיק מהומה צדדית, אחת השאלות הראשונות תהיה, "היכן אמצא את הזמן?" 

אחרי הכל, קשה להוסיף עומס צדדי לעבודה של 40+ שעות בשבוע ואחריות הבית.

זו הסיבה לניהול זמן כל כך חשוב ליזמים ולוחמי צד. בפוסט זה נעבור על כמה אסטרטגיות ניסו ואמיתיות להפיק את המרב מהזמן שיש לך. טיפים אלה לניהול זמן יעזרו לך להרגיש יותר בשליטה על הזמן שלך ולהוביל אותך להצלחה עסקית גדולה יותר.

שקול את הסיבה שלך

בזה אני מתכוון, למה אתה רוצה שיהיה מהומה צדדית מלכתחילה?

האם אתה רוצה להפחית באגרסיביות את הלוואות הסטודנטים שלך? או לחסוך לחופשות מדהימות? אולי המטרה שלך היא לחסוך למקדמה על הבית הראשון שלך, או פשוט לטעון מראש את חשבונות הפנסיה שלך בגיל צעיר ככל האפשר. מטרתם של אנשים אחרים עם עומסי צד היא בסופו של דבר להחליף את הקריירה או העבודה הנוכחית שלהם בעבודה שהם נהנים מהם יותר.

"למה" שלך עשוי לכלול חלקים מכל הסיבות הללו, או אולי יותר שלא ציינתי. לא משנה מה המטרה שלך בהתחלת ההמולה הצדדית, תיצור הצלחה גדולה יותר אם תדביק את המטרה בשלב מוקדם.

שמור על "למה" שלך בחזית ויהיה קל יותר להתגבר על כל נסיונות או אכזבות שתיתקל בהם אתה בונה את העסק שלך.

קָשׁוּר: פורש מוקדם כדי לטייל בעולם עם ג'רמי מ- GoCurryCracker

שקול את אפשרויות ההמולה הצדדיות שלך

טיפ לניהול זמן שכדאי לזכור הוא להבין כמה זמן אתה יכול להקדיש באופן ריאלי להמולה צדדית. להיות כנה חשוב כאן, שכן זה יעזור לך לנהל את הציפיות שלך.

אתה יכול להחליט שאתה יכול להפריש שעה אחת מדי לילה להמולה הצדדית שלך. אחרים עשויים להיות מסוגלים לבלות 3-4 שעות בלילה, או 20+ שעות בסופי שבוע. רק אתה יודע במה אתה יכול להתמודד ועדיין עומד בכל חובות העבודה והבית שלך.

לאחר שקבעת את משך הזמן שאתה יכול לתת לעבודה שנייה, חיטט באילו אפשרויות עשויות להתאים. חלק מהמולת הצד מתאימה בקלות לאיסוף שעה -שעתיים של עבודה בכל פעם שמתחשק לך, בעוד שאחרות זקוקות לזמן ייעודי על בסיס קבוע. שקול את האפליקציה היציבה כדי לראות אפשרויות עומס צדדי באזור שלך.

קָשׁוּר: 5 דרכים למצוא הרבה זמן נוסף להרוויח כסף

שקול מיקור חוץ של כמה משימות

אני יודע שכאשר אתה רק מתחיל את דרכך היזמית, אתה עלול להרגיש שאתה צריך לעשות הכל לבד. ובעוד שבסוגים מסוימים של עבודות פרילנסר זה עשוי להיות בסדר, עסקים קטנים רבים בסופו של דבר צריכים לצמוח.

אל תטעה ותאמין שאתה חייב לטפל בעסק כולו לנצח. סביר להניח שיש כמה משימות שפשוט לא יהיה לך זמן להן, ולכן חיוני לדעת מתי להזמין עזרה.

קָשׁוּר: כספי עסקים קטנים: עמודי התווך הפיננסיים העיקריים בבניית סטארט-אפ

ניהול דוא"ל, שירות לקוחות, שירותי IT, שירותי שיווק ועוד הרבה יותר הן משימות שתוכלו להוציא לאנשים פרטיים או לחברות המתמחות בתחומי העסקים האלה.

זה יזיק להוציא כסף על שירותי מיקור חוץ, אך בסופו של דבר הם יכולים לעשות פלאים עבור פוטנציאל ההשתכרות שלך. בנוסף, הם פונים זמן שתוכל להשקיע טוב יותר במשימות שמגדילות את העסק שלך!

לדוגמה, שכירת מישהו שיספק שירותי IT מנוהלים יכולה להיות הצלת חיים.

לבעלי עסקים קטנים רבים, בעיות טכנולוגיה יכולות להיות העבריין הגרוע ביותר בגין תפקידי זמן שאתה לא יכול להרשות לעצמך לבזבז.

כיצד לנהל את זמן ההמולה הצדדי

 כולנו מקבלים את אותן 168 שעות בשבוע, נכון? כן!

עם זאת, לכולנו יש דרישות מתחרות על זמננו ויעדים שונים לאופן שבו אנו באמת רוצים לבלות את הזמן הזה.

בתור סוער צד, אתה צריך לאזן את עומס הצד הגדל שלך עם דרישות העבודה הרגילה שלך והצורך להיות שם עבור יקיריך. שמירה על המטרות שלך בראש שלך תעזור לגבש את המחויבות שלך להמולה הצדדית כאשר זה נהיה מלחיץ.

אסטרטגיה חכמה לניהול זמן היא להשתמש בחסימת זמן, או בלוקי זמן ממוקדים, כדי לארגן את שעות ההמולה הצדדיות שלך.

חסימת זמן: כיצד לעשות זאת

אם אינך מכיר את הרעיון של חסימת זמן, הנה: תרגול של תכנון כל היום שלך, עם "בלוקים" ספציפיים המיועדים למשימות ספציפיות.

יש אנשים שאוהבים לחסום את כל היום, אבל זהו טיפ יעיל לניהול זמן שאתה יכול ליישם אך ורק על ההמולה הצדדית שלך אם תרצה. כאשר אתה משתמש בחסימת זמן, אתה מתחייב לבצע משימות מסוימות או למלא התחייבויות מסוימות בזמן מסוים.

רבים מאיתנו אינם ממוקדים בלייזר מטבעם. חסימת זמן מאפשרת לך לעקוף את הנטיות להסיח את הדעת או להטריד את הזמן מכיוון שכבר תכננת על מה תעבד בשביל ההמולה הצדדית שלך ומתי.

להלן כמה הצעות פשוטות במיוחד לחסימת זמן לחיתוך זמן ההמולה הצדדי:

• תתעורר 30-60 דקות קודם לכן 
• הישאר ער 30-60 דקות מאוחר יותר
• עבדו במהלך הפסקת הצהריים
• הישאר בעבודה שלך 30-60 דקות לאחר הפסקת הזמן, אך רק כדי לעבוד על ההמולה הצדדית שלך

כשהייתי מהומה בצד, גוש הזמן שלי היה תמיד בין ארוחת הערב לשעת השינה. מעולם לא הייתה שאלה כיצד אני מנצל את הזמן הזה כי חסמתי אותו מראש בשביל ההמולה הצדדית שלי.

קָשׁוּר: דוגמאות ורעיונות לצד ההמולה הצדדית עם קימברלי פאלמר מחדשות ארה"ב

חסימת זמן: יתרונות

פעם הייתי האדם שתמיד אמר "כן" לבקשות של אנשים אחרים. שלא תבין אותי לא נכון, אני אוהב לעזור. אבל כל כך הרבה זמן לעזור לאחרים השאיר לי מעט זמן לעשות דברים משלי.

לימוד המיומנות של חסימת זמן איפשר לי לומר "לא". לפעמים, אני רק צריך להגיד לא כאשר אנשים מבקשים ממני לעשות דברים כי אני צריך לפנות את הזמן להשלים את העבודה שלי.

להגיד לא זה לא אנוכי. כשהתחלתי להגיד לא, היה לי יותר אנרגיה וזמן להתמקד במטרות שלי ובצעדים הדרושים להשגתן.

אף אחד מאיתנו לא מסוגל לעשות הכל. יש הרבה סיבות ראויות שתצטרכו להגיד לא כי פשוט אין לכם מספיק שעות ביום כדי להיות הכל לכולם. התמקד במטרות ובסדרי העדיפויות החשובים ביותר שלך, ותשיג הצלחה גדולה יותר.

קָשׁוּר: 9 משרות חלקיות שמשלמות טוב [משלמות טובות יותר בפחות זמן]

אתה יודע מה עוד הזמן שלימד אותי? רשימות מטלות לא ממש עובדות!

פעם הייתי תומך מושבע של רשימות מטלות. הייתי מתחיל את היום שלי עם רשימה באורך קילומטר, ואז מסתכל כמה יש לעשות וחושב "זה בלתי אפשרי". למה? כי זה היה בלתי אפשרי!

תקלה מרכזית ברשימות מטלות היא שהן רק רשימה בסדר אקראי של כל מה שאתה יכול לחשוב עליו שצריך לעשותו. אינך מדרג דבר לפי סדר חשיבות, ולכן כל משימה נראית חשובה לא פחות.

חסימת זמן עזרה לי להעביר את רשימת המטלות הישנה והמסורתית שלי ללוח השנה שלי (אתה יכול להשתמש ביומן Google או בעיתון מיושן). להלן שלושה יתרונות שתראה בעת ביצוע השינוי הזה:

1. אתה מבטל משימות שאינן כה חשובות.
2. אתה מעכב משימות חשובות, אך לא דחופות.
3. אתה קובע בלוקים של זמן להקדיש לעדיפויות, כולל ההמולה הצדדית שלך.

על ידי ניצול חסימת זמן בלוח שנה, אתה משחרר הרבה מרחב ראש נפשי מכיוון שאתה לוקח זמן לתכנן מראש, ואז אתה פשוט עוקב אחר לוח הזמנים.

ניכנס לכמה כלים ואפליקציות טק בחינם, ואלו יכולים לעזור לך לארגן את לוח השנה שלך ולספק התראות ותזכורות.

כאשר אתה יוצר את גושי הזמן שלך, זכור את "למה" שלך. יהיו רגעים וימים שבהם אתה מתפתה ללחוץ על נודניק או לבלבל את נטפליקס במקום להתעסק. חסימות הזמן שלך, הבנויות סביב סדרי העדיפויות שלך, יעזרו לך לעקוב אחר התוכנית.

מתוך מחשבה על "למה" שלך, שקול את שיחת ה- TED הזו של לורה ונדרקם, על פניית זמן לסדרי העדיפויות שלך:

בזבוז הזמן הגדול ביותר בחייו של יזם

הדבר האחרון שאתה רוצה לעשות הוא לבזבז את הזמן המוגבל שיש לך. להלן כמה בזבוזי זמן עיקריים שעליך להימנע מהם כיזם:

לא עוקב אחר תוכנית

אם אתה חושב שזה לא שווה את הזמן שלך לתכנן את לוח הזמנים שלך מראש, תחשוב שוב. לא לתכנן מראש כיצד תנצל את זמן ההמולה הצדדית שלך הוא מתכון לעבודה לא ממוקדת, מקרית.

להתגלגל לעבודה בצורה לא-מסורתית לא יעשה לך הרבה טוב. לוקח כמה דקות בלילה שלפני או בתחילת פגישת עבודה חדשה כדי לארגן את סדרי העדיפויות שלכם בעצם יחסוך לכם זמן בטווח הארוך.

כפי שדיברנו על חסימת הזמן, הכנת תכנית מבעוד מועד יכולה לחסוך זמן עצום. אם אינך יודע באילו משימות עליך לעבוד, תבזבז את הזמן בהגדרה, תחילה מה אתה צריך לעשות, ותקבל את עצמך ממוקד מדי יום.

להיתפס בפרטים הקטנים

הקמת עסק חדש או עומס צדדי יכול להיות מכריע. אתה נוטה לחבוש כובעים רבים ועשוי להתפתות לעשות כל דבר ולנהל כל פרט קטן, אבל זה באמת יכול לבזבז את הזמן שלך.

להיות יזם לא אומר שאתה צריך להיות טוב בכל היבט של בניית העסק שלך. ברגע שאתה מצליח להניף אותו כלכלית, התחל להאציל את המשימות שאתה לא נהנה מהן או שאתה לא טוב בהן. אתה תשמור יותר מהאנרגיה שלך לחוזקות שלך, בעוד מומחה בתחומים אחרים, כמו הנהלת חשבונות או IT, יכול לדאוג לצרכים תפעוליים יומיומיים אחרים.

לדוגמה, הנהלת חשבונות יכולה לגזול המון זמן מזמנך שיכול לשמש יותר טוב בדברים יצירתיים או בתמונה גדולה. סַפְסָל מייעד לך מנהל חשבונות מקצועי שיפקח על כל החשבונות הפיננסיים שלך, כך שתוכל להתמקד בנושאים אחרים.

קָשׁוּר: הנהלת חשבונות לעסקים קטנים היא משב רוח עם ספסל

לעולם לא לקחת הפסקה

זה אולי נשמע אינטואיטיבי, אבל הפסקה יכולה למעשה לעזור לך להיות פרודוקטיבית יותר. אם תמשיך לשרוף את הנר משני קצותיו, ולעולם לא תעצור לנוח, בסופו של דבר אתה תישרף.

ייתכן שתזדקק להרחקת יומיים מהעסק שלך, אך גם אם זו לא אפשרות, הקפד לבנות זמן מה לנוח ולהטעין. לטייל מדי פעם, או אפילו פשוט לקום מהשולחן שלך ולהסתכל על נוף אחר לכמה דקות. זה יאפס את דעתך ויעזור לך להתמקד טוב יותר כשאתה חוזר.

ניהול דואר אלקטרוני גרוע

אה, מייל. זה יכול להיות אחד מבזבזני הזמן החתרניים ביותר ליזם.

חלק מהסיבה לכך שדואר אלקטרוני מהווה סליל בחייהם של רבים של משתמשי צד הוא שהוא כה חיוני לעסק שלך, אך אם לא תנהל את תיבת הדואר הנכנס שלך היטב, אתה תהיה מוצף. למרות שזה מפתה להיות זמין 24/7 כבעל עסק חדש, בדיקת הדוא"ל שלך ללא הרף תגרום לזמנך להיעלם בלי שום דבר להראות עבורו.

בדיוק כפי שאתה מתזמן פגישות ועבודות פרויקטים, תפיק תועלת מתזמון פעם או פעמיים במהלך היום לבדיקת דוא"ל. הישאר רק בחלונות הזמן האלה, עשה מה שאתה צריך לעשות עם הודעות הדוא"ל שאתה מקבל ושולח, ואז חזור להתמקד במשימות אחרות.

פגישות

פגישות מועילות ולעתים קרובות נחוצות לניהול עסק. עם זאת, כאשר מנהיגי חברה אינם יודעים מה הם עושים, פגישות יכולות להיות בזבוז זמן ידוע לשמצה.

פעמים רבות מנהיגים ארגוניים מתזמנים פגישות רק בגלל שהם חושבים שזה נראה טוב לממונים עליהם, או שיש להם מושג שרירותי של כמה פגישות נחוצות להצלחה. אנשים שאינם צריכים להיות חלק מפגישה מסוימת כולם "מוזמנים" לבוא בכל זאת. ואז הפגישות עוברות על משך הזמן שהוקצב להן. כל זה גורם לעובדים אומללים, כי מי רוצה לבזבז את זמנם?

אתה יכול לוודא שהפגישות שלך יעילות על ידי קביעת סדר יום מראש, עם מגבלות זמן לכל מנה. אתה יכול גם לנסות לקיים כמה פגישות באמצעות וידיאו צ'אט או כלי טכני אחר, תוך הימנעות מהצורך בפגישות אישיות שנוטות להימשך זמן רב.

תזמן את הזמן שלך

בעיקרו של דבר, רוב הטיפים לניהול זמן מסתכמים בעצה אחת: תזמן את הזמן. קבע כיצד תבלה את זמנך, והישאר בהתאם לתכנית זו ככל האפשר.

כמובן שיהיו הפרעות והסחות בלתי צפויות לזמנך, אך עם תזמון נבון, תוכל להימנע מהרבה נושאים.

כלים לניהול זמן פנוי

למעשה יש המון כלים לניהול זמן מקוון בחינם. להלן כמה שכדאי. כולם בחינם, לפחות לתקופת ניסיון.

רשימות מטלות מקוונות בחינם

אני יודע שזה עתה אמרתי שרשימות מטלות לא עובדות. אבל במקרים מסוימים, הם עשויים להיות יעילים. להלן מספר מקומות מקוונים להקלטת רשימות המטלות שלך:

טודואיסט

Todoist שואפת להביא בהירות ושקט למוח ולחיים שלך. על ידי הכללת פריטי המטלות שלך באינטרנט, הנגישים מכל מקום, אתה יודע שתמיד תוכל לראות אילו משימות נותרו בכל יום.

אתה יכול לארגן את המשימות שלך לפי קטגוריות ולפי סדר חשיבות, ולעזור לך להתמקד בסדרי עדיפויות. יש לך אפשרות להאציל כמה משימות לאחרים, כמו בני משפחה או חברי צוות. הוא מגיע גם עם לוח שנה מובנה, ותוכל לסנכרן את חשבון המטלות שלך עם אפליקציות ארגוניות אחרות כמו יומן Google ו- Dropbox.

ראה עוד על Todoist כאן.

Evernote

Evernote היא אפליקציה מובילה לרישום הערות. כשאתה רוצה לרשום מחשבות, מחקר, רעיונות ועוד לעסקים ולחיים האישיים שלך, Evernote נמצאת שם. אתה יכול אפילו ללכוד הערות קוליות ותמונות כמו גם הערות טקסט רגילות.

הירשם עם Evernote כאן.

זכור את החלב

זכור שהחלב הוא כלי חכם נוסף למשימות ותזכורות לביצוע, והוא מסונכרן עם כל המכשירים שלך. אם אתה מחפש משהו התואם לתוכניות אחרות כמו Google Assistant ו- Todoist, זהו זה

בדוק זכור את החלב.

נירוונה

נירוונה מסייעת לך עם רשימות מטלות, ניהול פרויקטים והתמקדות בסדרי עדיפויות. חלק מהמטרה שלהם היא להניע אותך להתמקד בפרויקט הנכון בזמן הנכון.

תוכל ליצור פרויקטים, להגדיר רשימות מטלות חוזרות ועוד. יש להם גם תכונה שבה אתה יכול להחליט "לעסוק עכשיו" או "לנמנם" פריט עד שיהיה לך זמן או כוח לעשות את זה כראוי.

להלן מידע נוסף על נירוונה.

לוחות שנה מקוונים (ועוד)

תזמון חדות

תזמון חדות יכול להניע את העסק שלך מכיוון שהוא הופך את תזמון הפגישות למשב רוח עבורך ועבור לקוחותיך! לקוחות יכולים לצפות בזמינות שלך, לקבוע פגישות מקוונות ולמלא טפסי צריכה מקוונים. הוא אפילו שולח להם אישורים, תזכורות והתראות אוטומטיות.

כצרכן שונא טלפונים, אני יכול להגיד לך שיש סיכוי גבוה יותר במאה אחוז לדחות משימות חשובות אם הם ידרשו ממני לבצע שיחת טלפון בפועל. אני הרבה יותר מהיר לקבוע תור באינטרנט, כך שכלי התזמון הזה יהפוך אותי ללקוח מרוצה מאוד.

Acuity יכולה לעדכן אוטומטית את לוחות השנה שלך בפלטפורמות כגון יומן Google, Outlook, iCloud ו- Microsoft Office 365. בנוסף לקלות בארגון לוח השנה, Acuity Scheduling יכול לקבל תשלומים באמצעות Stripe, Square ו- PayPal.

הירשם לתזמון Acuity כאן. התוכנית החודשית הבסיסית שלהם, עם תזמון עצמי של הלקוח, היא בחינם. תכונות נוספות כלולות בתוכניות בתשלום שלהן, שמתחילות ב -15 $ לחודש.

בלב שלם

Calendly היא עוד פלטפורמת תזמון מקוונת מהימנה. בדומה לתזמון חדות, Calendly מאפשר ללקוחות שלך לקבוע פגישות וחברי הצוות שלך לתזמן פגישות - והכל באינטרנט. הוא משתלב לעדכון אוטומטי של יומן Google, לוח השנה של Office 365 ויומן iCloud שלך.

Calendly מציעה ניסיון חינם למשך 14 יום, ולאחר מכן תוכל להמשיך עם הגרסה החינמית או לשדרג לתוכנית 8 $ לחודש או 12 $ לחודש המציעה תכונות חזקות יותר.

למידע נוסף על Calendly כאן.

לוח שנה של גוגל

יומן Google מאפשר לך ליצור אירועים, להגדיר תזכורות, ליצור קשר עם אחרים. הכלי הזה עושה הכל ואם אתה כבר משתמש Gmail, הכי הגיוני ללכת עם לוח השנה הזה. יש המון דרכים להשתמש ביומן Google שלך ​​כדי לסייע בארגון החיים והעסק שלך.

בדוק את יומן Google כאן.

מעקב אחר זמן באינטרנט בחינם

אני לא יודע מה איתכם, אבל אני בהחלט לא מעריך במדויק כיצד אני מנצל את הזמן שלי! למרבה המזל, ישנן מספר אפליקציות שימושיות שיכולות לספק נתונים ברורים על כמה זמן אתה משקיע במשימות שונות, ומסייע לך לזהות אזורים בעייתיים או בזבוז זמן.

זמן הצלה

RescueTime פועל ברקע כדי להקליט את הפעילויות שלך על שולחן העבודה, הטלפון הנייד או הטאבלט שלך ולהראות לך לאן הזמן שלך הולך.

רבים מאיתנו מרגישים שהזמן שלנו אינו בשליטתנו, ו- RescueTime יכול לעזור לכם להחזיר את תחושת השליטה. ניהול הזמן שלך יכול להגביר את הפרודוקטיביות שלך כבעל עסק, כמו גם את הפרודוקטיביות של חברי הצוות שלך.

ב- RescueTime תוכלו להגדיר יעדים והתראות, לארגן חסימת הסחות דעת, לצפות במגמות ודיווחים שבועיים ועוד! כמו עוקבי זמן אחרים, RescueTime מציעה אפשרות לכל החיים בחינם המעניקה לך את היסודות. הוא גם מספק תוכניות בתשלום לאנשים או לצוותים, כולל ניסיון חינם, כך שתוכל לנסות את התכונות לפני שאתה משלם עבור משהו.

בדוק את RescueTime כאן.

Toggl 

Toggl מציעה מעקב אחר זמן פנוי, המאיר אור עד כמה פרודוקטיבי אתה עם הזמן שלך.

הוא משתלב בצורה חלקה בכל הפלטפורמות שלו, כך שתוכל להתחיל לתזמן פעילות בשולחן העבודה שלך, אך לאחר מכן לעצור את הטיימר בסמארטפון שלך, למשל. כל הערכים יסונכרנו באופן אוטומטי כדי לספק תמונה מדויקת של כמה זמן אתה (או חברי צוות) מבלה על פעילויות ואתרים שונים.

התוכנית הבסיסית של Toggl היא תמיד בחינם, אך ניתן גם לשדרג לתוכנית 9 $ לחודש או 18 $ לחודש במידת הצורך.

להלן מידע נוסף על Toggl.

כלי ניהול פרויקטים מקוונים בחינם

אסאנה

אסאנה היא פלטפורמה פופולרית לניהול משימות לצוותים שיתופיים. עם Asana, אתה יכול לעזור לחברי הצוות להתארגן ולהתארגן על ידי הקצאת משימות, יצירת סדרי עדיפויות וקביעת מועדים.

ראשי צוותים יכולים לעקוב אחר פרויקטים לאורך כל שלב בתהליך. אסאנה כוללת גם תוכניות פרויקט חזותיות המאפשרות לך לבדוק את כל השלבים של השלמת הפרויקט, תוך התאמה נחוצה ליעדים או למועדים.

בנוסף, אתה מכיר את המשימות הידניות השגרתיות שבהן כל עסק צריך להתמודד? האוטומציה של אסאנה יכולה לנהל את המשימות הגוזלות זמן שאינן דורשות אינטראקציה אנושית, ומפחיתות טעויות אנוש ובזבוז זמן. אסאנה עובדת עם אינטרנט, iOS ואנדרואיד, והתוכנית הבסיסית שלה לעד 15 חברי צוות היא בחינם לחלוטין.

למידע נוסף על אסאנה כאן.

טרלו

Trello הוא עוד כלי לניהול פרויקטים מהימן לכל הצרכים העסקיים או האישיים שלך. הם משתמשים בלוחות, רשימות וכרטיסים כדי לארגן ולתעדף את משימות הצוות.

ראשי צוות וחברים יכולים בקלות להוסיף הערות, קבצים מצורפים, תאריכי יעד ועוד לכרטיסי Trello שלך. הפלטפורמה משתלבת גם עם אפליקציות אחרות שהצוות שלך כבר משתמש בהן, והאפליקציה תסונכרן בין כל סוגי המכשירים.

Trello כוללת גם אוטומציה של זרימת עבודה באמצעות באטלר. זה עוזר להסיר את הלחץ של משימות חדגוניות וחוזרות שחייבות להסתיים. אתה יכול להגדיר פקודות לוח שנה, פקודות תאריך יעד, טריגרים מבוססי-כללים ולחצני כרטיס או לוח מותאמים אישית.

קבל את כל התכונות הנהדרות האלה כדי לייעל את ניהול הפרויקטים שלך בחינם עם Trello!

הירשם לחשבון Trello בחינם כאן.

MeisterTask 

מחפש כלי אחר לניהול הצוותים והפרויקטים שלך באינטרנט? MeisterTask היא אופציה מוצקה נוספת עבורך. הוא פועל באמצעות האינטרנט, Windows, macOS, iOS ו- Android כדי לשלב יצירת פרויקטים, תכנון וביצוע.

הממשק האטרקטיבי של MeisterTask ניתן להתאמה אישית מלאה. הלוחות שלהם בסגנון קנבן דומים ללוחות של Trello, ומאפשרים לך להגדיר תהליכים ואוטומציה יעילים למשימות המייגעות ביותר. זה אידיאלי לצוותים מרוחקים שעובדים בשיתוף פעולה על פרויקטים.

תיצור פרויקטים ביומן העריכה שלך, יחד עם זרימת עבודה. אל תהסס להשתמש בזרימת העבודה שהוגדרה מראש או להתאים אישית את זרימת העבודה שלך כך שתתאים לצרכיו של כל פרויקט. MeisterTask מציעה גם אינטגרציה חלקה עם אפליקציות רבות אחרות, כולל Slack, Google Drive ו- Dropbox.

חלק מההטבות שמספקת MeisterTask הן מעקב אחר זמן מובנה, שדות מותאמים אישית, משימות חוזרות, רשימות בדיקה ואוטומציות. הם מתאימים את הלוחות שלך כך שיכללו רק את הכלים החיוניים, תוך הימנעות מעומס שמקורו בתכונות מיותרות.

MeisterTask, כמו אסאנה וטרלו, היא בחינם עם התוכנית הבסיסית שלהם.

התחל בעבודה עם MeisterTask כאן.

5 טיפים לניהול זמן

כולנו נעשים עסוקים יותר, כך נראה. אנחנו דוחסים יותר ויותר לכל יום. לפעמים אני מרגיש שהזמן מנהל אותי, לא להיפך. זה יכול להיות מתסכל.

להלן מספר טיפים נפוצים לניהול זמן או טיפים לפריון. רובם סוקרו כבר במאמר זה, אך ייתכן שמדובר ברענון שימושי!

1. צור רשימת עדיפויות

ראשית, קח זמן עכשיו ליצירת רשימת מטלות פשוטה. רשום כל מה שאתה צריך כדי לעשות זאת. הקפד להוסיף דברים שצריך להשלים עכשיו, כמו גם דברים שיכולים לחכות זמן מה. יש אנשים שמציעים להשתמש במפת חשיבה כדי להוציא הכל החוצה.

כעת, כשיש לך רשימה של דברים לעשות, הקצה לכל אחד עדיפות. השתמש בפורמט פשוט "ABC/123" כדי לעשות זאת.

"A" יכול לייצג את הפריטים הדחופים והחשובים ביותר שלך. השתמש ב- "B" לדברים החשובים, אך אולי אינם דחופים. לבסוף, השתמש ב"ג "כדי לזהות דברים שהם לא כל כך חשובים או דחופים, אבל שתרצה לסיים, ככל שיותר זמן.

ניתן להשתמש ב- "1,2,3, ..." כדי לתת עדיפות נוספת לפריטים בתוך כל קטגוריה.

2. מלא את לוח השנה שלך

לאחר מכן, קח את הרשימה שלך ומלא את לוח השנה היומי שלך בפריטים אלה. לוח השנה שלך כבר אמור להכיל את הפגישות והפגישות שלך, אז פשוט מלא את החסר עם פריטי המטלות האלה. השתמש בגישה שמרנית והיה מציאותי לגבי הזמן שיידרש להשלמת המשימות שלך. בנה הרבה מאגר להפסקות, חירום והפרעות.

3. תוכנית למחר היום

הקפד לבנות כמה דקות בסוף היום כדי לתכנן את ההמשך. במהלך תקופה זו, התייחס לרשימת המטלות שלך המתעדפת (כדי לציין אילו פריטים לא השלמת) ומלא את הפעילות של היום הבא.

4. תאכל קודם כל את הצפרדע הגדולה ביותר

כשאתה מכניס את פריטי המטלות ללוח השנה שלך, שים לב מתי אתה הכי פרודוקטיבי. מכיוון שרובנו הם הדבר הראשון היצרני ביותר בבוקר, עדיף לתזמן את המשימות הקשות ביותר שלך אז. אבל אתה יודע מתי אתה הכי פרודוקטיבי. אז תכנן לעבוד על המשימות הקשות ביותר שלך.

5. נלחם נגד המכשולים

לבסוף, ערוך רשימה מהירה של החסמים הגדולים ביותר שלך בניהול זמן והחליט על פעולה להילחם בחזרה.

חסמים נפוצים כוללים הפרעות, חוסר ארגון, פרפקציוניזם, חוסר יכולת להגיד לא וכו '. לא ניתן למנוע מחסומים לחלוטין, אך אנו יכולים לנקוט צעדים כדי להימנע מהם או לפחות למזער את השפעתם.

מחשבות אחרונות

ברור שניהול זמן הוא מאבק עבור רובנו. אך למרבה המזל, יש הרבה משאבים וכלים חינמיים שיעזרו לך לנהל את הזמן ביעילות.

האם אתה משתמש בכל אחד מהכלים האלה, או שאתה מכיר עוד כלים לניהול זמן חינם באינטרנט? אשמח לשמוע את דעתכם על ניהול זמן בתגובות למטה.