Eklien yang sangat baru yang memutuskan untuk bekerja dengan saya, saya selalu harus memberi mereka peringatan tentang jumlah dokumen pengantar yang akan mereka terima.
Dari prospektus hingga pernyataan, banyak yang awalnya kewalahan dengan jumlah yang mereka terima.
Selain itu, saya ingin juga membagikan berapa lama Anda harus menyimpan beberapa dokumen penting lainnya yang Anda terima seperti pengembalian pajak, catatan bank, dan laporan 401k.
Saya tidak bisa cukup mengulangi betapa pentingnya untuk diatur.
Menjaga sistem pengarsipan yang baik dari semua laporan Anda akan membantu Anda melakukan pekerjaan pelacakan investasi yang lebih baik.
Sebelum Anda membaca posting ini, Anda mungkin ingin menyiapkan penghancur kertas Anda. 🙂
Pernyataan Pialang
Saya memberi tahu klien bahwa begitu mereka mendapatkan pernyataan baru, mereka dapat membuang yang lama. Anda, tentu saja, dipersilakan untuk mempertahankan semuanya dan saya memiliki banyak klien yang melakukannya. Tetapi di zaman sekarang ini, kami memiliki segalanya di cadangan dan dapat menghasilkan pernyataan lama dengan relatif mudah. Satu pernyataan yang pasti ingin Anda pegang adalah pernyataan Desember atau tahunan Anda.
Untuk tujuan pajak terutama di rekening kena pajak, Anda mungkin ingin mempertahankan pembelian investasi. Tetapi sekali lagi, sebagian besar metode pelaporan perusahaan saya akan menyimpan semua informasi itu untuk Anda.
Ingatlah bahwa jika Anda mendaftar untuk akses online, Anda akan memiliki kemampuan untuk masuk dan mencetak formulir apa pun yang Anda perlukan.
Pernyataan IRA dan 401(k)
Hal yang sama yang berlaku untuk pernyataan pialang Anda berlaku untuk pernyataan 401k dan IRA Anda - pernyataan tahunan adalah yang harus dipegang. Selain itu, Anda ingin menyimpan Formulir 8606, Formulir 5498, dan Formulir 1099-R Anda.
- Formulir 8606 adalah yang Anda gunakan untuk melaporkan kontribusi yang tidak dapat dikurangkan ke IRA tradisional.
- Formulir 5498 adalah yang dikirimkan oleh kustodian IRA Anda – terkadang disebut formulir “Informasi Kontribusi IRA” atau “Informasi Nilai Pasar Wajar”, ​​dan biasanya tiba di bulan Mei. Ini merinci a) kontribusi pada IRA tradisional atau Roth Anda dan b) nilai pasar wajar IRA tersebut pada akhir tahun sebelumnya.
- Formulir 1099-R, tentu saja, adalah yang Anda dapatkan dari penjaga IRA Anda yang menunjukkan penarikan Anda (distribusi pendapatan).
Kembalian pajak
Sebagai pemilik bisnis, saya pasti cenderung untuk mempertahankan pengembalian pajak dan dokumen saya lebih dari beberapa tahun yang lalu. Agar saya salah informasi, saya menuju situs web IRS untuk melihat apa yang mereka katakan tentang masalah ini. Inilah yang mereka katakan:
Lamanya waktu Anda harus menyimpan dokumen tergantung pada tindakan, pengeluaran, atau peristiwa catatan dokumen. Umumnya, Anda harus menyimpan catatan Anda yang mendukung item pendapatan atau pengurangan pada pengembalian pajak sampai periode batasan untuk pengembalian tersebut habis.
Jangka waktu pembatasan adalah jangka waktu di mana Anda dapat mengubah pengembalian pajak Anda untuk mengklaim kredit atau pengembalian dana, atau IRS dapat menilai pajak tambahan. Informasi di bawah ini berisi periode pembatasan yang berlaku untuk pengembalian pajak penghasilan. Kecuali dinyatakan lain, tahun-tahun mengacu pada periode setelah pengembalian diajukan. Pengembalian diajukan sebelum tanggal jatuh tempo diperlakukan sebagai diajukan pada tanggal jatuh tempo.
Catatan: Simpan salinan pengembalian pajak yang Anda ajukan. Mereka membantu dalam mempersiapkan pengembalian pajak di masa depan dan membuat perhitungan jika Anda mengajukan pengembalian yang diubah.
Anda berutang pajak tambahan dan situasi (2), (3), dan (4), di bawah, tidak berlaku untuk Anda; menyimpan catatan selama 3 tahun.
Anda tidak melaporkan pendapatan yang harus Anda laporkan, dan itu lebih dari 25% dari pendapatan kotor yang ditunjukkan pada pengembalian Anda; menyimpan catatan selama 6 tahun.
Anda mengajukan pengembalian palsu; menyimpan catatan tanpa batas.
Anda tidak mengajukan pengembalian; menyimpan catatan tanpa batas.
Anda mengajukan klaim untuk kredit atau pengembalian dana setelah Anda mengajukan pengembalian; menyimpan catatan selama 3 tahun dari tanggal Anda mengajukan pengembalian asli Anda atau 2 tahun dari tanggal Anda membayar pajak, mana yang lebih lambat.
Anda mengajukan klaim atas kerugian dari surat berharga yang tidak berharga atau pengurangan kredit macet; menyimpan catatan selama 7 tahun. Ini biasanya akan mencakup pernyataan kartu kredit dan pernyataan hipotek.
Simpan semua catatan pajak pekerjaan setidaknya selama 4 tahun setelah tanggal jatuh tempo atau pembayaran pajak, mana saja yang lebih lambat.
Saya memeriksa ulang dengan BPA dan dia menggemakan apa yang dikatakan situs web IRS. Dia menambahkan bahwa sementara 3 hingga 7 tahun adalah standar, disarankan untuk menyimpan pengembalian pajak Anda "selamanya". Ya selamanya. Meskipun dia hanya memiliki beberapa klien yang benar-benar menjalani proses audit, dia mencatat bahwa audit IRS standar biasanya dilakukan selama tiga tahun. Ingatlah bahwa jika Anda dihukum karena kejahatan pajak, IRS dapat membuka pintu dan meninjau semua riwayat masa lalu Anda. Cara termudah untuk menghindari ini-jangan melakukan penipuan pajak.
Laporan Bank
Mengikuti garis dengan audit IRS melihat ke belakang, biasanya disarankan untuk menyimpan laporan bank Anda tiga tahun. Secara pribadi, kami melakukan semua perbankan online jadi kami hanya memutuskan agar laporan kami dapat diakses dengan cara itu.
Asuransi jiwa
Polis asuransi jiwa adalah kandidat utama untuk tetap terkunci di brankas rumah atau brankas. Anda akan ingin mempertahankan polis seumur hidup dalam kontrak ditambah tiga tahun.
Rusak Saat Anda Selesai
Pencurian identitas adalah masalah nyata saat ini. Jadi, ketika Anda memutuskan untuk membuang dokumen Anda, lakukan dengan sangat hati-hati. Mencabik-cabik yang tepat adalah cara mudah untuk lindungi diri Anda dari pencurian identitas. Jika Anda adalah bisnis kecil, ada perusahaan yang mengkhususkan diri dalam menghancurkan informasi sensitif Anda. Either way, itu adalah dua cara untuk membantu mencegah pencurian identitas.
Apa yang Bisa Anda Buang
Sekarang setelah Anda mengetahui hal-hal yang perlu Anda simpan, berikut beberapa hal yang dapat Anda tawarkan:
- Garansi usang
- Manual instruksi usang
- Surat wasiat atau kepercayaan yang ketinggalan zaman (asalkan Anda membuat yang baru)
- Polis asuransi yang dibatalkan
- Laporan kartu kredit untuk tahun pajak tertutup
- Cek yang dibatalkan untuk tahun pajak yang ditutup
- Laporan tahunan lama dari saham dan/atau reksa dana
- Buletin investasi lama (beberapa orang menyimpan barang-barang ini selama bertahun-tahun karena mereka membayarnya – biarkan saja!)
Dokumen apa yang ingin Anda simpan? Jenis sistem pengarsipan apa yang Anda gunakan untuk melacak semua catatan penting Anda?