Vjerojatno znate da volim stvari držati jednostavnima. Što je moguće jednostavnije.
Također volim držati stvari prilično organiziranima jer me ništa ne ljuti više nego vrijeme izgubljeno u potrazi za nečim. To je opipljivi trošak koji plaćate ako nemate uspostavljen sustav.
To se posebno odnosi na stvari koje vam ne trebaju često jer se ne možete osloniti na svoje pamćenje da biste se sjetili gdje se stvari nalaze. Financijski dokumenti savršeno se uklapaju u tu kantu.
Nakon godina prilagođavanja i ponovnog prilagođavanja, smislio sam organizacijski sustav za naše dokumente koji funkcionira. Također je prilično jednostavno.
Evo dva moja (u redu, tehnički tri) pravila za svaki komad papira:
- Digitalizirajte sve
- Sačuvajte izvornik ako je u pitanju državna, notarsko ovjerena, osobna imovina, porez ili zajam.
- (Ostatak isjeckajte)
Sadržaj
- Kako sve to organizirati prvi put
- Digitalizirajte sve
- Usitnite original ako ...
- Pohranjivanje dokumenata
Kako sve to organizirati prvi put
Ako počinjete ispočetka, pozivam vas da pročitate ovaj članak arhivskih profesija, Kongresne knjižnice. Pokušavam imati na umu neke od
strategije koje koristi Kongresna knjižnica. Oni arhiviraju MNOGO stvari. Kao i sve.Primijetit ćete da njihovi savjeti ne propisuju nikakve posebne korake ili tehnologije, zato u trenu dijelim svoj pristup, ali njihov opći pristup je čvrst. Ova ideja iz članka je čisto zlato - „Nemojte se zaobići. Odolite iskušenju da sada uživate u bilo čemu. ” (tako jednostavno za napraviti, osobito za osobno arhiviranje)
Ključne ideje su napasti vaše dokumente kao jednu cjelinu s nizom "nakupina". Razmišljanje o tome kao jednoj cjelini čini ga manje zastrašujućim. Napad na grudve razbija ga na komade kojima se može upravljati, što možete učiniti tijekom niza dana, tjedana ili mjeseci.
Kad sam počeo organizirati, uzeo sam svoje logičke "grudice" i pretvorio ih u mape. Uzeo sam sve dokumente o automobilu i prvo ih skenirao, stavljajući datoteke u odgovarajuću mapu. Usitnila sam originale koje nisam trebala držati, a ostatak sam držala u kutijama. Zatim sam napravio drugi auto.
Sljedećeg dana pregledala sam svoje bankovne dokumente za naš primarni bankovni račun. Nisam morao obaviti svaki dokument u jednom danu, nisam bio voljan posvetiti tu razinu vremena tome, ali sam bio spreman potrošiti 20-30 minuta na popunjavanje jedne mape.
Uključivanje i isključivanje digitalizacije trajalo je oko mjesec dana, ali od tada je održavanje prilično rutinsko. Skupno skeniram dokumente otprilike svaka četvrtina, što ne znači mnogo papira jer većinu stvari sada dobivam digitalno.
I moje se kategorizacije (ili grudvice) možda ne podudaraju s vašim. Jedan dobar način da razmislite o tome je kako organizirate Vezivo u slučaju nužde, koji će ionako sadržavati mnogo ovih važnih dokumenata.
Digitalizirajte sve
Svaki važan komad papira koji uđe u kuću je digitalni. Ako mogu, prijavljujem se na izjave bez papira jer tada mogu izravno preuzeti izjave, a da ih ne skeniram.
Digitalizacija nije najteži dio, a organiziranje u niz mapa najteži je dio.
Evo naše strukture mapa:
- Poslovni dokumenti
- Osobni dokumenti.
- Arhiva
- Pojedinac - Ja
- Pojedinac - Ljupka žena
- Pojedinačno - dijete 1
- Pojedinačno - dijete 2
- Imovina - Kuća
- Imovina - Automobil V
- Imovina - automobil H
- Financijski.
- Ugovori
- Bankarstvo
- Kreditna
- Financijski planer
- Osiguranje
- Ulaganje
- Porezi
- Pravna
Ja organizirati naše datoteke na temelju osobe ili imovine, a zatim bilo da se radi o financijskim, pravnim ili drugim - te su kategorije zajedničke obitelji. Mogu plaćati poreze ili upravljati ulaganjima, ali oni su obiteljska imovina pa spadaju u širu kategoriju.
The Pojedinac sadrže dokumente specifične za pojedinca, poput medicinske dokumentacije.
Arhiva je sveobuhvatna za dokumente koji nam više nisu potrebni, poput mape u Imovina - Automobil C nakon što smo prodali Toyotu Celica. Prošle su godine otkad imamo automobil pa sam mogao izbrisati cijelu mapu ako je potrebno, ali s obzirom na to koliko je jeftino skladište... eh, zašto oboje.
Usitnite original ako ...
Digitalizacija dokumenta znači da mi više nije potreban izvornik, uz nekoliko iznimaka. Moje opće pravilo glasi: ako državno izdano, ovjereno, pokriva imovinu, poreze ili zajmove, onda ga zadržite. Sve ostalo možete usitniti.
Ako imate puno papira, a volite složenija pravila, evo nekoliko općih pravila koji fizički papir uništiti i što zadržati (zapamtite, još uvijek imate digitalne kopije svega, samo unutra slučaj):
- SHRED Sve što dobijete mjesečno - bankovni izvaci, izvodi s kreditnih kartica, komunalne računeitd. - kad dobijete sljedeću
- SAČUVAJTE dokumente o zajmu (osobito potvrdu) godinu dana nakon što ste ga otplatili.
- Čuvajte porezne prijave i popratne dokumente 7 godina nakon što ste podnijeli.
- ČUVAJTE Dokumente koji se odnose na imovinu (automobil, kuću itd.) Sve dok je posjedujete.
- ČUVAJTE dokumente koje izdaje Vlada, poput izvoda iz matične knjige rođenih i umrlih, vjenčanih dozvola-zauvijek
- ČUVAJTE Sve za što mislite da bi bilo teško zamijeniti.
Pohranjivanje dokumenata
Pronađite lijepo sigurno mjesto u svojoj kući, stavite ga u vatrogasnu pećnicu i stavite svoje dokumente u sef.
Sef koji dobijete u trgovini uredskog materijala vjerojatno može biti napuknut magnetom za pet sekundi, pa se zbog sigurnosti ne oslanjajte na to. Želite ga radi zaštite od požara pa ga sakrijte, najbolje iza slike na zidu. 🙂
Za digitalne kopije svakako ih imajte sigurnosno kopirati negdje, po mogućnosti automatski i na dva mjesta za svaki slučaj. Svoje dokumente pohranjujemo na prijenosni tvrdi disk, koji ima sigurnosnu kopiju na daljinu.
Ako ih ne želite lokalno pohraniti ili želite da više ljudi ima pristup dokumentima (prijenosni tvrdi disk nije idealan), možete se odlučiti za nešto poput Dropboxa.
Kad to učinite, svidjet će vam se kako će vaši financijski dokumenti izgledati lagani i prozračni. 🙂
Koje su vaše strategije za očuvanje i organiziranje vaših financijskih dokumenata? Uvijek nastojim poboljšati naš proces pa bih volio čuti vaše.