Etrès nouveau client qui décide de travailler avec moi, je dois toujours les avertir de la quantité de documents d'introduction qu'ils recevront.
Du prospectus aux relevés, beaucoup sont d'abord dépassés par le montant qu'ils reçoivent.
En plus de cela, je voulais également partager combien de temps vous devez conserver certains des autres documents importants que vous recevez, tels que les déclarations de revenus, les relevés bancaires et les relevés 401k.
Je ne saurais trop répéter à quel point il est important d'être organisé.
Garder un bon système de classement de tous vos relevés vous aidera à faire un meilleur travail de suivi des investissements.
Avant de lire l'article, vous voudrez peut-être préparer votre déchiqueteuse. 🙂
Déclarations de courtage
Je dis aux clients qu'une fois qu'ils reçoivent un nouveau relevé, ils peuvent jeter l'ancien. Vous, bien sûr, êtes plus que bienvenus pour les garder tous et j'ai beaucoup de clients qui le font. Mais de nos jours, nous avons tout sur la sauvegarde et pouvons produire une ancienne déclaration relativement facilement. La seule déclaration à laquelle vous voulez absolument vous accrocher est votre déclaration de décembre ou annuelle.
À des fins fiscales, en particulier dans les comptes imposables, vous voudrez peut-être conserver les achats de placements. Mais encore une fois, la plupart des méthodes de reporting de mes entreprises garderont toutes ces informations à portée de main pour vous.
Gardez à l'esprit que si vous vous inscrivez pour un accès en ligne, vous aurez la possibilité de vous connecter et d'imprimer tous les formulaires dont vous aurez besoin.
Déclarations IRA et 401(k)
La même chose qui s'applique à vos relevés de courtage s'applique à vos relevés 401k et IRA - le relevé annuel est celui à conserver. De plus, vous souhaitez conserver votre formulaire 8606, votre formulaire 5498 et votre formulaire 1099-R.
- Formulaire 8606 est celui que vous utilisez pour déclarer les cotisations non déductibles aux IRA traditionnels.
- Formulaire 5498 est celui que votre dépositaire IRA vous envoie – il est parfois appelé le formulaire « Informations sur la contribution IRA » ou « Informations sur la juste valeur marchande », et il arrive généralement en mai. Il détaille a) les contributions à votre IRA traditionnel ou Roth et b) la juste valeur marchande de cet IRA à la fin de l'année précédente.
- Formulaire 1099-R, bien sûr, est celui que vous obtenez de votre dépositaire IRA indiquant vos retraits (distributions de revenus).
Déclarations de revenus
En tant que propriétaire d'entreprise, je suis certainement enclin à conserver mes déclarations de revenus et mes documents plus que les années précédentes. Juste pour que je me trompe, je me suis dirigé vers le site Web de l'IRS pour voir ce qu'ils avaient à dire à ce sujet. Voici ce qu'ils ont à dire :
La durée pendant laquelle vous devez conserver un document dépend de l'action, de la dépense ou de l'événement enregistré dans le document. En règle générale, vous devez conserver vos dossiers qui soutiennent un élément de revenu ou des déductions sur une déclaration de revenus jusqu'à la fin de la période de prescription pour cette déclaration.
Le délai de prescription est la période pendant laquelle vous pouvez modifier votre déclaration de revenus pour demander un crédit ou un remboursement, ou pendant laquelle l'IRS peut imposer un impôt supplémentaire. Les informations ci-dessous contiennent les délais de prescription qui s'appliquent aux déclarations de revenus. Sauf indication contraire, les années font référence à la période suivant la production de la déclaration. Les déclarations produites avant la date d'échéance sont considérées comme produites à la date d'échéance.
Noter: Conservez des copies de vos déclarations de revenus. Ils aident à préparer les futures déclarations de revenus et à effectuer des calculs si vous produisez une déclaration modifiée.
Vous devez un impôt supplémentaire et les situations (2), (3) et (4) ci-dessous ne s'appliquent pas à vous; conserver les registres pendant 3 ans.
Vous ne déclarez pas les revenus que vous devriez déclarer, et ceux-ci représentent plus de 25 % des revenus bruts indiqués sur votre déclaration; conserver les dossiers pendant 6 ans.
Vous faites une déclaration frauduleuse; conserver les dossiers indéfiniment.
Vous ne produisez pas de déclaration; conserver les dossiers indéfiniment.
Vous déposez une demande de crédit ou de remboursement après avoir produit votre déclaration; conserver les archives pendant 3 ans à compter de la date à laquelle vous avez produit votre déclaration originale ou 2 ans à compter de la date à laquelle vous avez payé l'impôt, selon la dernière éventualité.
Vous déposez une réclamation pour perte de titres sans valeur ou déduction de créances irrécouvrables; conserver les registres pendant 7 ans. Cela comprend généralement les relevés de carte de crédit et les relevés hypothécaires.
Conservez tous les relevés d'impôt sur l'emploi pendant au moins 4 ans après la date à laquelle l'impôt devient exigible ou est payé, selon la date la plus tardive.
J'ai revérifié mon avec CPA et il a résonné ce que le site Web de l'IRS avait à dire. Il a ajouté que bien que 3 à 7 ans soient la norme, il est conseillé de conserver vos déclarations de revenus « pour toujours ». Oui pour toujours. Bien qu'il n'ait fait passer que quelques clients au processus d'audit, il a noté que l'audit standard de l'IRS remonte généralement à trois ans. Gardez à l'esprit que si vous êtes reconnu coupable d'un crime fiscal, l'IRS peut vous ouvrir les portes et revoir tous vos antécédents. Le moyen le plus simple d'éviter cela - ne commettez pas de fraude fiscale.
Relevés bancaires
Dans la lignée de l'audit de l'IRS, il est généralement suggéré de conserver vos relevés bancaires trois ans. Personnellement, nous effectuons toutes les opérations bancaires en ligne, nous décidons donc simplement de rendre nos relevés accessibles de cette façon.
Assurance-vie
La police d'assurance-vie est un candidat de choix à garder enfermé dans un coffre-fort ou un coffre-fort. Vous voudrez conserver la police pendant toute la durée du contrat plus trois ans.
Déchiquetez lorsque vous avez terminé
Le vol d'identité est la vraie affaire de nos jours. Ainsi, lorsque vous décidez de vous débarrasser de vos documents, faites-le très soigneusement. Un déchiquetage approprié est un moyen facile de protégez-vous contre l'usurpation d'identité. Si vous êtes une petite entreprise, il existe des entreprises spécialisées dans la destruction de vos informations sensibles. Quoi qu'il en soit, ce sont deux façons d'aider à prévenir le vol d'identité.
Ce que vous pouvez jeter
Maintenant que vous savez ce que vous devez conserver, voici quelques éléments que vous pouvez présenter :
- Garanties obsolètes
- Manuels d'instructions obsolètes
- Testaments ou fiducies obsolètes (à condition que vous en ayez créé un nouveau)
- Contrats d'assurance annulés
- Relevés de carte de crédit pour les années d'imposition fermées
- Chèques annulés pour les années d'imposition fermées
- Anciens rapports annuels d'actions et/ou de fonds communs de placement
- Anciennes newsletters d'investissement (certaines personnes gardent ces choses pendant des années parce qu'elles les ont payées - laissez-les partir !)
Quels documents aimez-vous conserver? Quel type de système de classement utilisez-vous pour garder une trace de tous vos dossiers importants ?