Conseils de gestion du temps [et outils en ligne gratuits] pour les entrepreneurs

UNENous essayons tous de profiter au maximum de notre temps. Cela est particulièrement vrai pour ceux qui ont une activité secondaire.

Comment pouvez-vous équilibrer les exigences croissantes de votre temps en tant qu'employé à temps plein avec une activité secondaire? Après avoir essayé de vous adapter à toutes les tâches de travail en plus de vos responsabilités personnelles, vous pouvez avoir l'impression qu'il n'y a tout simplement pas assez d'heures dans une journée.

Heureusement, vous n'avez pas besoin de dépenser un centime pour rester organisé et faire avancer les choses. Il existe de nombreux outils gratuits de gestion du temps.

En identifiant et en éliminant les pertes de temps et en utilisant des astuces de gestion du temps intelligentes, vous pouvez tirer le meilleur parti du temps dont vous disposez. En tant qu'entrepreneur, il existe de nombreux outils et ressources en ligne gratuits pour vous aider à relever les défis d'un emploi du temps chargé.

Examinons de plus près certains des meilleurs conseils de gestion du temps pour les arnaqueurs occupés.

Gestion du temps pour les indépendants et les activités annexes

Si vous êtes intéressé par le lancement d'une activité secondaire, l'une des premières questions sera: « Où trouverai-je le temps? » 

Après tout, il est difficile d'ajouter une activité secondaire à un travail de plus de 40 heures par semaine et aux responsabilités de la maison.

C'est pourquoi la gestion du temps est si importante pour les entrepreneurs et les arnaqueurs. Dans cet article, nous passerons en revue quelques stratégies éprouvées pour tirer le meilleur parti du temps dont vous disposez. Ces conseils de gestion du temps vous aideront à vous sentir plus en contrôle de votre temps et vous mèneront à une plus grande réussite commerciale.

Considérez votre pourquoi

Je veux dire par là, pourquoi voulez-vous avoir une activité secondaire en premier lieu?

Voulez-vous rembourser agressivement vos prêts étudiants? Ou économiser pour des vacances incroyables? Peut-être que votre objectif est d'épargner pour une mise de fonds sur votre première maison, ou simplement d'alimenter vos comptes de retraite dès le plus jeune âge possible. L'objectif des autres personnes avec des activités secondaires est de remplacer éventuellement leur carrière ou leur emploi actuel par un travail qu'ils apprécient davantage.

Votre « pourquoi » peut inclure des parties de toutes ces raisons, ou peut-être plus que je n'ai pas mentionnées. Quel que soit votre objectif en lançant une activité secondaire, vous obtiendrez un plus grand succès si vous fixez cet objectif dès le début.

Gardez votre « pourquoi » au premier plan et il sera plus facile de surmonter les revers ou les déceptions auxquels vous pourriez être confronté en tant que vous créez votre entreprise.

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Considérez vos options d'agitation latérale

Un conseil de gestion du temps à garder à l'esprit est de déterminer combien de temps vous pouvez consacrer de manière réaliste à une activité secondaire. Être honnête est important ici, car cela vous aidera à gérer vos attentes.

Vous pouvez décider que vous pouvez consacrer une heure chaque soir de semaine à votre activité secondaire. D'autres peuvent passer 3 à 4 heures par nuit, ou plus de 20 heures le week-end. Vous seul savez ce que vous pouvez gérer tout en respectant toutes vos obligations professionnelles et domestiques.

Une fois que vous avez déterminé le temps que vous pouvez consacrer à un deuxième emploi, déterminez les options qui pourraient vous convenir. Certaines activités annexes se prêtent facilement à une heure ou deux de travail quand vous en avez envie, tandis que d'autres ont besoin de temps dédié régulièrement. Considérez l'application Steady pour voir les options d'agitation latérale dans votre région.

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Envisagez d'externaliser certaines tâches

Je sais que lorsque vous débutez votre parcours entrepreneurial, vous pouvez avoir l'impression de devoir tout faire par vous-même. Et bien que dans certains types de travail indépendant, cela puisse être bien, de nombreuses petites entreprises doivent éventuellement se développer.

Ne commettez pas l'erreur de croire que vous devez gérer toute l'entreprise par vous-même pour toujours. Il y a probablement des tâches pour lesquelles vous n'aurez tout simplement pas le temps, il est donc essentiel de savoir quand engager de l'aide.

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La gestion des e-mails, le service client, les services informatiques, les services marketing et bien plus encore sont des tâches que vous pouvez sous-traiter à des particuliers ou à des entreprises spécialisées dans ces domaines d'activité.

Cela fera mal de dépenser de l'argent en services d'externalisation, mais en fin de compte, ils peuvent faire des merveilles pour votre potentiel de revenus. De plus, ils libèrent du temps que vous pourriez mieux consacrer à des tâches qui font croître votre entreprise!

Par exemple, embaucher quelqu'un pour fournir des services informatiques gérés peut vous sauver la vie.

Pour de nombreux propriétaires de petites entreprises, les problèmes technologiques peuvent être les pires contrevenants car ils prennent du temps que vous ne pouvez pas vous permettre de perdre.

Comment gérer le temps d'agitation secondaire

 Nous obtenons tous les mêmes 168 heures par semaine, n'est-ce pas? Oui!

Cependant, nous avons tous des exigences concurrentes concernant notre temps et des objectifs différents quant à la façon dont nous voulons vraiment passer ce temps.

En tant que side hustler, vous devez équilibrer votre agitation latérale croissante avec les exigences de votre travail régulier et le besoin d'être là pour vos proches. Le fait de garder vos objectifs en tête vous aidera à renforcer votre engagement envers l'agitation secondaire lorsque cela devient stressant.

Une stratégie intelligente de gestion du temps consiste à utiliser le blocage du temps, ou des blocs de temps ciblés, pour organiser vos heures de travail annexes.

Blocage du temps: comment le faire

Si vous n'êtes pas familier avec le concept de blocage du temps, le voici: la pratique de planifier toute votre journée, avec des « blocs » de temps spécifiques qui sont réservés à des tâches spécifiques.

Certaines personnes aiment bloquer toute la journée, mais il s'agit d'un conseil efficace de gestion du temps que vous pouvez appliquer uniquement à votre activité secondaire si vous le souhaitez. Lorsque vous utilisez le blocage du temps, vous vous engagez à accomplir certaines tâches ou à remplir certaines obligations à un moment donné.

Beaucoup d'entre nous ne sont pas focalisés au laser par nature. Le blocage du temps vous permet de contourner les tendances à vous laisser distraire ou à gaspiller le temps parce que vous avez déjà planifié ce sur quoi vous allez travailler pour votre activité secondaire et à quel moment.

Voici quelques suggestions ultra-simples pour bloquer le temps afin de gagner du temps en dehors de l'agitation :

• Réveillez-vous 30 à 60 minutes plus tôt 
• Rester debout 30 à 60 minutes plus tard
• Travaillez pendant votre pause déjeuner
• Restez à votre travail 30 à 60 minutes après avoir quitté l'heure, mais uniquement pour travailler à vos côtés

Quand j'étais à côté, mon bloc de temps était toujours entre le dîner et l'heure du coucher. Il n'a jamais été question de savoir comment j'utiliserais ce temps parce que je l'avais bloqué à l'avance pour mon activité secondaire.

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Blocage du temps: avantages

J'étais la personne qui disait toujours « oui » aux demandes des autres. Ne vous méprenez pas, j'aime être utile. Mais passer autant de temps à aider les autres m'a laissé peu de temps pour faire mes propres affaires.

Apprendre la technique du blocage du temps m'a permis de dire « non ». Parfois, je dois juste dire non quand les gens me demandent de faire des choses parce que j'ai besoin de prendre le temps de terminer mon travail.

Dire non n'est pas égoïste. Quand j'ai commencé à dire non, j'avais plus d'énergie et de temps pour me concentrer sur mes propres objectifs et les étapes nécessaires pour les atteindre.

Aucun de nous n'est capable de tout faire. Il y a beaucoup de bonnes causes auxquelles vous devrez dire non parce que vous n'avez tout simplement pas assez d'heures dans une journée pour être tout pour tout le monde. Concentrez-vous sur vos objectifs et priorités les plus importants et vous obtiendrez un plus grand succès.

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Vous savez ce que le blocage du temps m'a appris d'autre? Les listes de tâches ne fonctionnent pas vraiment!

J'avais l'habitude d'être un fervent partisan des listes de tâches. Je commençais ma journée avec une liste longue d'un kilomètre, puis je regardais tout ce qu'il y avait à faire et je me disais « C'est impossible ». Pourquoi? Parce que c'était impossible!

L'un des principaux défauts des listes de tâches est qu'elles ne sont qu'une liste dans un ordre aléatoire de tout ce à quoi vous pouvez penser et qui doit être fait. Vous ne classez rien par ordre d'importance, donc chaque tâche a la même importance.

Le blocage du temps m'a aidé à déplacer mon ancienne liste de tâches traditionnelle vers mon calendrier (vous pouvez utiliser un calendrier Google ou un papier à l'ancienne). Voici trois avantages que vous constaterez lorsque vous effectuerez ce changement :

1. Vous éliminez les tâches qui ne sont pas si importantes.
2. Vous retardez des tâches importantes, mais pas urgentes.
3. Vous établissez des blocs de temps à consacrer aux priorités, y compris votre activité secondaire.

En utilisant le blocage du temps sur un calendrier, vous libérez beaucoup d'espace mental parce que vous prenez le temps de planifier à l'avance, puis vous suivez simplement le calendrier.

Nous aborderons quelques outils et applications technologiques gratuits dans un instant, et ceux-ci peuvent vous aider à organiser votre calendrier et à fournir des notifications et des rappels.

Lorsque vous créez vos blocs de temps, souvenez-vous de votre « pourquoi ». Il y aura des moments et des jours où vous serez tenté de répéter ou de binge Netflix au lieu de bousculer. Vos blocs de temps, construits autour de vos priorités, vous aideront à suivre le plan.

Avec votre propre « pourquoi » à l'esprit, pensez à cette conférence TED de Laura Vanderkam, sur le fait de consacrer du temps à vos priorités:

Les plus grosses pertes de temps dans la vie d'un entrepreneur

La dernière chose que vous voulez faire est de perdre le temps limité dont vous disposez. Voici quelques pertes de temps importantes que vous devez éviter en tant qu'entrepreneur :

Ne pas suivre un plan

Si vous pensez que cela ne vaut pas la peine de planifier votre horaire de travail à l'avance, détrompez-vous. Ne pas planifier à l'avance la façon dont vous utiliserez votre temps d'activité secondaire est une recette pour un travail non ciblé et aléatoire.

Se mettre au travail de manière impromptue ne vous fera pas beaucoup de bien. Prendre quelques minutes la veille ou au début d'une nouvelle séance de travail pour organiser vos priorités vous fera gagner du temps sur le long terme.

Comme nous en avons parlé avec le blocage du temps, faire un plan à l'avance peut être un énorme gain de temps. Si vous ne savez pas sur quelles tâches travailler, vous perdrez du temps à vous installer, à déterminer quoi faire en premier et à vous concentrer chaque jour.

Se faire prendre dans les petits détails

Démarrer une nouvelle entreprise ou une activité secondaire peut être accablant. Vous avez tendance à porter plusieurs chapeaux et pouvez être tenté de tout faire et de gérer chaque petit détail, mais cela peut vraiment vous faire perdre du temps.

Être entrepreneur ne signifie pas que vous devez être bon dans tous les aspects de la création de votre entreprise. Dès que vous êtes en mesure de vous en sortir financièrement, commencez à déléguer les tâches que vous n'aimez pas ou pour lesquelles vous n'êtes pas doué. Vous réserverez une plus grande partie de votre énergie à vos forces, tandis qu'un expert dans d'autres domaines, comme la comptabilité ou l'informatique, pourra s'occuper d'autres nécessités opérationnelles quotidiennes.

Par exemple, la comptabilité peut prendre une tonne de votre temps qui pourrait être mieux utilisé pour des choses créatives ou globales. Banc vous assigne un comptable professionnel pour surveiller tous vos comptes financiers afin que vous puissiez vous concentrer sur d'autres questions.

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Ne jamais faire de pause

Cela peut sembler contre-intuitif, mais faire une pause peut en fait vous aider à devenir plus productif. Si vous continuez à brûler la bougie aux deux extrémités, sans jamais vous arrêter pour vous reposer, vous finirez par vous éteindre.

Vous pourriez avoir besoin de quelques jours loin de votre entreprise, mais même si ce n'est pas une possibilité, assurez-vous de prévoir du temps pour vous reposer et vous ressourcer. Faites une promenade de temps en temps, ou même levez-vous simplement de votre bureau et regardez une vue différente pendant quelques minutes. Cela réinitialisera votre esprit et vous aidera à mieux vous concentrer à votre retour.

Mauvaise gestion des e-mails

Oh, e-mail. Cela peut être l'une des pertes de temps les plus insidieuses pour un entrepreneur.

Une partie de la raison pour laquelle le courrier électronique est le fléau de la vie de nombreux arnaqueurs secondaires est qu'il est si essentiel pour votre entreprise, mais si vous ne gérez pas bien votre boîte de réception, vous serez submergé. Bien qu'il soit tentant d'être de garde 24h/24 et 7j/7 en tant que nouveau propriétaire d'entreprise, vérifier sans cesse vos e-mails fera disparaître votre temps sans rien à montrer.

Tout comme vous planifiez des réunions et des travaux de projet, vous bénéficierez de la planification d'une ou deux fois dans la journée pour vérifier vos e-mails. Tenez-vous-en uniquement à ces fenêtres de temps, faites ce que vous devez faire avec les e-mails que vous recevez et envoyez, puis concentrez-vous à nouveau sur d'autres tâches.

Réunions

Les réunions sont utiles et souvent nécessaires pour gérer une entreprise. Cependant, lorsque les dirigeants d'une entreprise ne savent pas ce qu'ils font, les réunions peuvent être une perte de temps notoire.

Souvent, les dirigeants de l'organisation planifient des réunions simplement parce qu'ils pensent que cela semble bien à leurs supérieurs, ou qu'ils ont une idée arbitraire du nombre de réunions nécessaires pour réussir. Les personnes qui n'ont pas besoin de faire partie d'une réunion en particulier sont toutes « invitées » à venir de toute façon. Ensuite, les réunions se déroulent sur le créneau horaire qui leur est imparti. Tout cela se traduit par des employés mécontents, car qui veut que leur temps soit perdu?

Vous pouvez vous assurer que vos réunions sont efficaces en établissant un ordre du jour à l'avance, avec des limites de temps pour chaque partie. Vous pouvez également essayer d'organiser des réunions via un chat vidéo ou un autre outil technologique, évitant ainsi le besoin de réunions en personne qui ont tendance à durer longtemps.

Planifiez votre temps

Essentiellement, la plupart des conseils de gestion du temps se résument à un seul conseil: planifier le temps. Planifiez comment vous allez passer votre temps et respectez ce plan aussi étroitement que possible.

Bien sûr, il y aura des perturbations et des détournements inattendus de votre temps, mais avec une planification judicieuse, vous vous prémunirez contre de nombreux problèmes.

Outils de gestion du temps gratuits

Il existe en fait une tonne d'outils gratuits de gestion du temps en ligne. En voici quelques-uns qui valent la peine. Tous sont gratuits, au moins pour une période d'essai.

Listes de tâches en ligne gratuites

Je sais que je viens de dire que les listes de tâches ne fonctionnent pas. Mais dans certains cas, ils peuvent être efficaces. Voici quelques endroits en ligne pour enregistrer vos listes de tâches :

Todoist

Todoist vise à apporter clarté et paix à votre esprit et à votre vie. En incluant vos tâches en ligne, accessibles de n'importe où, vous savez que vous serez toujours en mesure de voir quelles tâches il vous reste pour chaque jour.

Vous pouvez organiser vos tâches par catégories et par ordre d'importance, vous aidant ainsi à vous concentrer sur les priorités. Vous avez la possibilité de déléguer certaines tâches à d'autres, comme des membres de la famille ou des membres de l'équipe. Il est également livré avec un calendrier intégré et vous pouvez synchroniser votre compte Todoist avec d'autres applications organisationnelles telles que Google Calendar et Dropbox.

En savoir plus sur Todoist ici.

Evernote

Evernote est une application de prise de notes de premier ordre. Lorsque vous souhaitez enregistrer des pensées, des recherches, des idées et plus encore pour votre vie professionnelle et personnelle, Evernote est là. Vous pouvez même capturer des notes vocales et des images ainsi que des notes textuelles normales.

Inscrivez-vous avec Evernote ici.

Souviens-toi du lait

N'oubliez pas que le lait est un autre outil intelligent pour les tâches à faire et les rappels, et il se synchronise avec tous vos appareils. Si vous cherchez quelque chose de compatible avec d'autres programmes comme Google Assistant et Todoist, c'est tout.

Découvrez Souvenez-vous du lait.

Nirvana

Nirvana vous aide avec les listes de tâches, la gestion de projet et la concentration sur les priorités. Une partie de leur objectif est de vous motiver à vous concentrer sur le bon projet au bon moment.

Vous pouvez créer des projets, configurer des listes de tâches récurrentes, etc. Ils ont également une fonctionnalité où vous pouvez décider d'« engager maintenant » ou de « répéter » un élément jusqu'à ce que vous ayez le temps ou l'énergie de le faire correctement.

En savoir plus sur Nirvana.

Calendriers en ligne (et plus)

Planification de l'acuité

Acuity Scheduling peut stimuler votre entreprise car il facilite la planification des rendez-vous pour vous et vos clients! Les clients peuvent consulter vos disponibilités, planifier des rendez-vous en ligne et remplir des formulaires d'admission en ligne. Il leur envoie même des confirmations automatiques, des rappels et des notifications de suivi.

En tant que consommateur averse au téléphone, je peux vous dire que je suis 100 % plus susceptible de reporter des tâches importantes si elles m'obligent à passer un appel téléphonique réel. Je suis beaucoup plus prompt à prendre rendez-vous en ligne, donc cet outil de planification ferait de moi un client très heureux.

Acuity peut mettre à jour automatiquement vos calendriers sur des plateformes telles que Google Calendar, Outlook, iCloud et Microsoft Office 365. En plus de la facilité d'organisation du calendrier, Acuity Scheduling peut accepter les paiements via Stripe, Square et PayPal.

Inscrivez-vous à Acuity Scheduling ici. Leur forfait mensuel de base, avec auto-programmation client, est gratuit. Plus de fonctionnalités sont incluses dans leurs forfaits payants, qui commencent à 15 $/mois.

Calendement

Calendly est une autre plateforme de planification en ligne de confiance. Comme avec Acuity Scheduling, Calendly permet à vos clients de planifier des rendez-vous et aux membres de votre équipe de planifier des réunions, le tout en ligne. Il s'intègre pour mettre à jour automatiquement votre calendrier Google, votre calendrier Office 365 et votre calendrier iCloud.

Calendly propose un essai gratuit de 14 jours, après quoi vous pouvez continuer avec la version gratuite ou passer à un forfait à 8 $/mois ou 12 $/mois qui offre des fonctionnalités plus robustes.

En savoir plus sur Calendly ici.

Google Agenda

Google Agenda vous permet de créer des événements, de définir des rappels, de vous connecter avec d'autres. Cet outil fait tout et si vous êtes déjà un utilisateur de Gmail, il est plus logique d'utiliser ce calendrier. Il existe une multitude de façons d'utiliser votre agenda Google pour vous aider à organiser votre vie et votre entreprise.

Consultez Google Agenda ici.

Suivi du temps en ligne gratuit

Je ne sais pas pour vous, mais je n'estime certainement pas très précisément comment j'utilise mon temps! Heureusement, il existe plusieurs applications utiles qui peuvent fournir des données claires sur le temps que vous passez sur diverses tâches, vous aidant à identifier les problèmes ou les pertes de temps.

Temps de sauvetage

RescueTime fonctionne en arrière-plan pour enregistrer vos activités sur votre ordinateur de bureau, votre téléphone portable ou votre tablette et vous montrer où va votre temps.

Beaucoup d'entre nous ont l'impression que notre temps est hors de notre contrôle, et RescueTime peut vous aider à retrouver le sentiment de contrôle. La gestion de votre temps peut augmenter votre productivité en tant que propriétaire d'entreprise ainsi que la productivité des membres de votre équipe.

Sur RescueTime, vous pouvez définir des objectifs et des alertes, organiser le blocage des distractions, afficher les tendances et les rapports hebdomadaires, et plus encore! Comme les autres trackers temporels, RescueTime propose une option gratuite à vie qui vous donne les bases. Il propose également des forfaits payants pour les individus ou les équipes, y compris un essai gratuit afin que vous puissiez essayer les fonctionnalités avant de payer quoi que ce soit.

Découvrez RescueTime ici.

Basculer 

Toggl propose un suivi du temps gratuit, qui met en lumière votre productivité avec votre temps.

Il s'intègre de manière transparente sur toutes ses plates-formes, vous pouvez donc commencer à chronométrer une activité sur votre bureau, puis arrêter le chronomètre sur votre smartphone, par exemple. Toutes les entrées se synchroniseront automatiquement pour fournir une image précise du temps que vous (ou les membres de votre équipe) passez sur diverses activités et sites Web.

Le forfait de base de Toggl est toujours gratuit, mais vous pouvez également passer à un forfait à 9 $ ou 18 $/mois si nécessaire.

En savoir plus sur Toggl.

Outils de gestion de projet en ligne gratuits

Asana

Asana est une plate-forme de gestion de tâches populaire pour les équipes collaboratives. Avec Asana, vous pouvez aider les membres de l'équipe à s'organiser et à rester organisés en attribuant des tâches, en créant des priorités et en fixant des délais.

Les chefs d'équipe peuvent suivre les projets à chaque étape du processus. Asana comprend également des plans de projet visuels qui vous permettent de vérifier chaque étape de l'achèvement du projet, en apportant les ajustements nécessaires aux objectifs ou aux délais.

De plus, vous connaissez ces tâches manuelles banales que chaque entreprise doit gérer? L'automatisation d'Asana peut gérer ces tâches chronophages qui ne nécessitent pas d'interaction humaine, réduisant ainsi les erreurs humaines et les pertes de temps. Asana fonctionne avec le Web, iOS et Android, et leur forfait de base pour jusqu'à 15 membres de l'équipe est entièrement gratuit.

En savoir plus sur Asana ici.

Trello

Trello est un autre outil de gestion de projet de confiance pour tous vos besoins professionnels ou personnels. Ils utilisent des tableaux, des listes et des cartes pour organiser et hiérarchiser les tâches d'une équipe.

Les chefs d'équipe et les membres peuvent facilement ajouter des commentaires, des pièces jointes, des dates d'échéance et plus encore à vos cartes Trello. La plate-forme s'intègre également à d'autres applications que votre équipe utilise déjà et l'application se synchronisera sur tous les types d'appareils.

Trello inclut également l'automatisation du flux de travail via Butler. Cela aide à éliminer le stress des tâches monotones et répétitives qui doivent être accomplies. Vous pouvez configurer des commandes de calendrier, des commandes de date d'échéance, des déclencheurs basés sur des règles et des boutons de carte ou de tableau personnalisés.

Obtenez toutes ces fonctionnalités exceptionnelles pour rationaliser votre gestion de projet gratuitement avec Trello !

Créez un compte Trello gratuit ici.

MeisterTâche 

Vous cherchez un autre outil pour gérer vos équipes et vos projets en ligne? MeisterTask est une autre option solide pour vous. Il fonctionne via Web, Windows, macOS, iOS et Android pour combiner la création, la planification et l'exécution de projets.

L'interface attrayante de MeisterTask est entièrement personnalisable. Leurs tableaux de style Kanban sont similaires à ceux de Trello, vous permettant de mettre en place des processus rationalisés et une automatisation pour les tâches les plus fastidieuses. Il est idéal pour les équipes distantes travaillant en collaboration sur des projets.

Vous créerez des projets dans votre calendrier éditorial, ainsi qu'un workflow. N'hésitez pas à utiliser leur flux de travail prédéfini ou à personnaliser votre propre flux de travail pour répondre aux besoins de chaque projet. MeisterTask offre également une intégration transparente avec de nombreuses autres applications, notamment Slack, Google Drive et Dropbox.

Certains avantages fournis par MeisterTask sont le suivi du temps intégré, les champs personnalisés, les tâches récurrentes, les listes de contrôle et les automatisations. Ils adaptent vos tableaux pour n'inclure que les outils essentiels, évitant ainsi l'encombrement résultant de fonctionnalités inutiles.

MeisterTask, comme Asana et Trello, est gratuit avec leur plan de base.

Commencez avec MeisterTask ici.

5 conseils de gestion du temps

Nous sommes tous de plus en plus occupés, semble-t-il. On s'entasse de plus en plus chaque jour. Parfois, j'ai l'impression que le temps me contrôle, et non l'inverse. Cela peut être frustrant.

Voici quelques conseils courants de gestion du temps ou de productivité à garder à l'esprit. La plupart ont déjà été abordés dans cet article, mais cela peut être un rappel utile!

1. Créer une liste de priorités

Tout d'abord, prenez le temps de créer une simple liste de choses à faire. Notez tout ce dont vous avez besoin pour faire. Assurez-vous d'ajouter des choses qui doivent être terminées maintenant, ainsi que des choses qui peuvent attendre un certain temps. Certaines personnes suggèrent d'utiliser une carte mentale pour tout extraire.

Maintenant que vous avez une liste de choses à faire, attribuez une priorité à chacune. Utilisez un simple format « ABC/123 » pour y parvenir.

« A » peut représenter vos articles les plus urgents et les plus importants. Utilisez « B » pour les choses qui sont importantes, mais qui pourraient ne pas être urgentes. Enfin, utilisez "C" pour identifier les choses qui ne sont pas si importantes ou urgentes, mais que vous aimeriez faire, si le temps le permet.

Le « 1,2,3,… » peut être utilisé pour hiérarchiser davantage les éléments dans chaque catégorie.

2. Remplissez votre calendrier

Ensuite, prenez votre liste et remplissez votre calendrier quotidien avec ces éléments. Votre calendrier devrait déjà contenir vos rendez-vous et réunions, alors remplissez simplement les vides avec ces choses à faire. Utilisez une approche conservatrice et soyez réaliste quant au temps qu'il vous faudra pour accomplir vos tâches. Construisez beaucoup de mémoire tampon pour les pauses, les urgences et les interruptions.

3. Planifiez demain dès aujourd'hui

Assurez-vous de construire en quelques minutes à la fin de votre journée pour planifier la suivante. Pendant ce temps, référencez votre liste de tâches prioritaires (pour noter les éléments que vous n'avez pas terminés) et remplissez l'activité du lendemain.

4. Mangez d'abord la plus grosse grenouille

Lorsque vous mettez les choses à faire sur votre calendrier, soyez conscient du moment où vous êtes le plus productif. Étant donné que la plupart d'entre nous sont les plus productifs dès le matin, il est préférable de planifier vos tâches les plus difficiles à ce moment-là. Mais vous savez quand vous êtes le plus productif. Alors, prévoyez de travailler sur vos tâches les plus difficiles.

5. Se battre contre les barrières

Enfin, dressez une liste rapide de vos principaux obstacles à la gestion du temps et décidez d'une action pour riposter.

Les obstacles courants incluent les interruptions, le manque d'organisation, le perfectionnisme, l'incapacité de dire non, etc. Les obstacles ne peuvent pas être totalement évités, mais nous pouvons prendre des mesures pour les éviter ou au moins minimiser leur impact.

Dernières pensées

De toute évidence, la gestion du temps est un combat pour la plupart d'entre nous. Mais heureusement, il existe de nombreuses ressources et outils gratuits disponibles pour vous aider à gérer votre temps efficacement.

Utilisez-vous l'un de ces outils ou connaissez-vous d'autres outils gratuits de gestion du temps en ligne? J'aimerais entendre vos réflexions sur la gestion du temps dans les commentaires ci-dessous.