Le guide ultime de la paie pour les propriétaires de petites entreprises • Argent à temps partiel®

Hà mesure que votre entreprise grandit au point qu'il est temps d'embaucher de l'aide? D'un côté, c'est une excellente nouvelle. Mais, d'un autre côté, la paie pour les propriétaires de petites entreprises ajoute une autre couche de complexité à la gestion de votre entreprise.

La plupart des propriétaires de petites entreprises n'ont pas d'expérience en RH, en comptabilité ou en tenue de livres. Alors, comment pouvez-vous mettre en place un système de paie qui vous permet de rester du bon côté de l'IRS sans prendre trop de votre temps précieux ?

Avoir des employés W-2 signifie que vous devrez faire la paie. En plus de payer leur salaire, vous devrez fournir une indemnisation des accidents du travail et une assurance-chômage. Vous serez également responsable du paiement de la moitié de leurs impôts de sécurité sociale et d'assurance-maladie. Vous devrez calculer leurs retenues d'impôt sur le revenu et soumettre les impôts et les rapports au gouvernement à temps. Vous pouvez faire tout cela avec un logiciel de paie ou un fournisseur de paie à service complet.

Table des matières

• Qu'est-ce que la paie ?
• Quel est le coût du personnel?
• Comment dois-je gérer la paie de ma petite entreprise ?
• Comment configurer la paie pour la première fois ?
• Quelles sont les options de paie pour les petites entreprises ?
• Comptabilité en direct QuickBooks
• Paie QuickBooks en ligne
• Résultat final

Qu'est-ce que la paie ?

Le terme « paie » peut signifier plusieurs choses. Mais, au sens le plus général, la paie est le processus par lequel une entreprise calcule et envoie la paie à ses employés.

Le système de paie d'une entreprise impliquera les mécanismes utilisés pour suivre les heures et les congés des employés, la méthode et le calendrier par quels paiements sont versés, et les outils utilisés pour calculer la retenue d'impôt d'un employé et envoyer à l'IRS par le délais.

Exigences de la paie

Avoir des employés W-2 signifie faire la paie. Si vous avez des employés horaires, ils soumettront leurs heures pour chaque période de paie et vous êtes tenu de payez-les selon le calendrier que vous avez précédemment déterminé, généralement hebdomadaire, bihebdomadaire ou bimensuel.

Calculer la masse salariale signifie déterminer le salaire brut des employés, puis retenir les impôts sur le revenu, la sécurité sociale et l'assurance-maladie.

Les impôts qui ont été retenus doivent ensuite être soumis au gouvernement selon un calendrier défini. Pour la plupart des petites entreprises, cela sera requis mensuellement. Cependant, pour les grandes entreprises, cela peut être nécessaire aussi souvent qu'une fois par semaine.

Des rapports trimestriels sont également requis. Vous devez déposer un formulaire 941 chaque trimestre. Ce formulaire indique au gouvernement fédéral le montant de la masse salariale que vous avez payé ainsi que le montant de l'impôt sur le revenu que vous avez retenu et soumis. Les dépôts de l'État seront également requis, alors vérifiez auprès de votre État leurs formulaires et leurs dates.

Vous devrez également envoyer des rapports annuels. Vous devrez traiter des W-2 pour vos employés et pour le gouvernement. Vous devez également envoyer un forme 940 au gouvernement fédéral pour les impôts fédéraux sur le chômage – et vous devrez peut-être le faire plus fréquemment en fonction du montant de votre masse salariale au cours de l'année.

Quel est le coût du personnel?

Le coût d'avoir des employés est plus que juste leur salaire. Vous aurez des coûts supplémentaires tels que des taxes supplémentaires, des assurances et un service de paie.

Impôts

Lorsque vous embauchez quelqu'un pour travailler pour vous, 15,3 % de son salaire est versé au titre des charges sociales. Celui-ci est composé de 12,4 % pour la Sécurité sociale et de 2,9 % pour l'Assurance-maladie.

Les entrepreneurs paient eux-mêmes la totalité de ce montant. Mais les employés ne paient que la moitié eux-mêmes et leur employeur est tenu de payer l'autre moitié. Par conséquent, lorsque vous versez leurs salaires à vos employés, vos coûts sont en réalité 7,65 % plus élevés.

Par exemple, si votre employé gagne 1 000 $ par semaine. Votre coût réel est de 1 076,50 $ par semaine.

Assurance

Vous êtes tenu de souscrire à la fois à une assurance chômage et à une assurance accidents du travail.

L'assurance-chômage est versée à l'État et offre des prestations aux travailleurs licenciés. Vos tarifs seront fixés en fonction de votre niveau de risque. Si vous travaillez dans une industrie où les mises à pied sont nombreuses, comme l'aménagement paysager ou d'autres industries saisonnières, vos taux seront plus élevés que dans une industrie qui n'a généralement pas de mises à pied élevées. Vos taux seront également déterminés par le montant de la masse salariale que vous payez. Plus vous avez de masse salariale, plus vos coûts sont élevés.

Vous pouvez réduire autant que possible vos taux personnels en évitant les licenciements et en luttant contre les réclamations illégitimes. Parfois, des employés mécontents essaieront de déposer une demande de chômage après avoir été licenciés. Ne permettez pas cela. Tous ceux qui font une réclamation réussie contre votre entreprise augmenteront vos tarifs. S'ils n'ont pas droit aux prestations, faites de votre mieux pour les tenir à l'écart de votre police.

L'assurance accidents du travail est versée à une compagnie d'assurance (ou parfois à l'État) et couvre les employés s'ils se blessent au travail. Encore une fois, vos tarifs sont fixés en fonction de votre niveau de risque. Plus votre industrie est dangereuse, plus vos taux seront élevés. Et tout comme pour l'assurance-chômage, vos taux personnels seront également basés sur le montant de votre masse salariale.

Vous pouvez réduire vos tarifs en appliquant les mesures de sécurité requises pour votre type de travail. De toute évidence, vous ne voulez pas que vos employés soient blessés quoi qu'il arrive… mais maintenir les taux de rémunération de vos employés bas est un avantage supplémentaire.

Votre employé ne supporte aucun de ces frais. Le chômage et l'indemnisation des accidents du travail sont tous deux payés à 100 % par l'employeur.

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Service de paie

Il y a beaucoup de calculs qui entrent dans la paie. Ce n'est pas simplement le taux horaire multiplié par les heures travaillées. Pour cette raison, vous aurez besoin d'une sorte de service de paie pour faire ce calcul. Non seulement le service de paie calculera la retenue d'impôt sur le revenu du salarié, il calculer leurs (et vos) impôts de sécurité sociale et d'assurance-maladie, ainsi que l'assurance-chômage frais.

Si la politique d'indemnisation de votre travailleur est avec l'État, il le calculera également. Si votre politique d'indemnisation des accidents du travail concerne une entreprise privée, vous traiterez probablement directement avec elle et ce coût ne sera pas calculé via votre service de paie.

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Comment configurer la paie pour la première fois ?

Vous devrez rassembler quelques documents avant de pouvoir lancer votre système de paie. Vous devrez également réfléchir à votre politique de conservation des dossiers et à votre fréquence de paiement.

De quels documents de paie ai-je besoin ?

La mise en place de la paie pour les propriétaires de petites entreprises exige qu'ils demander un numéro d'identification d'employeur (EIN) auprès de l'IRS. L'obtention d'un EIN est gratuite et ne devrait pas vous prendre plus de 5 minutes. Dans certains États, vous devrez peut-être également demander un EIN d'État.

Si vous avez une LLC ou une société, vous avez déjà un EIN.

En ce qui concerne vos employés, chacun d'eux devra remplir un W-4. Ceci est important car il vous indique le montant d'impôt que vous devez retenir au nom de votre employé sur chaque chèque de paie. Chaque employé devra également remplir un formulaire I-9 pour vérifier leur identité.

Vous aurez également besoin d'au moins vos taux d'assurance-chômage et peut-être les taux de rémunération de votre travailleur.

Enfin, vous devrez créer un système pour suivre les heures de vos employés. Techniquement, cela pourrait être aussi simple qu'une feuille de connexion. Un système de carte de pointage est populaire auprès de nombreuses petites entreprises. Mais si vous avez une main-d'œuvre distante, un système de suivi informatique ou téléphonique peut fonctionner le mieux.

Quelle doit être la politique de conservation de mon dossier de paie ?

La Fair Labor Standards Act (FLSA) exige que les employeurs conservent plusieurs documents liés à la paie pendant au moins trois ans. Ces documents sont :

• Nom complet et numéro de sécurité sociale de l'employé
• Adresse (y compris le code postal)
• Date de naissance (si moins de 19 ans)
• Sexe et profession
• Date d'embauche
• Heure et jour de la semaine où commence la semaine de travail de l'employé
• Heures travaillées chaque jour
• Nombre total d'heures travaillées par semaine de travail
• Base sur laquelle le salaire de l'employé est payé
• Taux de salaire horaire régulier
• Total des gains quotidiens ou hebdomadaires aux heures normales
• Rémunération totale des heures supplémentaires pour la semaine de travail
• Tous les ajouts ou déductions sur le salaire de l'employé
• Salaires totaux versés à chaque période de paie
• Date de paiement et période de paie couverte par le paiement

Pour plus d'informations sur les exigences de conservation des enregistrements, consultez cette fiche d'information du ministère du Travail.

Quelle fréquence de paie dois-je choisir ?

À quelle fréquence paierez-vous vos employés? Les payer chaque semaine garantit que vous ne rencontrerez aucun problème de conformité, mais c'est aussi le plus laborieux. Si vous souhaitez payer moins souvent que chaque semaine, vérifiez auprès de votre département du Travail d'État pour connaître les fréquences de paiement minimales de votre État.

Si vous êtes autorisé à choisir des horaires de paie bimensuels ou bihebdomadaires, l'une ou l'autre option vous causera moins de maux de tête qu'une fréquence de paiement hebdomadaire. Mais ils ont chacun quelques avantages et inconvénients, comme indiqué ci-dessous.

Hebdomadaire

Avec un calendrier de paie hebdomadaire, vos employés sont payés le même jour chaque semaine. Un horaire typique ressemblera à ceci: ils soumettent leurs heures à la fin de la journée du vendredi pour les heures travaillées cette semaine-là. Ensuite, vous aurez quelques jours pour traiter la paie et ils recevront leur chèque le vendredi suivant.

Ce calendrier de paiement est typique pour les travailleurs les moins bien payés.

L'avantage de ce calendrier est que les employés sont payés plus fréquemment. Cela peut leur faciliter la gestion de leur trésorerie.

L'inconvénient est que vous devrez traiter la paie chaque semaine, quoi qu'il arrive. Même si vous êtes en vacances ou malade, vous aurez toujours cette responsabilité ou vos employés ne seront pas payés.

Semi-mensuelle

Avec un barème de paie bimensuel, vous payez les employés les deux mêmes jours calendaires de chaque mois, par exemple le 1er et le 15. Pour la paie des propriétaires de petites entreprises, un calendrier bimensuel peut faciliter la planification de vos autres dépenses autour de vos dates de paie.

Ce calendrier fonctionne mieux pour les employés qui reçoivent un salaire plutôt qu'à l'heure.

Cependant, il y a des inconvénients à un calendrier de paie bimensuel. Le premier problème est que les chèques de paie ne seront pas exactement les mêmes. Le nombre de jours et d'heures travaillés au cours de la première période de paie peut être légèrement supérieur ou inférieur à celui de la seconde.

Le deuxième inconvénient d'un calendrier bimensuel est que le jour de paie tombera à des jours différents tout au long de la semaine chaque mois. Un jour de paie peut être le mardi, le vendredi suivant et le lundi suivant. Du côté de l'employeur, cela peut rendre difficile la planification d'une heure cohérente pour traiter la paie. Et du côté des employés, si le jour de paie tombe un week-end ou un jour férié, cela peut entraîner un retard de paiement.

Bihebdomadaire

Avec une structure de paie bihebdomadaire, les employés sont simplement payés toutes les deux semaines. Pour l'employeur, cela vous aide à mettre en place des processus de paie récurrents. Et, pour l'employé, il peut compter sur un chèque de paie sur son compte bancaire un jeudi sur deux, un vendredi ou le jour que vous définissez.

Le seul inconvénient de la paie aux deux semaines est qu'il y a certains mois où vous devrez effectuer trois paiements à vos employés au lieu de deux. Et, d'un point de vue comptable, cela entraînera des dépenses salariales plus élevées ce mois-là que les autres.

Différence entre les employés et les travailleurs contractuels

Puisque nous parlons de la paie pour les propriétaires de petites entreprises, il est important de déterminer si vous devez ou non configurer la paie. Si vous ne travaillez qu'avec des entrepreneurs indépendants, vous ne le faites pas. Comment savoir si les personnes qui travaillent pour vous sont des sous-traitants? Selon l'IRS, tout dépend du degré d'indépendance dont dispose le travailleur.

Le travailleur fixe-t-il ses propres heures et fournit-il ses propres outils et fournitures? Si tel est le cas, ils peuvent être considérés comme un entrepreneur indépendant. De plus, les entrepreneurs indépendants ont tendance à être davantage axés sur les projets. Si vous demandez à quelqu'un d'effectuer une myriade de tâches pour vous chaque jour, il y a de fortes chances que l'IRS puisse le considérer comme un employé.

Pour en savoir plus sur les facteurs qui déterminent le statut d'employé W-4 ou d'entrepreneur W-9, lire les directives de l'IRS.

Avez-vous des employés W-4 ?

Si tel est le cas, continuez à lire ce guide de la paie pour les propriétaires de petites entreprises. Toi sera devez mettre en place un système de paie et assurez-vous de suivre toutes les directives de l'IRS pour la fréquence des paies, la conservation des dossiers et la retenue d'impôt.

Avez-vous des travailleurs sous contrat W-9 ?

Vous n'avez pas besoin de faire la paie si vous n'avez que des travailleurs sous contrat W-9. Au lieu de cela, vous les payez par le moyen et la fréquence sur lesquels vous êtes tous les deux d'accord. Et vous n'avez pas à vous soucier de la retenue d'impôt. Vous aurez cependant besoin que l'entrepreneur remplisse son formulaire W-9. Et si vous payez des entrepreneurs plus de 600 $ au cours de l'année, vous devrez leur envoyer un 1099-MISC à la fin de l'année.

Comment dois-je gérer la paie de ma petite entreprise ?

Il existe deux manières principales de gérer la paie de votre petite entreprise: un service ou un logiciel. La principale différence entre les deux services est qu'un service remettra les taxes et soumettra les formulaires au gouvernement selon le bon calendrier.

Voici les avantages et les inconvénients de chacun.

Dois-je faire la paie avec un service ?

Bien qu'il s'agisse de l'option la plus chère des deux, la grande partie de cette option est que votre mal de tête de paie tombe à zéro. Vous fournirez des informations sur les employés, telles que les salaires et les informations W-4, et le calendrier de paie et le fournisseur de services le prendra à partir de là.

Vous devrez toujours entrer dans le service à chaque période de paie et « traiter » la paie. Mais cela se fait souvent en quelques clics et ne devrait pas prendre plus de quelques minutes. Pour les employés horaires, vous devrez entrer leurs heures pour chaque période de paie.

À partir de là, le fournisseur de services s'assure que la paie est traitée à temps et que toutes les déclarations et déclarations fiscales sont envoyées dans les bons délais. Ils s'occuperont également de tous les problèmes IRS qui pourraient survenir.

Ils ont souvent mis en place des systèmes pour suivre des éléments tels que le suivi du temps, l'accumulation et l'utilisation des vacances, les cotisations 401 (k), etc.

Si vous avez 10 employés ou plus, l'embauche d'un service de paie pourrait être une bonne idée. Mais si vous avez une petite entreprise, un fournisseur de services de paie à service complet peut être un peu plus que ce dont vous avez besoin.

Dois-je faire la paie avec un logiciel ?

Le logiciel de paie effectuera les calculs de paie pour vous. Il calculera les retenues correctes sur le chèque de chaque employé et gardera une trace de combien vous devez au gouvernement. Vous êtes responsable de l'envoi des retenues d'impôt et de la soumission des formulaires corrects à temps.

Lorsque vous utilisez un logiciel de paie, vous devrez faire vos propres chèques. Ou, avec certains fournisseurs de logiciels de paie comme Paie QuickBooks en ligne, vous pouvez même configurer le dépôt direct.

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Quelles sont les options du logiciel de paie de mes petites entreprises ?

Que vous ayez déjà effectué la paie ou non, vous souhaitez choisir un logiciel doté des outils et des ressources nécessaires pour payer votre équipe en toute confiance, ce qui vous facilitera la vie de propriétaire de petite entreprise !

Une recherche rapide sur Google fera apparaître des dizaines d'éditeurs de logiciels de paie compétents. Certaines des options populaires incluent QuickBooks, Gusto, Wave Payroll, SurePayroll et Patriot Software Payroll.

Chacun a son propre ensemble de fonctionnalités, mais seul QuickBooks offre un suivi intégré du temps à l'avance et un dépôt direct le jour même. QuickBooks est également le seul logiciel qui fournit un écosystème complet d'outils pour vous aider à gérer votre entreprise.

De plus, si vous utilisez déjà QuickBooks en ligne pour la comptabilité de votre entreprise, ils ont deux intégrations de paie: QuickBooks Live Bookkeeping et QuickBooks Online Payroll. En profitant de ces services complémentaires, vous pouvez utiliser le même logiciel de base pour tous vos besoins de tenue de livres, de comptabilité et de paie. Voici comment fonctionnent la comptabilité en direct de QuickBooks et la paie en ligne de QuickBooks.

Comptabilité en direct QuickBooks

Avec Comptabilité en direct QuickBooks, vous bénéficiez d'une équipe dédiée de comptables qui s'assurent que tous vos dossiers restent précis et à jour. Vous recevrez des rapports mensuels de votre équipe et lorsque vous avez besoin d'un coup de main, vous pouvez passer un appel avec l'un de vos comptables pour obtenir des réponses à vos questions.

Lorsque des problèmes surviennent, être en mesure d'obtenir de l'aide rapidement est essentiel pour un propriétaire de petite entreprise.

La comptabilité en direct vous permet de vous concentrer sur la gestion de votre entreprise au lieu d'exécuter un reçu mal classé ou de préparer des rapports. C'est aussi une tranquillité d'esprit de savoir que vous le faites bien du premier coup et que vous n'aurez pas de problèmes plus tard qui pourraient vous affecter ou, pire encore, vos employés.

Voici comment Live Bookkeeping avec QuickBooks fonctionne une fois que vous vous êtes inscrit.

Tout d'abord, ils vous mettront en relation avec une équipe de comptables dévoués dirigée par un comptable principal. Votre équipe vous guidera à travers un plan personnalisé pour répondre à vos besoins en matière de tenue de livres. Ils s'assureront également que tout est configuré correctement la première fois et rapprocheront vos comptes tout au long du mois.

Ensuite, vous pouvez collaborer avec votre comptable principal par vidéoconférence. Vous pourrez partager des écrans pour travailler sur vos livres et poser des questions en temps réel avec votre comptable. Entre les rendez-vous, vous aurez accès à une messagerie à la demande.

À la fin du mois, votre comptable s'occupera de clôturer vos livres et de vous fournir des rapports personnalisés. Des livres précis vous feront économiser du temps et de l'argent pendant la saison des impôts.

QuickBooks Live Bookkeeping commence à 200 $ par mois pour les entreprises ayant moins de 25 000 $ de revenus mensuels. Si votre entreprise rapporte 25 000 à 150 000 $ par mois de revenu, vous paierez 400 $ par mois. Et si vos revenus mensuels dépassent 150 000 $, vous paierez 600 $ par mois pour QuickBooks Live Bookkeeping.

Paie QuickBooks en ligne

La paie peut être intimidante pour les propriétaires de petites entreprises. Paie en ligne Quickbooks est un outil précieux pour vous donner la confiance nécessaire pour gérer votre paie comme un pro. Mais cela va maintenant au-delà de la simple paie. Leur logiciel de paie fournit une solution de gestion des travailleurs de bout en bout pour les propriétaires d'entreprise.

Tous leurs plans sont disponibles dans les 50 États et incluent des traitements de paie illimités, ce qui signifie que vous pouvez afficher et approuver les heures des employés à tout moment. Chaque plan comprend également le calcul, le dépôt et le paiement automatisés des taxes fédérales et étatiques. Avec Paie QuickBooks en ligne, vous pourrez générer des rapports de paie et vos employés auront accès à un portail de main-d'œuvre.

Ils offrent trois niveaux de service: Core, Premium et Elite.

• Noyau – Destiné aux petites équipes, il comprend des fonctionnalités pour répondre aux besoins simples de la paie, comme les prestations de santé, l'assistance d'experts et le dépôt direct le jour suivant.
• Premium – En plus des fonctionnalités du niveau Core, il comprend le dépôt direct le jour même, l'administration de l'indemnisation des accidents du travail, l'assistance RH, le suivi du temps mobile pour les employés. Et ils fourniront même un expert pour revoir la configuration de votre paie afin d'éviter des erreurs coûteuses.
• Elite – Ce nouveau niveau a tout dans les niveaux Core et Premium, mais ajoute une configuration personnalisée « gant blanc » de votre paie. De plus, vous bénéficiez d'une assistance d'experts 24h/24 et 7j/7, d'un suivi du temps des projets et d'une protection contre les pénalités fiscales, qui vous fourniront jusqu'à 25 000 $ par an si l'IRS vous pénalise. Elite payroll met à disposition un conseiller RH personnel.

Avec une fonctionnalité complémentaire telle que TSheets, vous pouvez faciliter la gestion des feuilles de temps pour vous et vos employés, où que vous soyez. Ils peuvent utiliser leur téléphone, leur tablette ou leur ordinateur pour pointer leurs entrées et sorties. Il comprend également le suivi GPS, la gestion de la prise de force et des rappels de pointage pour votre équipe. L'ajout de TSheets au niveau Premium coûte 8 $ par mois, plus des frais de base de 20 $ par mois. Ajouter des TSheets à votre niveau Elite coûtera 10 $ par mois et des frais de base de 40 $ par mois.

L'abonnement Core QuickBooks Online Payroll est de 22,50 $ par mois, plus 4 $ par employé. Si vous souhaitez des fonctionnalités supplémentaires telles que l'assistance RH et le dépôt le jour même, vous devrez payer pour Premium, qui coûte 37 $ par mois plus 8 $ par employé. Enfin, si vous souhaitez des avantages supplémentaires tels que la configuration en gants blancs, la protection contre les pénalités fiscales et un conseiller personnel en ressources humaines, vous pouvez souscrire au niveau Elite, qui coûte 62,50 $ par mois plus 10 $ par employé.

Au fur et à mesure que votre entreprise grandit, la gestion de tout cela augmente également. Tirer parti Paie en ligne Quickbooks peut vous aider à tirer pleinement parti de votre croissance tout en assurant le bon fonctionnement de votre entreprise et de vos employés. Le logiciel vous permet de garder votre équipe heureuse tout en vous concentrant sur la gestion de votre entreprise.

La ligne de fond

La paie pour les propriétaires de petites entreprises peut sembler effrayante au premier abord. Mais avec les outils appropriés, vous pouvez mettre en place un système de paie fiable en un rien de temps. Pour plus d'idées et de conseils pour organiser les finances de votre petite entreprise, assurez-vous de lire le Principaux piliers financiers de la création d'une start-up.