Rahoitusasiakirjojen järjestäminen kongressin kirjaston tavoin

Tiedät varmaan, että pidän asioista yksinkertaisina. Mahdollisimman yksinkertainen.

Pidän myös asioiden järjestämisestä, koska mikään ei ärsytä minua enempää kuin ajan etsiminen jotain. Se on konkreettinen kustannus, jonka maksat siitä, että sinulla ei ole järjestelmää.

Tämä pätee erityisesti asioihin, joita et tarvitse usein, koska et voi luottaa muistisi muistamaan, missä asiat ovat. Taloudelliset asiakirjat sopivat täydellisesti tähän ämpäriin.

Vuosien säätämisen ja uudelleen säätämisen jälkeen olen keksinyt asiakirjoillemme organisaatiojärjestelmän, joka toimii. Se on myös melko yksinkertainen.

Tässä on kaksi (ok, teknisesti kolme) sääntöäni jokaiselle paperille:

1. Digitoi kaikki
2. Säilytä alkuperäinen, jos se on valtion myöntämä, notaarin vahvistama, henkilökohtainen omaisuus, vero tai laina.
3. (Silppua loput)

Sisällysluettelo

1. Kuinka järjestää kaikki ensimmäistä kertaa
2. Digitoi kaikki
3. Silppua alkuperäinen, jos…
4. Asiakirjojen tallentaminen

Kuinka järjestää kaikki ensimmäistä kertaa

Jos aloitat tyhjästä, kutsun sinut lukemaan tämän arkistoivien ammattien, Kongressin kirjaston, artikkelin. Yritän pitää mielessä joitakin

Kongressin kirjaston käyttämät strategiat. He arkistoivat PALJON tavaraa. Kuten kaikki.

Huomaat, että heidän neuvonsa eivät määrää mitään erityisiä vaiheita tai tekniikoita, siksi jaan lähestymistapani hetkessä, mutta heidän yleinen lähestymistapansa on kivikkoinen. Tämä artikkelin idea on puhdasta kultaa - ”Älä mene sivuttain. Vastusta kiusausta maistaa mitä tahansa juuri nyt. ” (niin helppo tehdä, etenkin henkilökohtaisessa arkistoinnissa)

Keskeiset ajatukset ovat hyökätä asiakirjoja vastaan ​​yhtenä kokonaisuutena sarjaan "paakkuja". Sen ajatteleminen yhtenä yksikkönä tekee siitä vähemmän pelottavaa. Rypäleiden hyökkäys hajottaa sen hallittaviksi paloiksi, joita voit tehdä päivien, viikkojen tai kuukausien aikana.

Kun aloitin järjestämisen, otin loogiset "palat" ja muutin ne kansioiksi. Otin kaikki auton asiakirjat ja skannasin ne ensin ja laitoin tiedostot asianmukaiseen kansioon. Silppasin alkuperäiset, joita minun ei tarvinnut säilyttää, ja pidin loput laatikoissa. Sitten tein toisen auton.

Seuraavana päivänä kävin läpi pankkiasiakirjat ensisijaiselle pankkitilillemme. Minun ei tarvinnut tehdä jokaista asiakirjaa yhdessä päivässä, en ollut valmis käyttämään siihen riittävästi aikaa, mutta olin valmis käyttämään 20-30 minuuttia yhden kansion täyttämiseen.

Digitointiin kului noin kuukausi, mutta siitä lähtien ylläpito on ollut melko rutiininomaista. Eräskannaan asiakirjoja noin neljännesvuosittain, mikä ei riitä moniin papereihin, koska saan useimmat asiat digitaalisesti nyt.

Ja luokitteluni (tai palaset) eivät välttämättä vastaa sinun. Yksi hyvä tapa ajatella sitä on, miten järjestät In-Case-Of Emergency sideaine, joka sisältää joka tapauksessa paljon näitä tärkeitä asiakirjoja.

Digitoi kaikki

Jokainen tärkeä paperi, joka tulee taloon, on digitaalinen. Jos voin, tilaan paperittomat lausunnot, koska voin ladata lausunnot suoraan tekemättä niitä.

Digitointi ei ole vaikein osa, sen järjestäminen kansioihin on vaikea osa.

Tässä kansiorakenteemme:

• Yritysasiakirjat
• Henkilökohtaiset asiakirjat.
  • Arkistoi
  • Yksilö - minä
  • Yksilö - ihana vaimo
  • Yksilö - lapsi 1
  • Yksilö - lapsi 2
  • Omaisuus - Talo
  • Omaisuus - Auto V
  • Omaisuus - Auto H.
  • Talous.
    • Sopimukset
    • Pankkitoiminta
    • Luotto
    • Taloussuunnittelija
    • Vakuutus
    • Investointi
    • Verot
  • Lakisääteinen

Minä järjestää tiedostomme perustuu henkilöön tai omaisuuteen ja sitten onko se taloudellista, oikeudellista vai muuta - nämä luokat ovat perheelle yhteisiä. Voin suorittaa verot tai hallinnoida investointeja, mutta ne ovat perheen omaisuutta ja kuuluvat siten laajempaan luokkaan.

The Yksilöllinen sisältää yksilölle ominaisia ​​asiakirjoja, kuten sairauskertomuksia.

Arkisto on kattava asiakirja, jota emme enää tarvitse, kuten kansio Omaisuus - auto C. Toyotan myynnin jälkeen Celica. Autosta on jo vuosia, joten voin poistaa koko kansion tarvittaessa, mutta kun otetaan huomioon kuinka halpa tallennustila on... eh, miksi molemmat.

Silppua alkuperäinen, jos…

Asiakirjan digitalisointi tarkoittaa sitä, että en enää tarvitse alkuperäistä muutamaa poikkeusta lukuun ottamatta. Yleinen sääntöni on, että jos sen valtion myöntämä, notaarin vahvistama, kattaa kiinteistöt, verot tai lainat, pidä se. Voit murskata kaiken muun.

Jos löydät paljon paperia ja pidät monimutkaisemmista säännöistä, tässä on muutamia nyrkkisääntöjä mitä fyysistä paperia murskataan ja mitä säilytetään (muista, että sinulla on edelleen digitaalisia kopioita kaikesta, juuri sisään tapaus):

• SHRED Kaikki mitä saat kuukausittain - tiliotteet, luottokorttitiedot, sähkölaskut, jne. - kun saat seuraavan
• SÄILYTÄ laina -asiakirjat (erityisesti vahvistus) vuodeksi maksamisen jälkeen.
• Säilytä veroilmoitukset ja tositteet 7 vuoden ajan hakemuksen jättämisen jälkeen.
• SÄILYTÄ omaisuuteen (auto, talo jne.) Liittyvät asiakirjat niin kauan kuin omistat sen.
• SÄILYTÄ hallituksen antamat asiakirjat, kuten syntymä- ja kuolintodistukset, avioliitto-lisenssit-ikuisesti
• SÄILYTÄ Kaikki, mitä uskot olevan vaikea korvata.

Asiakirjojen tallentaminen

Etsi mukava turvallinen paikka talostasi, aseta paloturvallinen ja kiinnitä asiakirjasi tallelokeroon.

Toimistotarvikeliikkeestä saatava tallelokero voi todennäköisesti olla murtunut viidessä sekunnissa magneetilla, joten älä luota siihen turvallisuuden vuoksi. Haluat sen palosuojaksi, joten piilota se, mieluiten seinämaalauksen taakse. 🙂

Muista varmuuskopioida digitaaliset kopiot jossakin, mieluiten automaattisesti ja kahdessa paikassa. Tallennamme asiakirjamme kannettavalle kiintolevylle, joka varmuuskopioidaan etänä.

Jos et halua tallentaa niitä paikallisesti tai haluat useiden ihmisten pääsyn asiakirjoihin (kannettava kiintolevy ei ole ihanteellinen), voit valita Dropboxin kaltaisen.

Kun teet tämän, pidät siitä, kuinka kevyiltä ja ilmavilta rahoitusasiakirjasi näyttävät. 🙂

Mitkä ovat strategiasi talousasiakirjojesi säilyttämiseen ja järjestämiseen? Pyrin aina parantamaan prosessiamme, joten haluaisin kuulla sinun.