Kuidas teha oma väikeettevõtte palgaarvestust [The Ultimate Guide]

Hkui teie ettevõte on kasvanud nii kaugele, et on aeg abi palgata? Ühest küljest on see suurepärane uudis. Kuid teisest küljest muudab väikeettevõtete omanike palgaarvestus teie ettevõtte juhtimisele veel ühe keerukamaks.

Enamikul väikeettevõtete omanikel puudub personali-, raamatupidamis- ega raamatupidamisalane taust. Niisiis, kuidas saate luua palgasüsteemi, mis hoiab teid IRS-i heas pooles, ilma et kulutaks liiga palju teie väärtuslikku aega?

W-2 töötajate olemasolu tähendab, et peate tegema palgaarvestuse. Lisaks palga maksmisele peate tagama töötaja hüvitise ja töötuskindlustuse. Samuti vastutate poole nende sotsiaalkindlustus- ja ravimaksude tasumise eest. Peate arvutama nende tulumaksu kinnipidamise ning esitama maksud ja esitama valitsusele aruanded õigeaegselt. Seda kõike saad teha kas palgaarvestustarkvara või täisteenindusega palgaarvestusteenuse pakkujaga.

Mis on Palgaarvestus?

Mõiste "palgaarvestus" võib tähendada paljusid asju. Kuid kõige üldisemas mõttes on palgaarvestus protsess, mille käigus ettevõte arvutab ja saadab oma töötajatele töötasu.

Ettevõtte palgasüsteem hõlmab mehhanisme, mida kasutatakse töötajate tundide ja vaba aja jälgimiseks, meetodite ja ajakava järgi millised maksed tehakse, ja tööriistad, mida kasutatakse töötaja maksu kinnipidamise arvutamiseks ja IRS-ile saatmiseks konkreetse tähtajad.

Palgaarvestuse nõuded

W-2 töötajate olemasolu tähendab palgaarvestust. Kui teil on tunnitöötajad, esitavad nad oma tunnid iga palgaperioodi kohta ja te olete kohustatud seda tegema makske neile eelnevalt kindlaksmääratud ajakava järgi – tavaliselt kord nädalas, kaks korda nädalas või poolkuus.

Palgaarvestuse arvutamine tähendab töötajate brutopalga kindlaksmääramist, seejärel tulu, sotsiaalkindlustus- ja meditsiinimaksu kinnipidamist.

Kinnipeetud maksud tuleb siis kindla ajakava järgi valitsusele esitada. Enamiku väikeettevõtete jaoks nõutakse seda igakuiselt. Suurte ettevõtete puhul võib seda aga nõuda nii sageli kui kord nädalas.

Vaja on ka kvartaliaruandeid. Peate esitama a 941 vorm iga veerand. See vorm ütleb föderaalvalitsusele, kui palju töötasu maksite ning kui palju tulumaksu kinni pidasite ja esitasite. Samuti on nõutavad osariigi avaldused, seega kontrollige oma osariigist nende vormide ja kuupäevade kohta üle.

Samuti peate saatma aastaaruanded. Peate töötlema W-2 oma töötajate ja valitsuse jaoks. Samuti tuleb saata a 940 vorm föderaalvalitsusele föderaalsete töötusmaksude saamiseks – ja teil võib tekkida vajadus seda teha sagedamini, sõltuvalt teie palgafondist aasta jooksul.

Mis on personalikulu?

Töötajate saamise hind on midagi enamat kui nende palk. Teil on lisakulud, nagu lisamaksud, kindlustus ja palgaarvestus.

Maksud

Kui palkate kellegi enda heaks tööle, makstakse 15,3% tema palgast palgafondimaksu. See moodustab 12,4% sotsiaalkindlustusele ja 2,9% Medicare'ile.

Töövõtjad maksavad kogu selle summa ise. Kuid töötajad maksavad ainult poole ise ja tööandja on kohustatud maksma teise poole. Seega, kui maksate oma töötajatele nende palka, on teie kulud tegelikult 7,65% suuremad.

Näiteks kui teie töötaja teenib 1000 dollarit nädalas. Teie tegelik kulu on 1076,50 dollarit nädalas.

Kindlustus

Teil peab olema nii töötuskindlustus kui ka töötaja hüvitis.

Töötuskindlustust makstakse riigile ja see annab hüvitisi koondatud töötajatele. Teie intressimäärad määratakse teie riskitaseme järgi. Kui töötate tööstuses, kus on palju koondamisi, nagu haljastus või muud hooajalised tööstusharud, on teie määrad kõrgemad kui tööstusharus, kus tavaliselt pole palju koondamisi. Teie intressimäärad määravad ka see, kui palju palgafondi maksate. Mida rohkem palka teil on, seda suuremad on teie kulud.

Saate hoida oma isiklikke intressimäärasid nii palju kui võimalik, vältides koondamisi ja võideldes ebaseaduslike nõuetega. Mõnikord proovivad rahulolematud töötajad pärast vallandamist töötusavalduse esitada. Ärge lubage seda. Kõik, kes esitavad teie ettevõtte vastu eduka nõude, tõstavad teie intressimäärasid. Kui neil ei ole õigust hüvitistele, tehke kõik endast oleneva, et hoida neid oma poliisist eemal.

Töötajahüvitise kindlustust makstakse kindlustusseltsile (või mõnikord ka riigile) ja see katab töötajad, kui nad saavad tööl viga. Jällegi määratakse teie intressimäärad teie riskitaseme põhjal. Mida ohtlikum on teie tööstusharu, seda kõrgemad on teie intressimäärad. Ja nagu töötuskindlustuse puhul, põhinevad teie isiklikud määrad ka teie palgafondi suurusel.

Saate oma hindu madalal hoida, kui järgite oma töötüübi jaoks vajalikke ettevaatusabinõusid. Ilmselgelt ei taha te, et teie töötajad vigastataks, olenemata sellest, mis juhtub... kuid oma töötajate tasude madalamal hoidmine on lisakasu.

Teie töötaja ei kanna ühtegi neist kuludest. Tööandja maksab nii töötushüvitist kui ka töötaja hüvitist 100%.

Seotud:Coverwalleti abil saate aru oma väikeettevõtte kindlustusvajadustest

Palgaarvestusteenus

Palgaarvestusse läheb palju arvutusi. See ei ole lihtsalt tunnitasu ja töötundide arv. Seetõttu soovite selle matemaatika tegemiseks mingit palgaarvestusteenust. Palgaarvestus ei arvuta mitte ainult töötaja tulumaksu kinnipidamist, vaid ka arvutage välja nende (ja teie) sotsiaalkindlustus- ja ravimaksud ning töötuskindlustus kulud.

Kui teie töötaja hüvitispoliitika on osariigis, arvutab see ka selle välja. Kui teie töötaja hüvitispoliitika on seotud eraettevõttega, suhtlete tõenäoliselt nendega otse ja seda kulu teie palgaarvestusteenuse kaudu ei arvutata.

Seotud:Parim raamatupidamistarkvara väikeettevõtetele

Kuidas esimest korda palgaarvestust seadistada?

Enne palgasüsteemi käivitamist peate koguma mõned dokumendid. Samuti peate läbi mõtlema oma kirjete säilitamise poliitika ja maksesageduse.

Milliseid palgadokumente ma vajan?

Väikeettevõtete omanike palgaarvestuse seadistamine nõuab neilt seda taotlege IRS-ilt tööandja identifitseerimisnumbrit (EIN).. EIN-koodi hankimine on tasuta ja see ei tohiks võtta rohkem kui 5 minutit. Mõnes osariigis peate võib-olla taotlema ka osariigi EIN-i.

Kui teil on LLC või korporatsioon, on teil juba EIN.

Mis puutub teie töötajatesse, siis igaüks neist peab seda tegema täitke W-4. See on oluline, kuna see ütleb teile, kui palju makse peaksite oma töötaja nimel igalt palgatšekilt kinni pidama. Iga töötaja peab ka seda tegema täitke vorm I-9 et nende identiteeti kontrollida.

Teil on vaja ka vähemalt oma töötuskindlustuse määra ja võib-olla ka teie töötaja hüvitise määra.

Lõpuks peate looma süsteemi oma töötajate töötundide jälgimiseks. Tehniliselt võib see olla sama lihtne kui sisselogimisleht. Ajakaardisüsteem on paljude väikeettevõtete seas populaarne. Kuid kui teil on kaugtööjõud, võib arvuti- või telefonipõhine jälgimissüsteem kõige paremini toimida.

Milline peaks olema minu palgaarvestuse säilitamise poliitika?

Õiglaste tööstandardite seadus (FLSA) näeb ette, et tööandjad säilitavad mitu palgaarvestusega seotud dokumenti vähemalt kolm aastat. Need dokumendid on:

• Töötaja täisnimi ja sotsiaalkindlustuse number
• Aadress (sh postiindeks)
• Sünnikuupäev (kui noorem kui 19)
• Sugu ja amet
• Tööle asumise kuupäevad
• Kellaaeg ja nädalapäev, millal töötaja töönädal algab
• Iga päev töötasid tunnid
• Töötatud tundide kogusumma igal töönädalal
• Selle alusel, mille alusel töötajale töötasu makstakse
• Tavaline tunnitasu
• Päevane või nädalane reaalajaline kogutulu
• Töönädala ületunnitöö kogutasu
• Kõik töötaja töötasu lisandused või mahaarvamised
• Igal palgaperioodil makstud töötasu kokku
• Makse kuupäev ja maksega hõlmatud makseperiood

Lisateavet dokumentide säilitamise nõuete kohta leiate vaadake seda tööministeeriumi teabelehte.

Millise palgaarvestuse sageduse peaksin valima?

Kui tihti te oma töötajatele palka maksate? Iganädalane maksmine tagab, et teil ei teki vastavusprobleeme, kuid see on ka kõige töömahukam. Kui soovite maksta harvemini kui iga nädal, pöörduge oma osariigi tööministeeriumi poole, et teada saada oma osariigi minimaalsed maksesagedused.

Kui teil on lubatud valida pool- või kahenädalased palgagraafikud, valmistab kumbki variant teile vähem peavalu kui iganädalane maksesagedus. Kuid igaühel neist on mõned plussid ja miinused, nagu allpool kirjeldatud.

Iganädalane

Iganädalase palgaarvestuse graafiku korral makstakse teie töötajatele palka igal nädalal samal päeval. Tüüpiline ajakava on järgmine: nad esitavad oma töötunnid reedel selle nädala töötundide kohta. Seejärel on teil palgaarvestuse töötlemiseks aega paar päeva ja nad saavad oma tšeki järgmisel reedel.

Selline maksegraafik on tüüpiline madalamapalgalistele töötajatele.

Selle ajakava eeliseks on see, et töötajad saavad sagedamini palka. See võib muuta nende rahavoogude haldamise lihtsamaks.

Negatiivne külg on see, et peate palgaarvestust töötlema igal nädalal, olenemata sellest. Isegi kui olete puhkusel või haige, jääb see vastutus teile ikkagi alles või teie töötajad ei saa palka.

Pool kuus

Poolkuu palgagraafiku puhul maksate töötajatele iga kuu samal kahel kalendripäeval – näiteks 1. ja 15. kuupäeval. Väikeettevõtete omanike palgaarvestuse jaoks võib poolkuu ajakava hõlbustada muude kulude planeerimist teie palgaarvestuskuupäevadele.

See ajakava sobib kõige paremini töötajatele, kellele makstakse töötasu, mitte tunnitasu.

Poolkuu palgaarvestuse graafikul on aga varjuküljed. Esimene probleem on see, et palgatšekid ei ole täpselt samad. Esimesel palgaperioodil töötatud päevade ja tundide arv võib olla veidi suurem või väiksem kui teisel.

Teine poolkuu graafiku negatiivne külg on see, et palgapäev langeb iga kuu nädala jooksul erinevatele päevadele. Üks palgapäev võib olla teisipäev, järgmine reede ja järgmine esmaspäev. Tööandja poole pealt võib see raskendada järjepideva palgaarvestuse töötlemise aja planeerimist. Ja töötaja poole pealt võib öelda, et kui palgapäev juhtub nädalavahetusele või puhkusele langema, võib see põhjustada makseviivitust.

Kaks korda nädalas

Kahenädalase palgasüsteemi korral makstakse töötajatele lihtsalt iga kahe nädala tagant palka. Tööandja jaoks aitab see seadistada korduvaid palgaarvestusprotsesse. Ja töötaja võib loota, et tema pangakontole laekub palk igal teisel neljapäeval, reedel või mis tahes muul päeval, mille olete määranud.

Ainus kahenädalase palgaarvestuse puudus on see, et mõnel kuul peate oma töötajatele tegema kolm makset kahe asemel. Ja raamatupidamise vaatenurgast on teie palgakulud sellel kuul suuremad kui teistel.

Töötajate ja lepinguliste töötajate erinevus

Kuna me räägime väikeettevõtete omanike palgaarvestusest, on oluline kaaluda, kas teil on vaja isegi palgaarvestus seadistada. Kui töötate ainult vabakutseliste töövõtjatega, siis te seda ei tee. Kuidas teate, kas teie heaks töötavad inimesed on töövõtjad? IRS-i sõnul sõltub see kõik töötaja iseseisvuse tasemest.

Kas töötaja määrab ise oma tööajad ja kas nad pakuvad ise oma tööriistad ja tarvikud? Kui jah, võib neid pidada sõltumatuks töövõtjaks. Samuti kipuvad sõltumatud töövõtjad olema rohkem projektipõhised. Kui lasete kellelgi teie eest iga päev lugematul hulgal ülesandeid teha, on hea võimalus, et IRS võib teda töötajaks pidada.

Kui soovite lisateavet tegurite kohta, mis määravad W-4 töötaja või W-9 töövõtja staatuse, lugege IRS-i juhiseid.

Kas teil on W-4 töötajaid?

Kui jah, siis jätkake selle väikeettevõtete omanike palgaarvestuse juhendi lugemist. Sina tahe peate looma palgasüsteemi ja järgima kindlasti kõiki IRS-i juhiseid palgasageduse, kirjete säilitamise ja maksude kinnipidamise kohta.

Kas teil on W-9 lepingulisi töötajaid?

Te ei pea palgaarvestust tegema, kui teil on ainult W-9 lepingulised töötajad. Selle asemel maksate neile mis tahes viisil ja sagedusega, milles te mõlemad kokku lepite. Ja te ei pea muretsema maksu kinnipidamise pärast. Siiski peate töövõtjal W-9 täitma. Ja kui maksate mõnele töövõtjale aasta jooksul rohkem kui 600 dollarit, peate neile aasta lõpus saatma 1099-MISC.

Kuidas ma peaksin oma väikeettevõtte palgaarvestust käsitlema?

Väikeettevõtte palgaarvestuse haldamiseks on kaks peamist viisi: teenus või tarkvara. Peamine erinevus kahe teenuse vahel on see, et teenus kannab maksud ja esitab vormid valitsusele õige ajakava järgi.

Siin on igaühe plussid ja miinused.

Kas peaksin tegema palgaarvestuse teenusega?

Kuigi see on nendest kahest kallim variant, on selle valiku peamine osa see, et teie palgaarvestuse peavalu langeb nullini. Te edastate töötajate andmed, nagu palgad ja W-4 andmed, ja palgagraafiku ning teenusepakkuja võtab selle sealt.

Peate ikkagi iga palgaperioodi teenusesse sisenema ja palgaarvestust "töötlema". Kuid see on sageli paar klõpsu ja see ei tohiks võtta rohkem kui paar minutit. Tunnitöötajate puhul peate sisestama nende tunnid iga palgaperioodi kohta.

Sealt edasi tagab teenusepakkuja, et palgaarvestused saaksid vormistatud õigeaegselt ning kõik maksuavaldused ja aruanded saadetakse õigete graafikute alusel. Nad hoolitsevad ka kõigi IRS-i probleemide eest, mis võivad tekkida.

Neil on sageli olemas süsteemid selliste asjade jälgimiseks nagu aja jälgimine, puhkuseaja kogunemine ja kasutamine, 401(k) panused ja palju muud.

Kui teil on 10 või enam töötajat, võib palgaarvestusteenuse palkamine olla hea samm. Kuid kui teil on väiksem ettevõte, võib täisteenust pakkuvat palgaarvestuse pakkujat olla veidi rohkem kui vajate.

Kas peaksin palgaarvestust tegema tarkvaraga?

Palgaarvestustarkvara teeb teie eest palgaarvestuse. See arvutab iga töötaja tšeki õiged kinnipidamised ja jälgib, kui palju olete valitsusele võlgu. Teie vastutate maksu kinnipidamise tegeliku saatmise ja õigete vormide õigeaegse esitamise eest.

Kui kasutate palgaarvestustarkvara, peate oma tšekke ise kärpima. Või mõne palgaarvestustarkvara pakkujaga nagu Square Palgaarvestus, saate seadistada isegi otsedeposiidi.

Seotud:Kuidas ma kasutan QSEHRA-d oma töötajate tervishoiuhüvitiste mahaarvamiseks

Millised on minu väikeettevõtte palgaarvestuse tarkvara valikud?

Olenemata sellest, kas olete varem palgaarvestust teinud või mitte, soovite valida oma meeskonnale enesekindlalt tasumiseks vajalike tööriistade ja ressurssidega tarkvara, mis muudab teie elu väikeettevõtte omanikuna lihtsamaks!

Kiire Google'i otsing toob esile kümneid võimekaid palgaarvestustarkvara ettevõtteid. Mõned populaarsed valikud hõlmavad Square, QuickBooks, Gusto, Wave Payroll, SurePayroll ja Patriot Software Payroll.

Igal neist on oma funktsioonide komplekt, kuid ainult Ruut võimaldab teil alustada 5 dollari eest, kui teil on vaid paar töövõtjat. Square on ka ainus tarkvara, mis pakub täielikku tööriistade ökosüsteemi, mis aitavad teil oma ettevõtet hallata.

Lisaks, kui kasutate maksete töötlemiseks juba Square'i, on seda lihtne ära kasutada nende palgaarvestusteenus.

Alumine rida

Väikeettevõtete omanike palgaarvestus võib alguses tunduda hirmutav. Kuid õigete tööriistade abil saate usaldusväärse palgasüsteemi kiiresti tööle panna. Rohkem ideid ja näpunäiteid väikeettevõtte rahaasjade korraldamiseks lugege kindlasti Alustava ettevõtte loomise peamised finantssambad.