micliente muy nuevo que decide trabajar conmigo, siempre tengo que darles la advertencia de la cantidad de papeleo introductorio que recibirán.
Desde el prospecto hasta los extractos, muchos inicialmente se sienten abrumados por la cantidad que reciben.
Además de eso, también quería compartir cuánto tiempo debe conservar algunos de los otros documentos importantes que recibe, como declaraciones de impuestos, registros bancarios y estados de cuenta 401k.
No puedo reiterar lo suficiente lo importante que es estar organizado.
Mantener un buen sistema de archivo de todos sus estados de cuenta le ayudará a hacer un mejor trabajo de seguimiento de las inversiones.
Antes de leer la publicación, es posible que desee preparar su trituradora. 🙂
Declaraciones de corretaje
Les digo a los clientes que una vez que obtienen un nuevo estado de cuenta, pueden deshacerse del anterior. Usted, por supuesto, es más que bienvenido para quedárselos todos y tengo muchos clientes que lo hacen. Pero hoy en día, tenemos todo en una copia de seguridad y podemos producir una declaración antigua con relativa facilidad. La única declaración a la que definitivamente desea conservar es su declaración anual o de diciembre.
A efectos fiscales, especialmente en cuentas imponibles, es posible que desee conservar las compras de inversión. Pero una vez más, la mayoría de los métodos de presentación de informes de mis empresas mantendrán toda esa información a mano para usted.
Tenga en cuenta que si se registra para obtener acceso en línea, tendrá la capacidad de iniciar sesión e imprimir cualquier formulario que necesite.
Estados de cuenta IRA y 401 (k)
Lo mismo que se aplica a sus estados de cuenta de corretaje se aplica a sus estados de cuenta 401k e IRA: el estado de cuenta anual es el que debe conservar. Además, desea conservar su Formulario 8606, su Formulario 5498 y su Formulario 1099-R.
- Formulario 8606 es el que usa para informar contribuciones no deducibles a cuentas IRA tradicionales.
- Modelo 5498 es el que le envía el custodio de su IRA; a veces se denomina formulario de “Información de contribución de IRA” o “Información de valor justo de mercado” y, por lo general, llega en mayo. Detalla a) las contribuciones a su IRA tradicional o Roth yb) el valor justo de mercado de esa IRA al final del año anterior.
- Formulario 1099-R, por supuesto, es el que obtiene del custodio de su IRA que muestra sus retiros (distribuciones de ingresos).
Declaraciones de impuestos
Como propietario de un negocio, definitivamente me inclino a aferrarme a mis declaraciones de impuestos y documentos más que en años anteriores. Solo para desinformarme, me dirigí al sitio web del IRS para ver qué tienen que decir al respecto. Esto es lo que tienen que decir:
El tiempo que debe conservar un documento depende de la acción, el gasto o el evento que registre el documento. Por lo general, debe conservar los registros que respaldan una partida de ingresos o deducciones en una declaración de impuestos hasta que se agote el período de limitaciones para esa declaración.
El período de limitaciones es el período de tiempo en el que puede modificar su declaración de impuestos para reclamar un crédito o reembolso, o que el IRS puede evaluar impuestos adicionales. La siguiente información contiene los períodos de limitaciones que se aplican a las declaraciones de impuestos sobre la renta. A menos que se indique lo contrario, los años se refieren al período posterior a la presentación de la declaración. Las declaraciones presentadas antes de la fecha de vencimiento se tratan como presentadas en la fecha de vencimiento.
Nota: Guarde copias de sus declaraciones de impuestos presentadas. Ayudan a preparar futuras declaraciones de impuestos y a realizar cálculos si presenta una declaración enmendada.
Debe impuestos adicionales y las situaciones (2), (3) y (4), a continuación, no se aplican a usted; mantener registros durante 3 años.
No declara ingresos que debe declarar y es más del 25% del ingreso bruto que se muestra en su declaración; mantener registros durante 6 años.
Presenta una declaración fraudulenta; mantener registros indefinidamente.
No presenta una declaración; mantener registros indefinidamente.
Presenta un reclamo de crédito o reembolso después de presentar su declaración; mantener registros durante 3 años a partir de la fecha en que presentó su declaración original o 2 años a partir de la fecha en que pagó el impuesto, lo que sea posterior.
Presenta un reclamo por una pérdida de valores sin valor o una deducción por deudas incobrables; mantener registros durante 7 años. Por lo general, esto incluirá extractos de tarjetas de crédito y extractos de hipotecas.
Conserve todos los registros de impuestos sobre el empleo durante al menos 4 años después de la fecha en que el impuesto vence o se paga, lo que ocurra más tarde.
Verifiqué mi doble con CPA y se hizo eco de lo que tenía que decir el sitio web del IRS. Agregó que si bien de 3 a 7 años es estándar, es aconsejable mantener sus declaraciones de impuestos "para siempre". Si por siempre. Aunque solo ha tenido unos pocos clientes que realmente pasaron por el proceso de auditoría, señaló que la auditoría estándar del IRS generalmente se remonta a tres años. Tenga en cuenta que si lo declaran culpable de un delito fiscal, el IRS puede abrirle las puertas y revisar todo su historial. La forma más fácil de evitar esto: no cometa fraude fiscal.
Estados de cuenta bancarios
Siguiendo la línea de la revisión retrospectiva de la auditoría del IRS, generalmente se sugiere conservar los extractos bancarios durante tres años. Personalmente, hacemos todas las operaciones bancarias en línea, por lo que simplemente decidimos que nuestros estados de cuenta estén accesibles de esa manera.
Seguro de vida
La póliza de seguro de vida es un candidato ideal para mantener encerrado en una caja fuerte o caja de seguridad en el hogar. Deberá mantener la póliza durante toda la vigencia del contrato más tres años.
Triturar cuando haya terminado
El robo de identidad es el verdadero problema hoy en día. Entonces, cuando decida deshacerse de sus documentos, hágalo con mucho cuidado. La trituración adecuada es una forma fácil de protegerse del robo de identidad. Si es una pequeña empresa, existen empresas que se especializan en destruir su información confidencial. De cualquier manera, esas son dos formas de ayudar a prevenir el robo de identidad.
Lo que puedes tirar
Ahora que sabe lo que necesita conservar, aquí hay algunas cosas que puede presentar:
- Garantías obsoletas
- Manuales de instrucciones obsoletos
- Testamentos o fideicomisos obsoletos (siempre que haya creado uno nuevo)
- Pólizas de seguro canceladas
- Extractos de tarjetas de crédito para años fiscales cerrados
- Cheques cancelados por años fiscales cerrados
- Antiguos informes anuales de acciones y / o fondos mutuos
- Boletines informativos de inversión antiguos (algunas personas conservan estas cosas durante años porque las pagaron, ¡déjelas ir!)
¿Qué documentos te gusta conservar? ¿Qué tipo de sistema de archivo utiliza para realizar un seguimiento de todos sus registros importantes?