Probablemente sepas que me gusta simplificar las cosas. Tan simple como sea posible.
También me gusta mantener las cosas bastante organizadas porque nada me enfurece más que perder el tiempo buscando algo. Es el costo tangible que paga por no tener un sistema instalado.
Esto es especialmente cierto para las cosas que no necesita a menudo porque no puede confiar en su memoria para recordar dónde están las cosas. Los documentos financieros encajan perfectamente en ese cubo.
Después de años de ajustar y reajustar, se me ocurrió un sistema organizativo para nuestros documentos que funciona. También es bastante simple.
Aquí están mis dos (ok, técnicamente tres) reglas para cada hoja de papel:
- Digitaliza todo
- Conserve el original si fue emitido por el gobierno, notariado, propiedad personal, relacionado con impuestos o préstamos.
- (Tritura el resto)
Tabla de contenido
- Cómo organizarlo todo a la primera
- Digitalizar todo
- Triturar el original si ...
- Almacenamiento de los documentos
Cómo organizarlo todo a la primera
Si está comenzando desde cero, lo invito a leer este artículo de las profesiones de archivo, la Biblioteca del Congreso. Intento recordar algunos de los estrategias utilizadas por la Biblioteca del Congreso. Archivan MUCHAS cosas. Como todo.
Notará que sus consejos no prescriben ningún paso o tecnología específicos, por eso comparto mi enfoque en un momento, pero su enfoque general es sólido como una roca. Esta idea del artículo es oro puro: "No te desvíes. Resista la tentación de saborear cualquier cosa en este momento ". (muy fácil de hacer, especialmente en archivos personales)
Las ideas clave son atacar sus documentos como una unidad con una serie de "grupos". Pensar en ello como una unidad lo hace menos abrumador. Atacar grupos lo descompone en partes manejables que puede hacer durante una serie de días, semanas o meses.
Cuando comencé a organizar, tomé mis "grupos" lógicos y los convertí en carpetas. Tomé todos los documentos del automóvil y los escaneé primero, colocando los archivos en la carpeta correspondiente. Trituré los originales que no necesitaba conservar y guardé el resto en las cajas. Luego hice el otro auto.
Al día siguiente revisé mis documentos bancarios para nuestra cuenta bancaria principal. No necesitaba hacer todos los documentos en un solo día, no estaba dispuesto a dedicarle ese tiempo, pero estaba dispuesto a pasar de 20 a 30 minutos llenando una carpeta.
Tomó alrededor de un mes de digitalización de encendido y apagado, pero desde entonces, el mantenimiento es bastante rutinario. Escaneo documentos por lotes aproximadamente cada trimestre, lo que no equivale a muchos papeles porque ahora obtengo la mayoría de las cosas digitalmente.
Y mis categorizaciones (o grupos) pueden no coincidir con las suyas. Una buena forma de pensar en ello es cómo organiza una Carpeta de emergencia en caso de, que contendrá muchos de estos importantes documentos de todos modos.
Digitalizar todo
Cada papel importante que llega a la casa es digital. Si puedo, me inscribo para recibir extractos electrónicos porque entonces puedo descargarlos directamente sin tener que escanearlos.
Digitalizar no es la parte difícil, organizarlo en una serie de carpetas es la parte difícil.
Aquí está nuestra estructura de carpetas:
- Documentos empresariales
- Documentos personales.
- Archivo
- Individual - Yo
- Individual - Esposa encantadora
- Individual - Niño 1
- Individual - Niño 2
- Activo - Casa
- Activo - Coche V
- Activo - Coche H
- Financiero.
- Acuerdos
- Bancario
- Crédito
- Planeador financiero
- Seguro
- Inversión
- Impuestos
- Legal
I organizar nuestros archivos según la persona o el activo y luego si es financiero, legal u otro, esas categorías son comunes a la familia. Puedo hacer los impuestos o administrar las inversiones, pero son activos familiares y, por lo tanto, entran en una categoría más amplia.
El Individual contener documentos específicos de la persona, como registros médicos.
El archivo es un recurso general para los documentos que ya no necesitamos, como la carpeta Activo - Coche C después de que vendimos el Toyota Celica. Han pasado años desde que teníamos el coche, así que podía borrar toda la carpeta si era necesario, pero dado lo barato que es el almacenamiento... eh, ¿por qué ambos?
Triturar el original si ...
Digitalizar un documento significa que ya no necesito el original, con algunas excepciones. Mi regla general es que si es emitida por el gobierno, notariada, cubre la propiedad, impuestos o préstamos, entonces quédese. Puedes triturar todo lo demás.
Si tiene mucho papel y le gustan las reglas más complicadas, aquí hay algunas reglas generales para qué papel físico triturar y qué guardar (recuerde, todavía tiene copias digitales de todo, solo en caso):
- SHRED Todo lo que reciba mensualmente: extractos bancarios, extractos de tarjetas de crédito, recibos de servicios públicosetc. - cuando consigas el siguiente
- CONSERVE los documentos del préstamo (especialmente la confirmación) durante un año después de liquidarlos.
- CONSERVE las declaraciones de impuestos y los documentos de respaldo durante los 7 años posteriores a su presentación.
- MANTENGA los documentos relacionados con un activo (automóvil, casa, etc.) durante el tiempo que sea de su propiedad.
- MANTENGA los documentos emitidos por el gobierno, como certificados de nacimiento y defunción, licencias de matrimonio, - para siempre
- GUARDE Todo lo que crea que sería difícil de reemplazar.
Almacenamiento de los documentos
Encuentre un lugar agradable y seguro en su casa, coloque una caja fuerte contra incendios y guarde sus documentos en la caja fuerte.
La caja fuerte que obtiene en la tienda de suministros de oficina probablemente pueda ser agrietado en cinco segundos con un imán, así que no confíe en él para su seguridad. Lo desea para la protección contra incendios, así que escóndelo, preferiblemente detrás de una pintura en la pared. 🙂
Para las copias digitales, asegúrese de tener una copia de seguridad de ellas en algún lugar, preferiblemente automáticamente y en dos lugares por si acaso. Almacenamos nuestros documentos en un disco duro portátil, que a su vez se realiza una copia de seguridad de forma remota.
Si no desea almacenarlos localmente, o si desea que varias personas puedan acceder a los documentos (un disco duro portátil no es ideal), puede optar por algo como Dropbox.
Una vez que haga esto, le encantará lo ligeros y aireados que se verán sus documentos financieros. 🙂
¿Cuáles son sus estrategias para preservar y organizar sus documentos financieros? Siempre estoy buscando mejorar nuestro proceso, así que me encantaría escuchar el tuyo.