Μάλλον γνωρίζετε ότι μου αρέσει να κρατάω τα πράγματα απλά. Όσο πιο απλό γίνεται.
Μου αρέσει επίσης να διατηρώ τα πράγματα αρκετά οργανωμένα γιατί τίποτα δεν με εξοργίζει περισσότερο από τον χρόνο που χάνεται για να ψάξω κάτι. Είναι το απτό κόστος που πληρώνετε για την έλλειψη συστήματος.
Αυτό ισχύει ιδιαίτερα για πράγματα που δεν χρειάζεστε συχνά επειδή δεν μπορείτε να βασιστείτε στη μνήμη σας για να θυμηθείτε πού βρίσκονται τα πράγματα. Τα οικονομικά έγγραφα ταιριάζουν απόλυτα σε αυτόν τον κάδο.
Μετά από χρόνια προσαρμογής και επαναπροσαρμογής, βρήκα ένα οργανωτικό σύστημα για τα έγγραφά μας που λειτουργεί. Είναι επίσης αρκετά απλό.
Ακολουθούν οι δύο κανόνες μου (εντάξει, τεχνικά τρεις) για κάθε κομμάτι χαρτί:
- Digηφιοποιήστε τα πάντα
- Κρατήστε το πρωτότυπο εάν έχει εκδοθεί από την κυβέρνηση, συμβολαιογραφικά, προσωπική περιουσία, φόρο ή δάνειο.
- (Κόψτε τα υπόλοιπα)
Πίνακας περιεχομένων
- Πώς να τα οργανώσετε όλα την πρώτη φορά
- Digηφιοποιήστε τα πάντα
- Τεμαχίστε το πρωτότυπο αν…
- Αποθήκευση των εγγράφων
Πώς να τα οργανώσετε όλα την πρώτη φορά
Εάν ξεκινάτε από την αρχή, σας προσκαλώ να διαβάσετε αυτό το άρθρο από τα επαγγέλματα αρχειοθέτησης, τη Βιβλιοθήκη του Κογκρέσου. Προσπαθώ να έχω κατά νου μερικά από αυτά στρατηγικές που χρησιμοποιούνται από τη Βιβλιοθήκη του Κογκρέσου. Αρχειοθετούν ΠΟΛΛΑ πράγματα. Όπως όλα.
Θα παρατηρήσετε ότι οι συμβουλές τους δεν προβλέπουν συγκεκριμένα βήματα ή τεχνολογίες, γι 'αυτό μοιράζομαι την προσέγγισή μου σε μια στιγμή, αλλά η γενική τους προσέγγιση είναι σταθερή. Αυτή η ιδέα από το άρθρο είναι καθαρός χρυσός - «Μην παρασυρθείτε. Αντισταθείτε στον πειρασμό να γευτείτε οτιδήποτε τώρα ». (τόσο εύκολο να το κάνετε, ειδικά στην προσωπική αρχειοθέτηση)
Οι βασικές ιδέες είναι να επιτεθείτε στα έγγραφά σας ως μία μονάδα με μια σειρά «συστάδων». Το να το σκέφτεσαι ως μία μονάδα το κάνει λιγότερο τρομακτικό. Η επίθεση σε σωρούς το χωρίζει σε διαχειρίσιμα κομμάτια που μπορείτε να κάνετε σε μια σειρά ημερών, εβδομάδων ή μηνών.
Όταν άρχισα να οργανώνω, πήρα τις λογικές μου «συστάδες» και τις μετέτρεψα σε φακέλους. Πήρα όλα τα έγγραφα του αυτοκινήτου και τα σάρωσα πρώτα, βάζοντας τα αρχεία στον κατάλληλο φάκελο. Έσπασα τα πρωτότυπα που δεν χρειαζόταν να κρατήσω και τα υπόλοιπα τα κράτησα στα κουτιά. Μετά έκανα το άλλο αυτοκίνητο.
Την επόμενη μέρα πέρασα τα τραπεζικά μου έγγραφα για τον κύριο τραπεζικό μας λογαριασμό. Δεν χρειαζόταν να κάνω κάθε έγγραφο σε μια μέρα, δεν ήμουν πρόθυμος να αφιερώσω αυτό το επίπεδο χρόνου σε αυτό, αλλά ήμουν πρόθυμος να αφιερώσω 20-30 λεπτά για να γεμίσω έναν φάκελο.
Χρειάστηκε περίπου ένας μήνας ενεργοποίησης και απενεργοποίησης της ψηφιοποίησης, αλλά από τότε, η συντήρηση είναι αρκετά ρουτίνα. Κάνω μαζική σάρωση εγγράφων κάθε τρίμηνο ή κάτι τέτοιο, το οποίο δεν ισούται με πολλά χαρτιά επειδή παίρνω τα περισσότερα πράγματα ψηφιακά τώρα.
Και οι κατηγοριοποιήσεις μου (ή συστάδες) μπορεί να μην ταιριάζουν με τις δικές σας. Ένας καλός τρόπος για να το σκεφτείτε είναι πώς οργανώνετε ένα Συνδετικό σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης, το οποίο θα περιέχει πολλά από αυτά τα σημαντικά έγγραφα ούτως ή άλλως.
Digηφιοποιήστε τα πάντα
Κάθε σημαντικό χαρτί που μπαίνει στο σπίτι είναι ψηφιακό. Εάν μπορώ, εγγραφώ σε δηλώσεις χωρίς χαρτί, επειδή τότε μπορώ να κατεβάσω απευθείας τις δηλώσεις χωρίς να κάνω τη δουλειά της σάρωσης.
Η ψηφιοποίηση δεν είναι το δύσκολο μέρος, η οργάνωση σε μια σειρά φακέλων είναι το δύσκολο μέρος.
Εδώ είναι η δομή του φακέλου μας:
- Επιχειρηματικά έγγραφα
- Προσωπικά έγγραφα.
- Αρχείο
- Ατομικός - Εγώ
- Ατομική - Υπέροχη Σύζυγος
- Ατομικό - Παιδί 1
- Ατομικό - Παιδί 2
- Asset - House
- Asset - Car V
- Asset - Car H
- Χρηματοοικονομική.
- Συμφωνίες
- ΤΡΑΠΕΖΙΚΕΣ ΕΡΓΑΣΙΕΣ
- Πίστωση
- Οικονομικός σχεδιαστής
- ΑΣΦΑΛΙΣΗ
- Επένδυση
- Φόροι
- Νομικός
Εγώ οργανώστε τα αρχεία μας με βάση το άτομο ή το περιουσιακό στοιχείο και στη συνέχεια αν είναι οικονομικό, νομικό ή άλλο - αυτές οι κατηγορίες είναι κοινόχρηστες για την οικογένεια. Μπορεί να κάνω φόρους ή να διαχειρίζομαι τις επενδύσεις, αλλά είναι οικογενειακά περιουσιακά στοιχεία και έτσι ανήκω στην ευρύτερη κατηγορία.
ο Ατομο περιέχουν έγγραφα ειδικά για το άτομο, όπως ιατρικά αρχεία.
Το αρχείο είναι ένα εργαλείο που καλύπτει όλα τα έγγραφα που δεν χρειαζόμαστε πλέον, όπως ο φάκελος Περιουσιακό στοιχείο - Αυτοκίνητο Γ αφού πουλήσαμε την Toyota ντοelica Έχουν περάσει χρόνια από τότε που είχαμε το αυτοκίνητο, ώστε να μπορώ να διαγράψω ολόκληρο το φάκελο αν χρειαστεί, αλλά δεδομένου του πόσο φθηνός είναι ο αποθηκευτικός χώρος... ε, γιατί και τα δύο.
Τεμαχίστε το πρωτότυπο αν…
Η ψηφιοποίηση ενός εγγράφου σημαίνει ότι δεν χρειάζομαι πλέον το πρωτότυπο, με μερικές εξαιρέσεις. Ο γενικός κανόνας μου είναι ότι εάν το κρατικό του έγγραφο, συμβολαιογραφικό, καλύπτει ακίνητα, φόρους ή δάνεια, τότε το κρατάτε. Μπορείτε να κόψετε όλα τα άλλα.
Αν βρίσκεστε με πολύ χαρτί και σας αρέσουν πιο περίπλοκοι κανόνες, ακολουθούν μερικοί βασικοί κανόνες τι φυσικό χαρτί να κόψετε και τι να κρατήσετε (θυμηθείτε, έχετε ακόμα ψηφιακά αντίγραφα των πάντων, ακριβώς μέσα υπόθεση):
- SHRED Οτιδήποτε λαμβάνετε μηνιαίως - τραπεζικές καταστάσεις, καταστάσεις πιστωτικής κάρτας, λογαριασμοί κοινής ωφελείας, και τα λοιπά. - όταν πάρετε το επόμενο
- ΚΡΑΤΗΣΤΕ τα έγγραφα του δανείου (ειδικά η επιβεβαίωση) για ένα έτος αφότου το εξοφλήσετε.
- KEEP Φορολογικές δηλώσεις και δικαιολογητικά για 7 χρόνια μετά την κατάθεσή σας.
- ΚΡΑΤΗΣΤΕ Έγγραφα που σχετίζονται με ένα περιουσιακό στοιχείο (αυτοκίνητο, σπίτι κ.λπ.) για όσο διάστημα το έχετε στην κατοχή σας.
- KEEP Έγγραφα που εκδίδονται από την κυβέρνηση, όπως πιστοποιητικά γέννησης και θανάτου, άδειες γάμου,-για πάντα
- ΚΡΑΤΗΣΤΕ οτιδήποτε πιστεύετε ότι θα ήταν δύσκολο να αντικατασταθεί.
Αποθήκευση των εγγράφων
Βρείτε ένα ωραίο ασφαλές μέρος στο σπίτι σας, βάλτε ένα αντιπυρικό και κολλήστε τα έγγραφά σας στο χρηματοκιβώτιο.
Το χρηματοκιβώτιο που παίρνετε στο κατάστημα ειδών γραφείου μπορεί πιθανώς να είναι έσπασε σε πέντε δευτερόλεπτα με μαγνήτη, οπότε μην βασίζεστε σε αυτό για ασφάλεια. Το θέλετε για πυροπροστασία, οπότε κρύψτε το, κατά προτίμηση πίσω από έναν πίνακα στον τοίχο. 🙂
Για τα ψηφιακά αντίγραφα, βεβαιωθείτε ότι έχετε δημιουργήσει αντίγραφα ασφαλείας κάπου, κατά προτίμηση αυτόματα και σε δύο μέρη για κάθε περίπτωση. Αποθηκεύουμε τα έγγραφά μας σε έναν φορητό σκληρό δίσκο, ο οποίος υποστηρίζεται από απόσταση.
Εάν δεν θέλετε να τα αποθηκεύσετε τοπικά ή θέλετε πολλοί άνθρωποι να έχουν πρόσβαση στα έγγραφα (ένας φορητός σκληρός δίσκος δεν είναι ιδανικός), μπορείτε να επιλέξετε κάτι σαν Dropbox.
Μόλις το κάνετε αυτό, θα αγαπήσετε πόσο ελαφριά και ευάερα θα φαίνονται τα οικονομικά σας έγγραφα. 🙂
Ποιες είναι οι στρατηγικές σας για τη διατήρηση και την οργάνωση των οικονομικών σας εγγράφων; Πάντα προσπαθώ να βελτιώσω τη διαδικασία μας, οπότε θα ήθελα να ακούσω τη δική σας.