So organisieren Sie Ihre Finanzdokumente wie in der Library of Congress

Sie wissen wahrscheinlich, dass ich die Dinge gerne einfach halte. So einfach wie möglich.

Ich mag es auch, die Dinge schön organisiert zu halten, weil mich nichts mehr wütend macht als die Zeit, die mit der Suche nach etwas verschwendet wird. Es sind die greifbaren Kosten, die Sie zahlen, wenn Sie kein System haben.

Dies gilt insbesondere für Dinge, die Sie nicht oft brauchen, da Sie sich nicht darauf verlassen können, dass Ihr Gedächtnis sich daran erinnert, wo sich die Dinge befinden. Finanzdokumente passen perfekt in diesen Eimer.

Nach Jahren des Anpassens und Nachjustierens habe ich ein funktionierendes Organisationssystem für unsere Dokumente gefunden. Es ist auch ziemlich einfach.

Hier sind meine zwei (ok, technisch drei) Regeln für jedes Blatt Papier:

1. Alles digitalisieren
2. Bewahren Sie das Original auf, wenn es von der Regierung ausgestellt, notariell beglaubigt, persönliches Eigentum, steuer- oder kreditbezogen ist.
3. (den Rest zerkleinern)

Inhaltsverzeichnis

1. So organisieren Sie alles beim ersten Mal
2. Alles digitalisieren
3. Schreddern Sie das Original, wenn…
4. Aufbewahren der Dokumente

So organisieren Sie alles beim ersten Mal

Wenn Sie bei Null anfangen, lade ich Sie ein, diesen Artikel der Archivierungsberufe, der Library of Congress, zu lesen. Ich versuche, einiges im Hinterkopf zu behalten Strategien der Library of Congress. Sie archivieren eine Menge Sachen. Wie alles.

Sie werden feststellen, dass ihre Ratschläge keine bestimmten Schritte oder Technologien vorschreiben, deshalb teile ich meinen Ansatz gleich, aber ihr allgemeiner Ansatz ist grundsolide. Diese Idee aus dem Artikel ist pures Gold – „Lass dich nicht ablenken. Widerstehen Sie der Versuchung, jetzt etwas zu kosten.“ (so einfach zu machen, besonders bei der persönlichen Archivierung)

Die Schlüsselideen sind, Ihre Dokumente als eine Einheit mit einer Reihe von „Klumpen“ anzugreifen. Wenn man es als eine Einheit betrachtet, ist es weniger entmutigend. Das Angreifen von Klumpen zerlegt es in überschaubare Teile, die Sie über eine Reihe von Tagen, Wochen oder Monaten hinweg tun können.

Als ich anfing zu organisieren, nahm ich meine logischen „Klumpen“ und verwandelte sie in Ordner. Ich nahm alle Autodokumente und scannte diese zuerst und legte die Dateien in den entsprechenden Ordner. Ich habe die Originale, die ich nicht behalten musste, geschreddert und den Rest in den Kartons aufbewahrt. Dann habe ich das andere Auto gemacht.

Am nächsten Tag ging ich meine Bankunterlagen für unser Hauptbankkonto durch. Ich musste nicht jedes Dokument an einem einzigen Tag bearbeiten, ich war nicht bereit, so viel Zeit dafür aufzuwenden, aber ich war bereit, 20-30 Minuten damit zu verbringen, einen Ordner zu füllen.

Die Digitalisierung dauerte ungefähr einen Monat, aber seitdem ist die Wartung ziemlich routinemäßig. Ich scanne Dokumente vierteljährlich oder so, was nicht viele Papiere bedeutet, da ich die meisten Dinge jetzt digital erhalte.

Und meine Kategorisierungen (oder Klumpen) stimmen möglicherweise nicht mit Ihren überein. Eine gute Möglichkeit, darüber nachzudenken, ist, wie Sie ein Ordner für den Notfall, die ohnehin viele dieser wichtigen Dokumente enthalten wird.

Alles digitalisieren

Jedes wichtige Stück Papier, das ins Haus kommt, ist digital. Wenn ich kann, melde ich mich für papierlose Kontoauszüge an, denn dann kann ich die Kontoauszüge direkt herunterladen, ohne sie scannen zu müssen.

Die Digitalisierung ist nicht der schwierige Teil, die Organisation in einer Reihe von Ordnern ist der schwierige Teil.

Hier unsere Ordnerstruktur:

• Geschäftsdokumente
• Persönliche Dokumente.
  • Archiv
  • Individuell – Ich
  • Individuell – Schöne Frau
  • Einzelperson – Kind 1
  • Einzelperson – Kind 2
  • Vermögenswert – Haus
  • Asset – Auto V
  • Asset – Auto H
  • Finanziell.
    • Vereinbarungen
    • Bankwesen
    • Kredit
    • Finanzberater
    • Versicherung
    • Anlage
    • Steuern
  • Rechtliches

ich Organisieren Sie unsere Dateien basierend auf der Person oder dem Vermögenswert und dann, ob es sich um finanzielle, rechtliche oder andere handelt – diese Kategorien sind für die Familie gemeinschaftlich. Ich kann die Steuern übernehmen oder die Investitionen verwalten, aber sie sind Familienvermögen und fallen daher in die breitere Kategorie.

Das Individuell Dokumente enthalten, die für die Person spezifisch sind, wie zum Beispiel Krankenakten.

Archiv ist ein Sammelbecken für Dokumente, die wir nicht mehr benötigen, wie zum Beispiel den Ordner zu Vermögenswert – Auto C nachdem wir den Toyota verkauft haben Celika. Es ist Jahre her, seit wir das Auto hatten, also konnte ich bei Bedarf den gesamten Ordner löschen, aber wenn man bedenkt, wie billig der Speicher ist... äh, warum beides.

Schreddern Sie das Original, wenn…

Durch die Digitalisierung eines Dokuments benötige ich bis auf wenige Ausnahmen das Original nicht mehr. Meine allgemeine Regel ist, dass, wenn es von der Regierung ausgestellt, notariell beglaubigt ist, Eigentum, Steuern oder Darlehen abdeckt, dann behalten Sie es. Alles andere kannst du zerkleinern.

Wenn Sie viel Papier haben und kompliziertere Regeln mögen, hier ein paar Faustregeln für welches physisches Papier Sie vernichten und was Sie aufbewahren sollten (denken Sie daran, Sie haben immer noch digitale Kopien von allem, nur in Fall):

• SHRED Alles, was Sie monatlich bekommen – Kontoauszüge, Kreditkartenabrechnungen, Stromrechnungen, etc. – wenn du den nächsten bekommst
• Bewahren Sie die Kreditunterlagen (insbesondere die Bestätigung) nach der Rückzahlung ein Jahr lang auf.
• Bewahren Sie Steuererklärungen und Belege nach der Einreichung 7 Jahre lang auf.
• Bewahren Sie Dokumente auf, die sich auf einen Vermögenswert (Auto, Haus usw.) beziehen, solange Sie ihn besitzen.
• Bewahren Sie von der Regierung ausgestellte Dokumente wie Geburts- und Sterbeurkunden, Heiratsurkunden auf – für immer
• BEHALTEN Alles, von dem Sie glauben, dass es schwer zu ersetzen ist.

Aufbewahren der Dokumente

Suchen Sie sich einen schönen sicheren Platz in Ihrem Haus, legen Sie einen Feuertresor ein und stecken Sie Ihre Dokumente in den Safe.

Der Safe, den Sie im Bürobedarfsgeschäft bekommen, kann wahrscheinlich sein in fünf Sekunden mit einem Magneten geknackt, also verlassen Sie sich nicht auf die Sicherheit. Sie möchten es für den Brandschutz so verstecken, am besten hinter einem Gemälde an der Wand. 🙂

Stellen Sie sicher, dass die digitalen Kopien irgendwo gesichert werden, vorzugsweise automatisch und für alle Fälle an zwei Stellen. Wir speichern unsere Dokumente auf einer tragbaren Festplatte, die ihrerseits remote gesichert wird.

Wenn Sie sie nicht lokal speichern möchten oder mehrere Personen auf die Dokumente zugreifen können (eine tragbare Festplatte ist nicht ideal), können Sie sich für eine Dropbox entscheiden.

Sobald Sie dies getan haben, werden Sie es lieben, wie leicht und luftig Ihre Finanzdokumente erscheinen. 🙂

Welche Strategien verfolgen Sie, um Ihre Finanzdokumente aufzubewahren und zu organisieren? Ich bin ständig bestrebt, unseren Prozess zu verbessern, daher würde ich mich freuen, Ihren zu hören.