Sådan organiseres dine finansielle dokumenter som kongressbiblioteket

Du ved sikkert, at jeg kan lide at holde tingene enkle. Så enkelt som muligt.

Jeg kan også godt lide at holde tingene temmelig organiserede, fordi intet irriterer mig mere end spildtid efter at lede efter noget. Det er den håndgribelige pris, du betaler for ikke at have et system på plads.

Dette gælder især for ting, du ikke ofte har brug for, fordi du ikke kan stole på din hukommelse for at huske, hvor tingene er. Finansielle dokumenter passer perfekt ind i den spand.

Efter mange års justering og omjustering er jeg kommet med et organisatorisk system til vores dokumenter, der fungerer. Det er også ret simpelt.

Her er mine to (ok, teknisk tre) regler for hvert stykke papir:

1. Digitaliser alt
2. Opbevar originalen, hvis den er statsligt udstedt, notariseret, personlig ejendom, skat eller lånelateret.
3. (Makuler resten)

Indholdsfortegnelse

1. Sådan organiseres det hele første gang
2. Digitaliser alt
3. Makuler originalen, hvis ...
4. Opbevaring af dokumenterne

Sådan organiseres det hele første gang

Hvis du starter forfra, inviterer jeg dig til at læse denne artikel af arkivfagene, Library of Congress. Jeg forsøger at huske på nogle af de

strategier brugt af Library of Congress. De arkiverer en masse ting. Ligesom alt.

Du vil bemærke, at deres råd ikke foreskriver nogen specifikke trin eller teknologier, derfor deler jeg min tilgang på et øjeblik, men deres generelle tilgang er stensikker. Denne idé fra artiklen er rent guld - “Lad dig ikke sidetrackere. Modstå fristelsen til at nyde noget lige nu. ” (så let at gøre, især ved personlig arkivering)

De centrale ideer er at angribe dine dokumenter som en enhed med en række "klumper". At tænke på det som en enhed gør det mindre skræmmende. Angrebsklumper bryder det ned i håndterbare stykker, som du kan gøre i løbet af en række dage, uger eller måneder.

Da jeg begyndte at organisere, tog jeg mine logiske "klumper" og gjorde dem til mapper. Jeg tog alle bildokumenterne og scannede dem først og lagde filerne i den relevante mappe. Jeg makulerede originalerne, som jeg ikke behøvede at beholde, og gemte resten i æskerne. Så lavede jeg den anden bil.

Den næste dag gennemgik jeg mine bankdokumenter for vores primære bankkonto. Jeg behøvede ikke at lave hvert dokument på en enkelt dag, jeg var ikke villig til at bruge det tidsniveau til det, men jeg var villig til at bruge 20-30 minutter på at fylde en mappe op.

Det tog cirka en måned med digitalisering til og fra, men lige siden er vedligeholdelsen nogenlunde rutinemæssig. Jeg batch -scanner dokumenter hvert kvartal eller deromkring, hvilket ikke beløber sig til mange papirer, fordi jeg får det meste digitalt nu.

Og mine kategoriseringer (eller klumper) matcher muligvis ikke dine. En god måde at tænke over det er, hvordan du organiserer en In-Case-Of Emergency bindemiddel, som alligevel vil indeholde mange af disse vigtige dokumenter.

Digitaliser alt

Hvert vigtigt stykke papir, der kommer ind i huset, er digitalt. Hvis jeg kan, tilmelder jeg mig papirløse udsagn, for så kan jeg direkte downloade udsagnene uden at gøre arbejdet med at scanne det.

Digitalisering er ikke den svære del, at organisere den i en række mapper er den svære del.

Her er vores mappestruktur:

• Forretningsdokumenter
• Personlige dokumenter.
  • Arkiv
  • Individuel - Mig
  • Individuel - dejlig kone
  • Individuel - Kid 1
  • Individuel - Kid 2
  • Aktiv - Hus
  • Aktiv - Bil V
  • Aktiv - Bil H
  • Finansiel.
    • Aftaler
    • Bankvirksomhed
    • Kredit
    • Finansiel planlægger
    • Forsikring
    • Investering
    • Skatter
  • gyldige

jeg organisere vores filer baseret på personen eller aktivet og derefter om det er økonomisk, juridisk eller andet - disse kategorier er kommunale for familien. Jeg kan godt betale skatterne eller styre investeringerne, men de er familiære aktiver og hører derfor under den bredere kategori.

Det Individuel indeholde dokumenter, der er specifikke for den enkelte, f.eks. journaler.

Arkiv er en catch-all for dokumenter, vi ikke længere har brug for, som mappen til Aktiv - Bil C efter vi solgte Toyota Celica. Det er år siden, vi havde bilen, så jeg kunne slette hele mappen, hvis det er nødvendigt, men i betragtning af hvor billig opbevaring er... eh, hvorfor begge dele.

Makuler originalen, hvis ...

Digitalisering af et dokument betyder, at jeg ikke længere har brug for originalen, med få undtagelser. Min generelle regel er, at hvis dens regering udstedte, notarized, dækker ejendom, skatter eller lån, så behold den. Du kan makulere alt andet.

Hvis du finder dig selv med meget papir, og du kan lide mere komplicerede regler, er her et par tommelfingerregler for hvilket fysisk papir der skal makuleres og hvad der skal opbevares (husk, du har stadig digitale kopier af alt, bare i sag):

• SHRED Alt, hvad du får månedligt - kontoudtog, kreditkortopgørelser, forsyningsregninger, etc. - når du får den næste
• OPBEVAR Låndokumenter (især bekræftelsen) i et år, efter at du har betalt det ned.
• OPBEVAR selvangivelser og bilag i 7 år efter, at du har indsendt.
• OPBEVAR dokumenter, der er relateret til et aktiv (bil, hus osv.), Så længe du ejer det.
• OPBEVAR offentlige dokumenter, f.eks. Fødsels- og dødsattester, ægteskabslicenser-for evigt
• BEHOLD Alt, hvad du mener, ville være svært at erstatte.

Opbevaring af dokumenterne

Find et dejligt sikkert sted i dit hus, anbring en brandsikker, og læg dine dokumenter i pengeskabet.

Den pengeskab, du får i kontorartiklerne, kan sandsynligvis være revnet på fem sekunder med en magnet, så stol ikke på det for sikkerheden. Du vil have det til brandsikringen, så skjul det, helst bag et maleri på væggen. 🙂

For de digitale kopier skal du sørge for at have sikkerhedskopieret dem et eller andet sted, helst automatisk og to steder for sikkerheds skyld. Vi opbevarer vores dokumenter på en bærbar harddisk, som selv er sikkerhedskopieret eksternt.

Hvis du ikke vil gemme dem lokalt, eller hvis du vil have flere personer til at få adgang til dokumenterne (en bærbar harddisk er ikke ideel), kan du vælge noget som en Dropbox.

Når du har gjort dette, vil du elske, hvor lette og luftige dine økonomiske dokumenter vil se ud. 🙂

Hvad er dine strategier for at bevare og organisere dine finansielle dokumenter? Jeg forsøger altid at forbedre vores proces, så jeg vil meget gerne høre din.