Jak provádět mzdovou agendu pro vaši malou firmu [The Ultimate Guide]

Hjak vaše firma rostla do té míry, že je čas najmout si pomoc? Na jednu stranu je to skvělá zpráva. Na druhou stranu však mzdová agenda pro vlastníky malých podniků přidává další vrstvu složitosti k řízení vašeho podnikání.

Většina majitelů malých podniků nemá zkušenosti v oblasti HR, účetnictví nebo účetnictví. Jak tedy můžete nastavit mzdový systém, který vás udrží na dobré straně IRS, aniž byste spotřebovali příliš mnoho vašeho drahocenného času?

Mít zaměstnance W-2 znamená, že budete muset provádět mzdovou agendu. Spolu s výplatou jejich platu budete muset poskytnout náhradu mzdy a pojištění v nezaměstnanosti. Budete také odpovědní za zaplacení poloviny jejich daní na sociální zabezpečení a zdravotní péči. Budete muset vypočítat jejich srážky na dani z příjmu a včas odevzdat daně a podávat zprávy vládě. To vše můžete provést buď pomocí mzdového softwaru, nebo poskytovatele kompletních mzdových služeb.

Co je výplatní listina?

Termín „mzdy“ může znamenat mnoho věcí. Ale v nejobecnějším smyslu je mzdová agenda proces, kterým společnost vypočítává a posílá mzdy svým zaměstnancům.

Mzdový systém společnosti bude zahrnovat mechanismy používané ke sledování hodin a volna zaměstnanců, metodu a harmonogram jaké platby jsou poukázány, a nástroje používané k výpočtu srážkové daně zaměstnance a odeslání do IRS konkrétním termíny.

Požadavky na mzdy

Mít zaměstnance W-2 znamená dělat mzdy. Pokud máte hodinové zaměstnance, předloží své hodiny za každé výplatní období a vy jste povinni to udělat plaťte je podle plánu, který jste si dříve určili – obvykle týdně, dvoutýdenní nebo poloměsíční.

Výpočet mezd znamená stanovení hrubé mzdy zaměstnanců, poté srážkový příjem, sociální zabezpečení a daně Medicare.

Daně, které byly zadrženy, pak musí být předloženy vládě podle stanoveného harmonogramu. U většiny malých podniků to bude vyžadováno měsíčně. U velkých podniků to však může být vyžadováno až jednou týdně.

Vyžadují se také čtvrtletní zprávy. Musíte podat a formulář 941 každé čtvrtletí. Tento formulář sděluje federální vládě, kolik mezd jste zaplatili, a také jakou daň z příjmu jste srazili a odeslali. Budou také vyžadována státní podání, proto si u svého státu zkontrolujte jejich formuláře a data.

Budete také muset zasílat výroční zprávy. Budete muset zpracovat W-2 pro své zaměstnance a pro vládu. Musíte také odeslat a formulář 940 federální vládě za federální daně v nezaměstnanosti – a možná to budete muset dělat častěji v závislosti na výši vaší mzdy během roku.

Jaké jsou náklady na personál?

Náklady na zaměstnance jsou více než jen jejich mzdy. Budete mít dodatečné náklady, jako jsou dodatečné daně, pojištění a mzdová agenda.

Daně

Když někoho najmete, aby pro vás pracoval, 15,3 % jeho mzdy se odvádí na dani ze mzdy. To se skládá z 12,4 % na sociální zabezpečení a 2,9 % na Medicare.

Dodavatelé hradí celou tuto částku sami. Zaměstnanci si však platí pouze polovinu sami a jejich zaměstnavatel je povinen zaplatit druhou polovinu. Když tedy platíte svým zaměstnancům jejich mzdy, vaše náklady jsou ve skutečnosti o 7,65 % vyšší.

Například pokud váš zaměstnanec vydělává 1 000 $ týdně. Vaše skutečné náklady jsou 1 076,50 $ za týden.

Pojištění

Jste povinni mít pojištění v nezaměstnanosti a pojištění náhrady mzdy.

Pojištění v nezaměstnanosti se platí státu a poskytuje dávky propuštěným pracovníkům. Vaše sazby budou stanoveny podle úrovně vašeho rizika. Pokud pracujete v odvětví, které má vysoké propouštění, jako jsou terénní úpravy nebo jiná sezónní odvětví, vaše sazby budou vyšší než v odvětví, které obvykle vysoké propouštění nemá. Vaše sazby budou také určeny podle toho, kolik platíte. Čím více mezd máte, tím vyšší jsou vaše náklady.

Své osobní sazby můžete udržet co nejníže tím, že se vyhnete propouštění a budete bojovat proti nelegitimním nárokům. Někdy se nespokojení zaměstnanci pokusí podat žádost o nezaměstnanost poté, co byli propuštěni. Nedovolte to. Každý, kdo učiní úspěšnou reklamaci vaší společnosti, zvýší vaše sazby. Pokud nemají nárok na dávky, snažte se je udržet mimo vaši pojistku.

Pojištění odškodnění pracovníka se platí pojišťovně (nebo někdy státu) a kryje zaměstnance, pokud jsou v práci zraněni. Opět platí, že vaše sazby jsou stanoveny na základě vaší úrovně rizika. Čím nebezpečnější je vaše odvětví, tím vyšší budou vaše sazby. A stejně jako u pojištění v nezaměstnanosti budou vaše osobní sazby vycházet také z výše vaší mzdy.

Své sazby můžete udržet na nízké úrovni dodržováním bezpečnostních opatření požadovaných pro váš typ práce. Je zřejmé, že nechcete, aby byli vaši zaměstnanci zraněni, bez ohledu na to, co… ale udržet nízké kompenzační sazby vašich pracovníků je další výhodou.

Váš zaměstnanec nenese žádné z těchto nákladů. Nezaměstnanost a kompenzace pracovníka hradí 100% zaměstnavatel.

Příbuzný:Porozumění potřebám pojištění malých firem pomocí Coverwallet

Mzdová služba

Existuje spousta výpočtů, které jdou do mezd. Není to jen hodinová sazba krát odpracované hodiny. Z tohoto důvodu budete chtít nějakou mzdovou službu, která tuto matematiku provede. Mzdová služba nejen vypočítá srážkovou daň z příjmu zaměstnance, ale také vypočítat jejich (a vaše) daně sociálního zabezpečení a zdravotní péče a také pojištění v nezaměstnanosti náklady.

Pokud je politika odměňování vašeho pracovníka u státu, spočítá to také. Pokud se politika odměňování vašeho pracovníka vztahuje na soukromou společnost, budete pravděpodobně jednat přímo s ní a tyto náklady nebudou vypočítány prostřednictvím vaší mzdové agendy.

Příbuzný:Nejlepší účetní software pro malé firmy

Jak poprvé nastavím mzdovou agendu?

Existuje několik dokumentů, které budete muset shromáždit, než budete moci spustit svůj mzdový systém. Budete také muset promyslet své zásady uchovávání záznamů a frekvenci plateb.

Jaké doklady o mzdách potřebuji?

Nastavení mezd pro majitele malých podniků to vyžaduje požádat o identifikační číslo zaměstnavatele (EIN) u úřadu IRS. Získání EIN je zdarma a nemělo by vám to zabrat více než 5 minut. V některých státech možná budete muset požádat také o státní EIN.

Pokud máte LLC nebo Corporation, pak již EIN máte.

Pokud jde o vaše zaměstnance, bude to potřebovat každý z nich vyplňte W-4. To je důležité, protože vám říká, jakou daň byste měli jménem svého zaměstnance srazit z každé výplaty. Každý zaměstnanec bude také muset vyplňte formulář I-9 ověřit jejich identitu.

Budete také potřebovat alespoň své sazby pojištění v nezaměstnanosti a možná i kompenzační sazby vašeho pracovníka.

Nakonec budete muset vytvořit systém pro sledování hodin vašich zaměstnanců. Technicky by to mohlo být stejně jednoduché jako přihlašovací list. Systém časových karet je oblíbený u mnoha malých podniků. Ale pokud máte vzdálenou pracovní sílu, může nejlépe fungovat počítačový nebo telefonický sledovací systém.

Jaká by měla být moje politika uchovávání mzdové agendy?

Zákon o spravedlivých pracovních standardech (FLSA) nařizuje zaměstnavatelům uchovávat několik dokumentů souvisejících se mzdami po dobu nejméně tří let. Ty dokumenty jsou:

• Celé jméno a rodné číslo zaměstnance
• Adresa (včetně PSČ)
• Datum narození (pokud je mladší 19 let)
• Pohlaví a povolání
• Termíny zaměstnání
• Čas a den v týdnu, kdy začíná pracovní týden zaměstnance
• Odpracované hodiny každý den
• Celkový počet odpracovaných hodin každý pracovní týden
• Na základě čeho je vyplácena mzda zaměstnance
• Pravidelná hodinová mzda
• Celkový denní nebo týdenní přímý výdělek
• Celkový výdělek za přesčas za pracovní týden
• Veškeré příplatky nebo srážky ze mzdy zaměstnance
• Celková mzda vyplacená za každé výplatní období
• Datum platby a platební období, na které se platba vztahuje

Další informace o požadavcích na uchovávání záznamů podívejte se na tento informační list ministerstva práce.

Jakou mzdovou frekvenci si mám vybrat?

Jak často budete platit svým zaměstnancům? Jejich vyplácení týdně zajišťuje, že nenarazíte na žádné problémy s dodržováním předpisů, ale je to také nejnáročnější na práci. Pokud byste chtěli platit méně často než každý týden, zeptejte se svého ministerstva práce, abyste zjistili minimální frekvenci plateb vašeho státu.

Pokud si můžete vybrat poloměsíční nebo dvoutýdenní výplatní rozvrhy, obě možnosti vám způsobí méně bolesti než týdenní frekvence plateb. Ale každý z nich má několik výhod a nevýhod, jak je uvedeno níže.

Týdně

S týdenním rozvrhem mezd jsou vaši zaměstnanci vypláceni každý týden ve stejný den. Typický rozvrh bude vypadat takto: zadávají své hodiny na konci dne v pátek za hodiny odpracované v daném týdnu. Poté budete mít několik dní na zpracování mezd a šek obdrží následující pátek.

Tento splátkový kalendář je typický pro méně placené pracovníky.

Výhodou tohoto rozvrhu je, že zaměstnanci dostávají výplaty častěji. To jim může usnadnit řízení jejich cash flow.

Nevýhodou je, že mzdy budete muset zpracovávat každý týden, ať se děje cokoliv. I když jste na dovolené nebo jste nemocní, stále budete mít tuto odpovědnost, jinak vaši zaměstnanci nedostanou zaplaceno.

Půlměsíční

S půlměsíčním výplatním plánem platíte zaměstnancům ve stejné dva kalendářní dny každého měsíce – například 1. a 15. den. U mezd pro majitele malých podniků může půlměsíční plán usnadnit plánování vašich dalších výdajů kolem dat výplaty.

Tento rozvrh funguje nejlépe pro zaměstnance, kteří dostávají mzdu, nikoli hodinovou mzdu.

Poloměsíční mzdový plán má však své nevýhody. První problém je, že výplaty nebudou úplně stejné. Počet dní a hodin odpracovaných během prvního výplatního období může být o něco vyšší nebo nižší než ve druhém.

Druhou nevýhodou poloměsíčního plánu je, že výplatní dny budou každý měsíc připadat na různé dny v týdnu. Jeden výplatní den může být úterý, další pátek a další pondělí. Ze strany zaměstnavatele to může ztížit plánování konzistentního času pro zpracování mezd. A ze strany zaměstnance, pokud výplata náhodou připadne na víkend nebo svátek, může to způsobit zpoždění výplaty.

Dvoutýdenní

Díky dvoutýdenní mzdové struktuře jsou zaměstnanci jednoduše vypláceni každé dva týdny. Pro zaměstnavatele vám to pomůže nastavit opakující se mzdové procesy. A pokud jde o zaměstnance, mohou počítat s tím, že výplata přijde na jejich bankovní účet každý druhý čtvrtek, pátek nebo kterýkoli den, který si nastavíte.

Jedinou nevýhodou dvoutýdenních mezd je to, že v některých měsících budete muset svým zaměstnancům zaplatit tři platby místo dvou. A z účetního hlediska to způsobí, že vaše mzdové náklady budou v daném měsíci vyšší než ostatní.

Rozdíl mezi zaměstnanci a smluvními pracovníky

Vzhledem k tomu, že mluvíme o mzdové agendě pro majitele malých firem, je důležité zvážit, zda vůbec potřebujete mzdovou agendu zřídit či nikoli. Pokud pracujete pouze s dodavateli na volné noze, pak ne. Jak poznáte, že lidé, kteří pro vás pracují, jsou zaměstnanci? Podle IRS je to všechno o stupni nezávislosti pracovníka.

Stanovuje si pracovník vlastní pracovní dobu a zajišťuje si vlastní nástroje a zásoby? Pokud ano, mohou být považováni za nezávislého dodavatele. Nezávislí dodavatelé také bývají více založeni na projektech. Pokud za vás někdo každý den dělá nesčetné množství úkolů, je velká šance, že je IRS může považovat za zaměstnance.

Chcete-li se dozvědět více o faktorech, které určují status zaměstnance W-4 nebo dodavatele W-9, přečtěte si pokyny IRS.

Máte zaměstnance W-4?

Pokud ano, pokračujte ve čtení tohoto průvodce mzdovou agendou pro majitele malých podniků. Vy vůle potřebujete nastavit mzdový systém a ujistěte se, že dodržujete všechny pokyny IRS pro frekvenci výplat, uchovávání záznamů a srážku daní.

Máte smluvní pracovníky W-9?

Pokud máte pouze smluvní pracovníky W-9, nemusíte provádět výplatní listinu. Místo toho jim platíte jakýmkoli způsobem a frekvencí, na které se oba dohodnete. A nemusíte si dělat starosti se srážkou daně. Budete však potřebovat, aby dodavatel vyplnil svůj W-9. A pokud během roku zaplatíte některým dodavatelům více než 600 USD, budete jim muset na konci roku poslat 1099-MISC.

Jak mám nakládat se mzdovou agendou pro malé firmy?

Existují dva hlavní způsoby zpracování mezd pro malé firmy: služba nebo software. Hlavní rozdíl mezi těmito dvěma službami je v tom, že služba odvede daně a předloží formuláře vládě podle správného harmonogramu.

Zde jsou výhody a nevýhody každého z nich.

Mám provádět mzdovou agendu pomocí služby?

I když se jedná o dražší možnost z těchto dvou, skvělé na této možnosti je, že vaše bolest hlavy klesne na nulu. Poskytnete informace o zaměstnancích, jako jsou mzdy a informace W-4, a rozvrh plateb a poskytovatel služeb je odtud převezme.

Stále budete muset vstoupit do služby každé výplatní období a „zpracovat“ výplatní listinu. Často se však jedná o několik kliknutí a nemělo by to trvat déle než několik minut. U hodinových zaměstnanců budete muset zadat jejich hodiny pro každé výplatní období.

Odtud poskytovatel služeb zajišťuje, že mzdy jsou zpracovány včas a všechna daňová podání a hlášení jsou odesílána podle správných harmonogramů. Budou se také starat o jakékoli problémy IRS, které mohou nastat.

Často mají zavedené systémy pro sledování věcí, jako je sledování času, načítání a využití dovolené, příspěvky 401(k) a další.

Pokud máte 10 nebo více zaměstnanců, najmout mzdovou agendu by mohl být dobrý krok. Ale pokud máte menší firmu, může být poskytovatel full-service mzdové agendy o něco více, než potřebujete.

Mám provádět mzdovou agendu pomocí softwaru?

Mzdový software za vás provede výpočty mezd. Vypočítá správné srážky ze šeku každého zaměstnance a bude sledovat, kolik dlužíte vládě. Jste odpovědní za skutečné odeslání srážkových daní a včasné odeslání správných formulářů.

Když používáte mzdový software, budete si muset škrtat vlastní šeky. Nebo s některými poskytovateli mzdového softwaru jako Čtvercová mzda, můžete dokonce nastavit přímý vklad.

Příbuzný:Jak používám QSEHRA k odečtení benefitu na zdravotní péči svým zaměstnancům

Jaké jsou možnosti softwaru My Small Business Payroll?

Bez ohledu na to, zda jste již dříve prováděli mzdy, nebo ne, chcete si vybrat software s nástroji a zdroji, abyste mohli s jistotou platit svému týmu, což vám jako vlastníkovi malé firmy usnadní život!

Rychlé vyhledávání na Googlu odhalí desítky schopných společností zabývajících se mzdovým softwarem. Mezi oblíbené možnosti patří Square, QuickBooks, Gusto, Wave Payroll, SurePayroll a Patriot Software Payroll.

Každý má svou vlastní sadu funkcí, ale pouze Náměstí vám umožní začít za 5 $, pokud máte jen pár dodavatelů. Square je také jediný software, který poskytuje kompletní ekosystém nástrojů, které vám pomohou řídit vaše podnikání.

Navíc, pokud již Square používáte pro zpracování plateb, je snadné toho využít jejich mzdovou agendu.

Sečteno a podtrženo

Mzdy pro malé podnikatele se mohou na první pohled zdát děsivé. Ale se správnými nástroji můžete spolehlivý mzdový systém zprovoznit během okamžiku. Chcete-li získat další nápady a tipy pro organizaci financí malých podniků, přečtěte si Klíčové finanční pilíře budování start-upu.