Как да направите заплати за вашия малък бизнес [Най-доброто ръководство]

зтъй като вашият бизнес се разрасна до степен, че е време да наемете помощ? От една страна, това е страхотна новина. Но, от друга страна, ведомостта за заплати за собственици на малък бизнес добавя още един слой сложност към действието на управлението на вашия бизнес.

Повечето собственици на малък бизнес нямат опит в човешките ресурси, счетоводството или счетоводството. И така, как можете да настроите система за изплащане на заплати, която ви държи в добра страна на IRS, без да отнема твърде много от ценното ви време?

Наличието на служители на W-2 означава, че ще трябва да правите заплати. Заедно с изплащането на тяхната заплата, ще трябва да осигурите обезщетение на работника и застраховка за безработица. Вие също ще носите отговорност за плащането на половината от техните данъци за социално осигуряване и Medicare. Ще трябва да изчислите техните удържани данъци върху доходите и да подадете данъците и отчетите на правителството навреме. Можете да направите всичко това или със софтуер за заплати, или с доставчик на пълна услуга за заплати.

Какво е заплати?

Терминът „ведомост за заплати“ може да означава много неща. Но в най-общия смисъл, заплатите са процесът, чрез който една компания изчислява и изпраща заплати на своите служители.

Системата за заплати на компанията ще включва механизмите, използвани за проследяване на часовете и отпуските на служителите, метода и графика от кои плащания се превеждат и инструментите, използвани за изчисляване на удържания данък на служител и изпращане до IRS от конкретния крайни срокове.

Изисквания за заплати

Да имаш W-2 служители означава да правиш заплати. Ако имате почасови служители, те ще представят своите часове за всеки период на заплащане и вие сте длъжни да го направите плащайте им според графика, който предварително сте определили – обикновено веднъж на седмица, на всеки две седмици или на всеки шест месеца.

Изчисляването на заплатите означава определяне на брутните заплати на служителите, след това удържан доход, социално осигуряване и данъци Medicare.

След това данъците, които са били удържани, трябва да бъдат представени на правителството по определен график. За повечето малки предприятия това ще се изисква всеки месец. За големи предприятия обаче това може да се изисква толкова често, колкото всяка седмица.

Изискват се и тримесечни отчети. Трябва да подадете a 941 формуляр всяко тримесечие. Този формуляр казва на федералното правителство колко заплати сте платили, както и колко данък върху дохода сте удържали и представили. Ще се изискват и държавни документи, така че проверете отново във вашия щат за техните формуляри и дати.

От вас също ще се изисква да изпращате годишни отчети. Ще трябва да обработите W-2 за вашите служители и за правителството. Трябва също да изпратите a 940 формуляр към федералното правителство за федерални данъци за безработица – и може да се наложи да правите това по-често в зависимост от размера на вашата заплата през годината.

Какви са разходите за персонал?

Цената на служителите е повече от техните заплати. Ще имате допълнителни разходи като допълнителни данъци, застраховка и услуга за заплати.

Данъци

Когато наемете някой да работи за вас, 15,3% от заплатите му се плащат за данък върху заплатите. Това се състои от 12,4% за социално осигуряване и 2,9% за Medicare.

Изпълнителите плащат цялата тази сума сами. Но служителите плащат само половината от себе си, а работодателят им е длъжен да плати другата половина. Следователно, когато плащате заплатите на служителите си, вашите разходи всъщност са със 7,65% по-високи.

Например, ако вашият служител печели $1000 на седмица. Вашата действителна цена е $1,076.50 на седмица.

Застраховка

От вас се изисква да носите както застраховка за безработица, така и застраховка за обезщетение на работниците.

Осигуровките за безработица се изплащат на държавата и осигуряват обезщетения на работниците, които са били съкратени. Вашите тарифи ще бъдат определени от вашето ниво на риск. Ако работите в индустрия, която има големи съкращения, като например озеленяване или други сезонни индустрии, вашите ставки ще бъдат по-високи, отколкото в индустрия, която обикновено няма големи съкращения. Вашите ставки също ще се определят от това колко заплати плащате. Колкото повече заплати имате, толкова по-високи са разходите ви.

Можете да поддържате личните си ставки възможно най-ниски, като избягвате съкращения и се борите с нелегитимни искове. Понякога недоволните служители ще се опитат да подадат молба за безработица, след като са били уволнени. Не позволявайте това. Всеки, който предяви успешен иск срещу вашата компания, ще увеличи ставките ви. Ако те нямат право на обезщетения, направете всичко възможно да ги предпазите от вашата полица.

Застраховката за обезщетение на работниците се изплаща на застрахователна компания (или понякога на държавата) и покрива служителите, ако бъдат наранени по време на работа. Отново вашите тарифи се определят въз основа на вашето ниво на риск. Колкото по-опасна е вашата индустрия, толкова по-високи ще бъдат вашите ставки. И точно както при осигуряването за безработица, вашите лични ставки също ще се основават на размера на заплатите, които имате.

Можете да поддържате нивата си ниски, като наложите предпазните мерки за безопасност, необходими за вашия вид работа. Очевидно е, че не искате вашите служители да бъдат наранени, независимо от всичко... но поддържането на ниски нива на труда на вашия работник е допълнителна полза.

Вашият служител не поема нито един от тези разходи. Обезщетението за безработица и обезщетението на работника се изплащат 100% от работодателя.

Свързани:Разбиране на застрахователните нужди на вашия малък бизнес с Coverwallet

Обслужване на заплати

Има много изчисления, които влизат в заплатите. Това не е просто почасова ставка по отработени часове. Поради това ще искате някаква служба за заплати, която да направи тази математика. Услугата за заплати не само ще изчисли удържания данък върху дохода на служителя, но и ще го направи изчислете техните (и вашите) данъци за социално осигуряване и Medicare, както и застраховката за безработица разходи.

Ако политиката за компенсация на вашия работник е в държавата, тя ще изчисли и това. Ако политиката за компенсация на вашия работник е към частна компания, вие вероятно ще работите директно с тях и този разход няма да бъде изчислен чрез вашата служба за заплати.

Свързани:Най-добрият счетоводен софтуер за малък бизнес

Как да настроя ведомост за заплати за първи път?

Има няколко документа, които ще трябва да съберете, преди да можете да започнете своята система за заплати. Ще трябва също така да обмислите политиката си за съхранение на записи и честотата на плащанията си.

Какви документи за заплати са ми необходими?

Създаването на ведомост за заплати за собственици на малък бизнес изисква от тях кандидатствайте за идентификационен номер на работодател (EIN) в IRS. Получаването на EIN е безплатно и не трябва да ви отнема повече от 5 минути. В някои щати може да се наложи да кандидатствате и за щатски EIN.

Ако имате LLC или Corporation, тогава вече имате EIN.

Когато става въпрос за вашите служители, всеки от тях ще трябва попълнете W-4. Това е важно, защото ви казва колко данък трябва да удържате от името на вашия служител от всяка заплата. Всеки служител също ще трябва попълнете формуляр I-9 за да удостоверят самоличността им.

Ще ви трябват поне вашите осигурителни ставки за безработица и може би компенсационните ставки на вашия работник.

И накрая, ще трябва да създадете система за проследяване на часовете на вашите служители. Технически това може да бъде толкова просто, колкото лист за влизане. Системата с карти за време е популярна сред много малки фирми. Но ако имате дистанционна работна сила, компютърна или телефонна система за проследяване може да работи най-добре.

Каква трябва да бъде моята политика за запазване на записите за заплати?

Законът за справедливите трудови стандарти (FLSA) диктува работодателите да съхраняват няколко документа, свързани с заплатите, поне три години. Тези документи са:

• Пълното име и номер на социална осигуровка на служителя
• Адрес (включително пощенски код)
• Дата на раждане (ако е под 19 години)
• Пол и професия
• Дати на работа
• Час и ден от седмицата, когато започва работната седмица на служителя
• Работени часове всеки ден
• Общо отработени часове всяка работна седмица
• База, на която се изплащат заплатите на служителя
• Редовно почасово заплащане
• Общо дневни или седмични директни печалби
• Общи приходи за извънреден труд за работната седмица
• Всички добавки или удръжки от заплатите на служителя
• Общо изплатени заплати за всеки период на плащане
• Дата на плащане и период на плащане, обхванат от плащането

За повече информация относно изискванията за съхранение на записи, вижте този информационен лист от Министерството на труда.

Каква честота на заплатите трябва да избера?

Колко често ще плащате на служителите си? Плащането им всяка седмица гарантира, че няма да се сблъскате с никакви проблеми със съответствието, но също така е и най-трудоемкото. Ако искате да плащате по-рядко от всяка седмица, консултирайте се с Държавния департамент по труда, за да намерите минималната честота на плащане във вашия щат.

Ако ви е позволено да избирате полумесечни или двуседмични графици на заплащане, и двете опции ще ви причинят по-малко главоболия от седмичната честота на плащане. Но всеки от тях има няколко предимства и недостатъци, както е описано по-долу.

Ежеседмично

Със седмичен график за заплати, вашите служители получават заплащане в един и същи ден всяка седмица. Типичният график ще изглежда така: те изпращат часовете си в края на деня в петък за часове, отработени тази седмица. След това ще имате няколко дни за обработка на заплатите и те ще получат чека си на следващия петък.

Този график на плащане е типичен за по-нископлатените работници.

Ползата от този график е, че служителите получават по-често заплащане. Това може да ги улесни в управлението на паричния си поток.

Недостатъкът е, че ще трябва да обработвате заплати всяка седмица, независимо от всичко. Дори ако сте на почивка или сте болни, пак ще носите тази отговорност или вашите служители няма да получат заплащане.

Полу-месечно

С полумесечен график на заплащане плащате на служителите в едни и същи два календарни дни от всеки месец – например 1-ви и 15-ти. За заплати за собственици на малък бизнес, полумесечният график може да улесни планирането на другите ви разходи около датите на заплатите.

Този график работи най-добре за служители, които получават заплата, а не почасово.

Има обаче недостатъци на полумесечния график за заплати. Първият проблем е, че заплатите няма да бъдат абсолютно еднакви. Броят на отработените дни и часове през първия период на заплащане може да бъде малко по-висок или по-малък от втория.

Вторият недостатък на полумесечния график е, че денят на заплата ще пада в различни дни през седмицата всеки месец. Един ден за плащане може да бъде вторник, следващия петък и следващия понеделник. От страна на работодателя това може да затрудни планирането на последователно време за обработка на заплатите. И от страна на служителите, ако денят на заплатата падне през уикенда или празник, това може да доведе до забавяне на плащането.

Двуседмично

С двуседмична структура на заплатите служителите просто получават плащане на всеки две седмици. За работодателя това ви помага да настроите повтарящи се процеси за заплати. А що се отнася до служителя, той може да разчита на получаване на заплата в банковата му сметка всеки четвъртък, петък или който и да е ден, който определите.

Единственият недостатък на двуседмичното заплащане е, че има няколко месеца, в които ще трябва да направите три плащания на служителите си вместо две. И от счетоводна гледна точка това ще доведе до по-високи разходи за заплати през този месец от други.

Разлика между служители и работници по договор

Тъй като говорим за ведомост за заплати за собственици на малък бизнес, важно е да помислите дали дори трябва да настроите ведомост за заплати. Ако работите само с изпълнители на свободна практика, тогава не го правите. Как да разберете дали хората, които работят за вас, са служители, са изпълнители? Според IRS всичко зависи от степента на независимост, която работникът има.

Работникът сам определя ли си работното време и осигурява ли собствени инструменти и консумативи? Ако е така, те могат да се считат за независим изпълнител. Освен това независимите изпълнители са склонни да се базират повече на проекти. Ако карате някой да върши безброй задачи вместо вас всеки ден, има голям шанс IRS да го счита за служител.

За да научите повече за факторите, които определят статуса на служител W-4 или изпълнител W-9, прочетете указанията на IRS.

Имате ли служители W-4?

Ако е така, продължете да четете това ръководство за заплати за собственици на малък бизнес. Вие ще трябва да настроите система за заплати и не забравяйте да следвате всички указания на IRS за честота на заплащане, запазване на записи и удържане на данъци.

Имате ли W-9 договорно наети работници?

Не е необходимо да правите ведомости за заплати, ако имате само служители с договор W-9. Вместо това вие им плащате с каквито средства и честота се съгласите и двамата. И не е нужно да се притеснявате за удържаните данъци. Вие обаче ще трябва изпълнителят да попълни своя W-9. И ако плащате на изпълнители повече от $600 през годината, ще трябва да им изпратите 1099-MISC в края на годината.

Как трябва да се справя с моя малък бизнес?

Има два основни начина да управлявате заплатите на вашия малък бизнес: услуга или софтуер. Основната разлика между двете услуги е, че услугата ще преведе данъците и ще изпрати формулярите на правителството по правилния график.

Ето плюсовете и минусите на всеки от тях.

Трябва ли да правя заплати с услуга?

Въпреки че това е по-скъпият вариант от двата, страхотната част от този вариант е, че главоболието ви за заплати намалява до нула. Ще предоставите информация за служителите, като заплати и информация за W-4, както и график на заплащане и доставчикът на услуги ще ги вземе оттам.

Все още ще трябва да влизате в услугата всеки период на плащане и да „обработвате“ ведомостите за заплати. Но това често е с няколко кликвания и не трябва да отнема повече от няколко минути. За почасови служители ще трябва да въведете техните часове за всеки период на заплащане.

Оттам доставчикът на услуги гарантира, че ведомостите за заплати се обработват навреме и всички данъчни документи и отчети се изпращат по правилните графици. Те също така ще се погрижат за всякакви проблеми с IRS, които могат да възникнат.

Те често разполагат със системи за проследяване на неща като проследяване на времето, натрупване и използване на ваканция, вноски 401 (k) и други.

Ако имате 10 или повече служители, наемането на служба за заплати може да бъде добър ход. Но ако имате по-малък бизнес, доставчикът на пълни услуги за заплати може да е малко повече от необходимото.

Трябва ли да правя заплати със софтуер?

Софтуерът за заплати ще направи изчисленията на заплатите вместо вас. Той ще изчисли правилните удържания от чека на всеки служител и ще следи колко дължите на правителството. Вие носите отговорност за действителното изпращане на удържаните данъци и подаването на правилните формуляри навреме.

Когато използвате софтуер за заплати, ще трябва да изрежете собствените си чекове. Или с някои доставчици на софтуер за заплати като Квадратна ведомост, можете дори да настроите Директен депозит.

Свързани:Как използвам QSEHRA, за да приспадам обезщетенията за здравеопазване на моите служители

Какви са опциите на софтуера за заплати за моя малък бизнес?

Независимо дали сте правили заплати преди или не, искате да изберете софтуер с инструментите и ресурсите, за да плащате на екипа си с увереност, което ще улесни живота ви като собственик на малък бизнес!

Едно бързо търсене в Google ще изведе на повърхността десетки способни компании за софтуер за заплати. Някои от популярните опции включват Square, QuickBooks, Gusto, Wave Payroll, SurePayroll и Patriot Software Payroll.

Всеки има свой собствен набор от функции, но само Квадрат ви позволява да започнете за $5, ако имате само двама изпълнители. Square е и единственият софтуер, който предоставя пълна екосистема от инструменти, които да ви помогнат да управлявате бизнеса си.

Плюс това, ако вече използвате Square за обработка на плащанията си, тогава е лесно да се възползвате тяхната служба за заплати.

Долния ред

Заплатите за собствениците на малък бизнес може да изглеждат плашещи в началото. Но с подходящите инструменти можете да създадете надеждна система за заплати за нула време. За повече идеи и съвети за организиране на финансите на вашия малък бизнес, не забравяйте да прочетете Ключови финансови стълбове за изграждане на стартиращо предприятие.