Най-доброто ръководство за заплати за собственици на малък бизнес • Пари на непълно работно време®

Зтъй като вашият бизнес е нараснал до такава степен, че е време да наемете помощ? От една страна, това е страхотна новина. Но, от друга страна, заплатите за собствениците на малък бизнес добавят още един слой сложност към управлението на вашия бизнес.

Повечето собственици на малък бизнес нямат опит в човешките ресурси, счетоводството или счетоводството. И така, как можете да настроите система за заплати, която да ви държи на добра страна на IRS, без да консумирате твърде много от ценното си време?

Наличието на служители на W-2 означава, че ще трябва да правите заплати. Заедно с изплащането на заплатата им, ще трябва да осигурите обезщетение на работника и осигуряване за безработица. Вие също ще бъдете отговорни за плащането на половината от данъците им за социално осигуряване и Medicare. Ще трябва да изчислите удържаните им данъци върху доходите и да подадете данъците и да подадете отчети на правителството навреме. Можете да направите всичко това със софтуер за заплати или доставчик на заплати с пълно обслужване.

Съдържание

• Какво е ТРЗ?
• Каква е цената на персонала?
• Как трябва да се справя с моята заплата за малкия бизнес?
• Как да настроя работната заплата за първи път?
• Какви са опциите за заплати в малкия бизнес?
• QuickBooks Счетоводство на живо
• QuickBooks Online Payroll
• Долен ред

Какво е ТРЗ?

Терминът „заплата“ може да означава много неща. Но в най -общ смисъл, заплатите са процесът, чрез който една компания изчислява и изпраща заплати на своите служители.

Системата за заплати на компанията ще включва механизмите, използвани за проследяване на часовете и отпуските на служителите, метода и графика по кои плащания се превеждат и инструментите, използвани за изчисляване на данъчно удържане на служител и изпращане до IRS от конкретния крайни срокове.

Изисквания към заплатите

Да имаш служители на W-2 означава да правиш заплати. Ако имате служители на час, те ще представят часовете си за всеки период на заплащане и вие сте длъжни плащайте им по предварително определен график-обикновено седмично, двуседмично или полумесечно.

Изчисляването на заплатите означава определяне на брутните заплати на служителите, след това удържани доходи, социално осигуряване и данъци по Medicare.

След това удържаните данъци трябва да бъдат представени на правителството по определен график. За повечето малки предприятия това ще се изисква месечно. За големите предприятия обаче това може да се изисква толкова често, колкото седмично.

Изискват се и тримесечни отчети. Трябва да подадете a 941 формуляр всяко тримесечие. Този формуляр казва на федералното правителство колко заплати сте платили, както и колко данък върху дохода сте удържали и подали. Ще се изискват и държавни документи, така че проверете отново с държавата си техните форми и дати.

Също така ще трябва да изпращате годишни отчети. Ще трябва да обработвате W-2 за вашите служители и за правителството. Трябва също да изпратите a 940 формуляр до федералното правителство за федерални данъци за безработица - и може да се наложи да правите това по -често в зависимост от размера на вашата заплата през годината.

Каква е цената на персонала?

Разходите за наемане на служители са повече от заплатите им. Ще имате допълнителни разходи като допълнителни данъци, застраховка и услуга за заплати.

Данъци

Когато наемете някой, който да работи при вас, 15,3% от заплатите им се плащат за данък върху заплатите. Това е 12,4% за социално осигуряване и 2,9% за Medicare.

Изпълнителите сами плащат цялата тази сума. Но служителите плащат само половината, а работодателят им е длъжен да плати другата половина. Следователно, когато плащате на служителите им заплатите, разходите ви всъщност са 7.65% по -високи.

Например, ако вашият служител печели 1000 долара на седмица. Действителната ви цена е 1 076,50 долара на седмица.

Застраховка

От вас се изисква да носите както застраховка за безработица, така и застраховка за обезщетение на работника.

Застраховката за безработица се изплаща на държавата и осигурява обезщетения за съкратени работници. Вашите тарифи ще се определят от нивото на риска. Ако работите в индустрия с големи съкращения, като например озеленяване или други сезонни индустрии, вашите проценти ще бъдат по -високи, отколкото в индустрия, която обикновено няма високи съкращения. Вашите ставки също ще се определят от това колко заплати плащате. Колкото повече заплати имате, толкова по -високи са вашите разходи.

Можете да намалите максимално личните си тарифи, като избягвате съкращения и се борите с незаконни искове. Понякога недоволните служители ще се опитат да подадат молба за безработица, след като са били уволнени. Не допускайте това. Всеки, който предяви успешно иск срещу вашата компания, ще повиши вашите ставки. Ако те нямат право на обезщетения, направете всичко възможно да ги държите извън политиката си.

Застраховката за обезщетение на работника се изплаща на застрахователна компания (или понякога на държавата) и покрива служителите, ако са наранени по време на работа. Отново вашите тарифи се определят въз основа на нивото на риска. Колкото по -опасна е вашата индустрия, толкова по -високи ще бъдат вашите проценти. Както при застраховката за безработица, личните ви ставки също ще се основават на размера на заплатите, които имате.

Можете да намалите тарифите си, като спазвате мерките за безопасност, необходими за вашия тип работа. Очевидно не искате вашите служители да бъдат наранени независимо от всичко... но поддържането на ниските проценти на вашия работник е допълнителна полза.

Вашият служител не поема нито един от тези разходи. Безработицата и обезщетението на работника се изплащат 100% от работодателя.

Свързани:Разбиране на вашите застрахователни нужди за малък бизнес с Coverwallet

Услуга за заплати

Има много изчисления, които влизат в заплатите. Това не е просто почасова ставка пъти отработени часове. Поради това ще искате някаква услуга за заплати, за да направите тази математика. Услугата за заплати не само ще изчисли удържания данък върху дохода на служителя, но и ще изчислете техните (и вашите) данъци за социално осигуряване и Medicare, както и осигуровките за безработица разходи.

Ако политиката за обезщетение на вашия работник е в държавата, тя също ще изчисли това. Ако политиката за обезщетение на вашия работник е с частна компания, вероятно ще се занимавате директно с тях и тази цена няма да бъде изчислена чрез вашата услуга за заплати.

Свързани: Най -добрият счетоводен софтуер за малкия бизнес

Как да настроя работната заплата за първи път?

Има няколко документа, които ще трябва да съберете, преди да можете да стартирате системата си за заплати. Също така ще трябва да обмислите политиката си за съхранение на записи и честотата на плащанията.

Какви документи за заплати са ми необходими?

Създаването на заплати за собствениците на малък бизнес изисква от тях кандидатствайте за идентификационен номер на работодател (EIN) в IRS. Получаването на EIN е безплатно и не трябва да ви отнема повече от 5 минути. В някои щати може да се наложи да кандидатствате и за държавен EIN.

Ако имате LLC или Corporation, вече имате EIN.

Що се отнася до вашите служители, всеки от тях ще трябва попълнете W-4. Това е важно, защото ви казва колко данъци трябва да удържате от името на служителя си от всяка заплата. Всеки служител също ще трябва попълнете формуляр I-9 да проверят самоличността им.

Също така ще ви трябват поне вашите осигурителни ставки за безработица и може би ставките на вашия работник.

И накрая, ще трябва да създадете система за проследяване на работното време на вашите служители. Технически това може да бъде толкова просто, колкото лист за вход. Системата за времеви карти е популярна сред много малки предприятия. Но ако имате отдалечена работна сила, компютърната или телефонната система за проследяване може да работи най-добре.

Каква трябва да бъде моята политика за запазване на заплатите?

Законът за справедливите трудови стандарти (FLSA) повелява работодателите да съхраняват няколко документа, свързани със заплатите, в продължение на най-малко три години. Тези документи са:

• Пълното име на служителя и социалноосигурителния номер
• Адрес (включително пощенски код)
• Дата на раждане (ако сте под 19 години)
• Пол и професия
• Дати на работа
• Часът и денят от седмицата, когато започва работната седмица на служителя
• Работещи часове всеки ден
• Общо отработени часове на всяка работна седмица
• Основа, върху която се изплащат заплатите на служителите
• Редовна почасова ставка
• Общи дневни или седмични печалби в реално време
• Общи приходи от извънреден труд за работната седмица
• Всички добавки или приспадания от заплатите на служителя
• Общо изплатени заплати за всеки период на изплащане
• Дата на плащане и период на плащане, обхванат от плащането

За повече информация относно изискванията за запазване на записи, вижте този информационен лист от Министерството на труда.

Каква честота на заплатите трябва да избера?

Колко често ще плащате на служителите си? Плащането им седмично гарантира, че няма да срещнете проблеми със съответствието, но е и най-трудоемкото. Ако искате да плащате по -рядко от всяка седмица, консултирайте се с Държавния департамент по труда, за да намерите минималните честоти на плащанията на вашата държава.

Ако ви е позволено да избирате полумесечни или двуседмични графици на заплащане, и двете опции ще ви причинят по-малко главоболие от седмичната честота на плащанията. Но всеки от тях има няколко плюсове и минуси, както е посочено по -долу.

Седмично

Със седмичен график за заплати, вашите служители получават заплати в същия ден всяка седмица. Типичен график ще изглежда така: те представят часовете си в края на деня в петък за часове, отработени през тази седмица. След това ще имате няколко дни да обработите заплатите и те ще получат чека си на следващия петък.

Този график на плащане е типичен за по-нископлатените работници.

Ползата от този график е, че служителите получават по -често заплати. Това може да им улесни управлението на паричния им поток.

Недостатъкът е, че ще трябва да обработвате заплатите всяка седмица, независимо от всичко. Дори ако сте на почивка или сте болни, пак ще имате тази отговорност или вашите служители няма да получат заплата.

Полу-месечно

При полумесечен график на заплащане плащате на служителите в същите два календарни дни на всеки месец-например 1-ви и 15-ти. За заплати за собственици на малък бизнес, полумесечен график може да улесни планирането на другите ви разходи около датите ви за заплати.

Този график работи най -добре за служители, които получават заплата, а не на час.

Има обаче недостатъци на полумесечния график на заплатите. Първият проблем е, че заплатите няма да са същите. Броят на отработените дни и часове през първия период на заплащане може да бъде малко по -висок или по -малък от втория.

Вторият недостатък на полумесечния график е, че заплатата ще падне в различни дни през седмицата всеки месец. Една заплата може да бъде вторник, следващия петък и следващия понеделник. От страна на работодателя това може да затрудни планирането на последователно време за обработка на заплатите. И от страна на служителите, ако денят на заплата се окаже уикенд или почивка, това може да доведе до забавяне на плащането.

Двуседмично

Със двуседмичната структура на заплатите служителите просто получават заплати на всеки две седмици. За работодателя това ви помага да настроите повтарящи се процеси на заплащане. А за служителя те могат да разчитат на това, че заплата ще навлезе в банковата им сметка всеки друг четвъртък, петък или всеки ден, който сте задали.

Единственият недостатък на двуседмичното възнаграждение е, че има няколко месеца, в които ще трябва да направите три плащания на служителите си вместо две. А от счетоводна гледна точка това ще доведе до увеличаване на разходите ви за заплати през този месец от други.

Разлика между служители и работници по договор

Тъй като говорим за заплати за собствениците на малък бизнес, важно е да помислите дали изобщо трябва да настроите работна заплата или не. Ако работите само с контрагенти на свободна практика, не го правите. Как да разберете дали хората, които работят при вас, са служители? Според IRS всичко е свързано със степента на независимост, която работникът има.

Работникът сам ли определя часовете и осигурява ли свои инструменти и консумативи? Ако е така, те могат да се считат за независим изпълнител. Също така независимите изпълнители са по-често базирани на проекти. Ако накарате някой всеки ден да изпълнява безброй задачи вместо вас, има голям шанс, IRS може да ги счита за служител.

За да научите повече за факторите, които определят статуса на служител на W-4 или на изпълнител на W-9, прочетете указанията на IRS.

Имате ли служители на W-4?

Ако е така, продължете да четете това ръководство за заплати за собствениците на малък бизнес. Вие ще трябва да създадете система за заплати и не забравяйте да спазвате всички указания на IRS за честотата на заплащане, задържането на записи и удържането на данъци.

Имате ли W-9 договорени работници?

Не е нужно да правите заплати, ако имате само работници по договор W-9. Вместо това вие им плащате по какъвто и да е начин и честота, за които сте съгласни. И не е нужно да се притеснявате за удържане на данъци. Ще ви е необходим обаче изпълнителят да попълни своя W-9. И ако плащате на контрагенти повече от $ 600 през годината, ще трябва да им изпратите 1099-MISC в края на годината.

Как трябва да се справя с моята заплата за малкия бизнес?

Има два основни начина за справяне със заплатите на вашия малък бизнес: услуга или софтуер. Основната разлика между двете услуги е, че една услуга ще върне данъците и ще изпрати формулярите на правителството по правилния график.

Ето плюсовете и минусите на всеки от тях.

Трябва ли да правя заплата със услуга?

Въпреки че това е по -скъпата опция от двете, голямата част от тази опция е, че главоболието ви при заплатите пада до нула. Вие ще предоставите информация за служителите, като информация за заплатите и W-4, и график на заплащане и доставчикът на услуги ще я вземе от там.

Все пак ще трябва да влизате в услугата за всеки период на заплащане и да „обработвате“ заплатите. Но това често е с няколко кликвания и не трябва да отнема повече от няколко минути. За почасовите служители ще трябва да въведете часовете им за всеки период на заплащане.

Оттам доставчикът на услуги гарантира, че заплатите се обработват навреме и всички данъчни декларации и отчети се изпращат по правилните графици. Те също така ще се погрижат за всички проблеми на IRS, които могат да възникнат.

Те често разполагат със системи за проследяване на неща като проследяване на времето, начисляване и използване на ваканционно време, 401 (к) вноски и др.

Ако имате 10 или повече служители, наемането на услуга за заплати може да бъде добър ход. Но ако имате по-малък бизнес, доставчикът на заплати с пълно обслужване може да е малко повече, отколкото ви е необходимо.

Трябва ли да правя заплати със софтуер?

Софтуерът за заплати ще направи изчисленията вместо вас. Той ще изчисли правилните удръжки от чека на всеки служител и ще следи колко дължите на правителството. Вие носите отговорност за действителното изпращане на данъчните удръжки и изпращането на правилните формуляри навреме.

Когато използвате софтуер за заплати, ще трябва да намалите собствените си чекове. Или с някои доставчици на софтуер за заплати като QuickBooks Online Payroll, можете дори да настроите Директен депозит.

Свързани:Как използвам QSEHRA за приспадане на обезщетението за здравеопазване на моите служители

Какви са опциите за софтуер за заплати на малкия бизнес?

Независимо дали сте правили заплати преди или не, искате да изберете софтуер с инструментите и ресурсите, за да платите на вашия екип с увереност, което ще улесни живота ви като собственик на малък бизнес!

Бързо търсене в Google ще разкрие десетки способни софтуерни компании за заплати. Някои от популярните опции включват QuickBooks, Gusto, Wave Payroll, SurePayroll и Patriot Software Payroll.

Всеки от тях има свой собствен набор от функции, но само QuickBooks предлага интегрирано предварително проследяване на времето и директен депозит за същия ден. QuickBooks е и единственият софтуер, който предоставя пълна екосистема от инструменти, които да ви помогнат да управлявате бизнеса си.

Плюс това, ако вече използвате QuickBooks онлайн за вашето бизнес счетоводство те имат две интеграции на заплати: QuickBooks Live Bookkeeping и QuickBooks Online Payroll. Възползвайки се от тези допълнителни услуги, можете да използвате един и същ основен софтуер за всички ваши счетоводни, счетоводни и нужди от заплати. Ето как работят QuickBooks Live Bookkeeping и QuickBooks Online Payroll.

QuickBooks Счетоводство на живо

С QuickBooks Счетоводство на живо, получавате специален екип от счетоводители, които се грижат всичките ви записи да останат точни и актуални. Ще получавате месечни отчети от екипа си и когато имате нужда от помощ, можете да се обадите на един от вашите счетоводители, за да получите отговори на въпросите си.

Когато възникнат проблеми, бързото получаване на помощ е от съществено значение за собственика на малък бизнес.

Счетоводството на живо ви позволява да се съсредоточите върху управлението на вашия бизнес, вместо да изхвърляте неправилно категоризирана касова бележка или да подготвяте отчети. Спокойно е също да знаете, че правите всичко правилно за първи път и няма да възникнат проблеми по -късно, които могат да повлияят на вас или дори по -лошо на вашите служители.

Ето как се води счетоводството на живо QuickBooks работи, след като се регистрирате.

Първо, те ще ви съвпадат с екип от специализирани счетоводители, ръководен от основен счетоводител. Екипът ви ще ви преведе през персонализиран план, който да отговаря на вашите счетоводни нужди. Те също така ще гарантират, че всичко е настроено правилно за първи път и ще съгласуват сметките ви през целия месец.

След това можете да си сътрудничите с основния си счетоводител чрез видеоконференция. Ще можете да скрийн споделяте, за да работите върху книгите си и да задавате въпроси в реално време с вашия счетоводител. Между срещите ще имате достъп до съобщения при поискване.

В края на месеца вашият счетоводител ще се справи със затварянето на книгите ви и ще ви предостави персонализирани отчети. Точните книги ще ви спестят време и пари през данъчния сезон.

Счетоводството на QuickBooks на живо започва от 200 долара на месец за фирми с по -малко от 25 000 долара месечни приходи. Ако вашият бизнес носи доход от 25 000 до 150 000 долара на месец, ще плащате 400 долара на месец. И ако месечните ви приходи надвишават 150 000 долара, ще плащате 600 долара на месец за QuickBooks Live Bookkeeping.

QuickBooks Online Payroll

Заплатите могат да бъдат плашещи за собствениците на малък бизнес. Quickbooks Online Payroll е ценен инструмент, който ви дава увереност да управлявате вашата заплата като професионалист. Но това вече надхвърли само заплатите. Техният софтуер за заплати предоставя цялостно решение за управление на работниците за собствениците на фирми.

Всичките им планове са достъпни във всичките 50 щата и включват неограничен брой заплати, което означава, че можете да преглеждате и одобрявате часовете на служителите по всяко време. Всеки план включва също автоматизирано изчисляване, подаване и плащане на федерални и държавни данъци. С QuickBooks Online Payroll, ще можете да изготвяте отчети за заплати и вашите служители ще получат достъп до портал за работна сила.

Те предлагат три нива на обслужване: Core, Premium и Elite.

• Ядро-Насочено към по-малки екипи, то включва функции за задоволяване на прости нужди от заплати като ползи за здравето, експертна поддръжка и директен депозит на следващия ден.
• Premium-В допълнение към функциите в ядрото Core, той включва директен депозит за същия ден, администриране на обезщетенията на работниците, поддръжка на човешки ресурси, мобилно проследяване на времето за служителите. И дори ще предоставят експерт, който да прегледа настройката ви за заплати, за да избегнете скъпи грешки.
• Elite - Това ново ниво има всичко в Core и Premium ниво, но добавя персонализирана настройка на „бели ръкавици“ на вашата заплата. Освен това получавате денонощна експертна поддръжка, проследяване на времето на проектите и защита от данъчни наказания, което ще осигури до 25 000 долара годишно, ако IRS ви накаже. Elite payroll осигурява личен HR съветник.

С допълнителна функция като TSheets можете да улесните вас и вашите служители в управлението на разписанията от всяко място. Те могат да използват телефона, таблета или компютъра си, за да влизат и излизат. Той също така включва GPS проследяване, управление на ВОМ и напомняния за часовника за вашия екип. Добавянето на TSheets към ниво Premium е $ 8 на месец плюс базова такса от $ 20 всеки месец. Добавянето на TSheets към вашето ниво Elite ще струва 10 щ.д. на месец и 40 щ.д. базова такса на месец.

Абонаментът за Core PayBooks Online Payroll е $ 22,50 на месец, плюс $ 4 на служител. Ако искате допълнителни функции като поддръжка за човешки ресурси и депозит за същия ден, ще трябва да платите за Premium, който струва 37 долара на месец плюс 8 долара на служител. И накрая, ако искате допълнителни предимства като настройка с бели ръкавици, защита от данъчни наказания и a личен HR съветник, можете да се абонирате за ниво Elite, което струва $ 62,50 на месец плюс $ 10 на служител.

С нарастването на вашия бизнес нараства и управлението на всичко това. Използване на ливъридж Quickbooks Online Payroll може да ви помогне да се възползвате напълно от растежа си, като същевременно поддържате бизнеса и служителите си безпроблемно. Софтуерът ви позволява да поддържате екипа си щастлив, но все пак да се съсредоточите върху управлението на вашия бизнес.

Долния ред

Изплащането на заплатите за собствениците на малък бизнес може да изглежда плашещо в началото. Но с подходящите инструменти, можете да получите надеждна система за възнаграждения и да стартирате за нула време. За повече идеи и съвети за организиране на финансите на вашия малък бизнес, не забравяйте да прочетете Ключови финансови стълбове за изграждане на стартиращо предприятие.