Онлайн преглед на QuickBooks: Директно от моя счетоводител

Забележка на редактора: Използвам QuickBooks Online, за да се справя с счетоводството за моя блог и конферентен бизнес. Обърнах се към моя счетоводител Брад Кейс от Taylor & Associates, който го използва всеки ден от мое име, за да предостави бърз преглед на всеки, който се интересува от използването му. Ето го Брад…

Rосвобождаването на вашия успешен бизнес може да бъде много предизвикателство. Осъществяването на продажбата, предоставянето на услугата и/или производството на продукта може (и трябва) да консумира деня на вас и вашия персонал.

Това оставя малко място за вас да проследявате разходите/приходите и да събирате заплати. Трябва счетоводството и счетоводството да са възможно най -лесни. Особено, когато се придвижва данъчният сезон.

Тук идва QuickBooks. QuickBooks на Intuit е установил стандарта за счетоводен софтуер от години и е най -продаваният счетоводен софтуер.

QuickBooks се предлага в две версии, онлайн и настолни. И двете ви предоставят стабилни счетоводни функции, но настолната версия може да бъде изтеглена само на един компютър, докато онлайн версията може да бъде достъпна навсякъде, където има интернет връзка.

QuickBooks онлайн е достъпен начин за управление на счетоводството на вашия малък бизнес. Той предлага функции като проследяване на разходи и касови бележки, управление на сметки, прогнози и фактуриране. Достъп до всички ваши счетоводни, данъчни и отчетни нужди отвсякъде с интернет връзка.

За QuickBooks Online

Вероятно поне сте запознати с добре познатата програма QuickBooks, която от много години е любима част от бизнес счетоводството.

Ето един бърз видеоклип (по -малко от две минути), който ще ви даде по -добра представа как QuickBooks може да ви помогне да управлявате бизнеса си ефективно:

Тъй като тази програма е част от QuickBooks онлайн пакет от интернет програми, можете да го използвате навсякъде, където имате достъп до интернет. Използвайте го в дома на вашето семейство или приятел, в друго състояние, в ресторант или хотел с Wi-Fi или на вашия лаптоп на леглото си, ако имате Wi-Fi там или дори на вашия смартфон или устройство.

Това може да ви помогне да останете на върха на малките детайли, защото можете да се справите с тях, когато се сетите за тях, вместо да чакате до следващия път, когато сте пред компютъра си.

Той може да бъде достъпен от вашия компютър, телефон или таблет, което го прави удобен, когато имате екип. Можете също така да споделите подробности за вашите финансови финанси с вашия счетоводител и улеснявате организирането.

Започнете с QuickBooks Online тук.

Как работи QuickBooks Online?

Когато се регистрирате с QuickBooks Online, започнете, като свържете банковите си сметки с програмата.

Това позволява QuickBooks онлайн за автоматично изтегляне на вашите транзакции в софтуера. Всички транзакции се намират в зона за съхранение, докато чакат одобрение от вас. След като одобрите транзакцията, тя се добавя към вашите реални книги. Оттам можете да категоризирате транзакциите си.

В зависимост от вашия бизнес, първоначалната ви категоризация може да отнеме малко време. Но това ще направи данъчния сезон много по -лесен, тъй като няма да се налага да реорганизирате транзакциите си. QuickBooks също научава вашите транзакции, докато вървите. Например, той ще научи, че таксите от Home Depot винаги са категоризирани като доставки и таксите от 7-11 винаги са газ.

Освен това можете да създадете правила за транзакции, които ще ви помогнат да категоризирате предварително определени редовни транзакции. Транзакцията все още ще чака в секцията за задържане за одобрение, но ще бъде категоризирана правилно и можете просто да кликнете върху „Добавяне“.

Има и мобилно приложение, което работи с телефони и таблети на iPhone, iPad и Android, за да улесни следенето на вашия бизнес.

Ако имате QuickBooks Desktop и искате да преминете към онлайн версията, Intuit го улеснява. Те копират данните от вашата настолна версия и ги добавят онлайн. Няма да можете да синхронизирате двете версии. Така че, след като превключите, ще искате да започнете да използвате онлайн версията веднага.

Свързани:23 уникални бизнес идеи (които можете да започнете днес!)

Използвайте QuickBooks Online On-the-Go

Едно от нещата, които прави QuickBooks онлайн shine е функциите в движение, включени в приложението за смартфон. Например, програмата ви позволява незабавно да проследявате и организирате разходи направо от телефона си.

Можете да сортирате разходите на бизнеса си с плъзгане, правейки проследяването на разходите много по -лесно и по -забавно. Можете също така да се свържете с приложения, които вече използвате за безпроблемна интеграция с инструментите, които вече са във вашия набор от финансови инструменти. Друга спестяваща време функция на смартфон и таблет е възможността да организирате разписки, като правите снимки от тях.

Програмата въвежда информацията за транзакцията вместо вас и автоматично съвпада и категоризира разходите от касовата бележка. След това той съхранява и организира снимките на разписките, така че да сте готови за данъчния сезон.

Създаването и изпращането на фактури също е без усилие с приложението. Можете да генерирате фактури направо от вашия смартфон и да следите всички отворени фактури, за да можете да изпращате просрочени известия, когато е необходимо.

Приложението също така ви уведомява, когато фактурата ви бъде изпратена, прегледана и платена, така че никога няма да се налага да следите ръчно кой какво ви дължи.

Свързани: Как да проследите разходите си

Онлайн функции на QuickBooks

QuickBooks онлайн предлага здрав набор от функции, пригодени да отговарят на нуждите на малкия бизнес.

Докато онлайн версията на QuickBooks не е толкова здрава, колкото настолната версия, тя предлага няколко страхотни функции. Когато има пропуски, софтуерът предлага безпроблемна интеграция с редица приложения за подобряване на функционалността.

Тъй като QuickBooks Online е базиран на облак софтуер, можете да разчитате на редовни актуализации на продукти.

Какво получавате с QuickBooks онлайн

Функции, налични с онлайн версията на QuickBooks:

• Счетоводството стана лесно: Получете автоматично изтегляне и категоризиране, като свържете своите банкови сметки и сметки за кредитни карти. Въведете транзакции, записвайте разходи, фактурирайте клиенти, изпращайте отчети и други - отвсякъде.
• Банкови съгласувания: Лесно съгласувайте банкови сметки и транзакции във вашите счетоводни записи.
• Данък върху продажбите: Получете автоматично изтегляне и категоризиране, като свържете кредитна карта и банкови сметки. Използвайте интегрирания калкулатор, за да добавите данък върху продажбите за хиляди щати, градове и окръзи от базата данни QuickBooks.
• Проследяване на разходите: Проследявайте бизнес разходите чрез онлайн сметки или като правите снимки на разписки. Всички данни се синхронизират незабавно на вашия телефон, компютър и таблет.
• Проследяване на касови бележки: Вграденият скенер за разписки ви помага да проследявате и организирате разходите си. Всички касови бележки се съхраняват като цифрови файлове за документация след данъчно време.
• Управление на сметки: QuickBooks онлайн ви помага да проследявате и организирате сметките и падежите. Ако имате разширена версия, можете също да използвате QuickBooks Online, за да плащате сметките си
• Отчитане: Пускайте отчети за печалби и загуби, преглеждайте баланса си, генерирайте отчети за паричните потоци и много други. QuickBooks Online се предлага с повече от 50 вградени счетоводни и бизнес отчета. Версиите Simple Start и Essential могат да изпълняват основни отчети. Версията Plus и Advanced могат да пускат по -разширени отчети.
• Генерирайте оценки: Създайте прогнози за клиенти и прегледайте състоянието на прогнозата. Спестете време, като дублирате предишна прогноза или използвате шаблон. Безпроблемно конвертирайте прогнозите във фактури за допълнително удобство.
• Клиенти по фактури: Фактурирайте клиенти и получавайте бързи плащания с вградена обработка на плащания. Клиентите могат да плащат с кредитна карта, банков превод, PayPal и др. QuickBooks автоматично записва плащането и превежда парите към свързаната ви банкова сметка.
• Прогресиране на фактуриране: Ако даден проект отнема седмици или месеци, използвайте QuickBooks онлайн, за да плащате постепенно и да приемате плащания през целия период. Разделете прогноза на няколко фактури въз основа на етапи, етапи на проекта и т.н.

4 версии на QuickBooks Online

Четири различни версии са налични за QuickBooks Online. Версиите, вариращи от ограничени опции до неограничени опции, предлагат правилната цена и услуги, които да отговарят на вашите нужди.

Прост старт

Тази версия позволява на един потребител да персонализира и изпраща фактури, да проследява приходите и разходите, да създава и управление на прогнози, улавяне и организиране на разписки и подготовка и отпечатване на 1099 формуляра за независими изпълнители.

Основни неща

В допълнение към функциите, които получавате с Simple Start, Essentials също ви позволява да управлявате сметките и да следите времето си. Essentials Online позволява до трима потребители, като ви дава възможност за безпроблемно споделяне на информация със счетоводител или позволява на служителите да имат сигурен и специфичен достъп до функции.

Плюс

В допълнение към всички функции на Essentials, Plus също така ви позволява да проследявате рентабилността на проекта (нова възможност, добавена тази година) и да проследявате инвентара си. Plus Online позволява до пет потребители. Това е най -популярното ниво за QuickBooks Online.

Разширено

Най -високото ниво на QuickBooks Online е предназначено за по -големи предприятия, като позволява до 25 потребителски лиценза. Той идва с всички функции на Plus и възможност за импортиране на стотици фактури наведнъж, създаване на динамични, готови за презентации отчети и получаване на по-задълбочена информация. Можете също така да контролирате кой може и кой не може да вижда вашите чувствителни данни и да получите помощ от специализиран мениджър за успех на клиентите.

Започнете с QuickBooks Online тук.

Какво да очаквате от всяко ниво

• Можете да добавите функционалност за заплати към всяка от тези опции. Функционалността на заплатите варира от най -важното с опцията Core Payroll до услугата Premium Payroll, която предлага автоматизирана решения за заплати, към плана Elite Payroll, който подкрепя вашата автоматизирана система с защита от данъчни санкции на Quickbooks и сертифициран персонал поддържа. Цената за функционалността на заплатите включва месечна такса плюс достъпна такса на служител на месец.
• Освен това Online Essentials, Plus и Advanced ви дават повече функции за отчитане в сравнение с Online Simple Start.
• С онлайн Simple Start не може да се създава и управлява сметка. Също така не можете да създадете прогноза. Но можете да създавате фактури и да управлявате клиентите си.
• С Online Simple Start и Online Essentials не можете да проследявате инвентара. Но с Online Plus и Online Advanced можете.
• И накрая, можете да проследявате, подготвяте и отпечатвате 1099 с всички нива.

Разходи

QuickBooks онлайн има различна структура на цените от QuickBooks Desktop. Докато настолната версия се предлага с еднократна такса, която ви позволява да изтеглите програмата на вашия компютър, онлайн версията се предлага с месечен абонамент. Цените на всеки от горните нива могат да варират в зависимост от случайните промоционални отстъпки, въпреки че можете да опитате, преди да купите с безплатна 30-дневна пробна версия на опцията Online Plus.

Онлайн цените на QuickBooks са следните:

• Прост старт: $ 25 на месец
• Основни неща: $ 40 на месец
• Плюс: $ 70 на месец
• Разширено: $ 150 на месец

Можете да изберете 30-дневен безплатен пробен период и ще бъдете таксувани за пълния размер на избраното от вас ниво, след като периодът изтече. Като алтернатива можете да изберете да се регистрирате за три месеца с 50 % отстъпка.

Ще трябва да изберете безплатния пробен период или тримесечна оферта с отстъпка-не и двете.

Представяме QuickBooks на живо

Ново тази година, Intuit добави QuickBooks Live към онлайн предложенията. Тази програма ви свързва с отдалечен екип от професионални счетоводители. Можете да се обърнете към вашия счетоводител с въпроси и той „поддържа, актуализира, коригира, съгласува и категоризира транзакциите във вашите книги“ през целия месец. Когато достигнете края на месеца, вашият счетоводен екип ще затвори книгите ви за месеца и ще ви изпрати отчет, който да ви помогне да определите финансовото състояние на вашия бизнес. QuickBooks Live също така предлага 100% точна гаранция за книги, така че да знаете, че получавате страхотно обслужване.

Докато QuickBooks Live може да премахне главоболието от воденето на счетоводството ви, той не се справя с всяка една от вашите финансови задачи. Например, QuickBooks Live не управлява заплати вместо вас. Той също така не може да направи вашите данъци вместо вас. Използването на QuickBooks Live обаче ще направи данъчния сезон много по -опростен, тъй като можете да разчитате на книгите си, готови за данъчни документи.

Вижте също:Официалният контролен списък за подготовка на данъци за PT пари (безплатно изтегляне)

QuickBooks Live струва 400 долара на месец, но няма договор или друго задължение. Можете да отмените или промените услугата си по всяко време. За да сте сигурни, че това е подходящото за вас, QuickBooks предлага безплатна 30-минутна консултация, която да ви помогне да решите дали QuickBooks Live ще отговаря на нуждите на вашия бизнес.

Свързани:Финанси за малкия бизнес: ключовите финансови стълбове за изграждане на стартиращо предприятие

Няколко недостатъка

QuickBooks онлайн не е без своите негативи. Ако интернет е прекъснат или недостъпен, тогава QuickBooks Online не може да бъде достъпен и следователно не може да се свърши никаква работа. Понякога дори ако интернет е наличен QuickBooks Online сървърите могат да бъдат претоварени и до тях няма достъп.

Освен това, ако работният плот на QuickBooks е единственото нещо, което знаете, тогава има голяма крива на обучение при свикването с QuickBooks Online.

Открих, че скоростта на QuickBooks Online зависи от скоростта на интернет, докато работният плот на QuickBooks обикновено е бърз, независимо от всичко.

Може да бъде много разочароващо с QuickBooks Online, ако искат да променят нещо по отношение на функционалността. Нямате друг избор, освен да свикнете. Например, заплатите трябва да се извършват по определен начин с малко или никаква гъвкавост.

Друг основен недостатък, който преживях, е, че QuickBooks Online ще изчака, като ви принуди да се наложи да влезете отново, за да продължите с работата си.

Какво харесвам в QuickBooks Online

QuickBooks онлайн също има много положителни страни. С настолния компютър QuickBooks всяка година трябва да се купува и инсталира нова версия на вашия компютър, за да бъдете в крак с най -новия софтуер. В QuickBooks Online не е нужно да се притеснявате за това, защото то е в крак с вас.

Харесва ми също, че вашият счетоводител може да получи достъп до него по всяко време със свое уникално потребителско име и парола, за да направи правилните промени. Директният депозит е безплатен на служител в QuickBooks Online, но в настолната версия струва на служител.

Една от любимите ми функции е, че вашите транзакции могат да бъдат изтеглени от вашата банка. Всичко, което трябва да направите, е да проверите дали ще отиде в правилния акаунт и сте готови. Не е нужно да отидете в банката си онлайн и да отпечатате списък с транзакции и да въведете всяка транзакция.

Страхотно е също, че не е нужно да сте ограничени до едно място, за да водите счетоводството си; можете да бъдете навсякъде по всяко време, стига да има достъп до Интернет.

Вижте също:7 бизнес идеи, които мащабират [плюс как да мащабирате всеки бизнес]

Кой трябва да използва QuickBooks онлайн

QuickBooks онлайн (срещу Desktop) е за собственика на бизнес в движение, който иска да плаща малко по малко всеки месец вместо голяма сума веднъж годишно (настолните версии струват от $ 199 до $ 499).

Също така е за собственика, който е на отдалечен сайт за работа и има смартфон или лаптоп с Wi-Fi възможности. Собственикът може да завърши работата и може да направи фактура точно там.

QuickBooks Online е за човека, който работи на различни компютри, които имат достъп до интернет.

И накрая, това е за човека (като PT), който иска техният счетоводител да погледне през рамо и да се увери, че прави нещата както трябва.

Какъв е вашият опит с QuickBooks Online?

За Филип Тейлър, CPA

Филип Тейлър, известен още като "PT", е CPA, блогър, подкастър, съпруг и баща на три деца. PT също е основател и главен изпълнителен директор на конференцията и търговското изложение в индустрията за лични финанси, FinCon.

Той създава „Непълно работно време“ през 2007 г., за да сподели съветите си относно парите, да се държи отговорен (докато изплащане на над 75 000 щатски долара в дълг) и да посрещнат други, запалени по отношение на преминаването към финансови независимост.