ربما تعلم أنني أحب أن أبقي الأمور بسيطة. بسيط قدر الإمكان.
أحب أيضًا أن أبقي الأمور منظمة بشكل جيد لأن لا شيء يغضبني أكثر من الوقت الضائع في البحث عن شيء ما. إنها التكلفة الملموسة التي تدفعها مقابل عدم وجود نظام.
هذا صحيح بشكل خاص بالنسبة للأشياء التي لا تحتاجها كثيرًا لأنك لا تستطيع الاعتماد على ذاكرتك لتتذكر مكان الأشياء. تتناسب المستندات المالية مع هذا الدلو تمامًا.
بعد سنوات من التعديل وإعادة الضبط ، توصلت إلى نظام تنظيمي لمستنداتنا يعمل. إنها أيضًا بسيطة جدًا.
فيما يلي قاعدتي (حسنًا ، من الناحية الفنية الثلاثة) لكل قطعة من الورق:
- رقمنة كل شيء
- احتفظ بالأصل إذا كانت صادرة عن الحكومة أو موثقة أو ملكية شخصية أو ضريبية أو متعلقة بالقرض.
- (مزق الباقي)
جدول المحتويات
- كيف تنظمها كلها من المرة الأولى
- رقمنة كل شيء
- مزق النص الأصلي إذا ...
- تخزين المستندات
كيف تنظمها كلها من المرة الأولى
إذا كنت تبدأ من الصفر ، فأنا أدعوك لقراءة هذا المقال من قبل مهن الأرشفة ، مكتبة الكونغرس. أحاول أن أضع في الاعتبار بعض الاستراتيجيات التي تستخدمها مكتبة الكونغرس. يقومون بأرشفة الكثير من الأشياء. مثل كل شيء.
ستلاحظ أن نصيحتهم لا تنص على أي خطوات أو تقنيات محددة ، ولهذا أشارك أسلوبي في لحظة ، لكن نهجهم العام متين للغاية. هذه الفكرة من المقالة هي ذهب خالص - "لا تنحرف. قاوم إغراء تذوق أي شيء واحد الآن ". (من السهل جدًا القيام بذلك ، خاصة في الأرشفة الشخصية)
تتمثل الأفكار الرئيسية في مهاجمة مستنداتك كوحدة واحدة مع سلسلة من "المجموعات". التفكير في الأمر كوحدة واحدة يجعله أقل صعوبة. المهاجمة الكتل تقسمها إلى أجزاء يمكن التحكم فيها والتي يمكنك القيام بها على مدى سلسلة من الأيام أو الأسابيع أو الأشهر.
عندما بدأت التنظيم ، أخذت "مجموعاتي" المنطقية وحولتها إلى مجلدات. أخذت جميع مستندات السيارة وقمت بمسحها ضوئيًا أولاً ، ووضع الملفات في المجلد المناسب. مزقت النسخ الأصلية التي لم أكن بحاجة للاحتفاظ بها واحتفظت بالباقي في الصناديق. ثم فعلت السيارة الأخرى.
في اليوم التالي ، قمت بمراجعة مستنداتي المصرفية الخاصة بحسابنا المصرفي الأساسي. لم أكن بحاجة إلى عمل كل مستند في يوم واحد ، ولم أكن على استعداد لتخصيص هذا المستوى من الوقت له ، لكنني كنت على استعداد لقضاء 20-30 دقيقة في ملء مجلد واحد.
استغرق الأمر حوالي شهر من الرقمنة داخل وخارج ، ولكن منذ ذلك الحين ، أصبحت الصيانة روتينية إلى حد ما. أقوم بمسح مستندات مجمعة كل ثلاثة أشهر أو نحو ذلك ، وهو ما لا يصل إلى عدد كبير من الأوراق لأنني أحصل على معظم الأشياء رقميًا الآن.
وقد لا تتطابق تصنيفاتي (أو المجموعات) مع تصنيفاتك. إحدى الطرق الجيدة للتفكير في الأمر هي كيفية تنظيم ملف في حالات الطوارئ الموثق، والتي ستحتوي على الكثير من هذه الوثائق المهمة على أي حال.
رقمنة كل شيء
كل قطعة ورق مهمة تدخل المنزل رقمية. إذا كان بإمكاني ، يمكنني التسجيل للحصول على بيانات غير ورقية لأنه يمكنني بعد ذلك تنزيل البيانات مباشرة دون القيام بعمل مسحها ضوئيًا.
الرقمنة ليست الجزء الصعب ، وتنظيمها في سلسلة من المجلدات هو الجزء الصعب.
إليك هيكل المجلد الخاص بنا:
- وثائق العمل
- مستندات شخصية.
- أرشيف
- فرد - أنا
- فرد - زوجة جميلة
- فردي - طفل 1
- فردي - طفل 2
- الأصول - البيت
- الأصل - السيارة الخامس
- الأصل - سيارة H.
- مالي.
- الاتفاقيات
- الخدمات المصرفية
- الإئتمان
- مخطط مالي
- تأمين
- استثمار
- الضرائب
- قانوني
أنا تنظيم ملفاتنا استنادًا إلى الشخص أو الأصل ثم ما إذا كان ماليًا أو قانونيًا أو غير ذلك - فهذه الفئات مشتركة مع العائلة. قد أقوم بدفع الضرائب أو إدارة الاستثمارات ، لكنها أصول عائلية وبالتالي تندرج ضمن الفئة الأوسع.
ال فردي تحتوي على مستندات خاصة بالفرد ، مثل السجلات الطبية.
الأرشيف هو ملف شامل للمستندات التي لم نعد بحاجة إليها ، مثل المجلد الأصل - سيارة ج بعد أن بعنا تويوتا جإليكا. لقد مرت سنوات منذ أن امتلكنا السيارة لذا يمكنني حذف المجلد بالكامل إذا لزم الأمر ولكن بالنظر إلى مدى رخص التخزين... إيه ، ولماذا كليهما.
مزق النص الأصلي إذا ...
تعني رقمنة المستند أنني لم أعد بحاجة إلى المستند الأصلي ، مع استثناءات قليلة. قاعدتي العامة هي أنه إذا كانت الحكومة الصادرة أو الموثقة تغطي الممتلكات أو الضرائب أو القروض ، فاحتفظ بها. يمكنك تمزيق كل شيء آخر.
إذا وجدت نفسك مع الكثير من الأوراق ، وكنت تحب قواعد أكثر تعقيدًا ، فإليك بعض القواعد الأساسية ما هي الأوراق المادية التي يجب تمزيقها وما يجب الاحتفاظ به (تذكر ، لا يزال لديك نسخ رقمية من كل شيء ، فقط في قضية):
- SHRED أي شيء تحصل عليه شهريًا - كشوف حسابات بنكية ، وكشوف بيانات بطاقة الائتمان ، فواتير المياه والكهرباء، إلخ. - عندما تحصل على المرحلة التالية
- احتفظ بمستندات القرض (خاصة التأكيد) لمدة عام بعد سداده.
- احتفظ بالإقرارات الضريبية والمستندات الداعمة لمدة 7 سنوات بعد تقديمك.
- احتفظ بالمستندات المتعلقة بأصل ما (سيارة ، منزل ، إلخ) طالما أنك تملكه.
- احتفظ بالوثائق الصادرة عن الحكومة ، مثل شهادات الميلاد والوفاة وتراخيص الزواج - إلى الأبد
- احتفظ بأي شيء تعتقد أنه سيكون من الصعب استبداله.
تخزين المستندات
ابحث عن مكان آمن لطيف في منزلك ، وضعه في مكان آمن للحريق ، وألصق مستنداتك في الخزنة.
من المحتمل أن تكون الخزنة التي تحصل عليها في متجر اللوازم المكتبية تصدع في خمس ثوان بمغناطيس، لذلك لا تعتمد عليه للأمان. تريده للحماية من الحرائق لذا قم بإخفائه ويفضل أن يكون خلف لوحة على الحائط. 🙂
بالنسبة للنسخ الرقمية ، تأكد من نسخها احتياطيًا في مكان ما ، ويفضل أن يكون ذلك تلقائيًا وفي مكانين فقط في حالة. نقوم بتخزين مستنداتنا على قرص صلب محمول ، والذي يتم نسخه احتياطيًا عن بُعد.
إذا كنت لا ترغب في تخزينها محليًا ، أو تريد أن يتمكن العديد من الأشخاص من الوصول إلى المستندات (محرك الأقراص الثابتة المحمول ليس مثاليًا) ، فيمكنك اختيار شيء مثل Dropbox.
بمجرد القيام بذلك ، ستحب كيف ستبدو مستنداتك المالية خفيفة وجيدة التهوية. 🙂
ما هي استراتيجياتك لحفظ وتنظيم مستنداتك المالية؟ أنا أتطلع دائمًا إلى تحسين عمليتنا ، لذا أود أن أسمع رأيك.