Як нарахувати зарплату для вашого малого бізнесу [Останній посібник]

Хоскільки ваш бізнес настільки виріс, що настав час найняти допомогу? З одного боку, це чудова новина. Але, з іншого боку, нарахування заробітної плати для власників малого бізнесу додає ще один рівень складності до ведення вашого бізнесу.

Більшість власників малого бізнесу не мають досвіду роботи з персоналом, бухгалтерії чи бухгалтерії. Отже, як ви можете налаштувати систему нарахування заробітної плати, яка триматиме вас на доброму боці IRS, не витрачаючи занадто багато вашого дорогоцінного часу?

Наявність працівників W-2 означає, що вам доведеться нараховувати заробітну плату. Разом із виплатою їм зарплати вам потрібно буде надати компенсацію працівникам і страхування на випадок безробіття. Ви також несете відповідальність за сплату половини їхніх податків на соціальне страхування та Medicare. Вам потрібно буде розрахувати податок на прибуток і вчасно подати податки та звіти уряду. Ви можете зробити все це за допомогою програмного забезпечення для розрахунку заробітної плати або постачальника повного спектру послуг для розрахунку заробітної плати.

Що таке заробітна плата?

Термін «заробітна плата» може означати багато речей. Але в найзагальнішому розумінні нарахування заробітної плати — це процес, за допомогою якого компанія обчислює та надсилає зарплату своїм працівникам.

Система оплати праці компанії включатиме механізми, які використовуються для відстеження робочого часу та часу відпустки співробітників, метод і графік за які платежі перераховуються, а також інструменти, що використовуються для розрахунку податкових утримань працівника та надсилання до IRS терміни.

Вимоги до нарахування заробітної плати

Наявність співробітників W-2 означає нарахування заробітної плати. Якщо у вас є погодинні працівники, вони надсилатимуть свої години для кожного періоду оплати праці, і ви зобов’язані це зробити сплачуйте їх згідно з попередньо визначеним графіком, як правило, раз на тиждень, раз на два тижні або раз на півмісяця.

Розрахунок нарахування заробітної плати означає визначення валової заробітної плати працівників, а потім утримуваних доходів, податків на соціальне страхування та Medicare.

Потім податки, які були утримані, потрібно надати уряду за встановленим графіком. Для більшості малих підприємств це буде потрібно щомісяця. Однак для великих компаній це може вимагатися щотижня.

Квартальні звіти також необхідні. Ви повинні подати a 941 форма кожен квартал. Ця форма повідомляє федеральному уряду, яку суму ви заплатили, а також яку суму прибуткового податку ви утримали та подали. Крім того, знадобляться державні документи, тому ще раз перевірте у своєму штаті їхні форми та дати.

Ви також повинні будете надсилати річні звіти. Вам доведеться обробити W-2 для своїх співробітників і для уряду. Ви також повинні надіслати a Форма 940 до федерального уряду щодо федеральних податків на безробіття, і вам, можливо, доведеться робити це частіше, залежно від суми вашої зарплати протягом року.

Яка вартість персоналу?

Вартість працівників — це більше, ніж просто їхня заробітна плата. Ви матимете додаткові витрати, такі як додаткові податки, страхування та нарахування заробітної плати.

податки

Коли ви наймаєте когось працювати на себе, 15,3% його заробітної плати сплачується як податок із заробітної плати. Це складається з 12,4% на соціальне забезпечення та 2,9% на Medicare.

Усю цю суму підрядники оплачують самі. Але працівники платять лише половину самі, а їх роботодавець зобов’язаний платити іншу половину. Таким чином, коли ви платите своїм працівникам заробітну плату, ваші витрати фактично вищі на 7,65%.

Наприклад, якщо ваш працівник заробляє 1000 доларів на тиждень. Ваша фактична вартість становить 1076,50 доларів США на тиждень.

страхування

Ви зобов’язані мати як страхування на випадок безробіття, так і страхування компенсації працівникам.

Страхування на випадок безробіття виплачується державі та надає допомогу працівникам, які були звільнені. Ваші ставки будуть встановлені відповідно до вашого рівня ризику. Якщо ви працюєте в галузі, яка має велику кількість звільнень, наприклад, у ландшафтному дизайні чи інших сезонних галузях, ваші ставки будуть вищими, ніж у галузі, де зазвичай немає великих звільнень. Ваші ставки також визначатимуться залежно від суми заробітної плати, яку ви платите. Чим більше у вас фонд заробітної плати, тим вищі ваші витрати.

Ви можете максимально знизити свої особисті ставки, уникаючи звільнень і борючись із незаконними претензіями. Іноді незадоволені працівники намагаються подати заяву про безробіття після того, як їх звільнять. Не допускайте цього. Кожен, хто подасть успішний позов проти вашої компанії, підвищить ваші ставки. Якщо вони не мають права на пільги, зробіть усе можливе, щоб вони не входили у ваш поліс.

Страхова компенсація працівникам виплачується страховій компанії (або іноді державі) і охоплює працівників, якщо вони постраждали на роботі. Знову ж таки, ваші ставки встановлюються на основі вашого рівня ризику. Чим небезпечніша ваша галузь, тим вищими будуть ваші ставки. І так само, як і у випадку зі страхуванням на випадок безробіття, ваші особисті тарифи також залежатимуть від суми вашої заробітної плати.

Ви можете знизити свої ставки, дотримуючись заходів безпеки, необхідних для вашого типу роботи. Очевидно, що ви не хочете, щоб ваші працівники отримали травми, незважаючи ні на що... але утримання низьких тарифів ваших працівників є додатковою перевагою.

Ваш працівник не несе жодних із цих витрат. Роботодавець виплачує 100% компенсацію по безробіттю та компенсацію працівникам.

пов'язані:Розуміння потреб вашого малого бізнесу у страхуванні за допомогою Coverwallet

Служба розрахунку заробітної плати

Є багато розрахунків, які входять до заробітної плати. Це не просто погодинна ставка, помножена на відпрацьовані години. Через це вам знадобиться якась служба розрахунку заробітної плати, щоб зробити цю математику. Служба розрахунку заробітної плати не лише розраховуватиме утриманий податок на доходи працівника, але й також розрахувати їхні (і ваші) податки на соціальне забезпечення та медичне страхування, а також страхування на випадок безробіття витрати.

Якщо політика компенсації вашого працівника укладена з державою, вона також розрахує це. Якщо політика компенсації вашого працівника стосується приватної компанії, ви, швидше за все, матимете справу безпосередньо з нею, і ці витрати не будуть розраховуватися через вашу службу оплати праці.

пов'язані:Найкраще бухгалтерське програмне забезпечення для малого бізнесу

Як налаштувати зарплату вперше?

Є кілька документів, які вам потрібно буде зібрати, перш ніж ви зможете розпочати свою систему оплати праці. Вам також потрібно буде продумати свою політику збереження записів і частоту платежів.

Які документи про зарплату мені потрібні?

Налаштування розрахунку заробітної плати для власників малого бізнесу вимагає від них подайте заявку на отримання ідентифікаційного номера роботодавця (EIN) у IRS. Отримати EIN безкоштовно і не займе у вас більше 5 хвилин. У деяких штатах вам також може знадобитися подати заявку на державний EIN.

Якщо у вас є ТОВ або корпорація, то у вас уже є EIN.

Що стосується ваших співробітників, кожен з них потребуватиме цього заповніть W-4. Це важливо, оскільки воно говорить вам, скільки податків ви повинні утримувати від імені свого працівника з кожної зарплати. Кожному працівнику також знадобиться заповнити форму I-9 для підтвердження їх особи.

Вам також знадобляться принаймні ваші ставки страхування на випадок безробіття і, можливо, ставки вашого працівника.

Нарешті, вам потрібно буде створити систему для відстеження годин роботи ваших співробітників. Технічно це може бути так само просто, як аркуш входу. Система тайм-карток популярна серед багатьох малих підприємств. Але якщо у вас віддалена робоча сила, найкраще може працювати комп’ютерна або телефонна система відстеження.

Якою має бути моя політика збереження облікових записів про заробітну плату?

Закон про справедливі трудові стандарти (FLSA) вимагає, щоб роботодавці зберігали кілька документів, пов’язаних із заробітною платою, принаймні три роки. Ці документи:

• ПІБ працівника та номер соціального страхування
• Адреса (включаючи поштовий індекс)
• Дата народження (якщо молодше 19 років)
• Стать і професія
• Дати прийому на роботу
• Час і день тижня, коли починається робочий тиждень працівника
• Відпрацьовані години кожного дня
• Загальна кількість відпрацьованих годин кожного робочого тижня
• Основа, на якій виплачується заробітна плата працівника
• Звичайна погодинна оплата
• Загальний щоденний або тижневий прямий заробіток
• Загальний заробіток понаднормово за робочий тиждень
• Усі доплати або утримання із заробітної плати працівника
• Загальна заробітна плата, виплачена за кожний платіжний період
• Дата платежу та платіжний період, на який здійснюється платіж

Щоб отримати додаткові відомості про вимоги до зберігання записів, перегляньте цей інформаційний бюлетень від Департаменту праці.

Яку періодичність нарахування заробітної плати мені вибрати?

Як часто ви будете платити своїм працівникам? Щотижнева оплата гарантує, що ви не зіткнетеся з проблемами відповідності, але це також найбільш трудомістке. Якщо ви хочете платити рідше, ніж щотижня, зверніться до свого державного департаменту праці, щоб дізнатися мінімальну частоту виплат у вашому штаті.

Якщо вам дозволено вибирати півмісячний або двотижневий графіки оплати, будь-який із цих варіантів завдасть вам менше головного болю, ніж щотижнева частота виплат. Але кожен з них має кілька плюсів і мінусів, як описано нижче.

Щотижня

Завдяки тижневому графіку заробітної плати ваші працівники отримують оплату в один і той же день щотижня. Типовий графік виглядатиме так: вони подають свої години наприкінці дня в п’ятницю для годин, відпрацьованих на цьому тижні. Потім у вас буде кілька днів на обробку заробітної плати, і вони отримають свій чек наступної п’ятниці.

Такий графік оплати характерний для низькооплачуваних працівників.

Перевага такого графіка полягає в тому, що працівники отримують зарплату частіше. Це може полегшити їм управління грошовими потоками.

Недоліком є ​​те, що вам доведеться обробляти зарплату щотижня, незважаючи ні на що. Навіть якщо ви перебуваєте у відпустці або хворієте, ви все одно матимете цей обов’язок, або ваші працівники не отримають зарплату.

Півмісячні

З півмісячним графіком оплати праці ви платите працівникам в ті самі два календарні дні кожного місяця, наприклад, 1-го та 15-го числа. Що стосується нарахування заробітної плати для власників малого бізнесу, розклад на півмісяця може полегшити планування інших витрат відповідно до дат нарахування заробітної плати.

Цей графік найкраще підходить для працівників, які отримують зарплату, а не погодинно.

Однак півмісячний графік нарахування заробітної плати має і негативні сторони. Перша проблема полягає в тому, що зарплата не буде абсолютно однаковою. Кількість відпрацьованих днів і годин протягом першого періоду оплати може бути трохи більшою або меншою, ніж у другому.

Другий недолік півмісячного графіка полягає в тому, що день виплати зарплати припадає на різні дні протягом тижня кожного місяця. Один день виплати може бути вівторком, наступною п'ятницею та наступним понеділком. З боку роботодавця це може ускладнити планування постійного часу для обробки заробітної плати. А з боку працівника, якщо день виплати зарплати припадає на вихідний або святковий день, це може спричинити затримку виплати.

Раз на два тижні

Завдяки двотижневій структурі заробітної плати працівники просто отримують кожні два тижні. Для роботодавця це допоможе вам налаштувати регулярні процеси нарахування заробітної плати. А що стосується працівника, він може розраховувати на те, що зарплата надходитиме на його банківський рахунок кожного другого четверга, п’ятниці чи будь-якого іншого дня, який ви встановите.

Єдиним недоліком двотижневого нарахування заробітної плати є те, що в деякі місяці вам потрібно буде зробити три виплати своїм співробітникам замість двох. І, з точки зору бухгалтерського обліку, це призведе до того, що ваші витрати на заробітну плату цього місяця будуть вищими, ніж інші.

Різниця між найманими працівниками та працівниками, які працюють за контрактом

Оскільки ми говоримо про нарахування заробітної плати для власників малого бізнесу, важливо розглянути, чи потрібно вам взагалі налаштовувати нарахування заробітної плати. Якщо ви працюєте лише з позаштатними підрядниками, то ні. Як дізнатися, чи є люди, які працюють у вас, підрядниками? Згідно з IRS, усе залежить від ступеня незалежності працівника.

Чи встановлює працівник власний робочий день і чи надає він власні інструменти та припаси? Якщо так, їх можна вважати незалежним підрядником. Крім того, незалежні підрядники, як правило, більше орієнтуються на проект. Якщо хтось щодня виконує за вас безліч завдань, є хороший шанс, що податкове управління може вважати його співробітником.

Щоб дізнатися більше про фактори, які визначають статус співробітника W-4 або підрядника W-9, прочитайте вказівки IRS.

У вас є співробітники W-4?

Якщо так, продовжуйте читати цей посібник із заробітної плати для власників малого бізнесу. ви буде необхідно налаштувати систему розрахунку заробітної плати та обов’язково дотримуватися всіх вказівок IRS щодо частоти виплати, збереження записів та утримання податків.

Чи є у вас працівники за контрактом W-9?

Вам не потрібно нараховувати зарплату, якщо у вас є лише працівники, які працюють за контрактом W-9. Натомість ви платите їм будь-якими способами та частотою, про які ви обидва домовилися. І вам не потрібно турбуватися про утримання податків. Однак підрядник повинен заповнити форму W-9. І якщо протягом року ви платите будь-якому підряднику понад 600 доларів США, вам потрібно буде надіслати їм 1099-MISC наприкінці року.

Як я маю розраховувати заробітну плату в своєму малому бізнесі?

Є два основні способи обробки заробітної плати у вашому малому бізнесі: послуга або програмне забезпечення. Основна відмінність між двома службами полягає в тому, що служба перераховуватиме податки та подаватиме форми до уряду за правильним графіком.

Ось плюси та мінуси кожного.

Чи варто розраховувати зарплату за допомогою послуги?

Незважаючи на те, що це дорожчий варіант з двох, головне в цьому варіанті полягає в тому, що головний біль із заробітної плати зникає до нуля. Ви надасте інформацію про співробітника, як-от заробітну плату та інформацію W-4, а також графік оплати праці, і постачальник послуг візьме її звідти.

Вам все одно доведеться відвідувати службу кожного платіжного періоду та «обробляти» заробітну плату. Але це часто займає кілька клацань і не повинно тривати більше кількох хвилин. Для погодинних працівників вам доведеться вводити їхні години для кожного періоду оплати праці.

Звідти постачальник послуг гарантує, що заробітна плата обробляється вчасно, а всі податкові документи та звіти надсилаються за правильними графіками. Вони також подбають про будь-які проблеми IRS, які можуть виникнути.

Вони часто мають системи для відстеження таких речей, як відлік робочого часу, нарахування та використання часу відпустки, внески 401(k) тощо.

Якщо у вас 10 або більше співробітників, найняти службу розрахунку заробітної плати може бути гарним кроком. Але якщо у вас менший бізнес, постачальник повних послуг із нарахування заробітної плати може бути трохи більшим, ніж вам потрібно.

Чи варто розраховувати зарплату за допомогою програмного забезпечення?

Програмне забезпечення для розрахунку заробітної плати зробить розрахунки заробітної плати за вас. Він обчислить правильні утримання з чека кожного працівника та відстежуватиме, скільки ви винні уряду. Ви несете відповідальність за фактичне надсилання утриманих податків і вчасне подання правильних форм.

Коли ви використовуєте програмне забезпечення для розрахунку заробітної плати, вам потрібно буде вирізати власні чеки. Або з деякими постачальниками програмного забезпечення для розрахунку заробітної плати, наприклад Площа платіжної відомості, ви навіть можете налаштувати прямий депозит.

пов'язані:Як я використовую QSEHRA для відрахування допомоги моїм працівникам на медичне обслуговування

Які варіанти програмного забезпечення для розрахунку заробітної плати для мого малого бізнесу?

Незалежно від того, займалися ви розрахунком заробітної плати раніше чи ні, ви хочете вибрати програмне забезпечення з інструментами та ресурсами, щоб впевнено платити своїй команді, що спростить ваше життя як власника малого бізнесу!

Швидкий пошук у Google відкриє десятки потужних компаній, які займаються розробкою програмного забезпечення. Деякі з популярних варіантів включають Square, QuickBooks, Gusto, Wave Payroll, SurePayroll і Patriot Software Payroll.

Кожен має свій набір функцій, але тільки Майдан дозволяє розпочати роботу за 5 доларів, якщо у вас є лише пара підрядників. Square також є єдиним програмним забезпеченням, яке надає повну екосистему інструментів, які допоможуть вам керувати своїм бізнесом.

Крім того, якщо ви вже використовуєте Square для обробки платежів, цим легко скористатися їх служба нарахування заробітної плати.

Суть

Нарахування заробітної плати для власників малого бізнесу спочатку може здатися страшним. Але за допомогою відповідних інструментів ви можете швидко запустити надійну систему розрахунку заробітної плати. Щоб отримати більше ідей і порад щодо організації фінансів вашого малого бізнесу, обов’язково прочитайте Ключові фінансові основи створення стартапу.