Найкращий посібник із заробітної плати для власників малого бізнесу • Гроші за сумісництвом®

Hколи ваш бізнес виріс до такої міри, що пора найняти допомогу? З одного боку, це чудова новина. Але, з іншого боку, нарахування заробітної плати власникам малого бізнесу додає ще одного рівня складності до акту ведення вашого бізнесу.

Більшість власників малого бізнесу не мають досвіду роботи з персоналом, бухгалтерією чи бухгалтерією. Тож як ви можете створити систему заробітної плати, яка б утримувала вас на стороні податкової служби, не витрачаючи надто багато вашого дорогоцінного часу?

Наявність працівників W-2 означає, що вам доведеться виплачувати заробітну плату. Поряд із виплатою заробітної плати вам потрібно буде надати компенсацію працівника та страхування по безробіттю. Ви також несете відповідальність за сплату половини їх податків на соціальне страхування та медичну допомогу. Вам потрібно буде розрахувати їх утримання по податку на прибуток і вчасно подати податки та подати урядові звіти. Ви можете зробити все це за допомогою програмного забезпечення для нарахування заробітної плати або постачальника послуг із оплати праці повного спектру послуг.

Зміст

• Що таке заробітна плата?
• Яка вартість персоналу?
• Як мені поводитись із фондом оплати праці малого бізнесу?
• Як мені вперше налаштувати заробітну плату?
• Які варіанти оплати праці малого бізнесу?
• Бухгалтерія QuickBooks Live
• Заробітна плата QuickBooks в Інтернеті
• Нижня лінія

Що таке заробітна плата?

Термін «фонд оплати праці» може означати багато речей. Але, в загальному сенсі, нарахування заробітної плати - це процес, за допомогою якого компанія розраховує та надсилає заробітну плату своїм працівникам.

Система оплати праці компанії включатиме механізми, що використовуються для відстеження годин роботи та відпустки, методи та графік роботи які платежі перераховуються та інструменти, які використовуються для розрахунку утримання податків працівника та надсилання його до IRS за допомогою дедлайни.

Вимоги до фонду оплати праці

Наявність співробітників W-2 означає оплату праці. Якщо у вас є погодинні працівники, вони подаватимуть свої години для кожного періоду оплати праці, і ви зобов’язані це робити сплачувати їх за графіком, який ви визначили раніше-зазвичай щотижня, раз на два тижні або на півмісяця.

Розрахунок фонду заробітної плати означає визначення валової заробітної плати працівників, потім утримання доходів, соціального страхування та податків Medicare.

Податки, які були утримані, необхідно подати уряду за встановленим графіком. Для більшості малих підприємств це буде потрібно щомісяця. Однак для великих підприємств це може вимагатись щотижня.

Також потрібні щоквартальні звіти. Ви повинні подати файл a Форма 941 кожен квартал. Ця форма повідомляє федеральному уряду, скільки ви виплатили заробітної плати, а також скільки податку на прибуток ви утримали та подали. Також будуть потрібні державні документи, тому ще раз перевірте їхні форми та дати.

Вам також буде потрібно надсилати щорічні звіти. Вам доведеться обробляти W-2 для ваших співробітників та для уряду. Вам також потрібно надіслати 940 бланк до федерального уряду щодо федеральних податків на безробіття - і вам, можливо, доведеться робити це частіше, залежно від розміру вашого фонду заробітної плати протягом року.

Яка вартість персоналу?

Вартість працевлаштування більше, ніж просто їх заробітна плата. У вас будуть додаткові витрати, такі як додаткові податки, страхування та послуги з нарахування заробітної плати.

Податки

Коли ви наймаєте когось працювати у вас, 15,3% їхньої заробітної плати виплачується у вигляді податку на заробітну плату. Це становить 12,4% від соціального забезпечення та 2,9% від Medicare.

Підрядники сплачують всю цю суму самостійно. Але працівники оплачують лише половину, а їхня роботодавець зобов’язана виплатити другу половину. Тому, коли ви виплачуєте своїм працівникам заробітну плату, ваші витрати насправді вищі на 7,65%.

Наприклад, якщо ваш працівник заробляє 1000 доларів на тиждень. Ваша фактична вартість становить 1076,50 доларів на тиждень.

Страхування

Ви зобов’язані мати як страхування по безробіттю, так і страхування компенсації працівника.

Страхування на випадок безробіття виплачується державі та забезпечує пільги працівникам, які були звільнені. Ваші ставки будуть визначатися вашим рівнем ризику. Якщо ви працюєте у галузі з великими звільненнями, наприклад, у ландшафтному дизайні чи інших сезонних галузях, ваші ставки будуть вищими, ніж у галузі, де зазвичай немає великих звільнень. Ваші ставки також визначатимуться тим, скільки ви виплачуєте заробітної плати. Чим більше у вас заробітної плати, тим вищі ваші витрати.

Ви можете максимально знизити свої особисті тарифи, уникаючи звільнення та борючись з незаконними претензіями. Іноді незадоволені працівники намагаються подати заяву про безробіття після звільнення. Не допускайте цього. Кожен, хто подасть позов проти вашої компанії, підвищить ваші ставки. Якщо вони не мають права на пільги, зробіть все можливе, щоб уникнути їх політики.

Страхування компенсації працівника виплачується страховій компанії (або іноді державі) і покриває працівників, якщо вони постраждали на роботі. Знову ж таки, ваші ставки встановлюються залежно від рівня ризику. Чим небезпечніша ваша галузь, тим вищими будуть ваші ставки. Як і у випадку страхування на випадок безробіття, ваші особисті тарифи також залежатимуть від розміру заробітної плати.

Ви можете знизити тарифи, дотримуючись заходів безпеки, необхідних для вашого виду роботи. Очевидно, ви не хочете, щоб ваші співробітники травмувалися, незважаючи ні на що... але зниження рівня компенсації вашого працівника - це додаткова перевага.

Ваш працівник не несе жодної з цих витрат. І безробіття, і компенсація працівника оплачуються роботодавцем на 100%.

Пов'язані:Розуміння ваших страхових потреб малого бізнесу за допомогою Coverwallet

Служба оплати праці

Існує багато розрахунків, які входять до фонду оплати праці. Це не просто погодинна оплата за відпрацьовані години. Через це вам знадобиться якась служба оплати праці для цієї математики. Служба оплати праці не тільки розраховуватиме утримання податку на прибуток працівника, але й розраховуватиме розрахувати їхні (і ваші) податки на соціальне страхування та медичну допомогу, а також страхування на випадок безробіття витрати.

Якщо політика компенсації вашого працівника відповідає державі, вона також розрахує це. Якщо політика компенсації вашого працівника стосується приватної компанії, ви, швидше за все, будете мати справу з ними безпосередньо, і ця вартість не буде розраховуватися за допомогою служби оплати праці.

Пов'язані: Найкраще бухгалтерське програмне забезпечення для малого бізнесу

Як мені вперше налаштувати заробітну плату?

Перед тим, як почати свою систему нарахування заробітної плати, вам потрібно зібрати кілька документів. Вам також потрібно продумати свою політику збереження записів і частоту платежів.

Які документи щодо заробітної плати мені потрібні?

Налаштування фонду оплати праці власників малого бізнесу вимагає від них подати заяву на отримання ідентифікаційного номера роботодавця (EIN) в IRS. Отримати EIN безкоштовно, і це не займе у вас більше 5 хвилин. У деяких штатах вам також може знадобитися подати заяву на отримання державного EIN.

Якщо у вас є LLC або корпорація, то у вас вже є EIN.

Що стосується ваших співробітників, то кожному з них це доведеться заповніть W-4. Це важливо, оскільки воно вказує вам, скільки податку ви повинні утримувати від імені свого працівника з кожної зарплати. Кожен працівник також повинен буде заповнити форму I-9 щоб перевірити їх особу.

Вам також знадобляться щонайменше ваші страхові ставки по безробіттю і, можливо, ставки компенсації вашого працівника.

Нарешті, вам потрібно буде створити систему для відстеження годин роботи ваших співробітників. Технічно це може бути так само просто, як аркуш для входу. Система часових карт популярна у багатьох малих підприємствах. Але якщо у вас є віддалена робоча сила, комп’ютерна або телефонна система відстеження може працювати найкраще.

Якою повинна бути моя політика збереження обліку заробітної плати?

Закон про чесні стандарти праці (FLSA) передбачає, що роботодавці зберігають кілька документів, пов'язаних із заробітною платою, щонайменше протягом трьох років. Це такі документи:

• Повне ім'я та номер соціального страхування працівника
• Адреса (включаючи поштовий індекс)
• Дата народження (якщо молодше 19)
• Стать та професія
• Дати працевлаштування
• Час і день тижня, коли починається робочий тиждень працівника
• Кожен день працювали години
• Загальна кількість відпрацьованих годин кожного робочого тижня
• Основа, на якій виплачується заробітна плата працівника
• Звичайна погодинна оплата праці
• Загальний щоденний або щотижневий прибуток
• Загальний заробіток за понаднормовий робочий тиждень
• Усі надбавки або відрахування від заробітної плати працівника
• Загальна виплата заробітної плати за кожен період виплати
• Дата платежу та період оплати, на який поширюється платіж

Для отримання додаткової інформації про вимоги щодо збереження записів, ознайомтеся з інформаційним бюлетенем Департаменту праці.

Яку частоту оплати праці вибрати?

Як часто ви будете платити своїм працівникам? Виплата їх щотижня гарантує, що ви не зіткнетеся з проблемами відповідності, але це також найбільш трудомістке заняття. Якщо ви хочете платити рідше, ніж щотижня, зверніться до свого Державного департаменту праці, щоб дізнатися про мінімальні періоди оплати у вашому штаті.

Якщо вам дозволено вибирати півмісячні або двотижневі графіки оплати праці, будь-який із цих варіантів завдасть вам меншого головного болю, ніж тижнева частота виплат. Але кожен з них має кілька плюсів і мінусів, як описано нижче.

Щотижня

З тижневим графіком нарахування заробітної плати, ваші працівники виплачуються щотижня в один і той же день. Типовий графік буде виглядати так: вони подають свої години в кінці дня у п’ятницю для годин, відпрацьованих на цьому тижні. Тоді у вас буде кілька днів на обробку фонду оплати, і вони отримають свій чек наступної п’ятниці.

Такий графік виплат характерний для низькооплачуваних працівників.

Перевага такого розкладу полягає в тому, що працівники отримують заробітну плату частіше. Це може полегшити їм управління грошовими потоками.

Недоліком є ​​те, що вам доведеться обробляти фонд оплати праці щотижня, незважаючи ні на що. Навіть якщо ви перебуваєте у відпустці або хворієте, ви все одно будете нести цю відповідальність, інакше ваші працівники не будуть отримувати заробітну плату.

Півмісяця

З напівмісячним графіком оплати праці ви оплачуєте працівникам у ті ж два календарних дні кожного місяця-наприклад, 1-й та 15-й. Що стосується фонду оплати праці власників малого бізнесу, щомісячний графік може полегшити планування інших витрат на час заробітної плати.

Цей графік найкраще працює для працівників, яким виплачується заробітна плата, а не погодинно.

Однак у півмісячному графіку нарахування заробітної плати є свої мінуси. Перша проблема полягає в тому, що зарплата не буде точно такою самою. Кількість відпрацьованих днів та годин протягом першого періоду оплати праці може бути дещо вищим або меншим за другий.

Другий мінус напівмісячного графіка полягає в тому, що день виплати заробітної плати буде випадати в різні дні протягом тижня кожного місяця. Одним із днів заробітної плати може бути вівторок, наступна п’ятниця та наступний понеділок. З боку роботодавця це може ускладнити планування послідовного часу на обробку фонду оплати праці. І зі сторони працівника, якщо день виплати заробітної плати припадає на вихідні або святкові дні, це може спричинити затримку виплати.

Двотижнево

Завдяки структурі заробітної плати, яка проводиться раз на два тижні, працівникам виплачується заробітна плата кожні два тижні. Для роботодавця це допомагає налаштувати періодичні процеси нарахування заробітної плати. І для працівника вони можуть розраховувати на те, що заробітна плата потраплятиме на їхній банківський рахунок щочетверга, п’ятниці або будь -якого встановленого вами дня.

Єдиний недолік двотижневого фонду оплати праці полягає в тому, що є кілька місяців, коли вам доведеться здійснювати три виплати своїм працівникам замість двох. І, з точки зору бухгалтерського обліку, це призведе до того, що ваші витрати на заробітну плату того місяця будуть вищими за інші.

Різниця між працівниками та найманими працівниками

Оскільки ми говоримо про фонд заробітної плати для власників малого бізнесу, важливо подумати про те, чи потрібно вам навіть встановлювати фонди оплати праці чи ні. Якщо ви працюєте тільки з позаштатними підрядниками, то ні. Як дізнатися, що люди, які працюють у вас, є підрядниками? За даними IRS, все залежить від ступеня незалежності працівника.

Чи встановлює працівник власні години роботи та чи надає він свої інструменти та матеріали? Якщо так, їх можна вважати незалежним підрядником. Крім того, незалежні підрядники, як правило, більше орієнтуються на проекти. Якщо у вас щодня хтось виконує незліченну кількість завдань, існує велика ймовірність, що IRS може вважати їх співробітниками.

Щоб дізнатися більше про фактори, що визначають статус працівника W-4 або підрядника W-9, ознайомтеся з інструкціями IRS.

Чи є у вас працівники W-4?

Якщо так, то продовжуйте читати цей посібник, щоб дізнатися про заробітну плату власників малого бізнесу. ви заповіт необхідно налагодити систему нарахування заробітної плати та обов’язково дотримуватися всіх вказівок IRS щодо частоти оплати праці, збереження записів та утримання податків.

Чи є у вас працівники за контрактом W-9?

Вам не потрібно платити заробітну плату, якщо у вас є лише працівники за контрактом W-9. Натомість ви платите їм будь -якими засобами та періодичністю, про які ви обидва погоджуєтесь. І вам не потрібно турбуватися про утримання податків. Однак вам знадобиться підрядник, щоб заповнити свій W-9. І якщо ви платите будь-яким підрядникам протягом року більше 600 доларів, вам доведеться надіслати їм 1099-MISC наприкінці року.

Як мені поводитись із фондом оплати праці малого бізнесу?

Існує два основні способи управління заробітною платою вашого малого бізнесу: послуга або програмне забезпечення. Основна відмінність між цими двома службами полягає в тому, що служба сплачує податки та подає форми уряду за правильним графіком.

Ось плюси і мінуси кожного.

Чи повинен я робити заробітну плату за допомогою послуги?

Хоча це більш дорогий варіант з двох, головна частина цього варіанту полягає в тому, що ваш головний біль із заробітної плати падає до нуля. Ви надасте інформацію про співробітників, таку як інформація про заробітну плату та W-4, а також графік оплати, і постачальник послуг візьме її звідти.

Вам все одно доведеться входити в сервіс кожного періоду оплати праці та "обробляти" фонди оплати праці. Але це часто кілька кліків і не повинно займати більше декількох хвилин. Для погодинних працівників вам доведеться вводити їх години для кожного періоду оплати праці.

З цього моменту постачальник послуг гарантує своєчасну обробку заробітної плати та надсилання всіх податкових подань та звітів за правильним графіком. Вони також подбають про будь -які проблеми IRS, які можуть виникнути.

Вони часто мають системи для відстеження таких речей, як відстеження часу, нарахування та використання часу відпустки, внески 401 (k) тощо.

Якщо у вас 10 або більше співробітників, найняття служби заробітної плати може стати хорошим кроком. Але якщо у вас невеликий бізнес, постачальник заробітної плати з повним набором послуг може бути трохи більшим, ніж вам потрібно.

Чи повинен я здійснювати заробітну плату за допомогою програмного забезпечення?

Програмне забезпечення для нарахування заробітної плати зробить розрахунок заробітної плати за вас. Він розраховує правильні утримання з чеків кожного працівника та відстежує, скільки ви винні уряду. Ви несете відповідальність за фактичне надсилання податкових утримань та своєчасне подання правильних форм.

Коли ви користуєтесь програмним забезпеченням для нарахування заробітної плати, вам доведеться вирізати власні чеки. Або з такими постачальниками програмного забезпечення, як заробітна плата Заробітна плата QuickBooks в Інтернеті, ви навіть можете налаштувати прямий депозит.

Пов'язані:Як я використовую систему QSEHRA для відрахування допомоги на охорону здоров’я своїх співробітників

Які варіанти програмного забезпечення для заробітної плати мого малого бізнесу?

Незалежно від того, чи робили ви заробітну плату раніше чи ні, ви хочете вибрати програмне забезпечення з інструментами та ресурсами, щоб впевнено платити своїй команді, що полегшить ваше життя як власника малого бізнесу!

Швидкий пошук Google охопить десятки спроможних компаній -розробників програмного забезпечення для нарахування заробітної плати. Деякі з популярних варіантів включають QuickBooks, Gusto, Wave Payroll, SurePayroll та Patriot Software Payroll.

Кожен з них має власний набір функцій, але лише QuickBooks пропонує вбудоване відстеження часу заздалегідь і прямий депозит за один день. QuickBooks - також єдине програмне забезпечення, яке надає повну екосистему інструментів, які допоможуть вам керувати своїм бізнесом.

Плюс, якщо ви вже користуєтесь QuickBooks онлайн для вашого бухгалтерського обліку у них є дві інтеграції заробітної плати: QuickBooks Live Bookkeeping та QuickBooks Online Payroll. Скориставшись перевагами цих додаткових послуг, ви можете використовувати одне й те саме базове програмне забезпечення для всіх ваших потреб бухгалтерського обліку, бухгалтерського обліку та заробітної плати. Ось як працює QuickBooks Live Bookkeeping та QuickBooks Online Payroll.

Бухгалтерія QuickBooks Live

З Бухгалтерія QuickBooks LiveВи отримаєте спеціальну команду бухгалтерів, яка стежить за тим, щоб усі ваші записи залишалися точними та актуальними. Ви будете отримувати щомісячні звіти від своєї команди, і коли вам знадобиться допомога, ви можете передзвонити одному з ваших бухгалтерів, щоб отримати відповіді на ваші запитання.

Коли виникають проблеми, можливість мати швидку допомогу є важливою для власника малого бізнесу.

Бухгалтерія в режимі реального часу дозволяє зосередитись на управлінні своїм бізнесом, а не на запуску помилково розробленої квитанції або підготовці звітів. Також спокійно знати, що ви робите це правильно з першого разу, і пізніше у вас не виникнуть проблеми, які можуть вплинути на вас або, що ще гірше, на ваших співробітників.

Ось як працює "Бухгалтерія" QuickBooks працює після реєстрації.

По -перше, вони підійдуть вам у команду відданих бухгалтерів під керівництвом основного бухгалтера. Ваша команда проведе вам індивідуальний план для задоволення ваших бухгалтерських потреб. Вони також переконаються, що все налаштовано правильно з першого разу, і звірять ваші рахунки протягом місяця.

Далі ви можете співпрацювати зі своїм основним бухгалтером за допомогою відеоконференції. Ви зможете переглядати спільний доступ для роботи над своїми книгами та задавати питання в режимі реального часу зі своїм бухгалтером. У перервах між зустрічами ви матимете доступ до повідомлень на вимогу.

В кінці місяця ваш бухгалтер візьметься за закриття ваших книг і надасть вам спеціальні звіти. Акуратні книги заощадять ваш час і гроші в сезон податків.

Бухгалтерія QuickBooks Live починається з 200 доларів на місяць для компаній, які мають щомісячний дохід менше 25 000 доларів. Якщо ваш бізнес приносить від 25 000 до 150 000 доларів на місяць доходу, ви будете платити 400 доларів на місяць. І якщо ваш щомісячний дохід перевищує 150 000 доларів, ви будете платити 600 доларів на місяць за ведення бухгалтерії QuickBooks Live.

Заробітна плата QuickBooks в Інтернеті

Заробітна плата може залякати власників малого бізнесу. Швидкі книги в Інтернеті є цінним інструментом, який надає вам впевненості в управлінні заробітною платою як професіонал. Але тепер це вийшло за рамки простого фонду оплати праці. Їх програмне забезпечення для нарахування заробітної плати забезпечує наскрізне рішення для управління працівниками для власників бізнесу.

Усі їх плани доступні у всіх 50 штатах і включають необмежену кількість заробітних плат, що означає, що ви можете переглядати та затверджувати години працівників у будь -який час. Кожен план також включає автоматичний розрахунок, подання та сплату федеральних та державних податків. З Заробітна плата QuickBooks в Інтернеті, ви зможете створювати звіти про заробітну плату, а ваші співробітники отримають доступ до порталу робочої сили.

Вони пропонують три рівні обслуговування: Core, Premium та Elite.

• Основний-Орієнтований на менші команди, він включає функції для задоволення простих потреб у заробітній платі, такі як переваги для здоров'я, підтримка експертів та прямий депозит на наступний день.
• Преміум-на додаток до функцій базового рівня, він включає прямий депозит за один день, адміністрування компенсацій працівникам, підтримку персоналу, мобільне відстеження часу співробітників. І вони навіть нададуть експерту, щоб він переглянув вашу форму оплати праці, щоб уникнути дорогих помилок.
• Елітний - у цьому новому рівні є все, що є в базовому та преміальному рівнях, але додається спеціальна настройка вашого фонду оплати праці "біла рукавичка". Крім того, ви отримуєте цілодобову підтримку експертів, відстеження часу виконання проектів та захист від податкових штрафів, які забезпечать до 25 000 доларів на рік, якщо податковий орган штрафуватиме вас. Елітний фонд оплати праці надає персонального консультанта з персоналу.

За допомогою такої додаткової функції, як TSheets, ви можете полегшити вам та вашим працівникам управління табелями робочого часу з будь-якого місця. Вони можуть використовувати свій телефон, планшет або комп’ютер для годинника. Він також включає GPS-відстеження, управління ВОМ та нагадування про годинник для вашої команди. Додавання таблиць TS до рівня Premium становить 8 дол. США на місяць плюс 20 дол. США базової плати щомісяця. Додавання таблиць TS до рівня Elite коштуватиме 10 доларів на місяць та 40 доларів базової плати на місяць.

Підписка на заробітну плату Core QuickBooks Online становить 22,50 доларів на місяць плюс 4 долари на працівника. Якщо вам потрібні додаткові функції, такі як підтримка персоналу та депозит за один день, вам доведеться заплатити за Premium, яка коштує 37 доларів на місяць плюс 8 доларів на працівника. Нарешті, якщо вам потрібні додаткові переваги, такі як установка в білих рукавичках, захист від податкових штрафів та а особистого консультанта з персоналу, ви можете підписатися на рівень Elite, який коштує 62,50 доларів на місяць плюс 10 доларів за працівник.

З ростом вашого бізнесу зростає і управління всім цим. Залучення Швидкі книги в Інтернеті може допомогти вам у повній мірі скористатися вашим ростом, забезпечуючи безперебійну роботу вашого бізнесу та співробітників. Програмне забезпечення дозволяє вам залишати свою команду щасливою, але при цьому зосереджуватися на управлінні своїм бізнесом.

Суть

Заробітна плата власників малого бізнесу може здатися на перший погляд страшною. Але за допомогою відповідних інструментів ви зможете в найкоротші терміни запрацювати та запрацювати надійну систему оплати праці. Щоб отримати додаткові ідеї та поради щодо організації фінансів вашого малого бізнесу, обов’язково прочитайте Ключові фінансові стовпи побудови стартапу.