Онлайн -огляд QuickBooks: безпосередньо від мого бухгалтера

Примітка редактора: Я використовую QuickBooks Online для ведення бухгалтерського обліку свого блогу та конференцій. Я звернувся до свого бухгалтера, Бреда Кейса Taylor & Associates, який щодня користується ним від мого імені, щоб надати швидкий огляд усім, хто зацікавлений у його використанні. Ось Бред…

RРозпочати успішний бізнес може бути дуже складно. Здійснення продажу, надання послуг та/або виробництво продукту може (і повинно) споживати день вас та вашого персоналу.

Це залишає вам мало місця для відстеження витрат/доходів та складання фонду оплати праці. Вам потрібно, щоб бухгалтерія та бухгалтерія були максимально простими. Особливо, коли податковий сезон триває.

Тут з'являється програма QuickBooks. QuickBooks від Intuit роками встановлює стандарт для бухгалтерського програмного забезпечення та є найбільш продаваним програмним забезпеченням для бухгалтерського обліку.

QuickBooks випускається у двох версіях - онлайн та настільному. І те, і інше надає вам надійні функції бухгалтерського обліку, але настільну версію можна завантажити лише на один комп’ютер, тоді як до онлайн -версії можна отримати доступ скрізь, де є підключення до Інтернету.

QuickBooks онлайн це доступний спосіб ведення бухгалтерського обліку малого бізнесу. Він пропонує такі функції, як відстеження витрат та квитанцій, управління рахунками, кошториси та виставлення рахунків. Отримуйте доступ до всіх своїх бухгалтерських, податкових та звітних потреб з будь -якого місця з підключенням до Інтернету.

Про QuickBooks Online

Ви, напевно, принаймні знайомі з відомою програмою QuickBooks, яка вже багато років є улюбленим атрибутом галузі бухгалтерського обліку бізнесу.

Ось коротке відео (менш ніж за дві хвилини), яке дасть вам краще уявлення про те, як QuickBooks може допомогти вам ефективно вести свій бізнес:

Оскільки ця програма є частиною QuickBooks онлайн пакет Інтернет -програм, якими можна користуватися будь -де, де є доступ до Інтернету. Використовуйте його вдома у сім’ї чи друга, в іншому штаті, у ресторані чи готелі з Wi-Fi або на ноутбуці на ліжку, якщо у вас є Wi-Fi, або навіть на смартфоні чи пристрої.

Це може допомогти вам залишатися в курсі дрібних деталей, тому що ви можете обробляти їх, коли думаєте про них, а не чекати до наступного разу, коли ви опинитесь біля комп’ютера.

Доступ до нього можна отримати з комп’ютера, телефону або планшета, що робить його зручним, якщо у вас є команда. Ви також можете поділитися зі своїм бухгалтером деталями фінансових питань вашого бізнесу та полегшити вам організацію.

Почніть роботу з QuickBooks Online тут.

Як працює QuickBooks Online?

Коли ви реєструєтесь у QuickBooks Online, ви починаєте, пов’язуючи свої банківські рахунки з програмою.

Це дозволяє QuickBooks онлайн для автоматичного перенесення ваших транзакцій у програмне забезпечення. Усі транзакції знаходяться в зоні зберігання, поки вони чекають вашого схвалення. Після того, як ви схвалили транзакцію, її додають до ваших фактичних книг. Звідти ви можете класифікувати свої транзакції.

Залежно від вашого бізнесу, початкова категоризація може зайняти деякий час. Але це значно полегшить податковий сезон, оскільки вам не доведеться реорганізовувати свої операції. QuickBooks також вивчає ваші транзакції під час руху. Наприклад, він дізнається, що витрати з Home Depot завжди класифікуються як запаси, а збори з 7-11-завжди газ.

Крім того, ви можете створити Правила транзакцій, які допоможуть попередньо класифікувати певні звичайні транзакції. Транзакція все ще чекатиме у розділі утримання для вашого схвалення, але її буде правильно класифіковано, і ви можете просто натиснути «Додати».

Існує також мобільний додаток, який працює з телефонами та планшетами iPhone, iPad та Android, щоб полегшити стеження за вашим бізнесом.

Якщо у вас є QuickBooks Desktop і ви хотіли б перейти на онлайн -версію, Intuit робить це простим. Вони копіюють дані з настільної версії та додають їх в Інтернеті. Однак ви не зможете синхронізувати дві версії. Отже, як тільки ви перейдете, ви захочете одразу почати користуватися онлайн -версією.

Пов'язані:23 унікальні бізнес -ідеї (які можна розпочати сьогодні!)

Використовуйте QuickBooks Online On-the-Go

Одна з речей, що робить QuickBooks онлайн shine-це функції в дорозі, що входять у додаток для смартфонів. Наприклад, програма дозволяє миттєво відстежувати та організовувати витрати прямо зі свого телефону.

Ви можете сортувати свої витрати на бізнес одним пальцем, роблячи відстеження витрат набагато простішим і веселішим. Ви також можете підключитися до програм, які ви вже використовуєте для безперебійної інтеграції з інструментами, які вже є у вашому наборі фінансових інструментів. Ще одна функція, що заощаджує смартфон і планшет, - це можливість упорядковувати квитанції, роблячи їх фотографії.

Програма вводить для вас інформацію про транзакцію та автоматично узгоджує та класифікує витрати з квитанції. Потім він зберігає та упорядковує фотографії квитанцій, щоб ви були готові до податкового сезону.

Створення та надсилання рахунків -фактур також не викликає жодних зусиль. Ви можете формувати рахунки -фактури прямо зі свого смартфона і стежити за будь -якими відкритими рахунками -фактурами, щоб при необхідності надсилати прострочені сповіщення.

Додаток також повідомляє вас, коли ваш рахунок -фактура надсилається, переглядається та оплачується, тому вам ніколи не доведеться відстежувати вручну, хто вам завдячує.

Пов'язані: Як відстежувати свої витрати

Інтернет -функції QuickBooks

QuickBooks онлайн забезпечує надійний набір функцій, розроблених для задоволення потреб малого бізнесу.

Хоча онлайн -версія QuickBooks не така надійна, як настільна, вона пропонує кілька чудових функцій. Там, де є прогалини, програмне забезпечення пропонує бездоганну інтеграцію з рядом додатків для покращення функціональних можливостей.

Оскільки QuickBooks Online-це хмарне програмне забезпечення, ви можете розраховувати на регулярне оновлення продуктів.

Що ви отримуєте за допомогою QuickBooks Online

Функції, доступні в онлайн -версії QuickBooks:

• Бухгалтерія спрощена: Отримайте автоматичне завантаження та класифікацію, зв’язавши свої банківські рахунки та рахунки кредитних карт. Вводьте транзакції, записуйте витрати, виставляйте рахунки клієнтам, надсилайте звіти тощо - з будь -якого місця.
• Звірки банків: Легко узгоджуйте банківські рахунки та операції у своїх облікових записах.
• Податок з продажів: Отримайте автоматичне завантаження та класифікацію, підключивши кредитні картки та банківські рахунки. Використовуйте вбудований калькулятор, щоб додати податок з продажів для тисяч штатів, міст і округів з бази даних QuickBooks.
• Відстеження витрат: Відстежуйте витрати бізнесу через онлайн -рахунки або фотографуйте квитанції. Усі дані миттєво синхронізуються на вашому телефоні, комп’ютері та планшеті.
• Відстеження квитанцій: Вбудований сканер квитанцій допоможе вам відстежувати та організовувати ваші витрати. Усі квитанції зберігаються як цифрові файли для документації, коли надходить час оподаткування.
• Управління рахунками: QuickBooks онлайн допомагає вам відстежувати та впорядковувати рахунки та терміни сплати. Якщо у вас є розширена версія, ви також можете використовувати QuickBooks Online для оплати рахунків
• Звітування: Створюйте звіти про прибутки та збитки, переглядайте баланс, формуйте звіти про рух грошових коштів та багато іншого. QuickBooks Online поставляється з більш ніж 50 вбудованими бухгалтерськими та бізнес-звітами. Версії Simple Start та Essential можуть запускати основні звіти. Версія Plus та Advanced можуть запускати більш розширені звіти.
• Створення оцінок: Створення кошторисів для клієнтів та перегляд стану оцінки. Заощаджуйте час, дублюючи попередню оцінку або використовуючи шаблон. Плавно перетворюйте кошториси у рахунки -фактури для додаткової зручності.
• Рахунок клієнтам: Виставляйте рахунки клієнтам та швидко отримуйте оплату за допомогою вбудованої обробки платежів. Клієнти можуть оплачувати кредитною карткою, банківським переказом, PayPal тощо. QuickBooks автоматично записує платіж і переказує гроші на ваш підключений банківський рахунок.
• Прогрес виставлення рахунків: Якщо проект триває тижні чи місяці, використовуйте QuickBooks онлайн, щоб поступово виставляти рахунки та приймати платежі протягом усього періоду. Розділіть кошторис на кілька рахунків -фактур на основі етапів проекту, етапів тощо.

4 версії QuickBooks Online

Для QuickBooks Online доступні чотири різні версії. Версії, починаючи від обмежених варіантів і закінчуючи необмеженими, пропонують відповідну ціну та послуги відповідно до ваших потреб.

Простий старт

Ця версія дозволяє одному користувачу налаштовувати та надсилати рахунки -фактури, відстежувати доходи та витрати, створювати та керувати кошторисами, збирати та упорядковувати надходження, а також готувати та друкувати 1099 бланків для незалежних підрядників.

Основи

На додаток до функцій, які ви отримуєте з Simple Start, Essentials також дозволяє керувати рахунками та відстежувати свій час. Essentials Online дозволяє до трьох користувачів, надаючи вам можливість безперешкодного обміну інформацією з бухгалтером або дозволяючи працівникам мати безпечний і конкретний доступ до функцій.

Плюс

На додаток до всіх функцій Essentials, Plus також дозволяє відстежувати прибутковість проекту (нова можливість додана в цьому році) та відстежувати ваш інвентар. Плюс Онлайн дозволяє до п’яти користувачів. Це найпопулярніший рівень для QuickBooks Online.

Розширений

Найвищий рівень QuickBooks Online призначений для великих підприємств, дозволяючи до 25 ліцензій користувача. Він поставляється з усіма функціями Plus та можливістю імпортувати сотні рахунків-фактур одночасно, створювати динамічні звіти, готові до презентацій, та отримувати більш глибоку інформацію. Ви також можете контролювати, хто може, а хто не може бачити ваші конфіденційні дані, і отримати допомогу від спеціалізованого менеджера з успіху клієнтів.

Почніть роботу з QuickBooks Online тут.

Що очікувати від кожного рівня

• Ви можете додати функціонал оплати праці до будь -якого з цих варіантів. Функціонал розрахунку заробітної плати варіюється від найнеобхіднішого з опцією Core Payroll, до сервісу Premium Payroll, який пропонує автоматизоване рішення щодо заробітної плати, до плану Elite Payroll, який підтримує вашу автоматизовану систему захистом податкових штрафів Quickbooks та сертифікованим персоналом підтримка. Ціна на функціонал оплати праці включає щомісячну плату плюс доступну плату на одного працівника на місяць.
• Крім того, Online Essentials, Plus та Advanced надають більше функцій звітування порівняно з простим початком роботи в Інтернеті.
• За допомогою простого запуску в Інтернеті вексель не можна створювати та управляти ним. Ви також не можете створити кошторис. Але ви можете створювати рахунки -фактури та керувати своїми клієнтами.
• За допомогою Інтернет -простого запуску та Інтернет -основ не можна відстежувати інвентар. Але з Online Plus та Online Advanced ви можете.
• Нарешті, ви можете відстежувати, готувати та друкувати 1099 з усіма рівнями.

Вартість

QuickBooks онлайн має іншу структуру ціноутворення, ніж QuickBooks Desktop. У той час як настільна версія поставляється з одноразовою платою, яка дозволяє завантажити програму на комп’ютер, в онлайн-версії є щомісячна підписка. Ціни на кожний з вищевказаних рівнів можуть змінюватися залежно від періодичних знижок, але ви можете спробувати, перш ніж купувати з безкоштовна 30-денна пробна версія опції «Онлайн плюс».

Наразі ціни в Інтернеті QuickBooks такі:

• Простий початок: 25 доларів на місяць
• Основи: $ 40 на місяць
• Плюс: 70 доларів на місяць
• Розширений: 150 доларів на місяць

Ви можете вибрати 30-денну безкоштовну пробну версію, і після закінчення періоду вам буде виставлено повну суму вибраного вами рівня. Крім того, ви можете зареєструватися протягом трьох місяців зі знижкою 50 відсотків.

Вам потрібно буде вибрати безкоштовну пробну версію або тримісячну знижку-не обидві.

Представляємо QuickBooks Live

Новинка цього року Intuit додала QuickBooks Live до пропозицій в Інтернеті. Ця програма поєднує вас з віддаленою командою професійних бухгалтерів. Ви можете звернутися до свого бухгалтера з питаннями, і вони протягом усього місяця "ведуть, оновлюють, виправляють, узгоджують та класифікують транзакції у ваших книгах". Коли ви дойдете до кінця місяця, ваша бухгалтерська група закриє ваші книги за місяць і надішле вам звіт, який допоможе вам визначити фінансовий стан вашого бізнесу. QuickBooks Live також пропонує 100% точну гарантію на книги, тому ви знаєте, що отримуєте чудовий сервіс.

Хоча QuickBooks Live може зняти головний біль від ведення вашої бухгалтерії, він не впорається з усіма вашими фінансовими завданнями. Наприклад, QuickBooks Live не запускає для вас фонд оплати праці. Він також не може замінити ваші податки. Однак використання QuickBooks Live значно спростить податковий сезон, оскільки ви можете розраховуватись на свої книги, готові до оформлення податкових документів.

Дивитися також:Офіційний контрольний список підготовки податків до ПТ (безкоштовне завантаження)

QuickBooks Live коштує 400 доларів на місяць, але немає договору чи інших зобов’язань. Ви можете будь -коли скасувати або змінити послугу. Щоб переконатися, що це підходить саме вам, QuickBooks пропонує безкоштовну 30-хвилинну консультацію, яка допоможе вам вирішити, чи відповідатиме QuickBooks Live потребам вашого бізнесу.

Пов'язані:Фінанси малого бізнесу: основні фінансові стовпи побудови стартапу

Кілька недоліків

QuickBooks онлайн не позбавлений негативу. Якщо Інтернет вимкнений або недоступний, то доступ до програми QuickBooks Online недоступний, тому робота не може бути виконана. Іноді навіть за наявності Інтернету сервери QuickBooks Online можуть бути перевантажені, і до них неможливо отримати доступ.

Крім того, якщо робоче місце QuickBooks - це єдине, що ви знаєте, то у звиканні до QuickBooks Online присутня велика крива навчання.

Я виявив, що швидкість роботи QuickBooks Online залежить від швидкості вашого Інтернету, тоді як робочий стіл QuickBooks зазвичай швидкий, незважаючи ні на що.

З QuickBooks Online це може бути дуже неприємно, якщо вони хочуть щось змінити щодо функціональних можливостей. Вам нічого не залишається, як звикнути. Наприклад, нарахування заробітної плати повинно здійснюватися певним чином, без будь -якої гнучкості.

Ще один істотний недолік, який я відчув, - це те, що QuickBooks Online вичерпає час, що змусить вас знову увійти, щоб продовжити роботу.

Що мені подобається в QuickBooks Online

QuickBooks онлайн також має багато переваг. Завдяки робочому столу QuickBooks щороку потрібно купувати та встановлювати нову версію на вашому комп’ютері, щоб бути в курсі найновішого програмного забезпечення. У QuickBooks Online вам не потрібно про це турбуватися, тому що він не відстає від вас.

Мені також подобається, що ваш бухгалтер може отримати доступ до нього в будь -який час зі своїм унікальним ім’ям користувача та паролем, щоб внести правильні зміни. Прямий депозит безкоштовний на одного працівника в QuickBooks Online, але в настільній версії він коштує на одного працівника.

Однією з моїх улюблених функцій є те, що ваші транзакції можна завантажити з вашого банку. Все, що вам потрібно зробити, це перевірити, чи він потрапляє до потрібного облікового запису, і ви все зробили. Вам не потрібно йти до свого банку в Інтернеті, роздруковувати список транзакцій та вводити кожну транзакцію.

Також чудово, що вам не доведеться бути обмеженими одним місцем для ведення бухгалтерії; Ви можете бути в будь -якому місці в будь -який час, поки є доступ до Інтернету.

Дивитися також:7 бізнес -ідей, які масштабуються [плюс як масштабувати будь -який бізнес]

Хто повинен користуватися QuickBooks в Інтернеті

QuickBooks онлайн (проти робочого столу) призначено для власника бізнесу на ходу, який хоче платити щомісяця замість великої суми один раз на рік (версії для настільних ПК коштують від 199 до 499 доларів).

Це також для власника, який знаходиться на віддаленому сайті роботи та має смартфон або ноутбук з можливістю Wi-Fi. Власник може завершити роботу і може оформити рахунок -фактуру прямо там.

QuickBooks Online призначений для тих, хто працює на різних комп'ютерах, які мають доступ до Інтернету.

Нарешті, це особа (наприклад, PT), яка хоче, щоб їх бухгалтер подивився через плече і переконався, що все робить правильно.

Який ваш досвід роботи з QuickBooks Online?

Про Філіпа Тейлора, CPA

Філіп Тейлор, він же "PT", є CPA, блогер, подкастер, чоловік і батько трьох дітей. PT також є засновником та генеральним директором конференції та виставки індустрії особистих фінансів, FinCon.

Він створив Part-Time Money® у 2007 році, щоб поділитися своїми порадами щодо грошей, притягнути себе до відповідальності (поки виплати боргу понад 75 тис. доларів США) та зустріти інших, захоплених переходом до фінансових питань незалежності.