Ви, напевно, знаєте, що я люблю робити все просто. Настільки просто, наскільки це можливо.
Мені також подобається тримати все в порядку, тому що ніщо не обурює мене більше, ніж час, витрачений на пошуки чогось. Це відчутна вартість, яку ви платите за відсутність системи.
Особливо це стосується речей, які вам не потрібні часто, тому що ви не можете покладатися на свою пам’ять, щоб згадати, де є речі. Фінансові документи ідеально вписуються в це відро.
Після кількох років коригування та переналаштування я придумав організаційну систему для наших документів, яка працює. Це також досить просто.
Ось мої два (нормально, технічно три) правила для кожного аркуша паперу:
- Оцифруйте все
- Зберігайте оригінал, якщо він виданий державним органом, нотаріально посвідчений, особистим майном, податком чи кредитом.
- (Решту подрібнити)
Зміст
- Як це все організувати вперше
- Оцифруйте все
- Подрібніть оригінал, якщо…
- Зберігання документів
Як це все організувати вперше
Якщо ви починаєте з нуля, я пропоную вам прочитати цю статтю про архівні професії - Бібліотеці Конгресу США. Я намагаюся мати на увазі деякі з них
стратегії, які використовує Бібліотека Конгресу США. Вони архівують багато речей. Як і все.Ви помітите, що їхні поради не передбачають якихось конкретних кроків чи технологій, тому я поділяю свій підхід за мить, але їх загальний підхід міцний. Ця ідея зі статті є чистим золотом - «Не опускайте осторонь. Встояти перед спокусою поласувати будь -якою справою прямо зараз ». (так легко зробити, особливо для особистого архівування)
Ключові ідеї полягають у тому, щоб атакувати ваші документи як єдине ціле з серією «згустків». Думати про це як про єдину одиницю робить його менш складним. Атака згустків розбиває її на керовані частини, які ви можете робити протягом серії днів, тижнів або місяців.
Коли я почав організовувати, я взяв свої логічні «згустки» і перетворив їх у папки. Я взяв усі документи на автомобіль і спочатку їх відсканував, помістивши файли у відповідну папку. Я подрібнив оригінали, які мені не потрібно було зберігати, а решту зберігав у коробках. Потім я зробив іншу машину.
Наступного дня я переглянув свої банківські документи на наш основний банківський рахунок. Мені не потрібно було робити кожен документ за один день, я не хотів присвячувати цьому такому часу, але я був готовий витратити 20-30 хвилин на заповнення однієї папки.
Включення та виключення оцифрування зайняло близько місяця, але з тих пір технічне обслуговування досить звичне. Я щокварталу припадаю на пакетну перевірку документів, що не становить багатьох паперів, тому що більшість речей я зараз отримую цифровим способом.
І мої класифікації (або грудки) можуть не відповідати вашим. Один хороший спосіб подумати про те, як ви організуєте У випадку аварійної в'язки, яка так чи інакше міститиме багато цих важливих документів.
Оцифруйте все
Кожен важливий папірець, який надходить у будинок, є цифровим. Якщо я можу, я підписуюся на безпаперові заяви, тому що тоді я можу безпосередньо завантажити заяви, не виконуючи роботу зі їх сканування.
Оцифрування - це не найскладніша частина, упорядкування його в серії папок - важка частина.
Ось наша структура папок:
- Ділові документи
- Особисті документи.
- Архів
- Індивідуальний - Я
- Індивідуальна особа - Прекрасна дружина
- Індивідуальна - дитина 1
- Індивідуальна - дитина 2
- Актив - Будинок
- Актив - автомобіль V
- Актив - автомобіль Н
- Фінансові.
- Угоди
- Банківська справа
- Кредит
- Фінансовий планувальник
- Страхування
- Інвестиції
- Податки
- Юридичні
Я організувати наші файли залежно від особи чи майна, а потім - фінансового, юридичного чи іншого - ці категорії є спільними для родини. Я можу сплачувати податки або керувати інвестиціями, але це сімейні активи і тому підпадають під більш широку категорію.
Файл Індивідуальний містять документи, що стосуються конкретної особи, наприклад, медичну документацію.
Архів-це загальна інформація для документів, які нам більше не потрібні, як-от папка для Актив - автомобіль С після того, як ми продали Toyota C.elica. Минуло багато років з того часу, як у нас був автомобіль, тому я міг видалити всю папку, якщо це необхідно, але враховуючи, наскільки дешеве зберігання... е, чому обидва.
Подрібніть оригінал, якщо…
Оцифрування документа означає, що мені більше не потрібен оригінал, за деякими винятками. Моє загальне правило таке: якщо уряд, виданий урядом, засвідчений нотаріально, покриває майно, податки чи позики, то залиште його. Все інше можна подрібнити.
Якщо у вас багато паперу і вам подобаються складніші правила, ось вам кілька простих правил який фізичний папір подрібнити і що зберігати (пам’ятайте, у вас все ще є цифрові копії всього, що є випадку):
- SHRED Усе, що ви отримуєте щомісяця - банківські виписки, виписки з кредитних карт, комунальні рахункитощо. - коли ви отримаєте наступний
- ЗБЕРЕЖИТЕ документи на позику (особливо підтвердження) протягом року після того, як ви їх погасите.
- ЗБЕРІГАЙТЕ податкові декларації та підтверджуючі документи протягом 7 років після подання.
- ЗБЕРІГАТИ Документи, що стосуються активу (автомобіля, будинку тощо), доки ви ним володієте.
- ЗБЕРЕЖАЙТЕ урядові документи, такі як свідоцтва про народження та смерть, свідоцтва про шлюб-назавжди
- ЗБЕРІГАЙТЕ все, що вважаєте важко замінити.
Зберігання документів
Знайдіть гарне безпечне місце у вашому домі, покладіть у протипожежний сейф і покладіть документи в сейф.
Напевно, сейф, який ви отримаєте в магазині канцтоварів тріснув за п’ять секунд магнітом, тому не покладайтесь на це з міркувань безпеки. Ви хочете його для захисту від пожежі, тому сховайте його, бажано за картиною на стіні. 🙂
Щодо цифрових копій, обов’язково створіть їх резервну копію десь, бажано автоматично та у двох місцях на всяк випадок. Ми зберігаємо наші документи на портативному жорсткому диску, резервне копіювання якого здійснюється дистанційно.
Якщо ви не хочете зберігати їх локально або хочете, щоб кілька людей мали доступ до документів (портативний жорсткий диск не ідеальний), ви можете вибрати щось на зразок Dropbox.
Як тільки ви це зробите, вам сподобається, наскільки легкими та повітряними будуть здаватися ваші фінансові документи. 🙂
Які ваші стратегії збереження та упорядкування ваших фінансових документів? Я завжди прагну покращити наш процес, тому мені хотілося б почути ваше.