Küçük İşletmeniz İçin Bordro Nasıl Yapılır [Son Kılavuz]

Hİşletmeniz yardım alma zamanının geldiği noktaya kadar büyüdükçe mi? Bir yandan bu harika bir haber. Ancak diğer yandan, küçük işletme sahiplerinin maaş bordrosu, işinizi yürütme eylemine başka bir karmaşıklık katmanı daha ekler.

Çoğu küçük işletme sahibinin İK, muhasebe veya defter tutma konusunda geçmişi yoktur. Peki değerli zamanınızı çok fazla tüketmeden sizi IRS'in iyi tarafında tutacak bir bordro sistemini nasıl kurabilirsiniz?

W-2 çalışanlarına sahip olmak, maaş bordrosu yapmanız gerektiği anlamına gelir. Maaşlarını ödemenin yanı sıra, işçi tazminatını ve işsizlik sigortasını da sağlamanız gerekecek. Ayrıca Sosyal Güvenlik ve Medicare vergilerinin yarısını ödemek de sizin sorumluluğunuzda olacaktır. Gelir vergisi stopajlarını hesaplamanız ve vergileri ve dosya raporlarını hükümete zamanında göndermeniz gerekecektir. Tüm bunları ya bir bordro yazılımıyla ya da tam hizmet veren bir bordro sağlayıcısıyla yapabilirsiniz.

Maaş bordrosu nedir?

"Bordro" terimi birçok anlama gelebilir. Ancak en genel anlamda bordro, bir şirketin maaşı hesaplayıp çalışanlarına gönderdiği süreçtir.

Bir şirketin bordro sistemi, çalışanların çalışma saatlerini ve izinlerini takip etmek için kullanılan mekanizmaları, yöntemi ve zaman çizelgesini içerecektir. hangi ödemelerin havale edildiği ve bir çalışanın vergi stopajını hesaplamak ve belirli bir kişi tarafından IRS'ye göndermek için kullanılan araçlar son teslim tarihleri.

Bordro Gereksinimleri

W-2 çalışanlarına sahip olmak maaş bordrosu yapmak anlamına gelir. Saat ücretli çalışanlarınız varsa, her maaş dönemi için saatlerini göndereceklerdir ve sizin de şunları yapmanız gerekir: onlara daha önce belirlediğiniz programa göre ödeme yapın (genellikle haftalık, iki haftada bir veya altı ayda bir).

Bordronun hesaplanması, çalışanların brüt ücretlerinin belirlenmesi, ardından gelir, Sosyal Güvenlik ve Medicare vergilerinin stopajı anlamına gelir.

Daha sonra durdurulan vergilerin belirlenmiş bir programa göre hükümete sunulması gerekir. Çoğu küçük işletme için bu aylık olarak gerekli olacaktır. Ancak büyük işletmeler için bu, haftalık sıklıkta gerekli olabilir.

Üç aylık raporlar da gereklidir. Bir başvuruda bulunmalısınız 941 formu her çeyrek. Bu form, federal hükümete ne kadar maaş bordrosu ödediğinizi ve ayrıca ne kadar gelir vergisi kesip teslim ettiğinizi bildirir. Eyalet başvuruları da gerekli olacaktır, bu nedenle formları ve tarihleri ​​için eyaletinizle tekrar kontrol edin.

Ayrıca yıllık raporlar göndermeniz gerekecektir. Çalışanlarınız ve hükümet için W-2'leri işlemeniz gerekecek. Ayrıca bir tane de göndermeniz gerekir. 940 formu Federal işsizlik vergileri için federal hükümete başvurun; yıl içindeki maaş bordronuzun miktarına bağlı olarak bunu daha sık yapmanız gerekebilir.

Personel Maliyeti Nedir?

Çalışan sahibi olmanın maliyeti, ücretlerinden daha fazlasıdır. Ekstra vergiler, sigorta ve bordro hizmeti gibi ek maliyetleriniz olacaktır.

Vergiler

Sizin için çalışması için birini işe aldığınızda, maaşının %15,3'ü bordro vergisi olarak ödenir. Bunun %12,4'ü Sosyal Güvenlik ve %2,9'u Medicare'den oluşmaktadır.

Müteahhitler bu tutarın tamamını kendileri ödüyor. Ancak çalışanlar sadece yarısını kendileri ödüyor, diğer yarısını da işveren ödemek zorunda. Dolayısıyla çalışanlarınıza maaşlarını ödediğinizde maliyetleriniz aslında %7,65 daha fazla oluyor.

Örneğin, çalışanınız haftada 1000$ kazanıyorsa. Gerçek maliyetiniz haftalık 1.076,50 ABD dolarıdır.

Sigorta

Hem işsizlik sigortasını hem de işçi tazminatı sigortasını yanınızda bulundurmanız gerekmektedir.

İşsizlik sigortası devlete ödenir ve işten çıkarılan işçilere sosyal yardım sağlar. Oranlarınız risk seviyenize göre belirlenecektir. Peyzaj veya diğer mevsimlik endüstriler gibi işten çıkarmaların yüksek olduğu bir sektörde çalışıyorsanız, oranlarınız genellikle işten çıkarmaların yüksek olmadığı bir sektöre göre daha yüksek olacaktır. Oranlarınız aynı zamanda ne kadar maaş bordrosu ödediğinize göre de belirlenecektir. Ne kadar çok maaş bordronuz varsa, maliyetleriniz de o kadar yüksek olur.

İşten çıkarmalardan kaçınarak ve meşru olmayan taleplerle mücadele ederek kişisel oranlarınızı mümkün olduğunca düşük tutabilirsiniz. Bazen hoşnutsuz çalışanlar, işten çıkarıldıktan sonra işsizlik başvurusunda bulunmaya çalışabilirler. Buna izin vermeyin. Şirketinize karşı başarılı bir iddiada bulunan herkes oranlarınızı artıracaktır. Yardım almaya hakları yoksa, onları poliçenizden uzak tutmak için elinizden geleni yapın.

İşçi tazminatı sigortası bir sigorta şirketine (veya bazen devlete) ödenir ve çalışanların işyerinde zarar görmesi durumunda sigortalanır. Yine oranlarınız risk seviyenize göre belirlenmektedir. Sektörünüz ne kadar tehlikeli olursa oranlarınız da o kadar yüksek olur. Ve tıpkı işsizlik sigortasında olduğu gibi, kişisel oranlarınız da sahip olduğunuz bordro miktarına bağlı olacaktır.

Yaptığınız işin türü için gerekli güvenlik önlemlerini uygulayarak oranlarınızı düşük tutabilirsiniz. Açıkçası, ne olursa olsun çalışanlarınızın yaralanmasını istemezsiniz… ancak çalışanınızın ücret oranlarını düşük tutmak ek bir avantajdır.

Çalışanınız bu maliyetlerin hiçbirini üstlenmiyor. İşsizlik ve işçi tazminatlarının her ikisi de %100 işveren tarafından ödenir.

İlgili:Coverwallet ile Küçük İşletme Sigortası İhtiyaçlarınızı Anlamak

Bordro Hizmeti

Maaş bordrosuna giren birçok hesaplama var. Bu sadece saatlik oran çarpı çalışılan saat değil. Bu nedenle, bu matematiği yapmak için bir tür bordro hizmeti isteyeceksiniz. Bordro hizmeti yalnızca çalışanın gelir vergisi stopajını hesaplamakla kalmayacak, aynı zamanda onların (ve sizin) Sosyal Güvenlik ve Medicare vergilerinin yanı sıra işsizlik sigortasını da hesaplayın maliyetler.

İşçinizin tazminat politikası devletteyse onu da hesaplayacak. Çalışanınızın tazminat politikası özel bir şirketteyse, muhtemelen doğrudan onlarla ilgileneceksiniz ve bu maliyet, bordro hizmetiniz aracılığıyla hesaplanmayacaktır.

İlgili:Küçük İşletmeler için En İyi Muhasebe Yazılımı

İlk Defa Maaş Bordrosunu Nasıl Ayarlarım?

Bordro sisteminizi başlatmadan önce toplamanız gereken birkaç belge var. Ayrıca kayıt saklama politikanızı ve ödeme sıklığınızı da düşünmeniz gerekecektir.

Hangi Maaş Bordrosu Belgelerine İhtiyacım Var?

Küçük işletme sahipleri için maaş bordrosu oluşturmak onların şunları yapmasını gerektirir: IRS'ye İşveren Kimlik Numarası (EIN) başvurusunda bulunmak. EIN almak ücretsizdir ve 5 dakikadan fazla sürmez. Bazı eyaletlerde eyalet EIN'sine de başvurmanız gerekebilir.

Bir LLC'niz veya Şirketiniz varsa, zaten bir EIN'niz vardır.

Çalışanlarınız söz konusu olduğunda, her birinin W-4'ü doldurun. Bu önemlidir çünkü size her maaş çekinden çalışanınızın adına ne kadar vergi kesmeniz gerektiğini söyler. Ayrıca her çalışanın şunları yapması gerekecektir: I-9 formunu doldurun kimliklerini doğrulamak için.

Ayrıca en azından işsizlik sigortası oranlarınıza ve belki de işçinizin tazminat oranlarına da ihtiyacınız olacak.

Son olarak çalışan saatlerinizi takip edecek bir sistem oluşturmanız gerekecek. Teknik olarak bu, bir oturum açma sayfası kadar basit olabilir. Zaman kartı sistemi birçok küçük işletmede popülerdir. Ancak uzaktaki bir iş gücünüz varsa, bilgisayar tabanlı veya telefon tabanlı bir takip sistemi en iyi sonucu verebilir.

Bordro Kayıt Saklama Politikam Ne Olmalı?

Adil Çalışma Standartları Yasası (FLSA), işverenlerin bordroyla ilgili çeşitli belgeleri en az üç yıl boyunca saklamasını zorunlu kılmaktadır. Bu belgeler şunlardır:

• Çalışanın tam adı ve sosyal güvenlik numarası
• Adres (posta kodu dahil)
• Doğum tarihi (19 yaşından küçükse)
• Cinsiyet ve meslek
• İstihdam tarihleri
• Çalışanın çalışma haftasının başladığı saat ve haftanın günü
• Her gün çalışma saatleri
• Her çalışma haftasında toplam çalışılan saat
• Çalışanın maaşının ödenme esası
• Düzenli saatlik ücret oranı
• Toplam günlük veya haftalık düz zamanlı kazançlar
• Çalışma haftası için toplam fazla mesai kazancı
• Çalışanın ücretine yapılan tüm eklemeler veya kesintiler
• Her ödeme döneminde ödenen toplam ücretler
• Ödeme tarihi ve ödemenin kapsadığı ödeme dönemi

Kayıt saklama gereklilikleri hakkında daha fazla bilgi için, Çalışma Bakanlığı'nın bu bilgi notuna göz atın.

Hangi Bordro Sıklığını Seçmeliyim?

Çalışanlarınıza ne sıklıkla ödeme yapacaksınız? Onlara haftalık ödeme yapmak herhangi bir uyumluluk sorunuyla karşılaşmamanızı sağlar, ancak aynı zamanda en yoğun emek gerektiren işlemdir. Her haftadan daha az sıklıkta ödeme yapmak istiyorsanız eyaletinizin minimum ödeme sıklıklarını öğrenmek için Eyalet Çalışma Bakanlığınıza danışın.

Altı aylık veya iki haftalık ödeme planlarını seçmenize izin verilirse, her iki seçenek de haftalık ödeme sıklığından daha az baş ağrısına neden olacaktır. Ancak aşağıda belirtildiği gibi her birinin birkaç artısı ve eksisi vardır.

Haftalık

Haftalık bordro planı ile çalışanlarınıza her hafta aynı gün ödeme yapılır. Tipik bir program şu şekilde olacaktır: O hafta çalışılan saatler için saatlerini Cuma günü günün sonunda gönderirler. Daha sonra maaş bordrosunu işleme koymak için birkaç gününüz olacak ve çeklerini bir sonraki Cuma günü alacaklar.

Bu ödeme planı düşük ücretli çalışanlar için tipiktir.

Bu programın faydası çalışanlara daha sık ödeme yapılmasıdır. Bu onların nakit akışlarını yönetmelerini kolaylaştırabilir.

Dezavantajı ise ne olursa olsun her hafta maaş bordrosunu işlemek zorunda kalacak olmanızdır. Tatilde olsanız veya hasta olsanız bile bu sorumluluk sizde olacak veya çalışanlarınız maaş alamayacaktır.

Ayda iki kez

Altı aylık ödeme planıyla, çalışanlarınıza her ayın aynı iki takvim gününde (örneğin 1'i ve 15'i) ödeme yaparsınız. Küçük işletme sahiplerinin bordrosu için altı aylık bir program, diğer harcamalarınızı bordro tarihlerinize göre planlamanızı kolaylaştırabilir.

Bu program, saatlik ücret yerine maaş alan çalışanlar için en iyi sonucu verir.

Ancak, altı aylık maaş bordrosu programının dezavantajları vardır. İlk sorun, maaş çeklerinin tam olarak aynı olmayacağıdır. İlk ödeme döneminde çalışılan gün ve saat sayısı ikinci ödeme döneminden biraz daha yüksek veya daha düşük olabilir.

Altı aylık bir programın ikinci dezavantajı, maaş gününün her ay hafta boyunca farklı günlere denk gelmesidir. Bir maaş günü Salı, bir sonraki Cuma ve bir sonraki Pazartesi olabilir. İşveren açısından bu, bordroyu işlemek için tutarlı bir zaman planlamayı zorlaştırabilir. Çalışan açısından bakıldığında, maaş gününün hafta sonuna veya tatil gününe denk gelmesi ödemede gecikmeye neden olabilir.

İki haftada bir

İki haftalık bordro yapısıyla çalışanlara yalnızca iki haftada bir ödeme yapılır. İşveren açısından bu, yinelenen bordro süreçlerini ayarlamanıza yardımcı olur. Ve çalışan açısından, her perşembe, cuma veya belirlediğiniz herhangi bir günde banka hesabına maaş çeki düşeceğinden emin olabilirler.

İki haftada bir maaş bordrosunun tek dezavantajı, çalışanlarınıza iki yerine üç ödeme yapmanız gerekeceği bazı ayların olmasıdır. Muhasebe açısından bakıldığında bu, o ay bordro giderlerinizin diğerlerinden daha yüksek olmasına neden olacaktır.

Çalışanlar ve Sözleşmeli İşçiler Arasındaki Fark

Küçük işletme sahipleri için maaş bordrosundan bahsettiğimizden, maaş bordrosu ayarlamanız gerekip gerekmediğini düşünmek önemlidir. Yalnızca serbest çalışan yüklenicilerle çalışıyorsanız çalışmazsınız. Çalışanlarınızın çalışan olup olmadığını nasıl anlarsınız? IRS'ye göre her şey işçinin sahip olduğu bağımsızlık derecesi ile ilgilidir.

İşçi çalışma saatlerini kendisi belirliyor mu ve araç ve gereçlerini kendisi sağlıyor mu? Eğer öyleyse, bağımsız bir yüklenici olarak kabul edilebilirler. Ayrıca bağımsız yükleniciler daha çok proje bazlı olma eğilimindedir. Her gün sizin için sayısız görev yapan birisine sahipseniz, IRS'in bu kişiyi bir çalışan olarak kabul etme ihtimali yüksektir.

W-4 çalışanı veya W-9 yüklenici statüsünü belirleyen faktörler hakkında daha fazla bilgi edinmek için, IRS yönergelerini okuyun.

W-4 Çalışanınız Var mı?

Öyleyse, küçük işletme sahipleri için bordroya ilişkin bu kılavuzu okumaya devam edin. Sen irade Bir bordro sistemi kurmanız ve ödeme sıklığı, kayıt tutma ve vergi stopajı ile ilgili tüm IRS kurallarına uyduğunuzdan emin olmanız gerekir.

W-9 Sözleşmeli Çalışanlarınız Var mı?

Yalnızca W-9 sözleşmeli çalışanlarınız varsa bordro yapmanıza gerek yoktur. Bunun yerine, ikinizin de üzerinde anlaştığı araç ve sıklıkta onlara ödeme yaparsınız. Ayrıca vergi stopajı konusunda endişelenmenize gerek yok. Ancak yüklenicinin W-9'unu doldurması gerekecektir. Ve herhangi bir yükleniciye yıl içinde 600 dolardan fazla ödeme yaparsanız, yıl sonunda onlara 1099-MISC göndermeniz gerekecektir.

Küçük İşletme Bordromu Nasıl İşlemeliyim?

Küçük işletme bordronuzu yönetmenin iki ana yolu vardır: bir hizmet veya yazılım. İki hizmet arasındaki temel fark, hizmetin vergileri havale etmesi ve formları doğru programa göre hükümete sunmasıdır.

İşte her birinin artıları ve eksileri.

Bordroyu Hizmetle Yapmalı mıyım?

Bu, her ikisinin de daha pahalı seçeneği olsa da, bu seçeneğin en güzel yanı, maaş bordrosu başınızın sıfıra düşmesidir. Ücretler ve W-4 bilgileri gibi çalışan bilgilerini ve ödeme planını sağlayacaksınız ve hizmet sağlayıcı bunları oradan alacaktır.

Yine de her ödeme döneminde hizmete girmeniz ve maaş bordrosunu "işlemeniz" gerekecektir. Ancak bu genellikle birkaç tıklamayla gerçekleşir ve birkaç dakikadan fazla sürmez. Saatlik çalışanlar için, her maaş dönemi için saatlerini girmeniz gerekecektir.

Buradan hizmet sağlayıcı, bordronun zamanında işlenmesini ve tüm vergi bildirimlerinin ve raporların doğru planlara göre gönderilmesini sağlar. Ayrıca ortaya çıkabilecek IRS sorunlarıyla da ilgileneceklerdir.

Genellikle zaman takibi, tatil zamanının tahakkuku ve kullanımı, 401(k) katkıları ve daha fazlası gibi şeyleri takip etmek için sistemlere sahiptirler.

10 veya daha fazla çalışanınız varsa bordro hizmeti almak iyi bir hamle olabilir. Ancak daha küçük bir işletmeniz varsa, tam hizmet veren bir bordro sağlayıcısı ihtiyacınızdan biraz daha fazla olabilir.

Bordroyu Yazılımla Yapmalı mıyım?

Bordro yazılımı sizin için bordro hesaplamalarını yapacaktır. Her çalışanın çekinden yapılan stopajları doğru şekilde hesaplayacak ve devlete ne kadar borcunuzun olduğunu takip edecek. Vergi stopajlarını fiilen göndermek ve doğru formları zamanında göndermek sizin sorumluluğunuzdadır.

Bir bordro yazılımı kullandığınızda kendi çeklerinizi kesmeniz gerekecektir. Veya bazı bordro yazılımı sağlayıcılarıyla Kare Bordro, Doğrudan Para Yatırma ayarını bile yapabilirsiniz.

İlgili:Çalışanlarımın Sağlık Yardımını Düşürmek İçin QSEHRA'yı Nasıl Kullanıyorum

Küçük İşletmem Bordro Yazılım Seçenekleri Nelerdir?

Daha önce maaş bordrosu yapmış olsanız da olmasanız da, ekibinize güvenle ödeme yapacak araç ve kaynaklara sahip yazılımı seçmek istersiniz; bu, küçük bir işletme sahibi olarak hayatınızı kolaylaştıracaktır!

Hızlı bir Google araması, düzinelerce yetenekli bordro yazılımı şirketini ortaya çıkaracaktır. Popüler seçeneklerden bazıları Square, QuickBooks, Gusto, Wave Bordro, SurePayroll ve Patriot Software Bordro'dur.

Her birinin kendine özgü özellikleri vardır, ancak yalnızca Kare Sadece birkaç yükleniciniz varsa 5 $ karşılığında başlamanıza olanak tanır. Square aynı zamanda işinizi yönetmenize yardımcı olacak eksiksiz bir araç ekosistemi sağlayan tek yazılımdır.

Ayrıca, ödeme işlemleriniz için zaten Square'i kullanıyorsanız, bu avantajlardan yararlanmak kolaydır. maaş bordrosu hizmeti.

Alt çizgi

Küçük işletme sahipleri için maaş bordrosu ilk başta korkutucu görünebilir. Ancak uygun araçlarla güvenilir bir bordro sistemini kısa sürede çalışır hale getirebilirsiniz. Küçük işletme finansmanınızı düzenlemeye yönelik daha fazla fikir ve ipucu için mutlaka okuyun. Yeni Bir Şirket Kurmanın Temel Finansal Esasları.