Muhtemelen işleri basit tutmayı sevdiğimi biliyorsundur. Olabildiğince basit.
Ayrıca işleri oldukça düzenli tutmayı seviyorum çünkü hiçbir şey beni bir şey aramak için boşa harcanan zamandan daha fazla çileden çıkarmaz. Bu, yerinde bir sisteme sahip olmamak için ödediğiniz somut maliyettir.
Bu, özellikle sık sık ihtiyaç duymadığınız şeyler için geçerlidir çünkü bir şeylerin nerede olduğunu hatırlamak için hafızanıza güvenemezsiniz. Mali belgeler bu kovaya mükemmel bir şekilde uyuyor.
Yıllarca ayarlama ve yeniden ayarlamadan sonra, çalışan belgelerimiz için bir organizasyon sistemi buldum. Ayrıca oldukça basit.
İşte her kağıt parçası için iki (tamam, teknik olarak üç) kuralım:
- Her şeyi dijitalleştirin
- Devlet tarafından verilmiş, noter tasdikli, kişisel mülk, vergi veya krediyle ilgiliyse orijinalini saklayın.
- (Geri kalanını parçalayın)
İçindekiler
- İlk Seferde Nasıl Organize Edilir
- Her Şeyi Dijitalleştirin
- Orijinali parçalayın, eğer…
- Belgelerin Saklanması
İlk Seferde Nasıl Organize Edilir
Sıfırdan başlıyorsanız, sizi arşivleme meslekleri olan Kongre Kütüphanesi'nin bu makalesini okumaya davet ediyorum. Bazılarını aklımda tutmaya çalışıyorum
Kongre Kütüphanesi tarafından kullanılan stratejiler. Bir sürü şeyi arşivliyorlar. Herşey gibi.Tavsiyelerinin belirli bir adım veya teknoloji öngörmediğini fark edeceksiniz, bu yüzden birazdan yaklaşımımı paylaşıyorum, ancak genel yaklaşımları çok sağlam. Makaledeki bu fikir saf altın - "Yan yoldan sapmayın. Şu anda herhangi bir şeyin tadını çıkarmanın cazibesine karşı koy." (özellikle kişisel arşivlemede yapılması çok kolay)
Ana fikirler, belgelerinize bir dizi "küme" ile tek bir birim olarak saldırmaktır. Bunu tek bir birim olarak düşünmek onu daha az göz korkutucu hale getiriyor. Kümelere saldırmak, onu bir dizi gün, hafta veya ay boyunca yapabileceğiniz yönetilebilir parçalara ayırır.
Düzenlemeye başladığımda mantıksal “kümelerimi” alıp klasörlere çevirdim. Tüm Araba belgelerini aldım ve önce dosyaları taradım ve dosyaları uygun klasöre koydum. Saklamam gerekmeyen orijinalleri parçalayıp geri kalanını kutulara koydum. Sonra diğer arabayı yaptım.
Ertesi gün, birincil banka hesabımız için banka belgelerimi gözden geçirdim. Her belgeyi tek bir günde yapmam gerekmiyordu, o kadar zaman ayırmaya istekli değildim ama bir klasörü doldurmak için 20-30 dakika harcamaya razıydım.
Dijitalleştirme yaklaşık bir ay sürdü, ancak o zamandan beri bakım oldukça rutin. Belgeleri her üç ayda bir toplu olarak tararım, bu çok fazla kağıt anlamına gelmez çünkü artık çoğu şeyi dijital olarak alıyorum.
Ve benim kategorilerim (veya kümelerim) sizinkiyle eşleşmeyebilir. Bunu düşünmenin iyi bir yolu, nasıl organize ettiğinizdir. Acil Durumda Bağlayıcı, zaten bu önemli belgelerin çoğunu içerecek.
Her Şeyi Dijitalleştirin
Eve gelen her önemli kağıt parçası dijitaldir. Yapabilirsem, kağıtsız ifadelere kaydolurum çünkü o zaman ifadeleri tarama işini yapmadan doğrudan indirebilirim.
Dijitalleştirme zor kısım değil, onu bir dizi klasörde düzenlemek zor kısımdır.
İşte klasör yapımız:
- İş Belgeleri
- Kişisel Belgeler.
- Arşiv
- Bireysel – Ben
- Bireysel – Güzel Karısı
- Bireysel – 1. Çocuk
- Bireysel – 2. Çocuk
- Varlık - Ev
- Varlık – Araba V
- Varlık – Araba H
- Parasal.
- Anlaşmalar
- Bankacılık
- Kredi
- Finans planlamacısı
- Sigorta
- Yatırım
- vergiler
- Yasal
ben dosyalarımızı düzenle kişiye veya varlığa ve ardından finansal, yasal veya diğer olup olmadığına bağlı olarak - bu kategoriler aile için ortaktır. Vergileri ödeyebilir veya yatırımları yönetebilirim, ancak bunlar aile varlıklarıdır ve bu nedenle daha geniş kategoriye girerler.
NS Bireysel tıbbi kayıtlar gibi kişiye özel belgeleri içerir.
Arşiv, klasör gibi artık ihtiyaç duymadığımız belgeler için her şeyi kapsar. Varlık – Araba C Toyota'yı sattıktan sonra Celika. Arabayı aldığımızdan bu yana yıllar geçti, böylece gerekirse tüm klasörü silebilirim ama depolamanın ne kadar ucuz olduğu göz önüne alındığında… eh, neden ikisi de.
Orijinali parçalayın, eğer…
Bir belgeyi dijitalleştirmek, birkaç istisna dışında orijinal belgeye artık ihtiyacım olmadığı anlamına geliyor. Genel kuralım, hükümet tarafından verilmiş, noter tasdikli, mülkü, vergileri veya kredileri kapsıyorsa, o zaman saklayın. Diğer her şeyi parçalayabilirsiniz.
Kendinizi çok fazla kağıtla buluyorsanız ve daha karmaşık kuralları seviyorsanız, işte size birkaç temel kural: hangi fiziksel kağıdın parçalanacağı ve neyin saklanacağı (unutmayın, her şeyin dijital kopyaları hala elinizde, dava):
- SHRED Aylık olarak aldığınız her şey – banka hesap özetleri, kredi kartı hesap özetleri, faturalar, vesaire. - bir sonrakini aldığınızda
- Ödedikten sonra bir yıl boyunca Kredi belgelerini (özellikle onayını) TUTUN.
- Vergi beyannamelerini ve destekleyici belgeleri dosyaladıktan sonra 7 yıl boyunca TUTUN.
- Bir varlığa (araba, ev vb.) ilişkin Belgeleri, ona sahip olduğunuz sürece SAKLAYIN.
- Doğum ve ölüm belgeleri, evlilik cüzdanları gibi Devlet tarafından verilen belgeleri sonsuza kadar TUTUN
- TUTUN Değiştirmenin zor olacağına inandığınız herhangi bir şey.
Belgelerin Saklanması
Evinizde güzel bir güvenli yer bulun, bir yangın kasası koyun ve belgelerinizi kasaya yapıştırın.
Büro malzemeleri mağazasından aldığınız kasa muhtemelen bir mıknatısla beş saniyede kırıldı, bu yüzden güvenlik için ona güvenmeyin. Yangından korunmak için istiyorsanız, tercihen duvardaki bir tablonun arkasına saklayın. 🙂
Dijital kopyalar için, tercihen otomatik olarak ve her ihtimale karşı iki yerde bir yere yedeklenmesini sağlayın. Belgelerimizi, kendisi uzaktan yedeklenen taşınabilir bir sabit sürücüde saklıyoruz.
Bunları yerel olarak depolamak istemiyorsanız veya birden fazla kişinin belgelere erişmesini istiyorsanız (taşınabilir bir sabit sürücü ideal değildir), Dropbox gibi bir şey seçebilirsiniz.
Bunu yaptığınızda, finansal belgelerinizin ne kadar hafif ve havadar görüneceğine bayılacaksınız. 🙂
Mali belgelerinizi korumak ve düzenlemek için stratejileriniz nelerdir? Her zaman sürecimizi iyileştirmeye çalışıyorum, bu yüzden sizinkini duymak isterim.