วิธีจัดการประชุม: วางแผน FinCon

หากคุณเป็นผู้ติดตามฟีด Twitter ของฉัน คุณคงเคยเห็นการอ้างอิงล่าสุดของฉันถึง. อย่างไม่ต้องสงสัย #FINCON11 และการประชุม Blogger ทางการเงิน ฉันคิดว่าฉันจะใช้เวลาสักครู่ที่นี่เพื่ออธิบายกิจการใหม่ของฉันนี้

การประชุมนั้นยอดเยี่ยมมาก เป็นประสบการณ์ที่ยอดเยี่ยม ทุกสิ่งทุกอย่างดำเนินไปโดยไม่มีปัญหาใดๆ และผู้เข้าร่วมประชุมมากกว่า 250 คนให้ความเห็นในเชิงบวก หากต้องการอ่านเพิ่มเติมว่าการประชุมดำเนินไปอย่างไร โปรดอ่านบทสรุปบางส่วน:

• A Meeting of Minds: Financial Blogger Conference
• Financial Blogger Conference 2011: พบกับ PF Blogger World (รวมลิงก์ไปยังบทสรุปมากกว่า 30+)

การประชุมยังครอบคลุมโดยพอดคาสต์ Marketplace Money

แทนที่จะสรุปอีกครั้ง ฉันคิดว่าฉันจะให้ข้อมูลบางอย่างเกี่ยวกับวิธีคิดและวางแผนการประชุม – เบื้องหลังหากคุณต้องการ

คำเกี่ยวกับชุมชนของเรา

แม้ว่าฉันจะพยายามทำให้บล็อกนี้เป็นศูนย์กลางของคุณ แต่ผู้อ่าน บล็อกของฉันก็คงไม่ทำดีเท่าที่มี ไม่ใช่สำหรับบล็อกเกอร์คนอื่น ๆ ในชุมชนของฉันที่สนับสนุนและสนับสนุนความพยายามในการเขียนบล็อกของฉันในช่วง 4. ที่ผ่านมา ปี. เราแสดงความคิดเห็นในบล็อกของกันและกัน เราเข้าร่วมในฟอรัมที่เราพูดคุยเกี่ยวกับบล็อกและธุรกิจ เรา สร้างเครือข่าย (เช่น Money Life Network ที่ฉันเป็นสมาชิก) และเราส่งอีเมลไปมาเกี่ยวกับต่างๆ สิ่งของ.

เฮ็ค เหตุผลที่ฉันเริ่มเขียนบล็อกเกี่ยวกับการเงินก็เพราะฉันติดการอ่านบล็อกอื่นๆ เป็นหลัก อรรถกถาบริโภคนิยม. ฉันคิดว่าถ้าฉันจะต้องหมกมุ่นอยู่กับการใช้ข้อมูลนี้ อย่างน้อยฉันก็ควรเริ่มผลิตข้อมูลบางส่วนด้วยตัวเอง

สิ่งที่ฉันพยายามจะพูดในที่นี้คือมีชุมชนออนไลน์ที่ผู้คนเขียนบล็อกเกี่ยวกับเงินของพวกเขา นี่เป็นความคิดเห็นแบบบริการตนเอง แต่ฉันคิดว่ามีบางอย่างที่พิเศษเกี่ยวกับบุคคลที่เลือกที่จะแบ่งปันเรื่องราวทางการเงินของตนทางออนไลน์ เราเป็นคนที่เขียนเกี่ยวกับสิ่งที่ไม่มีใครต้องการเปิดเผยโดยธรรมชาติ การเปิดกว้างนั้นมีวิธีเชื่อมโยงเราแต่ละคนจริงๆ นอกจากนี้ยังเป็นเหตุผลที่การเชื่อมต่อแบบตัวต่อตัวของฉันกับบล็อกเกอร์เหล่านี้มีความเข้มแข็งมาก การเชื่อมต่อนี้เป็นสิ่งที่ทำให้ฉันต้องการเริ่มการประชุมในที่สุด

การประชุมเกิดขึ้นได้อย่างไร

ย้อนกลับไปในเดือนเมษายนปี 2008 ฉันเข้าร่วม WordCamp Dallasการประชุมเพียร์ที่สร้างขึ้นจากนักพัฒนา WordPress และชุมชนบล็อกในพื้นที่ของฉัน มันเป็นประสบการณ์ที่ยอดเยี่ยม Charles Stricklin (ผู้เคยรัน WordPress Podcast ก่อน Joost de Valk) และ จอห์น พี (เพื่อนบล็อกเกอร์และผู้ประกอบการในท้องถิ่น) ทำสิ่งนี้ได้ดีเยี่ยม เป็นเรื่องสนุกและเกินบรรยาย นั่นเป็นครั้งแรกที่ฉันนึกถึงการพบปะกับบล็อกเกอร์คนอื่นๆ ในช่องของฉัน

เหตุการณ์นั้นเป็นแรงบันดาลใจให้ฉันสร้าง แผนที่บล็อกเกอร์การเงินส่วนบุคคล. ฉันเห็นว่ามันเป็นเครื่องมืออำนวยความสะดวกในการพบปะสังสรรค์ในท้องถิ่น นักเขียนบล็อกสามารถตรวจสอบแผนที่และค้นหาบล็อกเกอร์คนอื่นๆ ที่อยู่ใกล้เคียงซึ่งอาจต้องการพบปะพูดคุยกับร้านค้าหรือการเงิน

ฉันชอบคิดว่าแผนที่ของฉันนำไปสู่การเชื่อมต่อ "ออฟไลน์" บางอย่าง แต่ฉันรู้ว่าการพบปะเกิดขึ้นนานก่อนที่ฉันจะไปด้วย บล็อกเกอร์ในพื้นที่ DC ได้พบปะกันมาระยะหนึ่งแล้ว และบล็อกเกอร์ของ Bay Area ก็ได้รับการพบปะกันมากมาย

การเชื่อมต่อ "ออฟไลน์" ครั้งแรกของฉันไม่เกิดขึ้นจนกระทั่งเดือนสิงหาคมปี 2009 เมื่อ Jason จาก One Money Design บล็อกเกอร์ท้องถิ่นสะดุดกับแผนที่ของฉันและตัดสินใจติดต่อ เราพบกันเพื่อดื่มเบียร์ที่ผับท้องถิ่นและมีการเชื่อมต่อในทันที มันดีมาก. ตอนนี้ฉันคิดว่าเจสันเป็นเพื่อนที่ดี

การเชื่อมต่อ "โลกแห่งความจริง" ที่ยิ่งใหญ่ครั้งต่อไปของฉันอยู่ที่การประชุมอีกครั้ง: Affiliate Summit West 2010 ที่นี้เองที่ฉันได้พบกับ DR จาก ลูกกลิ้งแป้ง, Ryan จาก ชีวิตเงินสดและเดวิดจาก MoneyNing. นี่เป็นประสบการณ์ที่เปลี่ยนแปลงชีวิต บล็อกเกอร์ทั้งสามคนนี้ได้เรียนรู้ที่จะใช้ความพยายามในการเขียนบล็อกอย่างมีประสิทธิภาพเพื่อสร้างรายได้มากพอที่จะออกจากงาน นี่เป็นสิ่งที่ฉันพยายามทำด้วยตัวเอง การสนทนาในการประชุมครั้งนี้เป็นสิ่งที่ทำให้ฉันสามารถโจมตีได้ด้วยตัวเอง ติดต่อกับที่ปรึกษา Michael ของฉัน และทำบล็อกนี้เต็มเวลา คุณสามารถอ่านเรื่องราวที่เหลือได้ที่นี่: การประกอบอาชีพอิสระ – หนึ่งปีต่อมา.

การพบปะที่สำคัญอื่นๆ ที่ฉันมีตลอดทาง: พบกับ Baker of ผู้ชายกับหนี้ หลังงาน SXSW 2010 และพบกับ Glen จาก ฟรีจากยากจน ที่ Affiliate Summit East 2010

การพบปะทั้งหมดเหล่านี้นำไปสู่ข้อสรุป 2 ประการ:

1. บล็อกเกอร์ทางการเงินคือ "คนของฉัน" และยินดีที่ได้อยู่ใกล้พวกเขา
2. ธุรกิจของฉันดีขึ้นทุกครั้งที่มีตติ้ง

ลองนึกภาพความสนุกที่ฉันมีและการปรับปรุงที่ฉันสามารถทำได้หากได้ *ทุกคน* มารวมกัน?

นั่นเป็นวิธีที่ฉันมาถึงสถานที่ที่ฉันต้องการทำให้การประชุมนี้เกิดขึ้นจริงๆ แต่ฉันยังไม่ได้รับอนุญาตให้ทำ ฉันต้องการใครสักคนบอกฉันว่ามันโอเคที่จะทำ ในเดือนมกราคม 2011 ฉันกำลังอ่านเกี่ยวกับการประชุมที่เกิดขึ้นในปี 2011 และฉันสะดุดกับโพสต์นี้: 2011 เป็นปีแห่งการประชุมบล็อกเฉพาะกลุ่มหรือไม่ นั่นคือมัน! อย่างใดโพสต์นั้นให้ไฟเขียวแก่ฉันในการทำเช่นนี้!

จาก Meetup สู่การประชุมเต็มรูปแบบ

หลังจากพูดว่า "ใช่" กับตัวเอง ฉันตัดสินใจตีกลับความคิดของเพื่อนออนไลน์บางคน คำตอบทั้งหมดเป็นไปในเชิงบวกและเห็นด้วยมากที่สุดถ้าฉันมี ฉันตัดสินใจว่าชิคาโกเป็นสถานที่ที่ดีที่สุดเพราะอยู่ใจกลางเมืองและฉันรู้ 10 ถึง 15 บล็อกเกอร์ที่อาศัยอยู่ในระยะขับรถที่จะมา (ขอบคุณพวกคุณ…คุณรู้ว่าคุณเป็นใคร เป็น). ประมาณการเบื้องต้นคือเราจะมีผู้คนประมาณ 10 คนบินเข้ามา ทำให้เรามีบล็อกเกอร์ทั้งหมด 25 คนที่นั่น บางทีเราอาจขยายเป็น 40 หรือ 50 ถ้าเราโชคดี

วิสัยทัศน์เริ่มต้นของฉันคือวันหยุดสุดสัปดาห์ในชิคาโกที่เราทุกคนรับประทานอาหารเย็นร่วมกัน และในวันถัดไป พวกเราสองสามคนจะเป็นผู้นำการประชุมเกี่ยวกับความเชี่ยวชาญของเราโดยเฉพาะ

ขั้นตอนต่อไปของฉันคือการเกณฑ์ Pete จาก เรื่องเงินในพระคัมภีร์ และ โลโก้สำหรับเว็บไซต์ ออกแบบโลโก้ที่ถูกต้องเพื่อให้แนวคิดการประชุมดูเป็นมืออาชีพ พีทไม่ทำให้ผิดหวัง ฉันตบโลโก้บนเว็บไซต์และ เพจเฟสบุ๊คสร้างรายชื่ออีเมลในบัญชี Aweber ของฉันและเตรียมพร้อมที่จะเปิดตัวแนวคิดนี้อย่างนุ่มนวล

ฉันรู้สึกประหม่า ฉันกำลังจะพูดออกไปพร้อมกับความคิดใหญ่ๆ และฉันก็กลัวว่ามันจะไม่ได้รับการตอบรับที่ดี ฉันจะเป็นใครในการประชุมครั้งนี้? ฉันไม่เคยเป็นบล็อกเกอร์ทางการเงินที่เก่าแก่ ใหญ่ที่สุด หรือฉลาดที่สุด

หลังจากหงุดหงิดกับมันมาหลายสัปดาห์ ฉันก็ตัดสินใจทำมัน วันที่ 24 กุมภาพันธ์ ฉันบอกสมาชิกของฟอรัมออนไลน์ว่าฉันเข้าร่วมเกี่ยวกับการประชุม ภายในเที่ยงคืนของคืนนั้น มีผู้ลงทะเบียนเข้าร่วมรายการอีเมลการประชุมแล้ว 35 คน ในตอนท้ายของวันถัดไปเรามีทั้งหมด 50 ภายในสิ้นสัปดาห์ เรามีรายชื่ออีเมลมากกว่า 100 คน! สิ่งนี้กำลังระเบิดขึ้น! สิ่งที่ฉันรู้อย่างรวดเร็วก็คือความพร้อมของชุมชนนี้สำหรับสิ่งนี้

อีกสองสามเดือนข้างหน้าสนุกมาก พลังงานสำหรับการประชุมยังคงทรงตัวในขณะที่เราเลือกวันที่ และเปิดให้ลงทะเบียนบน Eventbrite.com เมื่อฉันเห็นผู้คนนำเงินของพวกเขาไปวางไว้ที่ที่อยู่อีเมลจริงๆ ฉันก็เริ่มหายใจโล่งขึ้นว่าสิ่งนี้จะเกิดขึ้น ฉันต้องการจัดการประชุมให้มีราคาไม่แพงและยังให้รางวัลแก่ผู้ที่เริ่มใช้ในช่วงแรกด้วย ดังนั้นผู้ที่อยู่ในรายชื่ออีเมลจึงได้รับคูปองส่วนลด และราคา Early Bird ถูกตั้งไว้ที่ $89 ที่สมเหตุสมผล

เมื่อมองย้อนกลับไป เราไม่ได้ทำดีในการเลือกวันที่ ฉันเลือกที่จะทำส่วนนี้แบบโอเพ่นซอร์ส (ผู้ที่อยู่ในรายชื่ออีเมลช่วยเลือกวันที่) และฉันคิดว่าเราได้เลือกวันที่ดีจนกระทั่งเราตระหนักว่า:

1. ไม่เหมาะสำหรับผู้ที่ปิดบัญชีในแต่ละไตรมาส
2. ไม่เหมาะสำหรับผู้ที่เฉลิมฉลอง Rosh Hashanah
3. โรงแรมในตัวเมืองชิคาโกส่วนใหญ่ถูกจองโดยสมาชิกของการประชุมร้านค้าปลีก

บทเรียน. ในปี 2012 ฉันจะให้ความสำคัญกับงานและปฏิทินทางศาสนามากขึ้น รวมทั้งปรึกษากับองค์กรการท่องเที่ยวในท้องถิ่นเกี่ยวกับความขัดแย้ง

การเลือกที่ตั้งโรงแรมพิสูจน์แล้วว่าเป็นงานที่ยาก ไม่ใช่เพียงเพราะความขัดแย้งในตัวเมืองที่กล่าวถึงข้างต้น แต่เพราะว่าฉันต้องการรักษาราคาที่ไม่แพงไว้ ฉันได้รับความช่วยเหลือจากบริษัทค้นหา HelmsBriscoe (โดยเฉพาะ Carolyn Coughlin) ที่ช่วยฉันค้นหาจุดที่ดีที่สุดสำหรับเราอย่างอดทน ตอนแรกฉันจินตนาการถึงดาวน์ทาวน์ชิคาโก แต่นั่นก็ไม่ได้ผล แม้แต่หลังจากที่ผู้คนใน มอร์นิ่งสตาร์ เสนอสิ่งอำนวยความสะดวกที่สวยงามของพวกเขาอย่างไม่เห็นแก่ตัว

ในที่สุดเราก็ตัดสินใจเลือก ชิคาโก แมริออท ชอมเบิร์ก. ฉันคุ้นเคยกับย่านชานเมืองแห่งนี้ มันค่อนข้างใกล้กับสนามบินและมีโรงแรมราคาไม่แพงมาก สิ่งที่ดีที่สุดเกี่ยวกับตัวเลือกนี้คือทำให้ทุกคนอยู่ในที่เดียว เราทุกคนต้องใช้เวลามากมายทั้งก่อนและหลังการประชุม ล็อบบี้ของโรงแรมไม่เคยว่างเว้นจากบล็อกเกอร์เพียงไม่กี่คนที่จะพูดคุยกัน

การสร้างมูลค่าให้กับสปอนเซอร์

เมื่อฉันเซ็นสัญญากับโรงแรมแห่งหนึ่ง ฉันกำลังมองหาอาหารและเครื่องดื่มขั้นต่ำ 10,000 ดอลลาร์ หลังจากที่ดูเมนูอาหารของโรงแรมแล้ว ฉันก็รู้ว่ามันจะมากกว่านี้อีกมาก (บิลค่าอาหารและเครื่องดื่มสุดท้ายเกือบ 35,000 ดอลลาร์) ภาระทางการเงินของเหตุการณ์นี้เป็นเรื่องจริง และฉันไม่ใช่คนรับความเสี่ยง ในเวลานั้น ฉันรู้ว่าการลงทะเบียนน่าจะช่วยให้เราจ่ายเงินได้ถึง 7,500 เหรียญ ดังนั้นฉันจึงรู้ว่าฉันต้องการความช่วยเหลือจากภายนอกเพื่อทำให้งานนี้เป็นไปได้

โชคดีที่ฉันมีเพื่อนสองสามคนในบริษัททางการเงินและเครือข่ายโฆษณาบางแห่งที่ฉันรู้ว่าอาจสนใจที่จะเป็นส่วนหนึ่งของงานนี้ ความคิดของฉันคือฉันจะทำเช่นนี้ในสองขั้นตอน อันดับแรก ข้าพเจ้าจะนำเสนอโอกาสในการอุปถัมภ์ชุดแรกซึ่งจะช่วยครอบคลุมความต้องการพื้นฐานบางประการของการประชุมใหญ่ หากการประชุมเติบโตอย่างต่อเนื่อง (มีผู้เข้าร่วมประชุมมากกว่า 100 คน) ฉันจะแนะนำระดับที่สองของโอกาสที่ใหญ่กว่าและมองเห็นได้ชัดเจนขึ้นสำหรับบริษัทที่สนใจ มันได้ผล!

ข้อตกลงการเป็นสปอนเซอร์ทั้งหมดนี้เป็นสิ่งที่ท้าทายสำหรับฉัน ฉันไม่ค่อยเก่งเรื่องการขาย การเจรจาต่อรอง หรือการจัดสัญญา โดยพื้นฐานแล้ว ฉันลอกเลียนสิ่งที่เห็นการประชุมอื่นๆ ทำ และเชื่อว่าบริษัทที่เกี่ยวข้องจะพบคุณค่าในการลงทุนของพวกเขา หวังว่าพวกเขาจะไม่ผิดหวัง

ให้ฉันบอกว่าการประชุมครั้งนี้จะไม่กลายเป็นสิ่งที่ทำโดยไม่ได้รับการสนับสนุนอย่างล้นหลามจากองค์กรกว่า 25 แห่งที่ให้การสนับสนุน ฉันซาบซึ้งใจจริง ๆ กับการสนับสนุนครั้งแรกและทุกๆ คนที่มาร่วมกันทำให้งานนี้ประสบความสำเร็จในราคาที่เอื้อมถึงได้สำหรับผู้เข้าร่วม และไม่เป็นภาระทางการเงินสำหรับครอบครัวของฉัน

การวางแผนเนื้อหา

ฉันรู้ว่าจุดสนใจหลักของการประชุมคือการสร้างเครือข่าย: ผู้คนพบปะกันแบบเห็นหน้ากันหลังจากเชื่อมต่อออนไลน์มาหลายปี แต่ฉันยังต้องการให้มีเนื้อหาที่ดี ไม่เหมือนใคร และเฉพาะเจาะจง ซึ่งเป็นสิ่งที่การประชุมใหญ่อื่นๆ ทำไม่ได้

ทำตามขั้นตอนของ WordCamps ที่ฉันเคยเข้าร่วม ฉันต้องการให้เนื้อหาบนเวทีมาจากผู้คนในชุมชนออนไลน์ และฉันต้องการให้มันใช้กลยุทธ์และรวดเร็ว ไม่มีขนปุย

อีกครั้ง ฉันเปิดโอกาสนี้ให้กับผู้ที่อยู่ในชุมชนบล็อกการเงินและพวกเขาก็ไม่ทำให้ผิดหวัง บล็อกเกอร์ชื่อดังหลายคนออกมากล่าวสุนทรพจน์ในที่ประชุม สิ่งนี้ถูกต้องตามกฎหมายโดยสมบูรณ์ในสิ่งที่ฉันพยายามจะรวบรวมและฉันเห็นยอดขายตั๋วพุ่งสูงขึ้น ขอบคุณวิทยากร!

ส่วนที่ยากที่สุดในการวางแผนเนื้อหาคือการเลือกวิทยากรและหัวข้อ จากนั้นจึงปรับให้เข้ากับตารางการประชุม มีการส่งข้อเสนอการพูดที่ยอดเยี่ยมมากมาย ฉันขอขอบคุณทุกคนที่ส่งบางสิ่งบางอย่าง ฉันเกลียดการบอกคนอื่นว่าไม่ ดังนั้นฉันจึงต้องเอาชนะสิ่งนั้นระหว่างการสร้างสิ่งนี้ สิ่งหนึ่งที่ช่วยได้คือการทำแบบสำรวจก่อนการประชุม สิ่งนี้ช่วยให้ฉันระบุได้ว่าผู้เข้าร่วมต้องการอะไรบนเวที

นอกเหนือจากการสำรวจนี้ ฉันยังใช้กลยุทธ์การประชุมแบบเพื่อนอื่นๆ อีกด้วย เช่น ถามตารางผู้เชี่ยวชาญและเซสชั่นเรื่องนก เมื่อมองย้อนกลับไป สิ่งเหล่านี้ไม่ได้ดำเนินการอย่างสมบูรณ์ แต่ฉันคิดว่าพวกเขาช่วยสร้างชุมชนและการเชื่อมต่อที่มิเช่นนั้นอาจไม่เกิดขึ้น

นอกเหนือจากเนื้อหาด้านการศึกษาแล้ว เรายังมีเวลาทางสังคมมากมาย พิธีมอบรางวัลของชุมชน และกิจกรรมบริการที่สร้างขึ้นในการประชุม ฉันภูมิใจในความพยายามของเราในฐานะกลุ่มที่จะตอบแทนพื้นที่ในท้องถิ่นโดยการทำงานบางอย่างให้กับองค์กรสนับสนุนโรคมะเร็ง Phil's Friends

ทำให้ดูเหมือนการประชุม

จนถึงกลางเดือนสิงหาคมปีนี้ ฉันค่อนข้างจะจัดการประชุมนี้ด้วยตัวเอง แน่นอน ฉันคงไม่มีอะไรจะวิ่งถ้าไม่ได้มีไว้สำหรับผู้เข้าร่วมประชุมและผู้อุปถัมภ์ เช่นเดียวกับอาสาสมัครสองสามคนที่คอยช่วยเหลือเป็นชิ้นเล็กชิ้นน้อย แต่ฉันรู้ว่าฉันต้องการความช่วยเหลือจริงๆ เพื่อดึงสิ่งนี้ออก นำไปสู่การประชุมและในสถานที่

นั่นคือตอนที่ฉันหันไปหาเจ้าหน้าที่การประชุมเพื่อช่วยนำการประชุมกลับบ้าน เจสสิก้า เป็นผู้ช่วยเสมือนของฉัน (สำหรับ PT Money) ตั้งแต่เดือนมิถุนายน ดังนั้นฉันจึงรู้ว่าเธอเหมาะสมที่จะเป็นหัวหน้าเจ้าหน้าที่และผู้ดูแลระบบ จัสติน เพื่อนสมัยมหาวิทยาลัย และอดีตเพื่อนร่วมวงคือตัวเลือกที่สมบูรณ์แบบในการช่วยดูแล AV ทั้งหมด

Ryan Yates เพื่อนของฉัน นักเขียนอิสระและเจ้าของบริษัทเสื้อยืด เหมาะสมอย่างยิ่งที่จะช่วยออกแบบป้าย เสื้อยืด และครีเอทีฟอื่นๆ ทั้งหมด ในที่สุด Ryan S. เป็นเพื่อนและเป็นกระดานเสียง ซึ่งเป็นคำแนะนำที่ฉันใช้มาตลอดระหว่างขั้นตอนการวางแผน ฉันรู้ว่าเขาคงจะดีมากที่ได้เป็นมือเสริมและคนสนิท

การประชุมจะยังไม่ดำเนินไปได้ด้วยดีหากไม่ได้จัดสำหรับผู้คนจำนวนมากขึ้น: เควิน มัลลิแกน ผู้ช่วยจัดระเบียบบรรจุถุงสิริและเปิดกล้องในการประชุมหลักแต่ละครั้ง Andrea Travillian จาก สมาร์ทสเต็ปที่ช่วยเลือกเมนูของเราสำหรับวันหยุดสุดสัปดาห์ Shareeke Edmead-Nesi จาก ผู้ใช้จ่ายอย่างมีสติ, ที่ช่วยจัดระเบียบทวีตแชท, Kyle จาก โจ เดอะ รันเนอร์ผู้ช่วยฝ่ายขาย; Ryan Guina จาก ชีวิตเงินสด เพื่อให้เราจัดเก็บเอกสารการประชุมทั้งหมดและย้อยย้อยกว่าหนึ่งเดือน เหล่าบล็อกเกอร์ผู้ใจดีทุกท่านที่มาร่วมงานในกระเป๋าโท้ท

ลดต้นทุนการประชุม

เบื้องหลังการถ่ายทำจะไม่สมบูรณ์แบบหากปราศจากรายละเอียดค่าใช้จ่ายของงาน ฉันยังคงสรุปตัวเลขบางส่วนอยู่ แต่สิ่งนี้จะทำให้คุณมีความคิดถึงสิ่งที่ต้องใช้ในการจัดงานประเภทนี้

• ห้องประชุมโรงแรม (ฟรี) – โรงแรมจัดพื้นที่จัดประชุมฟรีเมื่อคุณรับประกันจำนวนห้อง x และซื้ออาหารตามจำนวนที่กำหนด
• WiFi (2,000 ดอลลาร์) – WiFi ในพื้นที่การประชุมราคา 1,000 ดอลลาร์ต่อวัน และนั่นเป็นส่วนลด
• อาหารและเครื่องดื่มแอลกอฮอล์ (37,000 เหรียญสหรัฐ) – อาหารในโรงแรมแพงนะ! ในโลกอุดมคติ ฉันอยากจะทานอาหารให้ครบมื้อมากกว่าที่ฉันเคยทำ แต่คุณสามารถเห็นได้ว่าทำไมสิ่งนี้ถึงยาก นอกจากนี้ ในโลกอุดมคติ ฉันต้องการจัดอาหารของเราเองให้มากขึ้นในการประชุม (เพิ่มรสชาติท้องถิ่นให้มากขึ้น) แต่โรงแรมไม่ได้ผลเช่นนั้น
• รถเมล์ (1,200 เหรียญสหรัฐ) – รถโดยสารที่วิ่งระหว่างโรงแรมและร้านอาหารในคืนวันเสาร์ เรามีความจำเป็นเมื่อพิจารณาจากที่ตั้งของโรงแรม ค่าใช้จ่ายที่จะหลีกเลี่ยงในปีหน้า
• กิจกรรมชุมชน ($5,000) – การขนส่ง การประสานงาน อาหาร การเดินทาง ฯลฯ
• เครื่องเสียง/ภาพและอุปกรณ์ (12,000 เหรียญสหรัฐ) – เราซื้อของสองสามอย่าง เช่าของสองสามอย่างจากบริษัทเอกชน แต่ที่เหลือก็ทำผ่านโรงแรม เช่นเดียวกับอาหาร พวกเขามีคุณในที่ที่พวกเขาต้องการและสามารถเรียกเก็บเบี้ยประกันภัยได้
• เสื้อยืด ป้าย Totes และ Badges (5,500 ดอลลาร์) – ฉันดีใจที่เราสามารถทำสิ่งนี้ได้ ให้การประชุมที่มีลักษณะและความรู้สึกที่เป็นทางการ รักป้ายเหล่านั้น
• ประกันภัย (200 เหรียญ) – ประกันเหตุการณ์มีราคาถูก หนึ่งในการซื้อที่ฉันชอบ
• พนักงาน (6,000 เหรียญสหรัฐ) – พนักงาน 4 คนได้รับรายได้ทั้งหมดในช่วงสองเดือน
• ค่าธรรมเนียม PayPal และ Eventbrite ($2,000) – ระบบ Eventbrite และระบบใบเสร็จรับเงินของ PayPal นั้นดีและสะดวกสบาย แต่คุณต้องจ่ายอย่างแน่นอน
• การเดินทาง โรงแรม การขนส่ง และ การขนส่ง ($4,000) – การมีการประชุมในชิคาโกทำให้ค่าขนส่งแพงขึ้นอย่างแน่นอน
• ของขวัญ การพิมพ์ และอื่นๆ (3,000 เหรียญ) – ฉันไม่แน่ใจว่าเป็นเรื่องปกติ แต่ฉันตัดสินใจที่จะให้ของขวัญเล็ก ๆ น้อย ๆ แก่วิทยากรที่ใช้เวลาเตรียมการบรรยาย เป็นไปได้ว่านี่เป็นสินบนสำหรับพวกเขาที่จะเป็นส่วนหนึ่งของการประชุมปีหน้า

ค่าใช้จ่ายทั้งหมด – ($77,900)

ผู้สนับสนุน – $64,000
ขายตั๋ว – $25,000

จำนวนเงินที่สามารถลงทุนได้ในปี 2555 – $11,100

วิธีดำเนินการประชุม Peer Conference ที่ประสบความสำเร็จของคุณเอง

หากคุณกำลังจะจัดการประชุมของคุณเอง นี่คือสิ่งที่คุณควรพิจารณาทำ:

• อ่านหนังสือเกี่ยวกับมัน ฉันใช้เทคนิคของเขาเพียงเล็กน้อย แต่ Adrian Segar ผู้เขียน การประชุมที่ได้ผลเป็นกุญแจสำคัญในการมีอิทธิพลต่อประเภทของการประชุมที่กลายเป็นนี้
• อย่าคิดค้นล้อใหม่ แม้ว่าความคิดของ Adrian จะเป็นเรื่องใหม่ แต่ก็มีการประชุมบางส่วนที่ใช้เทคนิคต่างๆ ของเขาอยู่แล้ว ฉันคัดลอกองค์ประกอบที่ดีที่สุดหลายอย่างที่ฉันเคยเห็นจาก WordCamp, การประชุมสุดยอดพันธมิตรและแม้แต่ SOBCon
• เข้าถึงชุมชนที่มีส่วนร่วมอยู่แล้ว นี่เป็นเรื่องใหญ่ นอกจากเวลาของฉันในบล็อกการประชุมและหน้า Facebook แล้ว ฉันไม่เคยใช้เงินสักเล็กน้อยเพื่อทำการตลาดการประชุมครั้งนี้ มันแพร่ระบาดในชุมชนที่เชื่อมต่ออยู่แล้ว
• ปลูกแบบอินทรีย์. วางแผนการประชุมสองหรือสามรูปแบบ แล้วดูว่าคุณจะไปสิ้นสุดที่ใด ปรับให้เหมาะสม
• ทำให้ผู้เข้าร่วมเป็นดารา ฉันพยายามให้ผู้เข้าร่วมการประชุมสร้างประสบการณ์ให้มากที่สุดเท่าที่จะทำได้ ฉันทำสิ่งนี้โดยใช้แบบสำรวจเนื้อหาก่อนการประชุม โดยให้ความสนใจกับแฮชแท็กของ Twitter เพื่อขอคำแนะนำ และขอความคิดเห็นในทุกขั้นตอน
• ลงทุนในพนักงานท้องถิ่น ผมและทีมงานได้พบปะพูดคุยกันเป็นเวลานานหลายครั้ง การมีพวกเขาอยู่เคียงข้างฉันเพื่อราดลงบนเอกสารการวางแผนหรือการออกแบบช่วยให้เราเคาะรายละเอียดงานได้อย่างรวดเร็ว

ฉันหวังว่ามันจะทำให้คุณรู้สึกว่าอะไรเป็นแรงบันดาลใจให้ฉันทำสิ่งนี้และสิ่งที่จะดึงมันเข้าด้วยกัน ฉันรับรองได้เลยว่าจะทำสิ่งนี้อีกครั้งในปี 2555 มันสนุกเกินไป

เจฟฟ์ โรส จาก GoodFinancialCents.com สัมภาษณ์กับฉันเกี่ยวกับประสบการณ์การวางแผนการประชุม:

มีคำถามเกี่ยวกับการประชุมหรือกระบวนการวางแผนหรือไม่? ดับไฟในความคิดเห็นด้านล่าง ...

รูปภาพโดย ปีเตอร์. แอนเดอร์สัน และโดย เจสซี่ มิเชลเซ่น และโดย RedPhoenixGroup.