คุณคงรู้ว่าฉันชอบทำให้ทุกอย่างเรียบง่าย ง่ายที่สุด
ฉันยังชอบที่จะจัดระเบียบสิ่งต่าง ๆ ให้เป็นระเบียบเพราะไม่มีอะไรทำให้ฉันโกรธมากไปกว่าเสียเวลามองหาบางสิ่งบางอย่าง เป็นค่าใช้จ่ายที่จับต้องได้ที่คุณจ่ายสำหรับการไม่มีระบบ
นี่เป็นเรื่องจริงโดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับสิ่งที่คุณไม่ต้องการบ่อยเพราะคุณไม่สามารถพึ่งพาความทรงจำของคุณเพื่อจำได้ว่าสิ่งต่าง ๆ อยู่ที่ไหน เอกสารทางการเงินพอดีกับถังนั้นอย่างสมบูรณ์
หลังจากปรับและปรับแต่งใหม่มาหลายปี ฉันก็ได้สร้างระบบองค์กรสำหรับเอกสารของเราที่ใช้งานได้ นอกจากนี้ยังค่อนข้างง่าย
ต่อไปนี้คือกฎสองข้อ (ตกลง ในทางเทคนิคสามข้อ) ของฉันสำหรับกระดาษทุกแผ่น:
- แปลงทุกอย่างเป็นดิจิทัล
- เก็บต้นฉบับไว้หากเป็นเอกสารที่ทางราชการออกให้ รับรองเอกสาร ทรัพย์สินส่วนบุคคล ภาษี หรือเกี่ยวข้องกับเงินกู้
- (ฉีกส่วนที่เหลือ)
สารบัญ
- วิธีจัดระเบียบทุกอย่างในครั้งแรก
- แปลงเป็นดิจิทัลทุกอย่าง
- ฉีกต้นฉบับถ้า...
- การจัดเก็บเอกสาร
วิธีจัดระเบียบทุกอย่างในครั้งแรก
หากคุณเริ่มต้นจากศูนย์ ฉันขอเชิญคุณอ่านบทความนี้โดยหอสมุดแห่งชาติ หอสมุดแห่งชาติ ฉันพยายามที่จะจำบางส่วนของ กลยุทธ์ที่ใช้โดยหอสมุดรัฐสภา. พวกเขาเก็บข้อมูลจำนวนมาก ชอบทุกอย่าง.
คุณจะสังเกตเห็นว่าคำแนะนำของพวกเขาไม่ได้กำหนดขั้นตอนหรือเทคโนโลยีที่เฉพาะเจาะจง นั่นเป็นเหตุผลที่ฉันแบ่งปันแนวทางของฉันในทันที แต่แนวทางทั่วไปของพวกเขานั้นแข็งแกร่งมาก แนวคิดจากบทความนี้เป็นทองคำบริสุทธิ์ – “อย่าหลงทาง ต่อต้านการล่อลวงเพื่อลิ้มรสสิ่งใดสิ่งหนึ่งตอนนี้” (ทำง่ายมาก โดยเฉพาะการเก็บถาวรส่วนตัว)
แนวคิดหลักคือการโจมตีเอกสารของคุณเป็นหน่วยเดียวด้วยชุด "กระจุก" การคิดเกี่ยวกับเรื่องนี้เป็นหน่วยเดียวทำให้รู้สึกกังวลน้อยลง การจู่โจมแบบกลุ่มจะแบ่งมันออกเป็นชิ้น ๆ ที่จัดการได้ ซึ่งคุณสามารถทำได้ในช่วงวัน สัปดาห์ หรือเดือน
เมื่อฉันเริ่มจัดระเบียบ ฉันเอา "กลุ่ม" ที่เป็นตรรกะและเปลี่ยนเป็นโฟลเดอร์ ฉันนำเอกสารเกี่ยวกับรถยนต์ทั้งหมดมาสแกนก่อน แล้วจึงใส่ไฟล์ลงในโฟลเดอร์ที่เหมาะสม ฉันฉีกต้นฉบับที่ไม่ต้องการเก็บไว้และเก็บส่วนที่เหลือไว้ในกล่อง จากนั้นฉันก็ทำรถคันอื่น
วันรุ่งขึ้น ฉันตรวจดูเอกสารทางธนาคารสำหรับบัญชีธนาคารหลักของเรา ฉันไม่ต้องทำทุกเอกสารในวันเดียว ฉันไม่เต็มใจที่จะทุ่มเทเวลาขนาดนั้น แต่ฉันเต็มใจที่จะใช้เวลา 20-30 นาทีในการเติมหนึ่งโฟลเดอร์
ใช้เวลาประมาณหนึ่งเดือนในการเปิดและปิดการแปลงเป็นดิจิทัล แต่ตั้งแต่นั้นมา การบำรุงรักษาก็เป็นเรื่องปกติ ฉันสแกนเอกสารเป็นชุดทุก ๆ ไตรมาส ซึ่งมีจำนวนไม่มากเพราะตอนนี้ฉันได้รับเอกสารส่วนใหญ่ทางดิจิทัลแล้ว
และการจัดหมวดหมู่ของฉัน (หรือกระจุก) อาจไม่ตรงกับของคุณ วิธีคิดที่ดีวิธีหนึ่งคือวิธีจัดระเบียบและ แฟ้มกรณีฉุกเฉินซึ่งจะมีเอกสารสำคัญเหล่านี้อยู่มากมายเลยล่ะค่ะ
แปลงเป็นดิจิทัลทุกอย่าง
กระดาษสำคัญทุกชิ้นที่เข้ามาในบ้านเป็นดิจิทัล ถ้าทำได้ ฉันจะสมัครใช้ใบแจ้งยอดแบบไร้กระดาษ เพราะจากนั้นฉันสามารถดาวน์โหลดใบแจ้งยอดได้โดยตรงโดยไม่ต้องสแกนเอกสาร
การแปลงเป็นดิจิทัลไม่ใช่ส่วนที่ยาก การจัดระเบียบเป็นชุดของโฟลเดอร์เป็นส่วนที่ยาก
นี่คือโครงสร้างโฟลเดอร์ของเรา:
- เอกสารทางธุรกิจ
- เอกสารส่วนตัว.
- คลังเก็บเอกสารสำคัญ
- บุคคล – ฉัน
- บุคคล – ภรรยาที่น่ารัก
- บุคคล – เด็ก 1
- บุคคล – เด็ก 2
- ทรัพย์สิน – บ้าน
- สินทรัพย์ – Car V
- สินทรัพย์ – Car H
- การเงิน.
- ข้อตกลง
- การธนาคาร
- เครดิต
- นักวางแผนทางการเงิน
- ประกันภัย
- การลงทุน
- ภาษี
- ถูกกฎหมาย
ผม จัดระเบียบไฟล์ของเรา ขึ้นอยู่กับบุคคลหรือทรัพย์สิน และไม่ว่าจะเป็นด้านการเงิน กฎหมาย หรืออื่นๆ – หมวดหมู่เหล่านี้เป็นชุมชนของครอบครัว ฉันอาจทำภาษีหรือจัดการการลงทุน แต่เป็นทรัพย์สินของครอบครัวและตกอยู่ภายใต้หมวดหมู่ที่กว้างขึ้น
NS รายบุคคล มีเอกสารเฉพาะสำหรับบุคคล เช่น เวชระเบียน
การเก็บถาวรเป็นเอกสารที่จับได้ทั้งหมดที่เราไม่ต้องการอีกต่อไป เช่น โฟลเดอร์ to สินทรัพย์ – รถยนต์ C หลังจากที่เราขายโตโยต้า คเอลิก้า เรามีรถมาหลายปีแล้ว ฉันสามารถลบโฟลเดอร์ทั้งหมดได้ถ้าจำเป็น แต่ด้วยความจุที่ถูกกว่า… เอ๊ะ ทำไมทั้งสองอย่างนั้น
ฉีกต้นฉบับถ้า...
การแปลงเอกสารเป็นดิจิทัลหมายความว่าฉันไม่ต้องการต้นฉบับอีกต่อไป โดยมีข้อยกเว้นบางประการ กฎทั่วไปของฉันคือหากรัฐบาลออก รับรอง ครอบคลุมทรัพย์สิน ภาษี หรือเงินกู้ ให้เก็บไว้ คุณสามารถทำลายทุกสิ่งทุกอย่างได้
หากคุณพบว่าตัวเองมีกระดาษจำนวนมาก และชอบกฎที่ซับซ้อนกว่านี้ ต่อไปนี้คือกฎง่ายๆ สองสามข้อสำหรับ กระดาษอะไรที่จะฉีกและสิ่งที่จะเก็บไว้ (จำไว้ว่าคุณยังมีสำเนาดิจิทัลของทุกอย่างเพียงแค่ใน กรณี):
- SHRED สิ่งที่คุณได้รับทุกเดือน - ใบแจ้งยอดธนาคาร ใบแจ้งยอดบัตรเครดิต ค่าสาธารณูปโภคฯลฯ – เมื่อคุณได้รับอันต่อไป
- เก็บเอกสารเงินกู้ (โดยเฉพาะการยืนยัน) เป็นเวลาหนึ่งปีหลังจากที่คุณชำระเงิน
- KEEP การคืนภาษีและเอกสารประกอบเป็นเวลา 7 ปีหลังจากที่คุณยื่น
- เก็บเอกสารที่เกี่ยวข้องกับทรัพย์สิน (รถยนต์ บ้าน ฯลฯ) ตราบเท่าที่คุณเป็นเจ้าของ
- KEEP เอกสารที่ทางราชการออกให้ เช่น สูติบัตร ใบมรณะบัตร ทะเบียนสมรส – ตลอดไป
- KEEP สิ่งที่คุณเชื่อว่ายากที่จะแทนที่
การจัดเก็บเอกสาร
หาที่ที่ปลอดภัยในบ้านของคุณ ใส่ตู้เซฟกันไฟ และติดเอกสารของคุณไว้ในตู้เซฟ
ตู้เซฟที่คุณได้รับจากร้านขายอุปกรณ์สำนักงานน่าจะเป็น แตกในห้าวินาทีด้วยแม่เหล็กดังนั้นอย่าพึ่งพาความปลอดภัย คุณต้องการมันสำหรับการป้องกันอัคคีภัย ดังนั้นควรซ่อนไว้ข้างหลังภาพวาดบนผนัง 🙂
สำหรับสำเนาดิจิทัล ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้สำรองข้อมูลไว้ที่ใดที่หนึ่ง โดยเฉพาะโดยอัตโนมัติและในสองที่เผื่อไว้ เราจัดเก็บเอกสารของเราไว้ในฮาร์ดไดรฟ์แบบพกพาซึ่งสำรองข้อมูลไว้จากระยะไกล
หากคุณไม่ต้องการเก็บไว้ในเครื่อง หรือต้องการให้หลายคนสามารถเข้าถึงเอกสารได้ (ฮาร์ดไดรฟ์แบบพกพาไม่เหมาะ) คุณสามารถเลือกบางอย่างเช่น Dropbox
เมื่อคุณทำเช่นนี้ คุณจะชอบความเบาและโปร่งสบายของเอกสารทางการเงินของคุณ 🙂
กลยุทธ์ของคุณในการรักษาและจัดระเบียบเอกสารทางการเงินของคุณมีอะไรบ้าง? ฉันมักจะต้องการปรับปรุงกระบวนการของเรา ดังนั้นฉันจึงอยากได้ยินจากคุณ