Hur man gör löneräkning för ditt småföretag [Den ultimata guiden]

Hnär ditt företag vuxit till den grad att det är dags att anlita hjälp? Å ena sidan är det goda nyheter. Men å andra sidan lägger lönelistan för småföretagare till ytterligare ett lager av komplexitet till handlingen att driva ditt företag.

De flesta småföretagare har inte en bakgrund inom HR, redovisning eller bokföring. Så hur kan du skapa ett lönesystem som håller dig på den goda sidan av IRS utan att förbruka för mycket av din värdefulla tid?

Att ha W-2-anställda innebär att du måste göra löner. Tillsammans med att betala deras lön måste du tillhandahålla arbetsskadeersättning och arbetslöshetsförsäkring. Du kommer också att vara ansvarig för att betala hälften av deras socialförsäkrings- och Medicare-skatter. Du måste beräkna deras inkomstskatteinnehåll och skicka in skatterna och lämna in rapporter till regeringen i tid. Du kan göra allt detta med antingen en löneprogramvara eller en löneleverantör med full service.

Vad är Lön?

Termen "löne" kan betyda många saker. Men i de mest allmänna bemärkelserna är lönehantering den process genom vilken ett företag beräknar och skickar lön till sina anställda.

Ett företags lönesystem kommer att involvera de mekanismer som används för att spåra anställdas timmar och ledighet, metoden och tidtabellen av vilka betalningar som överförs och verktygen som används för att beräkna en anställds skatteinnehållning och skicka till IRS av den specifika tidsfrister.

Krav på löner

Att ha W-2-anställda innebär att göra löner. Om du har timanställda kommer de att lämna in sina timmar för varje löneperiod och du är skyldig att betala dem enligt det schema du tidigare har bestämt - vanligtvis veckovis, varannan vecka eller halvmånatlig.

Att beräkna lönelistan innebär att bestämma de anställdas bruttolön, sedan innehålla inkomst, socialförsäkring och Medicare-skatter.

De skatter som har innehållits måste sedan lämnas till regeringen enligt en fastställd tidsplan. För de flesta småföretag kommer detta att krävas varje månad. Men för stora företag kan detta krävas så ofta som varje vecka.

Kvartalsrapporter krävs också. Du måste lämna in en 941 blankett varje kvartal. Det här formuläret talar om för den federala regeringen hur mycket lön du betalade samt hur mycket inkomstskatt du innehöll och lämnade in. Statliga anmälningar kommer också att krävas, så dubbelkolla med din stat för deras formulär och datum.

Du kommer även att behöva skicka årsredovisningar. Du måste behandla W-2 för dina anställda och för regeringen. Du måste också skicka in en 940 blankett till den federala regeringen för federala arbetslöshetsskatter - och du kan behöva göra detta oftare beroende på hur mycket din lön du har under året.

Vad är kostnaden för personal?

Kostnaden för att ha anställda är mer än bara deras lön. Du kommer att ha extra kostnader som extra skatter, försäkringar och en lönetjänst.

Skatter

När du anställer någon att arbeta för dig betalas 15,3 % av lönen till löneskatt. Detta består av 12,4% till social trygghet och 2,9% för Medicare.

Entreprenörerna betalar hela detta belopp själva. Men anställda betalar bara hälften själva och deras arbetsgivare är skyldig att betala den andra hälften. Därför, när du betalar dina anställda deras lön, är dina kostnader faktiskt 7,65 % högre.

Till exempel om din anställd tjänar 1 000 USD per vecka. Din faktiska kostnad är 1 076,50 USD per vecka.

Försäkring

Du måste ha både arbetslöshetsförsäkring och arbetsskadeförsäkring.

Arbetslöshetsförsäkringen betalas till staten och ger förmåner till arbetstagare som har blivit permitterade. Dina priser bestäms av din risknivå. Om du arbetar i en bransch som har höga uppsägningar, som landskapsarkitektur eller andra säsongsbetonade branscher, kommer dina priser att vara högre än i en bransch som vanligtvis inte har höga uppsägningar. Dina priser kommer också att avgöras av hur mycket lön du betalar. Ju mer lön du har, desto högre kostnader.

Du kan hålla nere dina personliga priser så mycket som möjligt genom att undvika uppsägningar och bekämpa olagliga anspråk. Ibland kommer missnöjda anställda att försöka ansöka om arbetslöshet efter att de har blivit uppsagda. Tillåt inte detta. Alla som gör ett framgångsrikt anspråk mot ditt företag kommer att höja dina priser. Om de inte har rätt till förmåner gör ditt bästa för att hålla dem utanför din försäkring.

Arbetsskadeförsäkringen betalas ut till ett försäkringsbolag (eller ibland staten) och täcker anställda om de blir skadade på jobbet. Återigen, dina priser är inställda baserat på din risknivå. Ju farligare din bransch är desto högre blir dina priser. Och precis som med arbetslöshetsförsäkringen kommer dina personliga priser också att baseras på hur mycket lön du har.

Du kan hålla nere priserna genom att tillämpa de säkerhetsåtgärder som krävs för din typ av arbete. Uppenbarligen vill du inte att dina anställda ska skadas oavsett vad... men att hålla nere dina anställdas löner är en extra fördel.

Din anställd står inte för någon av dessa kostnader. Arbetslöshets- och arbetsskadeersättning betalas båda till 100 % av arbetsgivaren.

Relaterad:Förstå dina småföretagsförsäkringsbehov med Coverwallet

Lönetjänst

Det finns många beräkningar som går in på lönelistan. Det är inte bara timpris gånger arbetade timmar. På grund av det vill du ha någon form av lönetjänst för att göra den här matematiken. Lönetjänsten kommer inte bara att beräkna arbetstagarens inkomstskatt, det kommer också att göra det beräkna deras (och dina) socialförsäkrings- och Medicare-skatter, samt arbetslöshetsförsäkringen kostar.

Om din arbetstagares ersättningspolicy är hos staten kommer den att beräkna det också. Om din arbetstagares ersättningspolicy är hos ett privat företag kommer du sannolikt att handla direkt med dem och denna kostnad kommer inte att beräknas genom din lönetjänst.

Relaterad:Den bästa bokföringsprogramvaran för småföretag

Hur ställer jag in lönelistan för första gången?

Det finns några dokument som du måste samla in innan du kan starta ditt lönesystem. Du måste också tänka igenom din arkiveringspolicy och din betalningsfrekvens.

Vilka lönedokument behöver jag?

Att sätta upp löner för småföretagare kräver att de gör det ansöka om ett Employer Identification Number (EIN) hos IRS. Det är gratis att få ett EIN och bör inte ta dig mer än 5 minuter. I vissa stater kan du behöva ansöka om ett statligt EIN också.

Om du har en LLC eller Corporation har du redan ett EIN.

När det kommer till dina anställda, kommer var och en av dem att behöva fyll i en W-4. Detta är viktigt eftersom det talar om för dig hur mycket skatt du ska hålla inne för din anställdes räkning från varje lönecheck. Varje anställd kommer också att behöva fyll i ett I-9-formulär för att verifiera sin identitet.

Du behöver också åtminstone dina arbetslöshetsförsäkringssatser och kanske din arbetares kompensationspriser.

Slutligen måste du skapa ett system för att spåra dina anställdas timmar. Tekniskt sett kan detta vara så enkelt som ett inloggningsformulär. Ett tidkortssystem är populärt hos många småföretag. Men om du har en fjärranställd arbetsstyrka kan ett datorbaserat eller telefonbaserat spårningssystem fungera bäst.

Vad ska min policy för lagring av löneuppgifter vara?

Fair Labor Standards Act (FLSA) dikterar att arbetsgivare behåller flera lönerelaterade dokument i minst tre år. Dessa dokument är:

• Anställds fullständiga namn och personnummer
• Adress (inklusive postnummer)
• Födelsedatum (om yngre än 19)
• Kön och yrke
• Datum för anställning
• Tid och veckodag då medarbetarens arbetsvecka börjar
• Arbetade timmar varje dag
• Totalt antal arbetade timmar varje arbetsvecka
• Basen på vilken anställds lön betalas ut
• Ordinarie timlön
• Totala dagliga eller veckovisa raka inkomster
• Total övertidsinkomst för arbetsveckan
• Alla tillägg till eller avdrag från den anställdes lön
• Totala löner som betalas ut varje löneperiod
• Betalningsdatum och den betalningsperiod som betalningen omfattar

För mer information om krav på arkivering av register, kolla in detta faktablad från Department of Labor.

Vilken lönefrekvens ska jag välja?

Hur ofta kommer du att betala dina anställda? Att betala dem varje vecka säkerställer att du inte stöter på några efterlevnadsproblem, men det är också det mest arbetskrävande. Om du vill betala mer sällan än varje vecka, kontrollera med ditt State Department of Labor för att hitta din delstats lägsta betalningsfrekvens.

Om du tillåts välja halvmånatliga eller varannan vecka lönescheman, kommer båda alternativen att orsaka dig mindre huvudvärk än en veckovis betalningsfrekvens. Men var och en har några för- och nackdelar, som beskrivs nedan.

Varje vecka

Med ett veckolöneschema får dina anställda betalt samma dag varje vecka. Ett typiskt schema kommer att se ut så här: de lämnar in sina timmar i slutet av dagen på fredagen för arbetade timmar den veckan. Sedan har du några dagar på dig att behandla lönen och de kommer att få sin check nästa fredag.

Detta betalningsschema är typiskt för lägre betalda arbetare.

Fördelen med detta schema är att anställda får oftare betalt. Detta kan göra det lättare för dem att hantera sitt kassaflöde.

Nackdelen är att du kommer att behöva behandla löner varje vecka, oavsett vad. Även om du är på semester eller är sjuk har du fortfarande detta ansvar eller så får dina anställda inte betalt.

Varannan månad

Med ett halvmånatligt löneschema betalar du anställda på samma två kalenderdagar varje månad – till exempel den 1:a och 15:e. För lönehantering för småföretagare kan ett halvmånatligt schema göra det lättare att planera dina andra utgifter kring dina lönedatum.

Det här schemat fungerar bäst för anställda som får lön, snarare än per timme.

Det finns dock nackdelar med ett halvmånatligt löneschema. Det första problemet är att lönecheckarna inte blir exakt desamma. Antalet arbetade dagar och timmar under den första löneperioden kan vara något högre eller lägre än den andra.

Den andra nackdelen med ett halvmånatligt schema är att lönedagen kommer att falla på olika dagar under veckan varje månad. En avlöningsdag kan vara tisdag, nästa fredag ​​och nästa måndag. Från arbetsgivarsidan kan detta göra det svårt att schemalägga en konsekvent tidpunkt för att behandla lönerna. Och från den anställdas sida, om lönedagen råkar infalla på en helg eller semester, kan det orsaka en försening i betalningen.

Som utkommer varannan vecka

Med en lönestruktur varannan vecka får anställda helt enkelt betalt varannan vecka. För arbetsgivaren hjälper detta dig att sätta upp återkommande löneprocesser. Och för den anställde kan de räkna med att få en lönecheck på sitt bankkonto varannan torsdag, fredag ​​eller vilken dag du än anger.

Den enda nackdelen med varannan vecka löner är att det finns vissa månader där du måste göra tre betalningar till dina anställda istället för två. Och ur ett redovisningsperspektiv kommer detta att göra att dina lönekostnader blir högre den månaden än andra.

Skillnaden mellan anställda och kontraktsanställda

Eftersom vi pratar om lönehantering för småföretagare är det viktigt att överväga om du ens behöver ställa in löneadministration eller inte. Om du bara arbetar med frilansande entreprenörer, så gör du inte det. Hur vet du om de som arbetar för dig är anställda är entreprenörer? Enligt IRS handlar allt om graden av oberoende som arbetaren har.

Bestämmer arbetaren sina egna timmar och tillhandahåller de sina egna verktyg och förnödenheter? Om så är fallet kan de betraktas som en oberoende entreprenör. Oberoende entreprenörer tenderar också att vara mer projektbaserade. Om du får någon att göra en myriad av uppgifter åt dig varje dag, finns det en god chans att IRS kan betrakta dem som en anställd.

Om du vill veta mer om faktorerna som avgör W-4-anställds eller W-9-entreprenörsstatus, läs IRS riktlinjer.

Har du W-4-anställda?

Om så är fallet, fortsätt att läsa den här guiden till lönehantering för småföretagare. Du kommer måste ställa in ett lönesystem och se till att följa alla IRS-riktlinjer för lönefrekvens, registerlagring och skatteinnehållning.

Har du kontrakterade W-9-arbetare?

Du behöver inte göra löner om du bara har W-9 kontrakterade arbetare. Istället betalar du dem på vilket sätt och vilken frekvens ni båda kommer överens om. Och du behöver inte oroa dig för skatteinnehållning. Du kommer dock att behöva entreprenören för att fylla i sin W-9. Och om du betalar någon entreprenör mer än $600 under året, måste du skicka dem en 1099-MISC i slutet av året.

Hur ska jag hantera min lönelista för småföretag?

Det finns två huvudsakliga sätt att hantera dina småföretagslöner: en tjänst eller programvara. Den största skillnaden mellan de två tjänsterna är att en tjänst kommer att betala ut skatterna och skicka in blanketterna till regeringen enligt rätt tidsplan.

Här är för- och nackdelarna med var och en.

Ska jag göra lön med en tjänst?

Även om detta är det dyrare alternativet av de två, är den stora delen med det här alternativet att din lönehuvudvärk sjunker till noll. Du kommer att tillhandahålla personalinformation, såsom löner och W-4-information, och löneschema och tjänsteleverantören tar det därifrån.

Du måste fortfarande gå in i tjänsten varje löneperiod och "behandla" lönelistan. Men detta är ofta några klick och bör inte ta mer än några minuter. För timanställda måste du ange deras timmar för varje löneperiod.

Därifrån ser tjänsteleverantören till att lönerna behandlas i tid och att alla skattedeklarationer och rapporter skickas enligt rätt tidtabell. De kommer också att ta hand om eventuella IRS-problem som kan uppstå.

De har ofta system på plats för att hålla reda på saker som tidsspårning, intjänande och användning av semestertid, 401(k)-bidrag och mer.

Om du har 10 eller fler anställda kan det vara ett bra drag att anlita en lönetjänst. Men om du har ett mindre företag kan en fullservice löneleverantör vara lite mer än du behöver.

Ska jag göra löner med programvara?

Löneprogram gör löneberäkningarna åt dig. Den kommer att beräkna rätt innehåll från varje anställds check och hålla reda på hur mycket du är skyldig staten. Du ansvarar för att faktiskt skicka in skatteinnehållen och skicka in rätt blanketter i tid.

När du använder en löneprogramvara måste du skära dina egna checkar. Eller, med vissa löneprogramleverantörer som Kvadratisk lönelista, du kan till och med ställa in direktinsättning.

Relaterad:Hur jag använder QSEHRA för att dra av mina anställdas hälsovårdsförmåner

Vilka är My Small Business Payroll Software-alternativ?

Oavsett om du har gjort löner tidigare eller inte, vill du välja programvara med verktyg och resurser för att betala ditt team med förtroende, vilket kommer att göra ditt liv som småföretagare enklare!

En snabb Google-sökning kommer att dyka upp dussintals kompetenta löneprogramvaruföretag. Några av de populära alternativen inkluderar Square, QuickBooks, Gusto, Wave Payroll, SurePayroll och Patriot Software Payroll.

Var och en har sin egen uppsättning funktioner, men bara Fyrkant låter dig komma igång för $5 om du bara har ett par entreprenörer. Square är också den enda programvaran som tillhandahåller ett komplett ekosystem av verktyg som hjälper dig att hantera ditt företag.

Plus, om du redan använder Square för din betalningshantering, då är det lätt att dra nytta av deras lönetjänst.

Poängen

Lön för småföretagare kan verka skrämmande till en början. Men med de rätta verktygen kan du få ett pålitligt lönesystem igång på nolltid. För fler idéer och tips för att organisera ditt småföretags ekonomi, se till att läsa Viktiga ekonomiska pelare för att bygga ett nystartat företag.